Een eenvoudig kader om te bepalen wat u automatiseert en wat u handmatig laat verlopen

U hebt gehoord dat AI u sneller meer werk kan laten verzetten. Maar waar begint u?

Om te weten wat u kunt automatiseren, moet u taken identificeren die repetitief zijn, op vaste regels berusten en eenvoudig te controleren zijn. Vervolgens stelt u een workflow in die zonder voortdurend toezicht kan draaien, maar die fouten meldt voordat ze problemen veroorzaken. Ten slotte laat u genoeg ruimte voor menselijke beoordeling waar een fout kostbaar is om ongedaan te maken.

Als u op onze website bent, overweegt u waarschijnlijk ook de gevolgen van workflowautomatisering voor privacy en beveiliging. U moet weten waar uw bedrijfs- en klantgegevens naartoe gaan, wie er toegang toe heeft en hoe ze worden gebruikt.

In deze gids lopen we elk van deze beslissingen stap voor stap met u door, zodat u goede kandidaten voor automatisering herkent en een pilot uitvoert die uw team kostbare tijd bespaart.

We beantwoorden al uw vragen over workflowautomatisering, waaronder:

• Wat is workflowautomatisering
• Hoe u taken herkent die eenvoudig te automatiseren zijn
• Hoe u elke automatisering beoordeelt voordat u zich vastlegt
• Hoe u een reeks automatiseringsworkflows plant
• Hoe u ruimte laat voor menselijke beoordeling in uw automatiseringsworkflow
• Hoe u software voor automatisering kiest die uw gegevens beschermt
• Hoe u uw workflowautomatisering test

Wat is workflowautomatisering?

Workflowautomatisering gebruikt software zoals Zapier, Microsoft Power Automate en Jira om stappen uit te voeren die anders handmatig zouden gebeuren. Voor routinewerk betekent dit vaak dat eenvoudige regels worden gevolgd, zoals een herinnering verzenden wanneer een deadline verstrijkt of een goedgekeurd rapport uploaden naar de juiste map. In de volgende sectie laten we zien hoe bedrijven taken automatiseren in elke afdeling, van klantvragen tot marketingrapporten.

AI-workflowautomatisering gebruikt grote taalmodellen om informatie te interpreteren, inhoud te genereren of de volgende actie binnen een workflow te kiezen. Grote taalmodellen kunnen samenwerken met verbonden software, zoals agenda’s of opslagdiensten, om acties uit te voeren binnen de rechten die ze krijgen.

Afhankelijk van de beschikbare verbonden hulpmiddelen kan een AI-assistent voor bedrijven een hele workflow van begin tot eind beheren of afzonderlijke stappen afhandelen. U kunt Lumo bijvoorbeeld vragen om een projectupdate voor te bereiden op basis van de wekelijkse voortgangsnotities van uw team.

Voordelen en voorbeelden van workflowautomatisering

Hoe u taken herkent die eenvoudig te automatiseren zijn

Overweeg voordat u een taak automatiseert of deze überhaupt nog moet gebeuren. Een rapport dat niemand gebruikt, kunt u beter afschaffen dan automatiseren. Kijk vervolgens, voor het werk dat u wilt behouden, naar taken met deze kenmerken:

• Ze komen vaak voor: De taak komt dagelijks, wekelijks of bij elke nieuwe aanvraag terug, dus de bespaarde tijd telt op.
• Ze volgen elke keer dezelfde stappen: U kunt het proces als een reeks regels opschrijven zonder veel uitzonderingen.
• De informatie komt aan in een voorspelbaar formaat: Formulieren, spreadsheets en standaarddocumenten zijn eenvoudiger te automatiseren dan vrije aanvragen.
• Fouten zijn eenvoudig te herkennen: Een ontbrekend veld of een verkeerd opgeslagen document wordt snel opgemerkt en hersteld.

U vindt ze door te kijken waar werk vertraagt of misgaat. Veelvoorkomende signalen zijn informatie die handmatig van de ene plek naar de andere wordt gekopieerd, collega’s die wachten tot iemand werk doorgeeft en dezelfde fouten die keer op keer worden gecorrigeerd. Taken zoals deze zijn vaak goed geschikt voor automatisering, bijvoorbeeld:

• Informatie kopiëren tussen apps of spreadsheets
• Standaardherinneringen en bevestigingen verzenden
• Controleren of verplichte velden zijn ingevuld
• Rapporten opstellen op basis van dezelfde bronnen
• Bestanden verplaatsen naar voorspelbare mappen

Nu u hebt vastgesteld welke taken u kunt automatiseren, is het tijd om te controleren of elke taak de moeite waard is.

Hoe u elke automatisering beoordeelt voordat u de stap zet

Omdat elke automatisering tijd kost om in te stellen, te controleren en te onderhouden, laat u elke taak deze vijf controles doorlopen voordat u de stap zet:

• Compatibiliteit: Bevestig dat de software die u overweegt informatie kan uitwisselen met de apps die u al gebruikt. Als deze geen verbinding kan maken met de plek waar uw gegevens staan, moet iemand ze uiteindelijk handmatig verplaatsen, wat het doel tenietdoet.
• Eigenaarschap: Wijs één persoon aan om de automatisering in te stellen en draaiende te houden. Als een proces verandert of een stap mislukt, moet uw team weten bij wie het terechtkan.
• Technische ondersteuning: Zoek uit of die persoon de setup alleen kan beheren of hulp nodig heeft van IT of een externe leverancier. Neem die tijd en kosten vanaf het begin mee in uw plan.
• Huidige werkdruk: Vraag de mensen die het werk doen hoeveel tijd elke taak kost, hoe vaak ze fouten herstellen en hoeveel tijd ze verliezen met wachten op goedkeuringen.
• Bespaarde tijd: Vergelijk met die cijfers de tijd die automatisering kan besparen met de tijd die nodig is om in te stellen, te controleren en te onderhouden, plus eventuele abonnementskosten. Een setup van drie uur die een maandelijkse taak van twee uur terugbrengt tot 30 minuten controle, verdient zichzelf bijvoorbeeld binnen twee maanden terug.

Hoe u de volgorde van een automatiseringsworkflow plant

Automatisering is makkelijker in te stellen en te controleren als u een duidelijk plan hebt voor hoe het werk van begin tot eind moet verlopen.

Schets het proces als een eenvoudig stroomschema en loop deze punten na:

• Start- en eindpunten: Bepaal wat de workflow start, bijvoorbeeld een ingediend formulier of een binnenkomende e-mail, en wat als afgerond geldt.
• Elke actie in volgorde: Som alle stappen daartussen op en noteer welke informatie elke stap nodig heeft en wat die doorgeeft aan de volgende.
• Beslismomenten: Waar het werk meer dan één kant op kan, schrijft u de regel als een ja-of-nee-vraag. “Is het bedrag aanwezig en leesbaar?” kan software controleren. “Klopt de claim?” niet.
• Wat er gebeurt als er iets misgaat: Bepaal voor elke “nee” waar het werk naartoe gaat, wie er een melding krijgt en waar het weer aansluit op de workflow zodra het probleem is opgelost.
• Goedkeuringen: Markeer elke stap waar de workflow moet stoppen en op een persoon moet wachten voordat deze verdergaat. In de volgende sectie leest u hoe u bepaalt welke stappen er een nodig hebben.

U kunt bijvoorbeeld documentworkflowautomatisering gebruiken om declaraties te verwerken die medewerkers met bonnetjes voor hun aankopen indienen. Het onderstaande plan laat zien hoe de software elk bonnetje leest, omgaat met ontbrekende informatie en een complete declaratie ter goedkeuring verzendt.

Hoe u ruimte laat voor menselijke beoordeling in uw automatiseringsworkflow

Als u zich zorgen maakt dat automatisering een fout maakt die niemand opmerkt, is het antwoord niet om het te vermijden. Het antwoord is vooraf bepalen welke stappen een persoon moet controleren.

Begin met hoe het resultaat wordt gebruikt en wat er gebeurt als het niet klopt. Een onjuist intern label is meestal makkelijk te wijzigen, maar een onjuiste prijs die naar een klant is gestuurd, kan diens verwachtingen al hebben gevormd.

Als een stap controle nodig heeft, geeft u de controleur toegang tot de oorspronkelijke informatie en een duidelijke beslissing om te nemen. Zorg er bij stappen die automatisch verlopen voor dat de software wacht op vereiste goedkeuringen, vastlegt wat er is gebeurd en de verantwoordelijke persoon waarschuwt als een stap mislukt.

Kies voor elke stap of u deze automatiseert, software gebruikt om werk voor te bereiden dat iemand moet controleren, of handmatig houdt.

Hoe u automatiseringssoftware kiest die uw gegevens beschermt

Voordat u bedrijfs- of klantgegevens uploadt naar een automatiseringsprogramma (en zeker persoonlijk identificeerbare informatie), controleert u hoe het bedrijf erachter met uw gegevens omgaat.

Zodra u het hebt gedeeld, verandert het controleren of afwijzen van het resultaat niets aan het feit dat de provider uw informatie al heeft. Declaratiebonnetjes kunnen bijvoorbeeld reisbewegingen van medewerkers of klantrelaties onthullen.

Zoek voor elke dienst die u overweegt uit:

• Wat u moet delen: Welke gegevens, bestanden of gesprekken er nodig zijn en wat u kunt weglaten.
• Hoe de informatie wordt gebruikt: Of de provider uw informatie ook voor andere doeleinden gebruikt dan het uitvoeren van de taak. Controleer bij AI-diensten of uploads en gegenereerde content worden gebruikt om modellen te trainen.
• Wie er toegang toe heeft: Mensen in uw team, de provider en eventuele andere bedrijven die bij de verwerking betrokken zijn. Let op: Een belofte om AI niet op uw gegevens te trainen zegt niet of de provider uw opgeslagen informatie kan lezen.
• Wat er wordt opgeslagen: Of de dienst bestanden, gesprekken of verwerkingslogboeken bewaart, hoe lang dat gebeurt en wat u kunt verwijderen. U vindt al deze informatie in het gegevensretentiebeleid van elke toepassing.
• Hoe het wordt beschermd: Wat versleuteling dekt en of de provider de sleutels bezit die nodig zijn om opgeslagen informatie te lezen. Een bestand dat uit versleutelde opslag naar een andere dienst wordt gekopieerd, valt ook onder de bescherming en werkwijze van die dienst.

Hoe u uw automatiseringsworkflow test

Als u uw eerste automatisering als kleine pilot uitvoert, kan uw team problemen vinden voordat er meer werk van afhankelijk is.

1. Kies een taak met een laag risico: Kies iets repetitiefs waarbij geen privé- of vertrouwelijke informatie betrokken is en dat resultaten oplevert die makkelijk te controleren zijn.
2. Wijs één persoon aan als verantwoordelijke: Zorg dat collega’s weten wie de workflow kan onderbreken, storingen kan onderzoeken en deze kan updaten wanneer het proces verandert.
3. Informeer de mensen die het werk doen: Leg uit welke stappen nu automatisch verlopen, wat nog hun verantwoordelijkheid is en hoe ze een probleem melden.
4. Test ook de lastige gevallen, niet alleen de makkelijke: Voer gewone gevallen uit naast onvolledige inzendingen, duplicaten en mislukte overdrachten. Controleer of de workflow op goedkeuringen wacht en problemen naar de juiste persoon verzendt.
5. Meet de resultaten: Vergelijk de inspanning met het oorspronkelijke proces, inclusief de tijd die wordt besteed aan het controleren van resultaten, het corrigeren van fouten en het onderhouden van de automatisering.
6. Breid alleen uit als het standhoudt: Als de pilot per saldo werk bespaart en de kwaliteit standhoudt zonder elders extra werk te creëren, kunt u deze uitbreiden naar meer taken.

Kies een zakelijke AI-assistent die privé is

Lumo is een zakelijke AI-assistent die helpt bij samenvattingen, vergelijkingen en concepten zonder uw gesprekken standaard te gebruiken om modellen te trainen. Opgeslagen gespreksgeschiedenis wordt beschermd met zero-access-versleuteling, zodat zelfs Proton het niet kan lezen. Met passende menselijke beoordeling bieden deze beschermingen teams een privéomgeving voor AI-ondersteuning met bedrijfsinformatie.

Privacy moet ook door de rest van de workflow worden doorgetrokken. Nadat een samenvatting of concept is opgesteld, kan een technische collega of IT-provider de Proton Drive CLI for Business gebruiken om bestandsworkflows vanaf de opdrachtregel te automatiseren en het uploaden, downloaden en beheren van bestanden te scripten.

Automatisering moet uw team meer capaciteit geven en tegelijk de vertrouwelijkheid behouden van de informatie die eraan wordt toevertrouwd.