Automatización de flujos de trabajo: ¿qué es seguro automatizar?

Ha oído que la IA puede ayudarle a hacer más trabajo en menos tiempo. Pero, ¿por dónde empezar?

Para saber qué automatizar, deberá identificar tareas que sean repetitivas, basadas en reglas y fáciles de comprobar. Luego, deberá configurar un flujo de trabajo que pueda ejecutarse sin supervisión constante, pero que alerte de fallos antes de que causen problemas. Por último, deberá dejar suficiente margen para el juicio humano cuando un error pueda ser costoso de deshacer.

Si está en nuestro sitio web, probablemente también esté considerando las implicaciones para la privacidad y la seguridad de las automatizaciones de flujos de trabajo. Necesitará saber adónde van los datos de su empresa y sus clientes, quién puede acceder a ellos y cómo se utilizarán.

En esta guía, le guiaremos paso a paso por cada una de estas decisiones para ayudarle a detectar buenos candidatos para automatizar y ejecutar un piloto que ahorre a su equipo un tiempo valioso.

Responderemos todas sus preguntas sobre la automatización de flujos de trabajo, entre ellas:

Qué es la automatización de flujos de trabajo
Cómo identificar tareas que son fáciles de automatizar
Cómo evaluar cada automatización antes de comprometerse
Cómo planificar la secuencia de un flujo de trabajo automatizado
Cómo dejar margen para el juicio humano en su flujo de trabajo automatizado
Cómo elegir software de automatización que proteja sus datos
Cómo probar la automatización de su flujo de trabajo

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo usa software como Zapier, Microsoft Power Automate y Jira para llevar a cabo pasos que, de otro modo, se harían manualmente. En el trabajo rutinario, esto suele implicar seguir reglas sencillas, como enviar un recordatorio cuando vence un plazo o subir un informe aprobado a la carpeta correcta. En la siguiente sección, le mostraremos cómo las empresas automatizan tareas en todos los departamentos, desde las consultas de clientes hasta los informes de marketing.

La automatización de flujos de trabajo con IA usa grandes modelos de lenguaje para interpretar información, generar contenido o elegir la siguiente acción dentro de un flujo de trabajo. Los grandes modelos de lenguaje pueden trabajar con software conectado, como calendarios o servicios de almacenamiento de archivos, para realizar acciones dentro de los permisos que se les conceden.

Según las herramientas conectadas disponibles, un asistente de IA para empresas puede gestionar todo un flujo de trabajo de principio a fin o encargarse de pasos individuales. Por ejemplo, podría pedirle a Lumo que prepare una actualización del proyecto a partir de las notas de progreso semanales de su equipo.

Beneficios y ejemplos de la automatización de flujos de trabajo

Flujo de trabajo	Ejemplo de automatización	Beneficio práctico
Consultas de clientes	Confirmar la recepción de las solicitudes entrantes y dirigirlas al equipo adecuado	Respuestas más rápidas: los clientes reciben confirmación fuera del horario de oficina y las solicitudes llegan antes a las personas adecuadas
Procesamiento de facturas	Transferir los detalles de las facturas al software de contabilidad y señalar los campos que falten o los posibles duplicados	Menores costos de procesamiento y menos errores: menos tiempo dedicado a ingresar información y corregir errores de transcripción
Incorporación de empleados	Crear tareas de configuración, enviar información de bienvenida y notificar a los colegas cuando se necesite su aporte	Mayor consistencia: cada nuevo empleado recibe los pasos requeridos sin depender de que alguien recuerde cada detalle
Traspasos de ventas	Cuando se marca una oportunidad como completada, crear una tarea de incorporación y notificar al equipo de cuentas	Mejor coordinación: los equipos saben cuándo el trabajo está listo para ellos y quién es responsable del siguiente paso
Actualizaciones de inventario	Transferir las cifras de inventario entre sistemas y señalar los elementos por debajo de un umbral establecido	Más capacidad: un número creciente de productos y pedidos requiere menos comprobaciones manuales de inventario
Informes de marketing	Recopilar métricas de campaña y rellenar un informe estándar	Más tiempo para el análisis: el equipo dedica menos tiempo a recopilar cifras y más a decidir qué cambiar

Cómo identificar tareas fáciles de automatizar

Antes de automatizar una tarea, considere si todavía es necesario hacerla. Un informe que nadie usa podría ser mejor retirarlo que automatizarlo. Luego, para el trabajo que haya decidido conservar, busque tareas que compartan estas características:

Ocurren con frecuencia: la tarea surge a diario, semanalmente o con cada nueva solicitud, por lo que el tiempo ahorrado se acumula.
Siguen los mismos pasos cada vez: se podría describir el proceso como un conjunto de reglas sin necesidad de muchas excepciones.
La información llega en un formato predecible: los formularios, las hojas de cálculo y los documentos estándar son más fáciles de automatizar que las solicitudes de formato libre.
Los errores son fáciles de detectar: un campo faltante o un documento mal archivado se detectan y corrigen rápidamente.

Para encontrarlas, busque dónde se ralentiza el trabajo o dónde algo sale mal. Las señales comunes incluyen información copiada a mano de un lugar a otro, colegas que esperan que alguien les pase el trabajo y los mismos errores que se corrigen una y otra vez. Tareas como estas suelen ser buenas candidatas para la automatización, como por ejemplo:

Copiar información entre aplicaciones u hojas de cálculo
Enviar recordatorios y confirmaciones estándar
Comprobar si los campos obligatorios están completos
Preparar informes a partir de las mismas fuentes
Mover archivos a carpetas predecibles

Ahora que identificó las tareas que podría automatizar, es momento de verificar si cada una vale el esfuerzo.

Cómo evaluar cada automatización antes de comprometerse

Como cada automatización requiere tiempo para configurarla, revisarla y mantenerla, someta cada tarea a estas cinco verificaciones antes de comprometerse:

Compatibilidad: Confirme que el software que está considerando pueda intercambiar información con las aplicaciones que ya usa. Si no puede conectarse con el lugar donde están sus datos, alguien terminará moviéndolos a mano, lo que anula el propósito.
Responsabilidad: Designe a una persona para configurar la automatización y mantenerla en funcionamiento. Cuando un proceso cambia o un paso falla, su equipo necesita saber a quién recurrir.
Soporte técnico: Averigüe si esa persona puede gestionar la configuración por su cuenta o si necesitará ayuda de TI o de un proveedor externo. Incluya ese tiempo y ese costo en su plan desde el principio.
Carga de trabajo actual: Pregunte a las personas que hacen el trabajo cuánto tiempo toma cada tarea, con qué frecuencia corrigen errores y cuánto tiempo pierden esperando aprobaciones.
Tiempo ahorrado: Con esas cifras, compare el tiempo que la automatización podría ahorrar con el tiempo que requiere configurarla, revisarla y mantenerla, más los costos de suscripción. Por ejemplo, una configuración de tres horas que reduce una tarea mensual de dos horas a 30 minutos de revisión se amortiza en dos meses.

Cómo planificar una secuencia de flujo de trabajo de automatización

La automatización es más fácil de configurar y revisar cuando se tiene un plan claro de cómo debe avanzar el trabajo de principio a fin.

Trace el proceso como un diagrama de flujo sencillo y repase estos puntos:

Puntos de inicio y fin: Defina qué activa el flujo de trabajo, como el envío de un formulario o la llegada de un correo electrónico, y qué se considera terminado.
Cada acción en orden: Enumere todos los pasos intermedios e indique qué información necesita cada uno y qué transmite al siguiente.
Puntos de decisión: Siempre que el trabajo pueda seguir más de un camino, escriba la regla como una pregunta de sí o no. «¿El monto está presente y es legible?» es algo que el software puede verificar. «¿La solicitud parece correcta?» no lo es.
Qué sucede cuando algo sale mal: Por cada «no», decida a dónde va el trabajo después, a quién se notifica y en qué punto se reincorpora al flujo de trabajo una vez resuelto el problema.
Aprobaciones: Marque cualquier paso donde el flujo de trabajo deba detenerse y esperar a una persona antes de continuar. La siguiente sección explica cómo decidir qué pasos necesitan una.

Por ejemplo, puede usar la automatización de flujos de trabajo de documentos para procesar solicitudes de gastos que los empleados envían con los recibos de sus compras. El plan a continuación muestra cómo el software lee cada recibo, gestiona la información faltante y envía una solicitud completa para su aprobación.

Cómo dejar espacio para el criterio humano en su flujo de trabajo de automatización

Si le preocupa que la automatización cometa un error que nadie detecte, la respuesta no es evitarla, sino decidir de antemano qué pasos necesitan que una persona los revise.

Comience por cómo se usará el resultado y qué pasa si es incorrecto. Una etiqueta interna incorrecta suele ser fácil de cambiar, pero un precio incorrecto enviado a un cliente puede haber moldeado ya sus expectativas.

Si un paso necesita revisión, dé al revisor acceso a la información original y una decisión clara que tomar. En los pasos que se ejecutan automáticamente, asegúrese de que el software espere las aprobaciones requeridas, registre lo que ocurrió y avise a la persona responsable cuando un paso falle.

Para cada paso, elija si automatizarlo, usar software para preparar el trabajo y que alguien lo revise, o mantenerlo manual.

Enfoque	Cuándo conviene	Ejemplo
Automatizar	Reglas claras, entradas predecibles y errores fáciles de detectar y corregir	Crear una tarea a partir de un formulario completado
Asistir y revisar	El software reduce el tiempo de preparación, pero el resultado debe revisarse antes de usarlo	Resumir notas de reuniones o redactar una actualización para un cliente
Mantener la decisión manual	El paso depende de la negociación, la empatía, pruebas contradictorias o una excepción a la política	Acordar una compensación para un cliente insatisfecho

Cómo elegir un software de automatización que proteja sus datos

Antes de subir información comercial o de clientes a una herramienta de automatización (y en especial información de identificación personal), verifique cómo la empresa que está detrás maneja sus datos.

Una vez que la haya compartido, revisar o rechazar el resultado no cambiará el hecho de que el proveedor ya tiene su información. Los recibos de gastos, por ejemplo, pueden revelar los viajes de los empleados o las relaciones con sus clientes.

Para cada servicio que esté considerando, averigüe:

Qué necesita compartir: Qué detalles, archivos o conversaciones necesita, y qué puede omitir.
Cómo se usa la información: Si el proveedor usa su información más allá de realizar la tarea. En el caso de los servicios de IA, verifique si las cargas y el contenido generado se usan para entrenar modelos.
Quién puede acceder a ella: Las personas de su equipo, el proveedor y cualquier otra empresa que participe en su procesamiento. Nota: Una promesa de no entrenar IA con sus datos no determina si el proveedor puede leer su información almacenada.
Qué se almacena: Si el servicio conserva archivos, conversaciones o registros de procesamiento, cuánto tiempo los conserva y qué puede eliminar. Encontrará toda esta información en la política de conservación de datos de cada aplicación.
Cómo se protege: Qué abarca el cifrado y si el proveedor posee las claves necesarias para leer la información almacenada. Un archivo copiado de un almacenamiento cifrado a otro servicio también queda sujeto a las protecciones y las prácticas de ese servicio.

Cómo probar su flujo de trabajo de automatización

Ejecutar su primera automatización como un pequeño piloto permite que su equipo detecte problemas antes de que más trabajo dependa de ella.

Elija una tarea de bajo riesgo: Escoja algo repetitivo que no implique información privada o confidencial y que produzca resultados fáciles de verificar.
Asigne a una persona responsable: Asegúrese de que sus colegas sepan quién puede pausar el flujo de trabajo, investigar las fallas y actualizarlo cuando el proceso cambie.
Informe a las personas que hacen el trabajo: Explique qué pasos ahora ocurren automáticamente, qué sigue siendo su responsabilidad y cómo reportar un problema.
Pruebe los casos difíciles, no solo los fáciles: Ejecute casos comunes junto con envíos incompletos, duplicados y transferencias fallidas. Compruebe que el flujo de trabajo espere las aprobaciones y envíe los problemas a la persona correcta.
Mida los resultados: Compare el esfuerzo que implica con el del proceso original, incluido el tiempo dedicado a revisar los resultados, corregir errores y mantener la automatización.
Amplíe solo si funciona bien: Si el piloto ahorra trabajo en general y la calidad se mantiene sin generar trabajo adicional en otras áreas, puede extenderlo a más tareas.

Elija un asistente de IA para empresas que sea privado

Lumo es un asistente de IA para empresas que ayuda con resúmenes, comparaciones y borradores sin usar las conversaciones para entrenar modelos por defecto. El historial de conversaciones guardado está protegido con encriptación de acceso cero, por lo que ni siquiera Proton puede leerlo. Con una revisión humana adecuada, estas protecciones brindan a los equipos un entorno privado para la asistencia con IA que implica información empresarial.

La privacidad también debe mantenerse en el resto del flujo de trabajo. Después de preparar un resumen o un borrador, un colega técnico o un proveedor de TI puede usar la CLI (interfaz de línea de comandos) de Proton Drive para Empresas para automatizar los flujos de trabajo de archivos desde la línea de comandos y usar scripts para la carga, descarga y gestión de archivos.

La automatización debe dar más capacidad a su equipo y, a la vez, preservar la confidencialidad de la información que se le confía.