Ein einfacher Rahmen für die Entscheidung, was automatisiert wird und was manuell bleibt

Du hast gehört, dass KI dir helfen kann, mehr Arbeit schneller zu erledigen. Doch wo fängst du an?

Um zu wissen, was du automatisieren solltest, musst du Aufgaben identifizieren, die sich wiederholen, auf Regeln basieren und leicht zu überprüfen sind. Dann musst du einen Workflow einrichten, der ohne ständige Aufsicht laufen kann, aber Fehler meldet, bevor sie Probleme verursachen. Und schließlich musst du genug Raum für menschliches Urteilsvermögen lassen, wo ein Fehler nur schwer rückgängig zu machen wäre.

Wenn du auf unserer Website bist, denkst du wahrscheinlich auch über die Auswirkungen von Workflow-Automatisierungen auf Privatsphäre und Sicherheit nach. Du musst wissen, wohin deine Geschäfts- und Kundendaten gelangen, wer darauf zugreifen kann und wie sie verwendet werden.

In diesem Leitfaden führen wir dich Schritt für Schritt durch jede dieser Entscheidungen, damit du gute Kandidaten für die Automatisierung erkennst und einen Pilotversuch startest, der deinem Team wertvolle Zeit spart.

Wir beantworten jede Frage, die du zur Workflow-Automatisierung hast, darunter:

• Was ist Workflow-Automatisierung
• Wie du Aufgaben erkennst, die sich leicht automatisieren lassen
• Wie du jede Automatisierung prüfst, bevor du dich festlegst
• Wie du eine Abfolge für deinen Automatisierungs-Workflow planst
• Wie du in deinem Automatisierungs-Workflow Raum für menschliches Urteilsvermögen lässt
• Wie du Automatisierungssoftware wählst, die deine Daten schützt
• Wie du deine Workflow-Automatisierung testest

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung nutzt Software wie Zapier, Microsoft Power Automate und Jira, um Arbeitsschritte auszuführen, die sonst manuell erledigt würden. Bei Routinearbeit bedeutet das oft, einfachen Regeln zu folgen, etwa eine Erinnerung zu senden, wenn eine Frist abläuft, oder einen freigegebenen Bericht in den richtigen Ordner hochzuladen. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie Unternehmen in jeder Abteilung Aufgaben automatisieren, von Kundenanfragen bis zu Marketing-Berichten.

KI-Workflow-Automatisierung nutzt große Sprachmodelle, um Informationen zu interpretieren, Inhalte zu generieren oder die nächste Aktion innerhalb eines Workflows auszuwählen. Große Sprachmodelle können mit verbundener Software wie Kalendern oder Dateispeicherdiensten zusammenarbeiten, um innerhalb der ihnen erteilten Berechtigungen Aktionen auszuführen.

Je nach den verfügbaren verbundenen Tools kann ein KI-Assistent für Unternehmen einen ganzen Workflow von Anfang bis Ende verwalten oder einzelne Schritte übernehmen. Du könntest Lumo zum Beispiel bitten, aus den wöchentlichen Fortschrittsnotizen deines Teams ein Projekt-Update vorzubereiten.

Vorteile und Beispiele der Workflow-Automatisierung

Wie du Aufgaben erkennst, die sich leicht automatisieren lassen

Bevor du eine Aufgabe automatisierst, überlege, ob sie überhaupt noch erledigt werden muss. Ein Bericht, den niemand nutzt, lässt sich vielleicht besser einstellen als automatisieren. Suche dann bei der Arbeit, die du behalten willst, nach Aufgaben, die diese Merkmale teilen:

• Sie fallen häufig an: Die Aufgabe fällt täglich, wöchentlich oder mit jeder neuen Anfrage an, sodass sich die gesparte Zeit summiert.
• Sie folgen jedes Mal denselben Schritten: Du könntest den Prozess als Regelwerk aufschreiben, ohne viele Ausnahmen zu benötigen.
• Die Informationen kommen in einem vorhersehbaren Format an: Formulare, Tabellen und Standarddokumente lassen sich leichter automatisieren als frei formulierte Anfragen.
• Fehler sind leicht zu erkennen: Ein fehlendes Feld oder eine falsch abgelegte Datei wird schnell bemerkt und korrigiert.

Um sie zu finden, achte darauf, wo die Arbeit ins Stocken gerät oder schiefgeht. Häufige Anzeichen sind Informationen, die von Hand von einer Stelle zur anderen kopiert werden, Kolleginnen und Kollegen, die darauf warten, dass jemand Arbeit weiterleitet, und dieselben Fehler, die immer wieder korrigiert werden. Solche Aufgaben eignen sich oft gut für die Automatisierung, zum Beispiel:

• Informationen zwischen Apps oder Tabellen kopieren
• Standard-Erinnerungen und Bestätigungen senden
• Prüfen, ob Pflichtfelder ausgefüllt sind
• Berichte aus denselben Quellen erstellen
• Verschieben von Dateien in vorhersehbare Ordner

Nachdem du nun Aufgaben identifiziert hast, die du automatisieren könntest, ist es Zeit zu prüfen, ob sich jede einzelne den Aufwand lohnt.

Wie du jede Automatisierung prüfst, bevor du dich festlegst

Da jede Automatisierung Zeit zum Einrichten, Prüfen und Warten in Anspruch nimmt, führe jede Aufgabe durch diese fünf Prüfungen, bevor du dich für sie entscheidest:

• Kompatibilität: Bestätige, dass die Software, die du in Betracht ziehst, Informationen mit den Apps austauschen kann, die du bereits verwendest. Wenn sie sich nicht mit dem Ort verbinden kann, an dem deine Daten liegen, wird sie am Ende jemand von Hand verschieben, was den Zweck zunichtemacht.
• Verantwortlichkeit: Benenne eine Person, die die Automatisierung einrichtet und am Laufen hält. Wenn sich ein Prozess ändert oder ein Schritt fehlschlägt, muss dein Team wissen, an wen es sich wenden kann.
• Technischer Support: Finde heraus, ob diese Person die Einrichtung allein verwalten kann oder Hilfe von der IT oder einem externen Anbieter benötigt. Kalkuliere diese Zeit und Kosten von Anfang an in deine Planung ein.
• Aktuelle Arbeitsbelastung: Frage die Personen, die die Arbeit erledigen, wie lange jede Aufgabe dauert, wie oft sie Fehler korrigieren und wie viel Zeit sie mit Warten auf Genehmigungen verlieren.
• Gesparte Zeit: Vergleiche anhand dieser Zahlen die Zeit, die die Automatisierung einsparen könnte, mit der Zeit, die für Einrichtung, Prüfung und Wartung benötigt wird, plus etwaige Abonnementkosten. Eine dreistündige Einrichtung zum Beispiel, die eine zweistündige monatliche Aufgabe auf 30 Minuten Prüfung reduziert, amortisiert sich in zwei Monaten.

Wie du die Abfolge eines Automatisierungs-Workflows planst

Eine Automatisierung lässt sich leichter einrichten und prüfen, wenn du einen klaren Plan hast, wie die Arbeit von Anfang bis Ende ablaufen soll.

Skizziere den Prozess als einfaches Flussdiagramm und gehe diese Punkte durch:

• Start- und Endpunkte: Definiere, was den Workflow auslöst, etwa das Absenden eines Formulars oder eine eingehende E-Mail, und was als abgeschlossen gilt.
• Jede Aktion in der richtigen Reihenfolge: Liste jeden Schritt zwischen den beiden auf und notiere, welche Informationen jeder Schritt benötigt und welche er an den nächsten weitergibt.
• Entscheidungspunkte: Wo die Arbeit mehr als einen Weg nehmen könnte, formuliere die Regel als Ja-oder-Nein-Frage. „Ist der Betrag vorhanden und lesbar?“ ist etwas, das Software prüfen kann. „Sieht der Anspruch richtig aus?“ nicht.
• Was passiert, wenn etwas schiefgeht: Entscheide für jedes „Nein“, wohin die Arbeit als Nächstes geht, wer benachrichtigt wird und wo sie wieder in den Workflow einsteigt, sobald das Problem behoben ist.
• Genehmigungen: Markiere jeden Schritt, an dem der Workflow anhalten und auf eine Person warten sollte, bevor er fortfährt. Der nächste Abschnitt behandelt, wie du entscheidest, welche Schritte eine benötigen.

Zum Beispiel könntest du die Dokumenten-Workflow-Automatisierung nutzen, um Spesenabrechnungen zu bearbeiten, die Mitarbeitende zusammen mit Belegen für ihre Einkäufe einreichen. Die unten stehende Planung zeigt, wie die Software jeden Beleg liest, fehlende Informationen behandelt und einen vollständigen Antrag zur Genehmigung sendet.

Wie du in deinem Automatisierungs-Workflow Raum für menschliches Urteilsvermögen lässt

Wenn du befürchtest, dass die Automatisierung einen Fehler macht, den niemand bemerkt, ist die Antwort nicht, sie zu vermeiden. Sie lautet, im Voraus zu entscheiden, welche Schritte eine Person zur Prüfung benötigen.

Beginne damit, wie das Ergebnis verwendet wird und was passiert, wenn es falsch ist. Eine falsche interne Kategorie lässt sich meist leicht ändern, aber ein falscher Preis, der an einen Kunden gesendet wurde, hat möglicherweise bereits dessen Erwartungen geprägt.

Wenn ein Schritt geprüft werden muss, gib der prüfenden Person Zugriff auf die ursprünglichen Informationen und eine klare Entscheidung, die sie treffen muss. Bei Schritten, die automatisch ablaufen, stelle sicher, dass die Software auf erforderliche Genehmigungen wartet, aufzeichnet, was passiert ist, und die verantwortliche Person benachrichtigt, wenn ein Schritt fehlschlägt.

Entscheide für jeden Schritt, ob du ihn automatisierst, Software nutzt, um Arbeit für eine Prüfung durch jemanden vorzubereiten, oder ihn manuell belässt.

Wie du Automatisierungssoftware auswählst, die deine Daten schützt

Bevor du Geschäfts- oder Kundeninformationen in ein Automatisierungstool hochlädst (und insbesondere personenbezogene Daten), prüfe, wie das dahinterstehende Unternehmen mit deinen Daten umgeht.

Sobald du sie geteilt hast, ändert die Prüfung oder Ablehnung des Ergebnisses nichts an der Tatsache, dass der Anbieter deine Informationen bereits hat. Spesenbelege zum Beispiel können Reisen von Mitarbeitenden oder Kundenbeziehungen offenlegen.

Finde für jeden Dienst, den du in Betracht ziehst, heraus:

• Was du teilen musst: Welche Details, Dateien oder Unterhaltungen er benötigt und was du weglassen kannst.
• Wie die Informationen verwendet werden: Ob der Anbieter deine Informationen über die Ausführung der Aufgabe hinaus nutzt. Prüfe bei KI-Diensten, ob Uploads und generierte Inhalte zum Trainieren von Modellen verwendet werden.
• Wer darauf zugreifen kann: Personen in deinem Team, der Anbieter und alle anderen Unternehmen, die an der Verarbeitung beteiligt sind. Hinweis: Ein Versprechen, KI nicht mit deinen Daten zu trainieren, belegt nicht, ob der Anbieter deine gespeicherten Informationen lesen kann.
• Was gespeichert wird: Ob der Dienst Dateien, Unterhaltungen oder Verarbeitungsprotokolle aufbewahrt, wie lange er sie speichert und was du löschen kannst. Alle diese Informationen findest du in der Richtlinie zur Datenaufbewahrung jeder Anwendung.
• Wie es geschützt wird: Was die Verschlüsselung abdeckt und ob der Anbieter die Schlüssel besitzt, die zum Lesen gespeicherter Informationen nötig sind. Eine Datei, die aus einem verschlüsselten Speicher in einen anderen Dienst kopiert wird, unterliegt auch den Schutzmaßnahmen und Praktiken dieses Dienstes.

Wie du deine Workflow-Automatisierung testest

Wenn du deine erste Automatisierung als kleinen Pilotversuch laufen lässt, kann dein Team Probleme finden, bevor mehr Arbeit davon abhängt.

1. Wähle eine Aufgabe mit geringem Risiko: Entscheide dich für etwas Wiederkehrendes, das keine privaten oder vertraulichen Informationen umfasst und Ergebnisse liefert, die leicht zu prüfen sind.
2. Bestimme eine verantwortliche Person: Stelle sicher, dass die Kolleginnen und Kollegen wissen, wer den Workflow pausieren, Fehler untersuchen und ihn aktualisieren kann, wenn sich der Prozess ändert.
3. Informiere die Personen, die die Arbeit erledigen: Erkläre, welche Schritte jetzt automatisch ablaufen, was weiterhin in ihrer Verantwortung liegt und wie sie ein Problem melden.
4. Teste die schwierigen Fälle, nicht nur die einfachen: Führe normale Fälle zusammen mit unvollständigen Einreichungen, Duplikaten und fehlgeschlagenen Übertragungen aus. Prüfe, dass der Workflow auf Genehmigungen wartet und Probleme an die richtige Person sendet.
5. Miss die Ergebnisse: Vergleiche den Aufwand mit dem ursprünglichen Prozess, einschließlich der Zeit, die für die Prüfung der Ergebnisse, die Korrektur von Fehlern und die Wartung der Automatisierung aufgewendet wird.
6. Erweitere nur, wenn es sich bewährt: Wenn der Pilot insgesamt Arbeit spart und die Qualität standhält, ohne an anderer Stelle zusätzliche Arbeit zu verursachen, kannst du ihn auf weitere Aufgaben ausweiten.

Wähle einen geschäftlichen KI-Assistenten, der privat ist

Lumo ist ein geschäftlicher KI-Assistent, der bei Zusammenfassungen, Vergleichen und Entwürfen hilft, ohne deine Unterhaltungen standardmäßig zum Trainieren von Modellen zu verwenden. Der gespeicherte Unterhaltungsverlauf ist durch Zero-Access-Verschlüsselung geschützt, sodass selbst Proton ihn nicht lesen kann. Mit einer angemessenen menschlichen Überprüfung bieten diese Schutzmaßnahmen Teams eine private Umgebung für KI-Unterstützung mit geschäftlichen Informationen.

Die Privatsphäre muss sich auch durch den Rest des Workflows ziehen. Nachdem eine Zusammenfassung oder ein Entwurf erstellt wurde, können ein technischer Kollege oder ein IT-Anbieter die Proton Drive CLI for Business nutzen, um Datei-Workflows über die Kommandozeile zu automatisieren und Datei-Uploads, -Downloads und -Verwaltung per Skript zu steuern.

Die Automatisierung sollte deinem Team mehr Kapazität verschaffen und gleichzeitig die Vertraulichkeit der ihm anvertrauten Informationen wahren.