Yapay zekânın daha fazla işi daha hızlı bitirmenize yardımcı olabileceğini duymuşsunuzdur. Peki nereden başlamalısınız?
Neyi otomatikleştireceğinizi bilmek için tekrarlayan, kurallara dayalı ve kontrol edilmesi kolay görevleri belirlemeniz gerekir. Ardından, sürekli denetim olmadan çalışabilen ama sorunlara yol açmadan önce aksaklıkları işaretleyen bir iş akışı ayarlamanız gerekir. Son olarak, bir hatanın geri alınmasının maliyetli olabileceği durumlarda insan muhakemesine yeterince yer bırakmanız gerekir.
Sitemizdeyseniz, muhtemelen iş akışı otomasyonlarının gizlilik ve güvenlik açısından doğuracağı sonuçları da düşünüyorsunuzdur. İşletme ve müşteri verilerinizin nereye gittiğini, bunlara kimin erişebildiğini ve nasıl kullanılacağını bilmeniz gerekir.
Bu kılavuzda, otomasyon için uygun adayları belirlemenize ve ekibinize değerli zaman kazandıracak bir pilot çalışma yürütmenize yardımcı olmak için tüm bu kararları adım adım ele alacağız.
İş akışı otomasyonuyla ilgili tüm sorularınızı yanıtlayacağız:
- İş akışı otomasyonu nedir
- Otomatikleştirilmesi kolay görevler nasıl belirlenir
- Her otomasyonu hayata geçirmeden önce nasıl değerlendirebilirsiniz
- Bir otomasyon iş akışı sırası nasıl planlanır
- Otomasyon iş akışınızda insan muhakemesine nasıl yer bırakabilirsiniz
- Verilerinizi koruyan otomasyon yazılımı nasıl seçilir
- İş akışı otomasyonunuz nasıl test edilir
İş akışı otomasyonu nedir?
İş akışı otomasyonu, normalde elle yapılacak adımları gerçekleştirmek için Zapier, Microsoft Power Automate ve Jira gibi yazılımları kullanır. Rutin işlerde bu genellikle, bir teslim tarihi geçtiğinde hatırlatma göndermek veya onaylanmış bir raporu doğru klasöre yüklemek gibi basit kurallara uymak anlamına gelir. Bir sonraki bölümde, müşteri bilgi isteklerinden pazarlama raporlarına kadar her departmanda işletmelerin görevleri nasıl otomatikleştirdiğini göstereceğiz.
Yapay zekâ iş akışı otomasyonu, bilgileri yorumlamak, içerik oluşturmak veya bir iş akışı içinde sonraki eylemi seçmek için büyük dil modellerini kullanır. Büyük dil modelleri, kendilerine verilen izinler dahilinde işlem yapmak için takvimler veya dosya depolama hizmetleri gibi bağlantılı yazılımlarla çalışabilir.
Mevcut bağlantılı araçlara bağlı olarak bir iş için yapay zekâ asistanı, baştan sona tüm bir iş akışını yönetebilir veya tek tek adımları ele alabilir. Örneğin, Lumo’dan ekibinizin haftalık ilerleme notlarından bir proje güncellemesi hazırlamasını isteyebilirsiniz.
İş akışı otomasyonunun faydaları ve örnekleri
| İş akışı | Otomasyon örneği | Pratik fayda |
| Müşteri bilgi istekleri | Gelen talepleri karşılayın ve uygun ekibe yönlendirin | Daha hızlı yanıtlar: Müşteriler mesai saatleri dışında da onay alır ve talepler doğru kişilere daha çabuk ulaşır |
| Fatura işleme | Fatura ayrıntılarını muhasebe yazılımına aktarın, eksik alanları veya olası kopyaları işaretleyin | Daha düşük işlem maliyetleri ve daha az hata: Bilgi girmeye ve yazım hatalarını düzeltmeye daha az zaman harcanır |
| Çalışan oryantasyonu | Kurulum görevleri oluşturun, karşılama bilgileri gönderin ve görüşlerine ihtiyaç duyulduğunda iş arkadaşlarınızı bilgilendirin | Daha fazla tutarlılık: Her yeni çalışan, birinin tüm ayrıntıları hatırlamasına bağlı kalmadan gerekli adımlardan geçer |
| Satış devirleri | Bir anlaşma tamamlandı olarak işaretlendiğinde bir oryantasyon görevi oluşturun ve hesap ekibini bilgilendirin | Daha iyi koordinasyon: Ekipler işin ne zaman kendileri için hazır olduğunu ve sonraki adımdan kimin sorumlu olduğunu bilir |
| Stok güncellemeleri | Sistemler arasında stok rakamlarını aktarın ve belirlenen eşiğin altındaki ögeleri işaretleyin | Daha fazla kapasite: Artan ürün ve sipariş sayısı daha az manuel stok kontrolü gerektirir |
| Pazarlama raporları | Kampanya metriklerini toplayın ve standart bir raporu doldurun | Analiz için daha fazla zaman: Ekip rakamları bir araya getirmeye daha az, neyin değiştirileceğine karar vermeye daha çok zaman harcar |
Otomatikleştirilmesi kolay görevler nasıl belirlenir
Bir görevi otomatikleştirmeden önce, o görevin hâlâ yapılması gerekip gerekmediğini düşünün. Kimsenin kullanmadığı bir raporu otomatikleştirmek yerine tamamen bırakmak daha iyi olabilir. Ardından, sürdürmeye karar verdiğiniz işler için şu özellikleri taşıyan görevleri arayın:
- Sık sık tekrarlanırlar: Görev her gün, her hafta veya her yeni taleple birlikte ortaya çıkar, böylece kazanılan zaman birikir.
- Her seferinde aynı adımları izlerler: Süreci, çok fazla istisnaya gerek kalmadan bir dizi kural olarak yazabilirsiniz.
- Bilgiler öngörülebilir bir biçimde gelir: Formlar, hesap tabloları ve standart belgeler, serbest biçimli taleplere göre otomatikleştirilmesi daha kolaydır.
- Hataları fark etmek kolaydır: Eksik bir alan veya yanlış dosyalanmış bir belge hızla fark edilir ve düzeltilir.
Onları bulmak için işin yavaşladığı veya ters gittiği yerlere bakın. Yaygın belirtiler arasında bilgilerin elle bir yerden başka bir yere kopyalanması, iş arkadaşlarının birinin işi devretmesini beklemesi ve aynı hataların tekrar tekrar düzeltilmesi yer alır. Bu tür görevler genellikle otomasyona çok uygundur; örneğin:
- Bilgileri uygulamalar veya hesap tabloları arasında kopyalama
- Standart hatırlatmalar ve onaylar gönderme
- Zorunlu alanların doldurulup doldurulmadığını kontrol etme
- Aynı kaynaklardan raporlar hazırlama
- Dosyaları öngörülebilir klasörlere taşıma
Otomatikleştirebileceğiniz görevleri belirlediğinize göre, artık her birinin bu çabaya değip değmeyeceğini kontrol etme zamanı.
Her otomasyonu devreye almadan önce nasıl değerlendirirsiniz
Her otomasyonun kurulumu, kontrolü ve bakımı zaman aldığı için, devreye almadan önce her görevi şu beş kontrol aşamasından geçirin:
- Uyumluluk: Değerlendirdiğiniz yazılımın hâlihazırda kullandığınız uygulamalarla bilgi alışverişi yapabildiğini onaylayın. Verilerinizin bulunduğu yere bağlantı kuramıyorsa, birinin bunları elle taşıması gerekecek ve bu da amacı boşa çıkarır.
- Sahiplik: Otomasyonu ayarlayacak ve çalışır durumda tutacak tek bir kişi belirleyin. Bir süreç değiştiğinde veya bir adım başarısız olduğunda, ekibinizin kime başvuracağını bilmesi gerekir.
- Teknik destek: Bu kişinin kurulumu tek başına yönetip yönetemeyeceğini ya da BT’den veya dışarıdan bir sağlayıcıdan yardım alması gerekip gerekmediğini öğrenin. Bu süreyi ve maliyeti baştan planınıza dahil edin.
- Mevcut iş yükü: İşi yapan kişilere her görevin ne kadar sürdüğünü, hataları ne sıklıkla düzelttiklerini ve onay beklerken ne kadar zaman kaybettiklerini sorun.
- Kazanılan zaman: Bu verileri kullanarak, otomasyonun kazandırabileceği zamanı kurulum, gözden geçirme ve bakım için harcanan zamanla ve varsa abonelik maliyetleriyle karşılaştırın. Örneğin, aylık iki saatlik bir görevi 30 dakikalık gözden geçirmeye indiren üç saatlik bir kurulum, kendini iki ayda amorti eder.
Bir otomasyon iş akışı dizisi nasıl planlanır
İşin baştan sona nasıl ilerlemesi gerektiğine dair net bir planınız olduğunda otomasyonu ayarlamak ve kontrol etmek daha kolaydır.
Süreci basit bir akış şeması olarak çizin ve şu noktaları ele alın:
- Başlangıç ve bitiş noktaları: İş akışını neyin başlattığını (örneğin bir form gönderimi veya gelen bir e-posta) ve neyin tamamlanmış sayıldığını tanımlayın.
- Her eylem sırasıyla: İkisi arasındaki her adımı listeleyin ve her adımın hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunu, bir sonrakine neyi aktardığını not edin.
- Karar noktaları: İşin birden fazla yöne gidebileceği her yerde kuralı evet-hayır sorusu olarak yazın. “Tutar mevcut ve okunabilir mi?” yazılımın kontrol edebileceği bir şeydir. “Talep doğru görünüyor mu?” değildir.
- Bir şeyler ters gittiğinde ne olur: Her “hayır” için işin bundan sonra nereye gideceğine, kimin bilgilendirileceğine ve sorun çözüldüğünde iş akışına nerede yeniden katılacağına karar verin.
- Onaylar: İş akışının durup devam etmeden önce bir kişiyi beklemesi gereken her adımı işaretleyin. Bir sonraki bölüm, hangi adımların onaya ihtiyaç duyduğuna nasıl karar verileceğini ele alıyor.
Örneğin, çalışanların satın alımları için alındılarla birlikte gönderdiği masraf taleplerini işlemek üzere belge iş akışı otomasyonunu kullanabilirsiniz. Aşağıdaki plan, yazılımın her alındıyı nasıl okuduğunu, eksik bilgileri nasıl ele aldığını ve eksiksiz bir talebi onaya nasıl gönderdiğini gösteriyor.
Otomasyon iş akışınızda insan değerlendirmesine nasıl yer bırakılır
Otomasyonun kimsenin fark etmeyeceği bir hata yapmasından endişeleniyorsanız, çözüm ondan kaçınmak değil. Çözüm, hangi adımların bir kişi tarafından kontrol edilmesi gerektiğine önceden karar vermektir.
Sonucun nasıl kullanılacağıyla ve yanlış olması durumunda ne olacağıyla başlayın. Yanlış bir dahili etiketi değiştirmek genellikle kolaydır, ancak bir müşteriye gönderilen yanlış bir fiyat onların beklentilerini çoktan şekillendirmiş olabilir.
Bir adımın gözden geçirilmesi gerekiyorsa, gözden geçiren kişiye orijinal bilgilere erişim ve net bir karar verin. Otomatik çalışan adımlar için yazılımın gerekli onayları beklemesini, ne olduğunu kaydetmesini ve bir adım başarısız olduğunda sorumlu kişiyi uyarmasını sağlayın.
Her adım için, onu otomatikleştirmeyi, birinin gözden geçirmesi için işi yazılımla hazırlamayı veya manuel bırakmayı seçin.
| Yaklaşım | Uygun olduğu durumlar | Örnek |
| Otomatikleştir | Net kurallar, öngörülebilir girdiler ve tespit edilip düzeltilmesi kolay hatalar | Tamamlanmış bir formdan görev oluşturma |
| Destekle ve gözden geçir | Yazılım hazırlık süresini kısaltır ancak sonucun kullanılmadan önce kontrol edilmesi gerekir | Toplantı notlarını özetleme veya müşteri güncellemesi taslağı hazırlama |
| Kararı manuel tut | Bu adım müzakereye, empatiye, çelişkili kanıtlara veya ilkeye bir istisnaya bağlıdır | Memnun olmayan bir müşteri için tazminat konusunda anlaşma |
Verilerinizi koruyan bir otomasyon yazılımı nasıl seçilir
İş veya müşteri bilgilerini bir otomasyon aracına yüklemeden önce (özellikle de kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri), arkasındaki şirketin verilerinizi nasıl ele aldığını kontrol edin.
Bir kez paylaştıktan sonra, sonucu gözden geçirmeniz veya reddetmeniz sağlayıcının bilgilerinize zaten sahip olduğu gerçeğini değiştirmez. Örneğin masraf alındıları, çalışan seyahatlerini veya müşteri ilişkilerini ortaya çıkarabilir.
Değerlendirdiğiniz her hizmet için şunları öğrenin:
- Neyi paylaşmanız gerektiği: Hangi ayrıntılara, dosyalara veya yazışmalara ihtiyaç duyduğu ve neleri dışarıda bırakabileceğiniz.
- Bilgilerin nasıl kullanıldığı: Sağlayıcının bilgilerinizi görevi yerine getirmenin ötesinde kullanıp kullanmadığı. Yapay zeka hizmetleri için, yüklemelerin ve oluşturulan içeriğin modelleri eğitmek için kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
- Buna kimlerin erişebildiği: Ekibinizdeki kişiler, sağlayıcı ve bilgilerin işlenmesinde yer alan diğer şirketler. Not: Verileriniz üzerinde yapay zeka eğitilmeyeceğine dair bir söz, sağlayıcının sakladığınız bilgileri okuyup okuyamadığını göstermez.
- Nelerin saklandığı: Hizmetin dosyaları, yazışmaları veya işlem günlüklerini tutup tutmadığı, bunları ne kadar süre sakladığı ve neleri silebileceğiniz. Tüm bu bilgileri her uygulamanın verileri tutma ilkesinde bulabilirsiniz.
- Nasıl korunduğu: Şifrelemenin neleri kapsadığı ve sağlayıcının saklanan bilgileri okumak için gereken anahtarlara sahip olup olmadığı. Şifrelenmiş depolama alanından başka bir hizmete kopyalanan bir dosya da o hizmetin korumalarına ve uygulamalarına tabi hale gelir.
İş akışı otomasyonunuzu nasıl test edersiniz
İlk otomasyonunuzu küçük bir pilot olarak çalıştırmak, daha fazla iş buna bağlı hale gelmeden ekibinizin sorunları bulmasını sağlar.
- Düşük riskli bir görev seçin: Özel veya gizli bilgiler içermeyen, tekrarlayan ve sonuçları kontrol edilmesi kolay bir şey seçin.
- Bir kişiyi sorumlu atayın: İş arkadaşlarınızın iş akışını kimin duraklatabileceğini, başarısızlıkları kimin inceleyebileceğini ve süreç değiştiğinde onu kimin güncelleyebileceğini bildiğinden emin olun.
- İşi yapan kişileri bilgilendirin: Hangi adımların artık otomatik gerçekleştiğini, nelerin hâlâ onların sorumluluğunda olduğunu ve bir sorunun nasıl bildirileceğini açıklayın.
- Yalnızca kolay olanları değil, zorlu durumları da test edin: Sıradan durumları eksik gönderimler, kopyalar ve başarısız aktarımlarla birlikte çalıştırın. İş akışının onayları beklediğini ve sorunları doğru kişiye gönderdiğini kontrol edin.
- Sonuçları ölçün: Çıktıları gözden geçirmek, hataları düzeltmek ve otomasyonu sürdürmek için harcanan zaman dahil olmak üzere, harcanan emeği önceki süreçle karşılaştırın.
- Yalnızca başarılı olursa genişletin: Pilot genel olarak iş yükünü azaltıyorsa ve başka yerlerde ek iş yaratmadan kaliteyi koruyorsa, onu daha fazla göreve yayabilirsiniz.
Güvenli bir iş yapay zeka asistanı seçin
Lumo, varsayılan olarak yazışmalarınızı modelleri eğitmek için kullanmadan özetler, karşılaştırmalar ve taslaklar konusunda yardımcı olan bir iş yapay zeka asistanıdır. Kaydedilen yazışma geçmişi sıfır erişimli şifreleme ile korunur, bu sayede Proton bile bunu okuyamaz. Uygun insan incelemesiyle bu korumalar, ekiplere iş bilgilerinin yer aldığı yapay zeka desteği için güvenli bir ortam sunar.
Gizliliğin iş akışının geri kalanına da yansıması gerekir. Bir özet ya da taslak hazırladıktan sonra, teknik bir iş arkadaşı veya bir BT hizmet sağlayıcısı, Proton Drive CLI for Business ile komut satırından dosya iş akışlarını otomatikleştirebilir ve dosya yüklemelerini, indirmelerini ve yönetimini betikleyebilir.
Otomasyon, kendisine emanet edilen bilgilerin gizliliğini korurken ekibinize daha fazla kapasite kazandırmalıdır.
