En enkel ramme til at beslutte, hvad der skal automatiseres, og hvad der skal forblive manuelt

Du har hørt, at AI kan hjælpe dig med at få mere arbejde fra hånden hurtigere. Men hvor skal du begynde?

For at vide, hvad du skal automatisere, skal du identificere opgaver, der er gentagne, regelbaserede og nemme at kontrollere. Derefter skal du konfigurere et workflow, der kan køre uden konstant overvågning, men som gør opmærksom på fejl, før de skaber problemer. Til sidst skal du efterlade plads nok til menneskelig vurdering, hvor en fejl kan være dyr at fortryde.

Hvis du er på vores websted, overvejer du sandsynligvis også de privatlivs- og sikkerhedsmæssige konsekvenser af workflow-automatisering. Du skal vide, hvor dine forretnings- og kundedata ender, hvem der kan få adgang til dem, og hvordan de bliver brugt.

I denne guide gennemgår vi hver af disse beslutninger trin for trin, så du kan finde gode kandidater til automatisering og gennemføre et pilotprojekt, der sparer dit team værdifuld tid.

Vi besvarer alle dine spørgsmål om workflow-automatisering, herunder:

• Hvad er workflow-automatisering
• Sådan finder du opgaver, der er nemme at automatisere
• Sådan vurderer du hver automatisering, før du tager den i brug
• Sådan planlægger du en sekvens for automatiseringsworkflow
• Sådan giver du plads til menneskelig vurdering i dit automatiseringsworkflow
• Sådan vælger du automatiseringssoftware, der beskytter dine data
• Sådan tester du din workflow-automatisering

Hvad er workflow-automatisering?

Workflow-automatisering bruger software som Zapier, Microsoft Power Automate og Jira til at udføre trin, som ellers ville blive gjort manuelt. For rutinepræget arbejde betyder det ofte at følge enkle regler, f.eks. at sende en påmindelse, når en deadline er overskredet, eller at uploade en godkendt rapport til den rigtige mappe. I næste afsnit viser vi, hvordan virksomheder automatiserer opgaver i alle afdelinger, fra kundeforespørgsler til marketingrapporter.

AI-workflow-automatisering bruger store sprogmodeller til at fortolke information, generere indhold eller vælge den næste handling i et workflow. Store sprogmodeller kan arbejde sammen med forbundet software, f.eks. kalendere eller fillagringstjenester, og udføre handlinger inden for de tilladelser, de har fået.

Afhængigt af hvilke forbundne værktøjer der er tilgængelige, kan en AI-assistent til virksomheder administrere et helt workflow fra start til slut eller håndtere enkelte trin. Du kan f.eks. bede Lumo om at forberede en projektopdatering ud fra teamets ugentlige statusnoter.

Fordele og eksempler ved workflow-automatisering

Sådan finder du opgaver, der er nemme at automatisere

Før du automatiserer en opgave, bør du overveje, om den overhovedet stadig er nødvendig. En rapport, som ingen bruger, er måske bedre at droppe end at automatisere. For det arbejde, du har besluttet at beholde, kan du derefter lede efter opgaver med disse kendetegn:

• De forekommer ofte: Opgaven dukker op dagligt, ugentligt eller ved hver ny anmodning, så den sparede tid løber op.
• De følger de samme trin hver gang: Du kan beskrive processen som et sæt regler uden at have brug for mange undtagelser.
• Oplysningerne kommer i et forudsigeligt format: Formularer, regneark og standarddokumenter er nemmere at automatisere end frie forespørgsler.
• Fejl er nemme at opdage: Et manglende felt eller et forkert arkiveret dokument bliver hurtigt opdaget og rettet.

For at finde dem kan du se efter steder, hvor arbejdet går i stå eller går galt. Almindelige tegn er oplysninger, der kopieres manuelt fra et sted til et andet, kolleger, der venter på, at nogen sender arbejdet videre, og de samme fejl, der rettes igen og igen. Opgaver som disse egner sig ofte godt til automatisering, f.eks.:

• Kopiering af oplysninger mellem apps eller regneark
• Afsendelse af standardpåmindelser og bekræftelser
• Kontrol af, om obligatoriske felter er udfyldt
• Udarbejdelse af rapporter fra de samme kilder
• Flyt filer ind i forudsigelige mapper

Nu hvor du har identificeret opgaver, du kan automatisere, er det tid til at undersøge, om hver enkelt er indsatsen værd.

Sådan vurderer du hver automatisering, før du beslutter dig

Fordi hver automatisering tager tid at konfigurere, kontrollere og vedligeholde, skal du køre hver opgave gennem disse fem tjek, før du beslutter dig for den:

• Kompatibilitet: Bekræft, at det software, du overvejer, kan udveksle oplysninger med de apps, du allerede bruger. Hvis det ikke kan forbinde til der, hvor dine data ligger, ender nogen med at flytte dem manuelt, hvilket ødelægger formålet.
• Ejerskab: Udpeg én person til at konfigurere automatiseringen og holde den kørende. Når en proces ændres, eller et trin fejler, har dit team brug for at vide, hvem de skal gå til.
• Teknisk support: Find ud af, om den person kan administrere opsætningen alene, eller om der er brug for hjælp fra IT eller en ekstern udbyder. Indregn den tid og omkostning i din plan fra starten.
• Nuværende arbejdsbyrde: Spørg de personer, der udfører arbejdet, hvor lang tid hver opgave tager, hvor ofte de retter fejl, og hvor meget tid de mister på at vente på godkendelser.
• Tid sparet: Brug disse tal til at sammenligne den tid, automatiseringen kan spare, med den tid, det tager at konfigurere, gennemgå og vedligeholde, plus eventuelle abonnementsomkostninger. For eksempel betaler en tre timers konfiguration, der skærer en månedlig opgave på to timer ned til 30 minutters gennemgang, sig selv på to måneder.

Sådan planlægger du en sekvens for et automatiseringsworkflow

Automatisering er nemmere at konfigurere og kontrollere, når du har en klar plan for, hvordan arbejdet skal bevæge sig fra start til slut.

Tegn processen som et simpelt flowchart, og gennemgå disse punkter:

• Start- og slutpunkter: Definer, hvad der starter workflowet, f.eks. en formularindsendelse eller en e-mail, der ankommer, og hvad der betragtes som afsluttet.
• Hver handling i rækkefølge: Liste alle trin mellem de to, og noter, hvilke oplysninger hvert trin har brug for, og hvad det sender videre til det næste.
• Beslutningspunkter: Hvor arbejdet kan gå mere end én vej, skal du skrive reglen som et ja-eller-nej-spørgsmål. “Er beløbet til stede og læsbart?” er noget, software kan kontrollere. “Ser kravet rigtigt ud?” kan den ikke.
• Hvad sker der, når noget går galt: For hvert “nej” skal du beslutte, hvor arbejdet går hen næste gang, hvem der bliver underrettet, og hvor det vender tilbage til workflowet, når problemet er løst.
• Godkendelser: Markér ethvert trin, hvor workflowet skal stoppe og vente på en person, før det fortsætter. Det næste afsnit beskriver, hvordan du beslutter, hvilke trin der har brug for en.

Du kan for eksempel bruge automatisering af dokumentworkflow til at behandle udgiftskrav, som medarbejderne indsender med kvitteringer for deres køb. Planen nedenfor viser, hvordan softwaren læser hver kvittering, håndterer manglende oplysninger og sender et komplet krav til godkendelse.

Sådan giver du plads til menneskelig vurdering i dit automatiseringsworkflow

Hvis du er bekymret for, at automatiseringen begår en fejl, som ingen opdager, er svaret ikke at undgå den. Det er at beslutte på forhånd, hvilke trin der har brug for en person til at kontrollere dem.

Start med, hvordan resultatet skal bruges, og hvad der sker, hvis det er forkert. En forkert intern etiket er normalt nem at ændre, men en forkert pris sendt til en kunde kan allerede have formet deres forventninger.

Hvis et trin kræver gennemgang, skal du give revieweren adgang til de originale oplysninger og en klar beslutning at træffe. For trin, der kører automatisk, skal du sikre dig, at softwaren venter på nødvendige godkendelser, registrerer, hvad der skete, og advarer den ansvarlige person, når et trin fejler.

For hvert trin skal du vælge, om det skal automatiseres, om software skal forberede arbejdet til gennemgang af en person, eller om det skal forblive manuelt.

Sådan vælger du automatiseringssoftware, der beskytter dine data

Før du uploader forretnings- eller kundeoplysninger til et automationsværktøj (og især personligt identificerbare oplysninger), skal du undersøge, hvordan virksomheden bag det håndterer dine data.

Når du først har delt det, ændrer det ikke på, at udbyderen allerede har dine oplysninger, om du gennemgår eller afviser resultatet. Udgiftskvitteringer kan for eksempel afsløre medarbejderes rejser eller kunderelationer.

For hver tjeneste, du overvejer, skal du finde ud af:

• Hvad du skal dele: Hvilke detaljer, filer eller samtaler den har brug for, og hvad du kan udelade.
• Hvordan oplysningerne bruges: Om udbyderen bruger dine oplysninger ud over at udføre opgaven. For AI-tjenester skal du kontrollere, om uploads og genereret indhold bruges til at træne modeller.
• Hvem kan få adgang til det: Folk i dit team, udbyderen og eventuelle andre virksomheder, der er involveret i behandlingen af det. Bemærk: Et løfte om ikke at træne AI på dine data fastslår ikke, om udbyderen kan læse dine lagrede oplysninger.
• Hvad der gemmes: Om tjenesten beholder filer, samtaler eller behandlingslogfiler, hvor længe den opbevarer dem, og hvad du kan slette. Du finder alle disse oplysninger i hver applikations politik for dataopbevaring.
• Hvordan det beskyttes: Hvad kryptering dækker, og om udbyderen har de nøgler, der er nødvendige for at læse lagrede oplysninger. En fil, der kopieres fra krypteret lagerplads til en anden tjeneste, bliver også underlagt den tjenestes beskyttelse og praksis.

Sådan tester du dit automatiseringsworkflow

At køre din første automatisering som en lille pilot giver dit team mulighed for at finde problemer, før mere arbejde afhænger af det.

1. Vælg en opgave med lav risiko: Vælg noget gentagne, der ikke involverer private eller fortrolige oplysninger, og som giver resultater, der er nemme at kontrollere.
2. Udpeg én person til at være ansvarlig: Sørg for, at kolleger ved, hvem der kan sætte workflowet på pause, undersøge fejl og opdatere det, når processen ændres.
3. Informer de personer, der udfører arbejdet: Forklar, hvilke trin der nu sker automatisk, hvad der stadig er deres ansvar, og hvordan de rapporterer et problem.
4. Test de besværlige sager, ikke kun de nemme: Kør almindelige sager sammen med ufuldstændige indsendelser, dubletter og mislykkede overførsler. Kontrollér, at workflowet venter på godkendelser og sender problemer til den rigtige person.
5. Mål resultaterne: Sammenlign indsatsen med den oprindelige proces, inklusive den tid, der bruges på at gennemgå output, rette fejl og vedligeholde automatiseringen.
6. Udvid kun, hvis det holder: Hvis piloten sparer arbejde samlet set, og kvaliteten holder uden at skabe ekstra arbejde andre steder, kan du udvide den til flere opgaver.

Vælg en privat AI-assistent til virksomheder

Lumo er en AI-assistent til virksomheder, der hjælper med resuméer, sammenligninger og udkast uden som standard at bruge dine samtaler til at træne modeller. Den gemte samtalelog er beskyttet med nuladgangskryptering, så selv Proton kan ikke læse den. Med passende menneskelig gennemgang giver disse beskyttelser teams et privat miljø til AI-assistance, der involverer forretningsoplysninger.

Privatliv skal også følge med gennem resten af arbejdsgangen. Når du har forberedt et resumé eller udkast, kan en teknisk kollega eller en it-udbyder bruge Proton Drive CLI til virksomheder til at automatisere filarbejdsgange fra kommandolinjen og scripte filuploads, downloads og administration.

Automatisering bør give dit team mere kapacitet og samtidig bevare fortroligheden af de oplysninger, der betros det.