คุณคงเคยได้ยินว่า AI ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้นและเร็วขึ้น แต่จะเริ่มจากตรงไหนดี
การจะรู้ว่าอะไรควรทำอัตโนมัติ คุณต้องระบุงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ ใช้กฎตายตัว และตรวจสอบได้ง่าย จากนั้นต้องตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานได้โดยไม่ต้องคอยดูแลตลอดเวลา แต่ยังแจ้งเตือนเมื่อเกิดข้อขัดข้องก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา สุดท้าย คุณต้องเหลือพื้นที่ให้มนุษย์ใช้วิจารณญาณในจุดที่ข้อผิดพลาดอาจแก้ไขได้ยาก
หากคุณกำลังอ่านอยู่บนเว็บไซต์ของเรา คุณคงกำลังพิจารณาถึงผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ด้วย คุณต้องรู้ว่าข้อมูลธุรกิจและข้อมูลลูกค้าของคุณถูกส่งไปที่ใด ใครเข้าถึงได้ และจะถูกนำไปใช้อย่างไร
ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณไปทีละขั้นตอนของทุกการตัดสินใจเหล่านี้ เพื่อช่วยให้คุณมองเห็นงานที่เหมาะจะทำอัตโนมัติ และทดลองใช้งานจริงที่ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของทีม
เราจะตอบทุกคำถามที่คุณมีเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ เช่น
- ระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์คืออะไร
- วิธีระบุงานที่ทำอัตโนมัติได้ง่าย
- วิธีตรวจสอบระบบอัตโนมัติทุกตัวก่อนตัดสินใจใช้งาน
- วิธีวางแผนลำดับขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
- วิธีเหลือพื้นที่ให้มนุษย์ใช้วิจารณญาณในเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณ
- วิธีเลือกซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ปกป้องข้อมูลของคุณ
- วิธีทดสอบระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์คืออะไร
ระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ใช้ซอฟต์แวร์อย่าง Zapier Microsoft Power Automate และ Jira เพื่อทำขั้นตอนที่ปกติต้องทำด้วยมือ สำหรับงานประจำ มักหมายถึงการทำตามกฎที่ไม่ซับซ้อน เช่น ส่งการแจ้งเตือนเมื่อเลยกำหนด หรืออัปโหลดรายงานที่อนุมัติแล้วไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง ในหัวข้อถัดไป เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าธุรกิจต่าง ๆ ใช้ระบบอัตโนมัติกับงานในทุกฝ่ายอย่างไร ตั้งแต่การสอบถามของลูกค้าไปจนถึงรายงานการตลาด
ระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ด้วย AIใช้โมเดลภาษาขนาดใหญ่เพื่อตีความข้อมูล สร้างเนื้อหา หรือเลือกการดำเนินการถัดไปภายในเวิร์กโฟลว์ โมเดลภาษาขนาดใหญ่สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่ออยู่ เช่น ปฏิทินหรือบริการพื้นที่จัดเก็บไฟล์ เพื่อดำเนินการภายในสิทธิ์ที่ได้รับ
ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่เชื่อมต่อไว้ ผู้ช่วย AI สำหรับธุรกิจสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ หรือจัดการเฉพาะบางขั้นตอนก็ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจขอให้ Lumo เตรียมอัปเดตโครงการจากบันทึกความคืบหน้ารายสัปดาห์ของทีม
ประโยชน์และตัวอย่างของระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์
| เวิร์กโฟลว์ | ตัวอย่างระบบอัตโนมัติ | ประโยชน์ที่ได้จริง |
| การสอบถามของลูกค้า | ตอบรับคำขอที่เข้ามาและส่งต่อไปยังทีมที่เหมาะสม | ตอบกลับเร็วขึ้น: ลูกค้าได้รับการยืนยันนอกเวลาทำการ และคำขอถึงมือผู้ที่เกี่ยวข้องได้เร็วขึ้น |
| การประมวลผลใบแจ้งหนี้ | โอนรายละเอียดใบแจ้งหนี้เข้าสู่ซอฟต์แวร์บัญชี และแจ้งเตือนช่องข้อมูลที่ขาดหายหรือรายการที่อาจซ้ำกัน | ต้นทุนการประมวลผลต่ำลงและข้อผิดพลาดน้อยลง: ใช้เวลาน้อยลงในการป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อผิดพลาดจากการบันทึก |
| การเริ่มงานของพนักงานใหม่ | สร้างงานสำหรับการตั้งค่า ส่งข้อมูลต้อนรับ และแจ้งเพื่อนร่วมงานเมื่อต้องการข้อมูลจากพวกเขา | ความสม่ำเสมอมากขึ้น: พนักงานใหม่แต่ละคนได้รับขั้นตอนที่จำเป็นโดยไม่ต้องพึ่งพาให้ใครจำทุกรายละเอียด |
| การส่งต่องานฝ่ายขาย | เมื่อดีลถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น ให้สร้างงานเริ่มงานและแจ้งทีมดูแลบัญชี | การประสานงานดีขึ้น: ทีมต่าง ๆ รู้ว่าเมื่องานพร้อมสำหรับพวกเขา และใครรับผิดชอบขั้นตอนถัดไป |
| การอัปเดตสินค้าคงคลัง | โอนตัวเลขสต็อกระหว่างระบบ และแจ้งเตือนรายการที่ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด | รับงานได้มากขึ้น: จำนวนสินค้าและคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นใช้การตรวจสอบสต็อกด้วยมือน้อยลง |
| รายงานการตลาด | รวบรวมตัวชี้วัดแคมเปญและสร้างรายงานมาตรฐาน | มีเวลาวิเคราะห์มากขึ้น: ทีมใช้เวลาน้อยลงในการรวบรวมตัวเลข และมีเวลามากขึ้นในการตัดสินใจว่าจะปรับเปลี่ยนอะไร |
วิธีระบุงานที่ทำอัตโนมัติได้ง่าย
ก่อนทำระบบอัตโนมัติสำหรับงานใด ลองพิจารณาว่างานนั้นยังจำเป็นต้องทำอยู่หรือไม่ รายงานที่ไม่มีใครใช้อาจควรเลิกทำมากกว่าจะนำมาทำอัตโนมัติ จากนั้นสำหรับงานที่คุณตัดสินใจจะทำต่อ ให้มองหางานที่มีลักษณะร่วมกันดังนี้
- เกิดขึ้นบ่อย: งานนี้เกิดขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกครั้งที่มีคำขอใหม่ ดังนั้นเวลาที่ประหยัดได้จึงสะสมเพิ่มขึ้น
- มีขั้นตอนเดิมทุกครั้ง: คุณสามารถเขียนกระบวนการนี้ออกมาเป็นชุดกฎได้โดยไม่ต้องมีข้อยกเว้นมากนัก
- ข้อมูลเข้ามาในรูปแบบที่คาดเดาได้: แบบฟอร์ม ตารางคำนวณ และเอกสารมาตรฐานทำอัตโนมัติได้ง่ายกว่าคำขอที่เขียนอย่างอิสระ
- ข้อผิดพลาดสังเกตได้ง่าย: ช่องข้อมูลที่ขาดหายหรือเอกสารที่จัดเก็บผิดที่สามารถสังเกตเห็นและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
หากต้องการหา ให้มองหาจุดที่งานล่าช้าหรือเกิดข้อผิดพลาด สัญญาณที่พบบ่อย ได้แก่ การคัดลอกข้อมูลด้วยมือจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง เพื่อนร่วมงานต้องรอให้มีคนส่งต่องาน และข้อผิดพลาดเดิม ๆ ที่ต้องแก้ซ้ำแล้วซ้ำอีก งานลักษณะนี้มักเหมาะกับระบบอัตโนมัติ เช่น
- การคัดลอกข้อมูลระหว่างแอปหรือตารางคำนวณ
- การส่งการแจ้งเตือนและการยืนยันมาตรฐาน
- การตรวจสอบว่าช่องข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนหรือไม่
- การเตรียมรายงานจากแหล่งข้อมูลเดิม
- การย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่คาดเดาได้
เมื่อระบุงานที่ทำเป็นระบบอัตโนมัติได้แล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบว่าแต่ละงานคุ้มค่ากับความพยายามหรือไม่
วิธีตรวจสอบระบบอัตโนมัติแต่ละตัวก่อนตัดสินใจนำมาใช้
เนื่องจากระบบอัตโนมัติทุกตัวต้องใช้เวลาในการตั้งค่า ตรวจสอบ และดูแลรักษา จึงควรนำแต่ละงานผ่านการตรวจสอบทั้งห้าข้อนี้ก่อนตัดสินใจนำมาใช้
- ความเข้ากันได้: ยืนยันว่าซอฟต์แวร์ที่กำลังพิจารณาสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับแอปที่ใช้งานอยู่ได้หรือไม่ หากเชื่อมต่อกับแหล่งที่เก็บข้อมูลไม่ได้ สุดท้ายก็ต้องมีคนย้ายข้อมูลด้วยมือ ซึ่งทำให้จุดประสงค์ทั้งหมดเสียไป
- ความเป็นเจ้าของ: กำหนดคนหนึ่งคนให้เป็นผู้ตั้งค่าระบบอัตโนมัติและดูแลให้ทำงานต่อไป เมื่อกระบวนการเปลี่ยนไปหรือมีขั้นตอนใดล้มเหลว ทีมของคุณต้องรู้ว่าควรไปหาใคร
- การสนับสนุนด้านเทคนิค: หาคำตอบว่าคนคนนั้นจัดการตั้งค่าได้เองหรือต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอทีหรือผู้ให้บริการภายนอก และนำเวลาและค่าใช้จ่ายส่วนนี้ใส่ไว้ในแผนตั้งแต่เริ่มต้น
- ปริมาณงานปัจจุบัน: ถามคนที่ลงมือทำงานนั้นว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใด แก้ไขข้อผิดพลาดบ่อยแค่ไหน และเสียเวลาไปมากเพียงใดกับการรอการอนุมัติ
- เวลาที่ประหยัดได้: ใช้ตัวเลขเหล่านั้นเปรียบเทียบเวลาที่ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดได้กับเวลาที่ต้องใช้ในการตั้งค่า ตรวจทาน และดูแลรักษา รวมถึงค่าสมัครสมาชิกต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าที่ใช้เวลาสามชั่วโมงซึ่งลดงานประจำเดือนที่ใช้เวลาสองชั่วโมงให้เหลือเวลาตรวจทาน 30 นาที จะคืนทุนภายในสองเดือน
วิธีวางแผนลำดับขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติจะตั้งค่าและตรวจสอบได้ง่ายขึ้นเมื่อมีแผนที่ชัดเจนว่าต้องการให้งานดำเนินไปตั้งแต่ต้นจนจบอย่างไร
ร่างกระบวนการให้เป็นผังงานง่าย ๆ แล้วพิจารณาประเด็นเหล่านี้
- จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด: ระบุว่าอะไรเป็นตัวกระตุ้นให้เวิร์กโฟลว์เริ่มทำงาน เช่น การส่งแบบฟอร์มหรืออีเมลที่เข้ามา และอะไรถือว่างานเสร็จสิ้น
- แต่ละการทำงานตามลำดับ: ระบุทุกขั้นตอนระหว่างสองจุดนั้น พร้อมจดว่าขั้นตอนแต่ละขั้นต้องใช้ข้อมูลอะไร และส่งต่อข้อมูลอะไรให้ขั้นถัดไป
- จุดตัดสินใจ: ทุกจุดที่งานอาจเดินไปได้มากกว่าหนึ่งทาง ให้เขียนกฎออกมาเป็นคำถามที่ตอบว่าใช่หรือไม่ “มีจำนวนเงินปรากฏอยู่และอ่านได้ชัดเจนหรือไม่” เป็นสิ่งที่ซอฟต์แวร์ตรวจสอบได้ ส่วน “ข้อเรียกร้องนี้ดูถูกต้องหรือไม่” ไม่ใช่
- เกิดอะไรขึ้นเมื่อมีอะไรผิดพลาด: สำหรับทุกคำตอบว่า “ไม่” ให้ตัดสินใจว่าต่องานจะไปที่ใดต่อ ใครจะได้รับการแจ้งเตือน และเมื่อแก้ไขปัญหาแล้วงานจะกลับเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่จุดใด
- การอนุมัติ: ทำเครื่องหมายทุกขั้นตอนที่เวิร์กโฟลว์ควรหยุดและรอคนก่อนจะดำเนินต่อไป หัวข้อถัดไปจะอธิบายวิธีตัดสินใจว่าขั้นตอนใดจำเป็นต้องมีการอนุมัติ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารเพื่อประมวลผลใบเบิกค่าใช้จ่ายที่พนักงานส่งมาพร้อมใบเสร็จสำหรับการซื้อของ แผนด้านล่างแสดงให้เห็นว่าซอฟต์แวร์อ่านใบเสร็จแต่ละใบอย่างไร จัดการกับข้อมูลที่ขาดหายอย่างไร และส่งใบเบิกที่ครบถ้วนเพื่อขออนุมัติอย่างไร
วิธีเปิดทางให้มนุษย์ใช้ดุลยพินิจในเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณ
หากกังวลว่าระบบอัตโนมัติจะทำผิดพลาดโดยไม่มีใครจับได้ คำตอบไม่ใช่การเลี่ยงใช้งาน แต่คือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าขั้นตอนใดต้องมีคนตรวจสอบ
เริ่มจากดูว่าผลลัพธ์จะถูกนำไปใช้อย่างไร และจะเกิดอะไรขึ้นหากผลลัพธ์นั้นผิด ป้ายกำกับภายในที่ผิดพลาดมักแก้ไขได้ง่าย แต่ราคาที่ส่งถึงลูกค้าไปอย่างผิดพลาดอาจกำหนดความคาดหวังของลูกค้าไปแล้ว
หากขั้นตอนใดต้องมีการตรวจทาน ให้ผู้ตรวจทานเข้าถึงข้อมูลต้นฉบับและมีคำตัดสินใจที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไร ส่วนขั้นตอนที่ทำงานอัตโนมัติ ต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์รอการอนุมัติที่จำเป็น บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้น และแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบเมื่อขั้นตอนนั้นล้มเหลว
สำหรับแต่ละขั้นตอน ให้เลือกว่าจะทำเป็นระบบอัตโนมัติ ใช้ซอฟต์แวร์เตรียมงานให้คนตรวจทาน หรือให้ทำด้วยมือเหมือนเดิม
| แนวทาง | ใช้เมื่อ | ตัวอย่าง |
| ทำให้เป็นอัตโนมัติ | กฎที่ชัดเจน ข้อมูลนำเข้าที่คาดเดาได้ และข้อผิดพลาดที่ตรวจจับและแก้ไขได้ง่าย | สร้างงานจากแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้ว |
| ช่วยเตรียมและตรวจทาน | ซอฟต์แวร์ช่วยลดเวลาในการเตรียมงาน แต่ผลลัพธ์ยังต้องตรวจสอบก่อนนำไปใช้ | สรุปบันทึกการประชุมหรือร่างข้อความอัปเดตให้ลูกค้า |
| ให้คนตัดสินใจเอง | ขั้นตอนนี้ต้องอาศัยการเจรจา ความเข้าใจความรู้สึกของผู้อื่น หลักฐานที่ขัดแย้งกัน หรือเป็นข้อยกเว้นของนโยบาย | ตกลงเรื่องค่าชดเชยให้กับลูกค้าที่ไม่พอใจ |
วิธีเลือกซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ปกป้องข้อมูลของคุณ
ก่อนอัปโหลดข้อมูลทางธุรกิจหรือข้อมูลลูกค้าไปยังเครื่องมืออัตโนมัติ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ ควรตรวจสอบว่าบริษัทที่อยู่เบื้องหลังจัดการข้อมูลของคุณอย่างไร
เมื่อแชร์ข้อมูลไปแล้ว การตรวจทานหรือปฏิเสธผลลัพธ์จะไม่เปลี่ยนความจริงที่ว่าผู้ให้บริการมีข้อมูลของคุณอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น ใบเสร็จค่าใช้จ่ายอาจเผยให้เห็นการเดินทางของพนักงานหรือความสัมพันธ์กับลูกค้า
สำหรับแต่ละบริการที่กำลังพิจารณา ลองหาคำตอบดังต่อไปนี้
- สิ่งที่ต้องแชร์: รายละเอียด ไฟล์ หรือบทสนทนาใดบ้างที่บริการนั้นต้องใช้ และอะไรที่ละไว้ได้
- วิธีใช้ข้อมูล: ผู้ให้บริการนำข้อมูลของคุณไปใช้นอกเหนือจากการทำงานตามที่ขอหรือไม่ สำหรับบริการ AI ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลที่อัปโหลดและเนื้อหาที่สร้างขึ้นถูกนำไปฝึกโมเดลหรือไม่
- ใครเข้าถึงข้อมูลได้บ้าง: คนในทีมของคุณ ผู้ให้บริการ และบริษัทอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูล หมายเหตุ: คำสัญญาว่าจะไม่นำข้อมูลของคุณไปฝึก AI ไม่ได้ยืนยันว่าผู้ให้บริการอ่านข้อมูลที่จัดเก็บไว้ของคุณได้หรือไม่
- สิ่งที่ถูกจัดเก็บ: บริการนั้นเก็บไฟล์ บทสนทนา หรือบันทึกการประมวลผลไว้หรือไม่ เก็บรักษาไว้นานเท่าใด และคุณลบอะไรได้บ้าง ข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ในนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของแอปพลิเคชันแต่ละตัว
- วิธีปกป้องข้อมูล: การเข้ารหัสครอบคลุมอะไรบ้าง และผู้ให้บริการถือกุญแจที่จำเป็นสำหรับอ่านข้อมูลที่จัดเก็บไว้หรือไม่ ไฟล์ที่คัดลอกจากพื้นที่จัดเก็บที่เข้ารหัสไปยังบริการอื่นจะอยู่ภายใต้การป้องกันและแนวปฏิบัติของบริการนั้นด้วย
วิธีทดสอบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณ
การเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติตัวแรกในลักษณะโครงการนำร่องขนาดเล็กจะช่วยให้ทีมพบปัญหาก่อนที่งานอื่น ๆ จะต้องพึ่งพาระบบนั้น
- เลือกงานที่มีความเสี่ยงต่ำ: เลือกงานที่ทำซ้ำ ๆ และไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลลับ อีกทั้งให้ผลลัพธ์ที่ตรวจสอบได้ง่าย
- มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบคนเดียว: ให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าใครสามารถหยุดชั่วคราวเวิร์กโฟลว์ สืบหาสาเหตุของความล้มเหลว และอัปเดตเมื่อกระบวนการเปลี่ยนไป
- ชี้แจงให้คนที่ลงมือทำงานนั้นทราบ: อธิบายว่าขั้นตอนใดทำงานอัตโนมัติแล้ว อะไรยังเป็นความรับผิดชอบของพวกเขา และจะรายงานปัญหาได้อย่างไร
- ทดสอบเคสที่ยุ่งยาก ไม่ใช่แค่เคสง่าย ๆ: ลองใช้งานกรณีทั่วไปควบคู่กับกรณีที่ส่งข้อมูลมาไม่ครบ ข้อมูลซ้ำซ้อน และการถ่ายโอนข้อมูลที่ล้มเหลว ตรวจสอบว่าเวิร์กโฟลว์รอการอนุมัติและส่งปัญหาต่อให้คนที่ถูกต้องหรือไม่
- วัดผลลัพธ์: เปรียบเทียบความพยายามที่ต้องใช้กับกระบวนการเดิม รวมถึงเวลาที่ใช้ในการตรวจทานผลลัพธ์ แก้ไขข้อผิดพลาด และดูแลรักษาระบบอัตโนมัติ
- ขยายผลเฉพาะเมื่อได้ผลจริง: หากโครงการนำร่องช่วยลดภาระงานโดยรวม และคุณภาพยังคงดีโดยไม่สร้างงานเพิ่มเติมในส่วนอื่น ก็ขยายไปใช้กับงานอื่น ๆ ได้
เลือกผู้ช่วย AI สำหรับธุรกิจที่เป็นส่วนตัว
Lumo เป็นผู้ช่วย AI สำหรับธุรกิจที่ช่วยสรุป เปรียบเทียบ และร่างเอกสาร โดยไม่นำบทสนทนาไปใช้ฝึกโมเดลเป็นค่าเริ่มต้น ประวัติบทสนทนาที่บันทึกไว้ได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัสลับแบบไม่ให้ใครเข้าถึง แม้แต่ Proton ก็อ่านไม่ได้ เมื่อมีการตรวจทานโดยมนุษย์อย่างเหมาะสม การปกป้องเหล่านี้มอบสภาพแวดล้อมที่เป็นส่วนตัวให้ทีมใช้งาน AI ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางธุรกิจ
ความเป็นส่วนตัวต้องครอบคลุมไปถึงส่วนที่เหลือของกระบวนการทำงานด้วย หลังจากเตรียมบทสรุปหรือฉบับร่างแล้ว เพื่อนร่วมงานด้านเทคนิคหรือผู้ให้บริการไอทีสามารถใช้Proton Drive CLI for Businessเพื่อทำให้การจัดการไฟล์เป็นอัตโนมัติจากบรรทัดคำสั่งและเขียนสคริปต์สำหรับอัปโหลด ดาวน์โหลด และจัดการไฟล์
ระบบอัตโนมัติควรเพิ่มขีดความสามารถให้ทีม พร้อมกับรักษาความลับของข้อมูลที่ได้รับมอบหมายมา
