Anda mungkin pernah mendengar bahwa AI dapat membantu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat. Tetapi dari mana Anda harus memulai?
Untuk mengetahui apa yang perlu diotomatiskan, Anda perlu mengidentifikasi tugas yang berulang, berbasis aturan, dan mudah diperiksa. Lalu, siapkan alur kerja yang dapat berjalan tanpa pengawasan terus-menerus tetapi menandai kegagalan sebelum menimbulkan masalah. Terakhir, sisakan cukup ruang untuk pertimbangan manusia ketika kesalahan bisa sangat mahal untuk diurungkan.
Jika Anda berada di situs web kami, Anda mungkin juga mempertimbangkan implikasi privasi dan keamanan dari otomatisasi alur kerja. Anda perlu mengetahui ke mana data bisnis dan klien Anda mengalir, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana data tersebut akan digunakan.
Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui setiap keputusan tersebut, langkah demi langkah, untuk membantu Anda menemukan kandidat yang tepat untuk otomatisasi dan menjalankan uji coba yang menghemat waktu berharga tim Anda.
Kami akan menjawab setiap pertanyaan Anda tentang otomatisasi alur kerja, termasuk:
- Apa itu otomatisasi alur kerja?
- Cara mengidentifikasi tugas yang mudah diotomatiskan
- Cara menilai setiap otomatisasi sebelum Anda berkomitmen
- Cara merencanakan urutan alur kerja otomatisasi
- Cara memberi ruang bagi pertimbangan manusia dalam alur kerja otomatisasi Anda
- Cara memilih perangkat lunak otomatisasi yang melindungi data Anda
- Cara menguji otomatisasi alur kerja Anda
Apa itu otomatisasi alur kerja?
Otomatisasi alur kerja menggunakan perangkat lunak seperti Zapier, Microsoft Power Automate, dan Jira untuk menjalankan langkah yang jika tidak akan dilakukan secara manual. Untuk pekerjaan rutin, ini sering berarti mengikuti aturan sederhana, seperti mengirim pengingat saat tenggat waktu terlewat atau mengunggah laporan yang disetujui ke folder yang benar. Di bagian berikutnya, kami akan menunjukkan bagaimana bisnis mengotomatiskan tugas di setiap departemen, dari pertanyaan pelanggan hingga laporan pemasaran.
Otomatisasi alur kerja AI menggunakan model bahasa besar untuk menafsirkan informasi, menghasilkan konten, atau memilih tindakan berikutnya dalam alur kerja. Model bahasa besar dapat bekerja dengan perangkat lunak yang terhubung, seperti kalender atau layanan penyimpanan file, untuk melakukan tindakan sesuai izin yang diberikan.
Bergantung pada alat terhubung yang tersedia, asisten AI untuk bisnis dapat mengelola seluruh alur kerja dari awal hingga akhir atau menangani langkah-langkah individual. Misalnya, Anda dapat meminta Lumo untuk menyiapkan pembaruan proyek dari catatan kemajuan mingguan tim Anda.
Manfaat dan contoh otomatisasi alur kerja
| Alur kerja | Contoh otomatisasi | Manfaat praktis |
| Pertanyaan pelanggan | Konfirmasi permintaan yang masuk dan arahkan ke tim yang tepat. | Respons lebih cepat: Pelanggan menerima konfirmasi di luar jam kerja, dan permintaan lebih cepat sampai ke orang yang tepat. |
| Pemrosesan faktur | Pindahkan rincian faktur ke perangkat lunak akuntansi dan tandai kolom yang hilang atau kemungkinan duplikat. | Biaya pemrosesan lebih rendah dan lebih sedikit kesalahan: Lebih sedikit waktu untuk memasukkan informasi dan memperbaiki kesalahan transkripsi |
| Orientasi karyawan | Buat tugas pengaturan, kirim informasi selamat datang, dan beri tahu kolega saat input mereka dibutuhkan. | Konsistensi lebih baik: Setiap karyawan baru menjalani langkah yang diperlukan tanpa bergantung pada seseorang untuk mengingat setiap rincian. |
| Serah terima penjualan | Saat kesepakatan ditandai selesai, buat tugas orientasi dan beri tahu tim akun. | Koordinasi lebih baik: Tim mengetahui kapan pekerjaan siap untuk mereka dan siapa yang bertanggung jawab atas langkah berikutnya. |
| Pembaruan inventaris | Pindahkan angka stok antarsistem dan tandai item di bawah ambang batas yang ditetapkan. | Kapasitas lebih besar: Jumlah produk dan pesanan yang terus bertambah memerlukan lebih sedikit pemeriksaan stok manual. |
| Laporan pemasaran | Kumpulkan metrik kampanye dan isi laporan standar. | Lebih banyak waktu untuk analisis: Tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyusun angka dan lebih banyak waktu untuk memutuskan apa yang perlu diubah. |
Cara mengidentifikasi tugas yang mudah diotomatiskan
Sebelum mengotomatiskan tugas, pertimbangkan apakah tugas itu masih perlu dilakukan sama sekali. Laporan yang tidak digunakan siapa pun mungkin lebih baik dihentikan daripada diotomatiskan. Lalu, untuk pekerjaan yang Anda putuskan untuk dipertahankan, cari tugas yang memiliki ciri-ciri berikut:
- Sering terjadi: Tugas muncul setiap hari, setiap minggu, atau setiap ada permintaan baru, sehingga waktu yang dihemat terus bertambah.
- Mengikuti langkah yang sama setiap kali: Anda dapat menuliskan prosesnya sebagai serangkaian aturan tanpa perlu banyak pengecualian.
- Informasi datang dalam format yang dapat diprediksi: Formulir, spreadsheet, dan dokumen standar lebih mudah diotomatiskan daripada permintaan yang tidak terstruktur.
- Kesalahan mudah dikenali: Kolom yang hilang atau dokumen yang salah arsip cepat diketahui dan diperbaiki.
Untuk menemukannya, cari tahu di mana pekerjaan melambat atau berjalan salah. Tanda-tanda umum meliputi informasi yang disalin secara manual dari satu tempat ke tempat lain, kolega yang menunggu seseorang meneruskan pekerjaan, dan kesalahan yang sama yang diperbaiki berulang kali. Tugas seperti ini sering cocok untuk diotomatiskan, seperti:
- Menyalin informasi antara aplikasi atau spreadsheet
- Mengirim pengingat dan konfirmasi standar
- Memeriksa apakah kolom wajib sudah lengkap
- Menyiapkan laporan dari sumber yang sama
- Memindahkan file ke folder yang dapat diprediksi
Setelah mengidentifikasi tugas yang dapat diotomatiskan, kini saatnya memeriksa apakah setiap tugas layak dilakukan.
Cara menilai setiap otomatisasi sebelum Anda memutuskan
Karena setiap otomatisasi membutuhkan waktu untuk disiapkan, diperiksa, dan dipelihara, jalankan setiap tugas melalui lima pemeriksaan berikut sebelum Anda memutuskan:
- Kompatibilitas: Konfirmasi bahwa perangkat lunak yang Anda pertimbangkan dapat bertukar informasi dengan aplikasi yang sudah Anda gunakan. Jika tidak dapat terhubung ke tempat data Anda berada, pada akhirnya seseorang harus memindahkannya secara manual, sehingga tujuannya tidak tercapai.
- Kepemilikan: Tunjuk satu orang untuk menyiapkan otomatisasi dan menjaganya tetap berjalan. Ketika proses berubah atau ada langkah yang tidak berhasil, tim Anda perlu tahu ke siapa harus bertanya.
- Dukungan teknis: Cari tahu apakah orang tersebut dapat mengelola pengaturan itu sendiri atau memerlukan bantuan dari tim TI atau penyedia dari luar. Perhitungkan waktu dan biaya tersebut dalam rencana Anda sejak awal.
- Beban kerja saat ini: Tanyakan kepada orang yang mengerjakan tugas tersebut berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas, seberapa sering mereka memperbaiki kesalahan, dan berapa banyak waktu yang hilang untuk menunggu persetujuan.
- Waktu yang dihemat: Dengan angka-angka tersebut, bandingkan waktu yang dapat dihemat otomatisasi dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan, meninjau, dan memelihara, ditambah biaya langganan. Misalnya, pengaturan selama tiga jam yang memangkas tugas bulanan dua jam menjadi 30 menit peninjauan akan mengembalikan biayanya dalam dua bulan.
Cara merencanakan urutan alur kerja otomatisasi
Otomatisasi lebih mudah disiapkan dan diperiksa ketika Anda memiliki rencana yang jelas tentang bagaimana pekerjaan harus berjalan dari awal hingga selesai.
Gambarkan prosesnya sebagai diagram alur sederhana, lalu telaah poin-poin berikut:
- Titik awal dan akhir: Tentukan apa yang memulai alur kerja, seperti pengiriman formulir atau email yang masuk, dan apa yang dianggap selesai.
- Setiap tindakan secara berurutan: Daftar setiap langkah di antara keduanya, lalu catat informasi apa yang dibutuhkan setiap langkah dan apa yang diteruskan ke langkah berikutnya.
- Titik keputusan: Di mana pun pekerjaan dapat mengambil lebih dari satu jalur, tulis aturannya sebagai pertanyaan ya atau tidak. “Apakah jumlahnya ada dan dapat dibaca?” adalah hal yang dapat diperiksa perangkat lunak. “Apakah klaimnya terlihat benar?” tidak.
- Apa yang terjadi ketika ada masalah: Untuk setiap jawaban “tidak,” tentukan ke mana pekerjaan berlanjut, siapa yang diberi tahu, dan di mana pekerjaan kembali ke alur kerja setelah masalahnya teratasi.
- Persetujuan: Tandai langkah apa pun yang mengharuskan alur kerja berhenti dan menunggu seseorang sebelum melanjutkan. Bagian berikutnya membahas cara menentukan langkah mana yang memerlukannya.
Misalnya, Anda dapat menggunakan otomatisasi alur kerja dokumen untuk memproses klaim pengeluaran yang diajukan karyawan beserta resi pembelian. Rencana di bawah ini menunjukkan bagaimana perangkat lunak membaca setiap resi, menangani informasi yang tidak lengkap, dan mengirim klaim yang lengkap untuk disetujui.
Cara memberi ruang bagi pertimbangan manusia dalam alur kerja otomatisasi Anda
Jika Anda khawatir otomatisasi membuat kesalahan yang tidak ada yang menyadarinya, solusinya bukan menghindarinya. Solusinya adalah menentukan sejak awal langkah mana yang perlu diperiksa oleh seseorang.
Mulailah dengan bagaimana hasilnya akan digunakan dan apa yang terjadi jika hasilnya salah. Label internal yang keliru biasanya mudah diubah, tetapi harga yang salah dan dikirim ke klien mungkin sudah membentuk ekspektasi mereka.
Jika suatu langkah perlu ditinjau, beri peninjau akses ke informasi asli dan keputusan yang jelas untuk diambil. Untuk langkah yang berjalan otomatis, pastikan perangkat lunak menunggu persetujuan yang diperlukan, mencatat apa yang terjadi, dan memberi tahu orang yang bertanggung jawab ketika ada langkah yang tidak berhasil.
Untuk setiap langkah, pilih apakah akan mengotomatiskannya, menggunakan perangkat lunak untuk menyiapkan pekerjaan agar ditinjau seseorang, atau tetap melakukannya secara manual.
| Pendekatan | Kapan cocok digunakan | Contoh |
| Otomatiskan | Aturan yang jelas, input yang dapat diprediksi, dan kesalahan yang mudah dideteksi dan diperbaiki | Buat tugas dari formulir yang telah diisi |
| Bantu dan tinjau | Perangkat lunak mempersingkat waktu persiapan, tetapi hasilnya perlu diperiksa sebelum digunakan | Ringkas catatan rapat atau buat draf pembaruan untuk klien |
| Biarkan keputusan tetap manual | Langkah ini bergantung pada negosiasi, empati, bukti yang saling bertentangan, atau pengecualian terhadap kebijakan | Sepakati kompensasi untuk klien yang tidak puas |
Cara memilih perangkat lunak otomatisasi yang melindungi data Anda
Sebelum mengunggah informasi bisnis atau klien ke alat otomatisasi, terutama informasi yang dapat mengidentifikasi pribadi, periksa bagaimana perusahaan di baliknya menangani data Anda.
Setelah Anda membagikannya, meninjau atau menolak hasilnya tidak akan mengubah fakta bahwa penyedia sudah memiliki informasi Anda. Resi pengeluaran, misalnya, dapat mengungkapkan perjalanan karyawan atau hubungan dengan klien.
Untuk setiap layanan yang Anda pertimbangkan, cari tahu:
- Apa yang perlu dibagikan: Rincian, file, atau percakapan apa yang dibutuhkannya, dan apa yang dapat Anda abaikan.
- Bagaimana informasinya digunakan: Apakah penyedia menggunakan informasi Anda di luar pelaksanaan tugas. Untuk layanan AI, periksa apakah unggahan dan konten yang dihasilkan digunakan untuk melatih model.
- Siapa yang dapat mengaksesnya: Orang di tim Anda, penyedia, dan perusahaan lain yang terlibat dalam pemrosesannya. Catatan: Janji untuk tidak melatih AI dengan data Anda tidak memastikan apakah penyedia dapat membaca informasi Anda yang tersimpan.
- Apa yang disimpan: Apakah layanan menyimpan file, percakapan, atau log pemrosesan, berapa lama data tersebut disimpan, dan apa yang dapat Anda hapus. Semua informasi ini dapat ditemukan dalam kebijakan retensi data setiap aplikasi.
- Bagaimana perlindungannya: Apa saja yang dicakup enkripsi dan apakah penyedia memegang kunci yang diperlukan untuk membaca informasi yang tersimpan. File yang disalin dari penyimpanan terenkripsi ke layanan lain juga tunduk pada perlindungan dan praktik layanan tersebut.
Cara menguji otomatisasi alur kerja Anda
Menjalankan otomatisasi pertama sebagai uji coba kecil memungkinkan tim Anda menemukan masalah sebelum lebih banyak pekerjaan bergantung padanya.
- Pilih tugas berisiko rendah: Pilih sesuatu yang berulang dan tidak melibatkan informasi pribadi atau rahasia serta menghasilkan hasil yang mudah diperiksa.
- Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab: Pastikan rekan kerja tahu siapa yang dapat menjeda alur kerja, menyelidiki kegagalan, dan memperbaruinya ketika proses berubah.
- Beri penjelasan kepada orang yang mengerjakan tugas: Jelaskan langkah mana yang kini berjalan otomatis, apa yang masih menjadi tanggung jawab mereka, dan bagaimana melaporkan masalah.
- Uji kasus yang rumit, bukan hanya yang mudah: Jalankan kasus biasa bersamaan dengan pengiriman yang tidak lengkap, duplikat, dan transfer yang tidak berhasil. Pastikan alur kerja menunggu persetujuan dan mengirim masalah kepada orang yang tepat.
- Ukur hasilnya: Bandingkan upaya yang diperlukan dengan proses awal, termasuk waktu yang dihabiskan untuk meninjau keluaran, memperbaiki kesalahan, dan memelihara otomatisasi.
- Perluas hanya jika terbukti berhasil: Jika uji coba tersebut menghemat pekerjaan secara keseluruhan dan kualitasnya tetap terjaga tanpa menimbulkan pekerjaan tambahan di tempat lain, Anda dapat memperluasnya ke lebih banyak tugas.
Pilih asisten AI bisnis yang pribadi
Lumo adalah asisten AI bisnis yang membantu membuat ringkasan, perbandingan, dan draf tanpa menggunakan percakapan Anda untuk melatih model secara bawaan. Riwayat percakapan yang disimpan dilindungi dengan enkripsi tanpa akses, sehingga bahkan Proton tidak dapat membacanya. Dengan peninjauan manusia yang sesuai, perlindungan ini memberi tim lingkungan pribadi untuk bantuan AI yang melibatkan informasi bisnis.
Privasi juga perlu terjaga di sepanjang alur kerja lainnya. Setelah menyiapkan ringkasan atau draf, rekan teknis atau penyedia TI dapat menggunakan Proton Drive CLI for Business untuk mengotomatiskan alur kerja file dari baris perintah dan menyusun skrip untuk mengunggah, mengunduh, serta mengelola file.
Otomatisasi harus memberi tim Anda lebih banyak kapasitas sekaligus menjaga kerahasiaan informasi yang dipercayakan kepadanya.
