Prosty schemat podejmowania decyzji, co zautomatyzować, a co pozostawić ręcznie

Często słyszy się, że AI może pomóc wykonać więcej pracy w krótszym czasie. Ale od czego zacząć?

Aby wiedzieć, co zautomatyzować, trzeba zidentyfikować zadania powtarzalne, oparte na regułach i łatwe do sprawdzenia. Następnie trzeba skonfigurować workflow, który może działać bez stałego nadzoru, ale sygnalizować niepowodzenia, zanim spowodują problemy. Na koniec trzeba pozostawić wystarczająco dużo miejsca na ludzki osąd tam, gdzie cofnięcie pomyłki mogłoby być kosztowne.

Jeśli jesteś na naszej stronie internetowej, prawdopodobnie zastanawiasz się również nad tym, jakie znaczenie dla prywatności i bezpieczeństwa mają automatyzacje workflow. Warto wiedzieć, gdzie trafiają dane twojej firmy i klientów, kto ma do nich dostęp i jak będą wykorzystywane.

W tym poradniku krok po kroku omówimy każdą z tych decyzji, aby pomóc ci wychwycić dobre kandydatury do automatyzacji i przeprowadzić pilotaż, który oszczędzi twojemu zespołowi cenny czas.

Odpowiemy na każde pytanie dotyczące automatyzacji workflow, w tym:

• Czym jest automatyzacja workflow
• Jak zidentyfikować zadania, które łatwo zautomatyzować
• Jak sprawdzić każdą automatyzację, zanim ją wdrożysz
• Jak zaplanować sekwencję automatyzacji workflow
• Jak pozostawić miejsce na ludzki osąd w automatyzacji workflow
• Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji, które chroni twoje dane
• Jak przetestować automatyzację workflow

Czym jest automatyzacja workflow?

Automatyzacja workflow wykorzystuje oprogramowanie takie jak Zapier, Microsoft Power Automate i Jira do wykonywania kroków, które w przeciwnym razie trzeba by wykonać ręcznie. W przypadku rutynowej pracy często oznacza to stosowanie prostych reguł, takich jak wysłanie przypomnienia po upływie terminu lub przesłanie zatwierdzonego raportu do właściwego folderu. W następnej sekcji pokażemy, jak firmy automatyzują zadania w każdym dziale, od zapytań klientów po raporty marketingowe.

Automatyzacja workflow oparta na AI wykorzystuje duże modele językowe do interpretowania informacji, generowania treści lub wyboru następnej czynności w ramach workflow. Duże modele językowe mogą współpracować z podłączonym oprogramowaniem, takim jak kalendarze czy usługi przechowywania plików, aby wykonywać działania w granicach przyznanych im uprawnień.

W zależności od dostępnych podłączonych narzędzi asystent AI dla firm może zarządzać całym workflow od początku do końca lub obsługiwać poszczególne kroki. Możesz na przykład poprosić Lumo o przygotowanie aktualizacji projektu na podstawie cotygodniowych notatek o postępach twojego zespołu.

Korzyści i przykłady automatyzacji workflow

Jak zidentyfikować zadania, które łatwo zautomatyzować

Zanim zaczniesz automatyzować zadanie, zastanów się, czy w ogóle trzeba je jeszcze wykonywać. Raport, z którego nikt nie korzysta, może lepiej wycofać niż automatyzować. Następnie, w przypadku pracy, którą postanowiono zachować, poszukaj zadań, które mają następujące cechy:

• Występują często: Zadanie pojawia się codziennie, co tydzień lub przy każdym nowym zgłoszeniu, więc zaoszczędzony czas się sumuje.
• Za każdym razem przebiegają tak samo: Proces można opisać jako zestaw reguł, bez potrzeby wielu wyjątków.
• Informacje przychodzą w przewidywalnym formacie: Formularze, arkusze kalkulacyjne i standardowe dokumenty łatwiej zautomatyzować niż dowolne zgłoszenia.
• Błędy łatwo zauważyć: Brakujące pole lub dokument w niewłaściwym miejscu zostaje szybko zauważony i poprawiony.

Aby je znaleźć, poszukaj miejsc, w których praca zwalnia lub przebiega nie tak, jak powinna. Typowe sygnały to informacje przepisywane ręcznie z jednego miejsca w drugie, współpracownicy czekający, aż ktoś przekaże im pracę, oraz te same błędy poprawiane raz po raz. Takie zadania często dobrze nadają się do automatyzacji, na przykład:

• Kopiowanie informacji między aplikacjami lub arkuszami kalkulacyjnymi
• Wysyłanie standardowych przypomnień i potwierdzeń
• Sprawdzanie, czy wymagane pola są wypełnione
• Przygotowywanie raportów z tych samych źródeł
• Przenoszenie plików do przewidywalnych folderów

Skoro wiesz już, które zadania możesz zautomatyzować, czas sprawdzić, czy każde z nich jest warte zachodu.

Jak ocenić każdą automatyzację, zanim się na nią zdecydujesz

Każda automatyzacja wymaga czasu na skonfigurowanie, sprawdzenie i utrzymanie, dlatego zanim się na nią zdecydujesz, przeanalizuj każde zadanie pod kątem tych pięciu kryteriów:

• Zgodność: Potwierdź, że oprogramowanie, które rozważasz, może wymieniać informacje z aplikacjami, których już używasz. Jeśli nie może połączyć się z miejscem, w którym przechowywane są twoje dane, ktoś będzie musiał przenosić je ręcznie, co niweczy cały sens.
• Odpowiedzialność: Wyznacz jedną osobę, która skonfiguruje automatyzację i zadba o jej działanie. Gdy proces się zmieni lub któryś krok zawiedzie, zespół musi wiedzieć, do kogo się zgłosić.
• Wsparcie techniczne: Ustal, czy ta osoba poradzi sobie z konfiguracją samodzielnie, czy będzie potrzebować pomocy działu IT lub zewnętrznego dostawcy. Uwzględnij ten czas i koszty w swoim planie od samego początku.
• Obecne obciążenie pracą: Zapytaj osoby, które wykonują tę pracę, ile czasu zajmuje im każde zadanie, jak często poprawiają błędy i ile czasu tracą na oczekiwanie na zatwierdzenia.
• Zaoszczędzony czas: Na podstawie tych danych porównaj czas, jaki automatyzacja może zaoszczędzić, z czasem potrzebnym na skonfigurowanie, przegląd i utrzymanie, a także z kosztami subskrypcji. Na przykład trwająca trzy godziny konfiguracja, która skraca dwugodzinne comiesięczne zadanie do 30 minut przeglądu, zwraca się w ciągu dwóch miesięcy.

Jak zaplanować kolejność kroków w przepływie pracy

Automatyzację łatwiej skonfigurować i sprawdzić, gdy masz jasny plan tego, jak praca powinna przebiegać od początku do końca.

Naszkicuj proces jako prosty schemat blokowy i przeanalizuj poniższe kwestie:

• Punkt początkowy i końcowy: Określ, co uruchamia przepływ pracy, na przykład przesłanie formularza lub otrzymanie wiadomości, oraz co uznaje się za zakończenie.
• Każde działanie po kolei: Wypisz wszystkie kroki pomiędzy nimi i zanotuj, jakich informacji potrzebuje każdy z nich oraz co przekazuje kolejnemu.
• Punkty decyzyjne: Wszędzie tam, gdzie praca może potoczyć się na więcej niż jeden sposób, zapisz regułę jako pytanie wymagające odpowiedzi „tak” lub „nie”. Na pytanie „Czy kwota została podana i jest czytelna?” oprogramowanie potrafi odpowiedzieć. Na pytanie „Czy wniosek wygląda prawidłowo?” już nie.
• Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak: Dla każdego „nie” ustal, gdzie trafia praca, kto otrzymuje powiadomienie i w którym miejscu wraca do przepływu pracy po rozwiązaniu problemu.
• Zatwierdzenia: Oznacz każdy krok, w którym przepływ pracy powinien się zatrzymać i poczekać na osobę, zanim będzie kontynuowany. W kolejnej sekcji wyjaśniamy, jak zdecydować, które kroki takiego zatwierdzenia wymagają.

Na przykład możesz użyć automatyzacji przepływu pracy z dokumentami, aby przetwarzać wnioski o zwrot kosztów, które pracownicy przesyłają wraz z paragonami za dokonane zakupy. Poniższy plan pokazuje, jak oprogramowanie odczytuje każdy paragon, radzi sobie z brakującymi informacjami i wysyła kompletny wniosek do zatwierdzenia.

Jak zostawić miejsce na ludzki osąd w automatyzowanym przepływie pracy

Jeśli obawiasz się, że automatyzacja popełni błąd, którego nikt nie zauważy, rozwiązaniem nie jest rezygnacja z niej. Trzeba z góry ustalić, które kroki wymagają sprawdzenia przez człowieka.

Zacznij od tego, jak wynik zostanie wykorzystany i co się stanie, jeśli będzie błędny. Błędną etykietę wewnętrzną zwykle łatwo zmienić, ale nieprawidłowa cena wysłana do klienta mogła już ukształtować jego oczekiwania.

Jeśli krok wymaga przeglądu, zapewnij osobie sprawdzającej dostęp do oryginalnych informacji i jasno określoną decyzję do podjęcia. W przypadku kroków wykonywanych automatycznie upewnij się, że oprogramowanie czeka na wymagane zatwierdzenia, rejestruje przebieg zdarzeń i powiadamia osobę odpowiedzialną, gdy krok zakończy się niepowodzeniem.

Dla każdego kroku zdecyduj, czy go zautomatyzować, czy użyć oprogramowania do przygotowania pracy do sprawdzenia przez człowieka, czy wykonywać go ręcznie.

Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji, które chroni twoje dane

Zanim prześlesz informacje o firmie lub klientach do narzędzia automatyzacji (a zwłaszcza informacje umożliwiające identyfikację osoby), sprawdź, jak firma stojąca za nim obchodzi się z twoimi danymi.

Gdy już je udostępnisz, sprawdzenie lub odrzucenie wyniku nie zmieni faktu, że dostawca ma już twoje informacje. Paragony za wydatki mogą na przykład ujawnić podróże pracowników lub relacje z klientami.

W przypadku każdej usługi, którą rozważasz, ustal:

• Co musisz udostępnić: Jakich szczegółów, plików lub wątków potrzebuje i co możesz pominąć.
• Jak informacje są wykorzystywane: Czy dostawca używa twoich informacji do celów innych niż wykonanie zadania. W przypadku usług AI sprawdź, czy przesłane materiały i wygenerowane treści są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Kto ma do nich dostęp: Osoby z twojego zespołu, dostawca i wszelkie inne firmy zaangażowane w ich przetwarzanie. Uwaga: Obietnica, że AI nie będzie trenowana na twoich danych, nie przesądza, czy dostawca może czytać przechowywane informacje.
• Co jest przechowywane: Czy usługa zachowuje pliki, wątki lub logi przetwarzania, jak długo je przechowuje i co możesz usunąć. Wszystkie te informacje znajdziesz w zasadach przechowywania danych każdej aplikacji.
• Jak jest chronione: Co obejmuje szyfrowanie i czy dostawca posiada klucze potrzebne do odczytania przechowywanych informacji. Plik skopiowany z zaszyfrowanej przestrzeni dyskowej do innej usługi podlega również zabezpieczeniom i praktykom tej usługi.

Jak przetestować automatyzację przepływu pracy

Uruchomienie pierwszej automatyzacji w formie niewielkiego pilotażu pozwala zespołowi wykryć problemy, zanim zacznie od niej zależeć więcej pracy.

1. Wybierz zadanie niskiego ryzyka: Wybierz coś powtarzalnego, co nie obejmuje prywatnych ani poufnych informacji i daje wyniki łatwe do sprawdzenia.
2. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną: Upewnij się, że współpracownicy wiedzą, kto może wstrzymać przepływ pracy, zbadać niepowodzenia i zaktualizować go, gdy proces się zmieni.
3. Poinformuj osoby wykonujące pracę: Wyjaśnij, które kroki odbywają się teraz automatycznie, co nadal należy do ich obowiązków i jak zgłosić problem.
4. Testuj trudne przypadki, nie tylko te łatwe: Uruchamiaj zwykłe przypadki razem z niekompletnymi zgłoszeniami, duplikatami i nieudanymi transferami. Sprawdź, czy przepływ pracy czeka na zatwierdzenia i kieruje problemy do właściwej osoby.
5. Zmierz wyniki: Porównaj nakład pracy z pierwotnym procesem, uwzględniając czas poświęcony na przeglądanie wyników, poprawianie błędów i utrzymanie automatyzacji.
6. Rozszerzaj tylko wtedy, gdy się sprawdzi: Jeśli pilotaż ogólnie oszczędza pracę, a jakość się utrzymuje i nie powoduje dodatkowej pracy w innych miejscach, możesz rozszerzyć go na więcej zadań.

Wybierz biznesowego asystenta AI, który jest prywatny

Lumo to biznesowy asystent AI, który pomaga w tworzeniu podsumowań, porównań i szkiców, a przy tym domyślnie nie wykorzystuje wątków do trenowania modeli. Zapisana historia wątków jest chroniona szyfrowaniem z zerowym dostępem, więc nawet Proton nie może jej odczytać. Przy odpowiedniej weryfikacji przez człowieka te zabezpieczenia zapewniają zespołom prywatne środowisko do korzystania z pomocy AI dotyczącej informacji biznesowych.

Prywatność musi się przekładać także na pozostałą część procesu pracy. Po przygotowaniu podsumowania lub szkicu współpracownik z działu technicznego albo dostawca usług IT może użyć Proton Drive CLI for Business, aby zautomatyzować przepływy pracy z plikami za pomocą wiersza poleceń i tworzyć skrypty do przesyłania, pobierania oraz zarządzania plikami.

Automatyzacja powinna dawać zespołowi więcej możliwości, zachowując przy tym poufność powierzonych mu informacji.