Ați auzit că IA vă poate ajuta să finalizați mai multă muncă, mai repede. Dar de unde începeți?
Pentru a ști ce să automatizați, va trebui să identificați sarcini repetitive, bazate pe reguli și ușor de verificat. Apoi, va trebui să configurați un flux de lucru care poate rula fără supraveghere constantă, dar care semnalează eșecurile înainte ca acestea să creeze probleme. În final, va trebui să lăsați suficient loc pentru judecata umană acolo unde corectarea unei greșeli ar fi costisitoare.
Dacă sunteți pe site-ul nostru web, probabil că vă gândiți și la implicațiile privind confidențialitatea și securitatea automatizărilor fluxurilor de lucru. Va trebui să știți unde ajung datele afacerii și ale clienților dumneavoastră, cine le poate accesa și cum vor fi folosite.
În acest ghid vă prezentăm pas cu pas fiecare dintre aceste decizii, ca să identificați candidații potriviți pentru automatizare și să derulați un proiect-pilot care economisește timp prețios pentru echipa dumneavoastră.
Răspundem la fiecare întrebare pe care o aveți despre automatizarea fluxului de lucru, inclusiv:
- Ce este automatizarea fluxului de lucru
- Cum să identificați sarcinile ușor de automatizat
- Cum să verificați fiecare automatizare înainte de a o adopta
- Cum să planificați o secvență de automatizare a fluxului de lucru
- Cum să lăsați loc pentru judecata umană în fluxul dumneavoastră de lucru automatizat
- Cum să alegeți un software de automatizare care vă protejează datele
- Cum să testați automatizarea fluxului de lucru
Ce este automatizarea fluxului de lucru?
Automatizarea fluxului de lucru folosește software precum Zapier, Microsoft Power Automate și Jira pentru a executa pași care altfel ar fi făcuți manual. Pentru munca de rutină, aceasta înseamnă adesea să urmați reguli simple, cum ar fi să trimiteți o notificare când un termen limită este depășit sau să încărcați un raport aprobat în folderul corect. În secțiunea următoare, vă arătăm cum întreprinderile automatizează sarcini în fiecare departament, de la solicitările clienților la rapoartele de marketing.
Automatizarea fluxului de lucru cu IA folosește modele lingvistice mari pentru a interpreta informații, a genera conținut sau a alege următoarea acțiune dintr-un flux de lucru. Modelele lingvistice mari pot lucra cu software conectat, precum calendare sau servicii de stocare a fișierelor, pentru a efectua acțiuni în limitele permisiunilor primite.
În funcție de instrumentele conectate disponibile, un asistent IA pentru afaceri poate gestiona un flux de lucru întreg, de la început până la sfârșit, sau poate prelua pași individuali. De exemplu, puteți cere Lumo să pregătească o actualizare de proiect pornind de la notele săptămânale de progres ale echipei dumneavoastră.
Beneficiile și exemplele automatizării fluxului de lucru
| Flux de lucru | Exemplu de automatizare | Beneficiu practic |
| Solicitările clienților | Confirmarea solicitărilor primite și direcționarea lor către echipa potrivită | Răspunsuri mai rapide: clienții primesc confirmarea în afara orelor de program, iar solicitările ajung mai repede la persoanele potrivite |
| Procesarea facturilor | Transferarea detaliilor din facturi în software de contabilitate și semnalarea câmpurilor lipsă sau a posibilelor duplicate | Costuri de procesare mai mici și mai puține erori: se petrece mai puțin timp cu introducerea informațiilor și cu corectarea greșelilor de transcriere |
| Integrarea angajaților noi | Crearea sarcinilor de configurare, trimiterea informațiilor de bun venit și notificarea colegilor atunci când este nevoie de contribuția lor | Consecvență mai mare: fiecare angajat nou parcurge pașii necesari fără să depindă de cineva care să-și amintească fiecare detaliu |
| Predarea clienților de la vânzări | La marcarea unei tranzacții ca încheiată, crearea unei sarcini de integrare și notificarea echipei de cont | Coordonare mai bună: echipele știu când lucrul este gata pentru ele și cine răspunde de pasul următor |
| Actualizări de stoc | Transferarea cifrelor de stoc între sisteme și semnalarea articolelor sub un prag stabilit | Capacitate mai mare: un număr tot mai mare de produse și comenzi necesită mai puține verificări manuale de stoc |
| Rapoarte de marketing | Colectarea indicatorilor de campanie și completarea unui raport standard | Mai mult timp pentru analiză: echipa petrece mai puțin timp cu adunarea cifrelor și mai mult timp cu deciziile privind ce trebuie schimbat |
Cum să identificați sarcinile ușor de automatizat
Înainte de a automatiza o sarcină, întrebați-vă dacă mai este nevoie de ea. Un raport pe care nu îl folosește nimeni poate merita scos din uz în loc să fie automatizat. Apoi, pentru munca pe care ați decis să o păstrați, căutați sarcinile care prezintă aceste caracteristici:
- Se repetă des: sarcina apare zilnic, săptămânal sau la fiecare solicitare nouă, iar timpul economisit se acumulează.
- Urmează aceiași pași de fiecare dată: procesul poate fi descris ca un set de reguli, fără a fi nevoie de multe excepții.
- Informațiile sosesc într-un format previzibil: formularele, foile de calcul și documentele standard sunt mai ușor de automatizat decât solicitările în format liber.
- Greșelile sunt ușor de observat: un câmp lipsă sau un document arhivat greșit sunt observate și corectate rapid.
Pentru a le găsi, căutați locurile unde munca încetinește sau apare o eroare. Semnele frecvente sunt informațiile copiate manual dintr-un loc în altul, colegii care așteaptă ca cineva să le transmită lucrarea și aceleași erori corectate iar și iar. Sarcini ca acestea se pretează adesea la automatizare, de exemplu:
- Copierea informațiilor între aplicații sau foi de calcul
- Trimiterea de memento-uri și confirmări standard
- Verificarea dacă câmpurile obligatorii sunt completate
- Pregătirea rapoartelor din aceleași surse
- Mutarea fișierelor în foldere previzibile
Acum că ați identificat sarcinile pe care le puteți automatiza, este momentul să verificați dacă fiecare merită efortul.
Cum să evaluați fiecare automatizare înainte de a vă decide
Deoarece fiecare automatizare necesită timp pentru configurare, verificare și întreținere, supuneți fiecare sarcină celor cinci verificări înainte de a vă decide:
- Compatibilitate: Confirmați că software-ul pe care îl luați în considerare poate face schimb de informații cu aplicațiile pe care le folosiți deja. Dacă nu se poate conecta acolo unde se află datele dumneavoastră, cineva va ajunge să le mute manual, ceea ce anulează scopul.
- Responsabilitate: Desemnați o persoană care să configureze automatizarea și să o mențină funcțională. Când un proces se schimbă sau un pas nu reușește, echipa dumneavoastră trebuie să știe la cine să apeleze.
- Asistență tehnică: Aflați dacă acea persoană poate gestiona configurarea singură sau va avea nevoie de ajutor din partea departamentului IT ori a unui furnizor extern. Includeți acest timp și acest cost în plan încă de la început.
- Volumul actual de muncă: Întrebați persoanele care fac treaba cât durează fiecare sarcină, cât de des corectează greșelile și cât timp pierd așteptând aprobări.
- Timp economisit: Folosind aceste cifre, comparați timpul pe care automatizarea l-ar putea economisi cu timpul necesar pentru configurare, verificare și întreținere, plus eventualele costuri de abonament. De exemplu, o configurare de trei ore care reduce o sarcină lunară de două ore la 30 de minute de verificare se amortizează în două luni.
Cum să planificați o secvență de flux de lucru pentru automatizare
Automatizarea este mai ușor de configurat și de verificat atunci când aveți un plan clar pentru modul în care trebuie să se desfășoare lucrul de la început până la sfârșit.
Schițați procesul sub forma unei diagrame simple și parcurgeți aceste puncte:
- Puncte de început și de sfârșit: Definiți ce declanșează fluxul de lucru, cum ar fi trimiterea unui formular sau sosirea unui e-mail, și ce se consideră finalizat.
- Fiecare acțiune, în ordine: Enumerați fiecare pas dintre cele două și notați de ce informații are nevoie fiecare pas și ce transmite mai departe.
- Puncte de decizie: Oriunde lucrul ar putea lua mai multe direcții, formulați regula ca o întrebare cu răspuns da sau nu. „Suma este prezentă și lizibilă?” este ceva ce software-ul poate verifica. „Cererea pare corectă?” nu este.
- Ce se întâmplă când ceva nu merge bine: Pentru fiecare „nu”, decideți încotro merge lucrul mai departe, cine este notificat și unde revine în fluxul de lucru după ce problema este rezolvată.
- Aprobări: Marcați orice pas în care fluxul de lucru trebuie să se oprească și să aștepte o persoană înainte de a continua. Secțiunea următoare arată cum să decideți care pași au nevoie de o aprobare.
De exemplu, ați putea folosi automatizarea fluxului de lucru pentru documente ca să procesați cererile de cheltuieli pe care angajații le trimit împreună cu chitanțele pentru achizițiile lor. Planul de mai jos arată cum software-ul citește fiecare chitanță, gestionează informațiile lipsă și trimite o cerere completă spre aprobare.
Cum să lăsați loc pentru judecata umană în fluxul dumneavoastră de lucru automatizat
Dacă vă îngrijorează că automatizarea ar putea face o greșeală pe care nimeni nu o observă, soluția nu este să o evitați, ci să decideți dinainte care pași au nevoie de o persoană care să îi verifice.
Începeți cu modul în care va fi folosit rezultatul și cu ce se întâmplă dacă este greșit. O etichetă internă incorectă este de obicei ușor de schimbat, dar un preț incorect trimis unui client poate că i-a influențat deja așteptările.
Dacă un pas necesită verificare, oferiți celui care verifică acces la informațiile originale și o decizie clară de luat. Pentru pașii care rulează automat, asigurați-vă că software-ul așteaptă aprobările necesare, înregistrează ce s-a întâmplat și o alertează pe persoana responsabilă când un pas nu reușește.
Pentru fiecare pas, alegeți dacă să îl automatizați, să folosiți software-ul pentru a pregăti lucrul ca cineva să îl verifice sau să îl păstrați manual.
| Abordare | Când se potrivește | Exemplu |
| Automatizare | Reguli clare, intrări previzibile și erori ușor de detectat și corectat | Creați o sarcină dintr-un formular completat |
| Asistare și verificare | Software-ul reduce timpul de pregătire, dar rezultatul trebuie verificat înainte de utilizare | Rezumați notele de la ședință sau redactați o actualizare pentru client |
| Păstrarea deciziei manuale | Pasul depinde de negociere, empatie, dovezi contradictorii sau o excepție de la politică | Conveniți asupra compensației pentru un client nemulțumit |
Cum să alegeți un software de automatizare care vă protejează datele
Înainte de a încărca informații despre afacere sau despre clienți într-un instrument de automatizare, în special informații de identificare personală, verificați cum gestionează compania din spate datele dumneavoastră.
Odată ce le-ați partajat, verificarea sau respingerea rezultatului nu va schimba faptul că furnizorul are deja informațiile dumneavoastră. Chitanțele de cheltuieli, de exemplu, pot dezvălui deplasările angajaților sau relațiile cu clienții.
Pentru fiecare serviciu pe care îl luați în considerare, aflați:
- Ce trebuie să partajați: De ce detalii, fișiere sau conversații are nevoie și ce puteți omite.
- Cum sunt folosite informațiile: Dacă furnizorul folosește informațiile dumneavoastră dincolo de îndeplinirea sarcinii. Pentru serviciile de IA, verificați dacă încărcările și conținutul generat sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
- Cine poate avea acces: Persoanele din echipa dumneavoastră, furnizorul și orice alte companii implicate în prelucrarea lor. Notă: O promisiune de a nu antrena IA pe datele dumneavoastră nu stabilește dacă furnizorul vă poate citi informațiile stocate.
- Ce este stocat: Dacă serviciul păstrează fișiere, conversații sau jurnale de procesare, cât timp le păstrează și ce puteți șterge. Toate aceste informații se găsesc în politica de păstrare a datelor a fiecărei aplicații.
- Cum este protejat: Ce anume acoperă criptarea și dacă furnizorul deține cheile necesare pentru a citi informațiile stocate. Un fișier copiat din stocare criptată într-un alt serviciu devine supus, la rândul său, protecțiilor și practicilor acelui serviciu.
Cum să testați automatizarea fluxului dumneavoastră de lucru
Rularea primei automatizări sub forma unui proiect pilot restrâns le permite colegilor să descopere problemele înainte ca mai multă muncă să depindă de ea.
- Alegeți o sarcină cu risc redus: Alegeți ceva repetitiv care nu implică informații private sau confidențiale și care produce rezultate ușor de verificat.
- Desemnați o singură persoană responsabilă: Asigurați-vă că colegii știu cine poate suspenda fluxul de lucru, cine poate investiga defecțiunile și cine îl poate actualiza când procesul se schimbă.
- Informați persoanele care fac treaba: Explicați care pași se desfășoară acum automat, ce rămâne în responsabilitatea lor și cum să semnaleze o problemă.
- Testați cazurile dificile, nu doar pe cele simple: Rulați cazuri obișnuite alături de trimiteri incomplete, duplicate și transferuri nereușite. Verificați că fluxul de lucru așteaptă aprobările și trimite problemele către persoana potrivită.
- Măsurați rezultatele: Comparați efortul implicat cu procesul original, inclusiv timpul petrecut verificând rezultatele, corectând greșelile și întreținând automatizarea.
- Extindeți doar dacă rezistă: Dacă proiectul pilot economisește muncă în ansamblu și calitatea se menține fără a crea muncă suplimentară în altă parte, îl puteți extinde la mai multe sarcini.
Alegeți un asistent AI pentru afaceri care este privat
Lumo este un asistent AI pentru afaceri care ajută la rezumate, comparații și ciorne fără a folosi conversațiile dumneavoastră pentru a antrena modele în mod implicit. Istoricul conversațiilor salvate este protejat cu criptare cu acces zero, astfel încât nici măcar Proton nu îl poate citi. Cu o revizuire umană adecvată, aceste protecții oferă echipelor un mediu privat pentru asistență AI care implică informații de afaceri.
Confidențialitatea trebuie să se mențină pe tot parcursul fluxului de lucru. După pregătirea unui rezumat sau a unei ciorne, un coleg tehnic sau un furnizor IT poate folosi Proton Drive CLI for Business pentru a automatiza fluxurile de lucru cu fișiere din linia de comandă și pentru a scrie scripturi pentru încărcarea, descărcarea și gestionarea fișierelor.
Automatizarea ar trebui să ofere echipei dumneavoastră mai multă capacitate, păstrând în același timp confidențialitatea informațiilor care îi sunt încredințate.
