Automatización de flujos de trabajo: ¿qué es seguro automatizar?

Has oído que la IA puede ayudarte a hacer más trabajo en menos tiempo. Pero ¿por dónde empiezas?

Para saber qué automatizar, tienes que identificar tareas repetitivas, basadas en reglas y fáciles de comprobar. Luego tienes que configurar un flujo de trabajo que pueda ejecutarse sin supervisión constante, pero que avise de los fallos antes de que causen problemas. Por último, tienes que dejar suficiente margen para el criterio humano allí donde un error podría ser costoso de deshacer.

Si estás en nuestro sitio web, probablemente también te estés planteando las implicaciones para la privacidad y la seguridad de las automatizaciones de flujos de trabajo. Necesitas saber a dónde van los datos de tu empresa y de tus clientes, quién puede acceder a ellos y cómo se utilizarán.

En esta guía te acompañamos paso a paso en cada una de estas decisiones para ayudarte a detectar buenos candidatos para la automatización y poner en marcha un proyecto piloto que ahorre tiempo valioso a tu equipo.

Respondemos a todas las dudas que tengas sobre la automatización de flujos de trabajo, entre ellas:

Qué es la automatización de flujos de trabajo
Cómo identificar tareas fáciles de automatizar
Cómo evaluar cada automatización antes de comprometerte
Cómo planificar la secuencia de un flujo de trabajo automatizado
Cómo dejar margen para el criterio humano en tu flujo de trabajo automatizado
Cómo elegir software de automatización que proteja tus datos
Cómo probar tu automatización de flujos de trabajo

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo utiliza software como Zapier, Microsoft Power Automate y Jira para llevar a cabo pasos que, de otro modo, se harían manualmente. En el trabajo rutinario, esto suele implicar seguir reglas sencillas, como enviar un recordatorio cuando vence un plazo o cargar un informe aprobado en la carpeta correcta. En el apartado siguiente te mostramos cómo las empresas automatizan tareas en todos los departamentos, desde las consultas de clientes hasta los informes de marketing.

La automatización de flujos de trabajo con IA utiliza grandes modelos de lenguaje para interpretar información, generar contenido o elegir la siguiente acción dentro de un flujo de trabajo. Los grandes modelos de lenguaje pueden trabajar con software conectado, como calendarios o servicios de almacenamiento de archivos, para realizar acciones dentro de los permisos que se les conceden.

Según las herramientas conectadas de las que dispongas, un asistente de IA para empresas puede gestionar un flujo de trabajo completo de principio a fin o encargarse de pasos concretos. Por ejemplo, puedes pedirle a Lumo que prepare una actualización del proyecto a partir de las notas de progreso semanales de tu equipo.

Ventajas y ejemplos de la automatización de flujos de trabajo

Flujo de trabajo	Ejemplo de automatización	Ventaja práctica
Consultas de clientes	Confirmar la recepción de las solicitudes entrantes y dirigirlas al equipo correspondiente	Respuestas más rápidas: los clientes reciben una confirmación fuera del horario de oficina y las solicitudes llegan antes a la persona adecuada
Procesamiento de facturas	Transferir los detalles de las facturas al software de contabilidad y señalar los campos que falten o los posibles duplicados	Menores costes de procesamiento y menos errores: se dedica menos tiempo a introducir información y a corregir errores de transcripción
Incorporación de empleados	Crear tareas de configuración, enviar información de bienvenida y avisar a los compañeros cuando se necesite su intervención	Mayor coherencia: cada nueva incorporación recibe los pasos necesarios sin depender de que alguien recuerde todos los detalles
Traspasos de ventas	Cuando una operación se marca como completada, crear una tarea de incorporación y avisar al equipo de la cuenta	Mejor coordinación: los equipos saben cuándo el trabajo está listo para ellos y quién es responsable del siguiente paso
Actualizaciones de inventario	Transferir las cifras de existencias entre sistemas y señalar los artículos por debajo de un umbral establecido	Más capacidad: un número creciente de productos y pedidos exige menos comprobaciones manuales de existencias
Informes de marketing	Recopilar las métricas de las campañas y rellenar un informe estándar	Más tiempo para el análisis: el equipo dedica menos tiempo a reunir cifras y más a decidir qué cambiar

Cómo identificar tareas fáciles de automatizar

Antes de automatizar una tarea, plantéate si sigue siendo necesario hacerla. Puede que un informe que nadie utiliza merezca la pena eliminarse en lugar de automatizarse. Después, para el trabajo que hayas decidido mantener, busca tareas que compartan estas características:

Ocurren con frecuencia: la tarea surge a diario, cada semana o con cada nueva solicitud, así que el tiempo ahorrado se acumula.
Siguen los mismos pasos cada vez: podrías plasmar el proceso como un conjunto de reglas sin necesidad de muchas excepciones.
La información llega en un formato predecible: los formularios, las hojas de cálculo y los documentos estándar son más fáciles de automatizar que las solicitudes de formato libre.
Los errores son fáciles de detectar: un campo que falta o un documento mal archivado se detecta y se corrige enseguida.

Para encontrarlas, fíjate en dónde se ralentiza el trabajo o se cometen fallos. Algunas señales habituales son la información copiada a mano de un sitio a otro, los compañeros que esperan a que alguien les pase el trabajo y los mismos errores corregidos una y otra vez. Tareas como estas suelen ser buenas candidatas para la automatización, por ejemplo:

Copiar información entre aplicaciones u hojas de cálculo
Enviar recordatorios y confirmaciones estándar
Comprobar si los campos obligatorios están completos
Preparar informes a partir de las mismas fuentes
Mover los archivos a carpetas predecibles

Ahora que has identificado las tareas que podrías automatizar, es el momento de comprobar si cada una merece la pena.

Cómo evaluar cada automatización antes de comprometerte

Como cada automatización requiere tiempo para configurarse, comprobarse y mantenerse, somete cada tarea a estas cinco comprobaciones antes de decidirte:

Compatibilidad: Confirma que el software que estás considerando puede intercambiar información con las aplicaciones que ya usas. Si no puede conectarse al lugar donde están tus datos, alguien acabará moviéndolos a mano, lo que echa por tierra el propósito.
Responsabilidad: Designa a una persona para configurar la automatización y mantenerla en marcha. Cuando cambie un proceso o falle un paso, tu equipo necesita saber a quién acudir.
Soporte técnico: Averigua si esa persona puede administrar la configuración por sí sola o necesitará ayuda del departamento de TI o de un proveedor externo. Incluye ese tiempo y ese coste en tu plan desde el principio.
Carga de trabajo actual: Pregunta a quienes hacen el trabajo cuánto tarda cada tarea, con qué frecuencia corrigen errores y cuánto tiempo pierden esperando aprobaciones.
Tiempo ahorrado: Con esas cifras, compara el tiempo que podría ahorrar la automatización con el que se tarda en configurarla, revisarla y mantenerla, más los posibles costes de suscripción. Por ejemplo, una configuración de tres horas que reduce una tarea mensual de dos horas a 30 minutos de revisión se amortiza en dos meses.

Cómo planificar la secuencia de un flujo de trabajo de automatización

La automatización es más fácil de configurar y comprobar cuando tienes un plan claro sobre cómo debe avanzar el trabajo de principio a fin.

Esboza el proceso como un diagrama de flujo sencillo y repasa estos puntos:

Puntos de inicio y fin: Define qué pone en marcha el flujo de trabajo, como el envío de un formulario o la llegada de un correo electrónico, y qué se considera terminado.
Cada acción en orden: Enumera todos los pasos intermedios e indica qué información necesita cada uno y qué transmite al siguiente.
Puntos de decisión: Siempre que el trabajo pueda seguir más de un camino, formula la regla como una pregunta de sí o no. «¿Está el importe presente y es legible?» es algo que el software puede comprobar. «¿Parece correcta la solicitud?» no lo es.
Qué ocurre cuando algo va mal: Por cada «no», decide adónde va el trabajo a continuación, a quién se notifica y dónde se reincorpora al flujo de trabajo una vez resuelto el problema.
Aprobaciones: Marca cualquier paso en el que el flujo de trabajo deba detenerse y esperar a una persona antes de continuar. La siguiente sección explica cómo decidir qué pasos necesitan una.

Por ejemplo, puedes usar la automatización de flujos de trabajo de documentos para procesar las solicitudes de gastos que los empleados envían con los recibos de sus compras. El plan que aparece a continuación muestra cómo el software lee cada recibo, gestiona la información que falta y envía una solicitud completa para su aprobación.

Cómo dejar espacio para el criterio humano en tu flujo de trabajo de automatización

Si te preocupa que la automatización cometa un error que nadie detecte, la respuesta no es evitarla, sino decidir de antemano qué pasos necesitan que los revise una persona.

Empieza por cómo se usará el resultado y qué pasa si es incorrecto. Una etiqueta interna incorrecta suele ser fácil de cambiar, pero un precio incorrecto enviado a un cliente puede haber marcado ya sus expectativas.

Si un paso necesita revisión, da a quien lo revisa acceso a la información original y una decisión clara que tomar. En los pasos que se ejecutan automáticamente, asegúrate de que el software espera las aprobaciones necesarias, registra lo que ha ocurrido y avisa a la persona responsable cuando falla un paso.

Para cada paso, elige si automatizarlo, usar software para preparar el trabajo y que alguien lo revise, o mantenerlo manual.

Enfoque	Cuándo encaja	Ejemplo
Automatizar	Reglas claras, entradas predecibles y errores fáciles de detectar y corregir	Crear una tarea a partir de un formulario completado
Asistir y revisar	El software reduce el tiempo de preparación, pero hay que comprobar el resultado antes de usarlo	Resumir las notas de una reunión o redactar una actualización para un cliente
Mantener la decisión manual	El paso depende de la negociación, la empatía, pruebas contradictorias o una excepción a la política	Acordar una compensación para un cliente insatisfecho

Cómo elegir un software de automatización que proteja tus datos

Antes de cargar información de la empresa o de los clientes en una herramienta de automatización (y sobre todo información de identificación personal), comprueba cómo trata tus datos la empresa que está detrás.

Una vez que la has compartido, revisar o rechazar el resultado no cambiará el hecho de que el proveedor ya tiene tu información. Los recibos de gastos, por ejemplo, pueden revelar los desplazamientos de los empleados o las relaciones con los clientes.

Para cada servicio que estés considerando, averigua:

Qué necesitas compartir: Qué detalles, archivos o conversaciones necesita, y qué puedes omitir.
Cómo se usa la información: Si el proveedor utiliza tu información más allá de realizar la tarea. En los servicios de IA, comprueba si los archivos cargados y el contenido generado se usan para entrenar modelos.
Quién puede acceder a ella: Las personas de tu equipo, el proveedor y cualquier otra empresa que participe en su tratamiento. Nota: Prometer que no se entrenará una IA con tus datos no determina si el proveedor puede leer tu información almacenada.
Qué se almacena: Si el servicio guarda archivos, conversaciones o registros de procesamiento, cuánto tiempo los conserva y qué puedes eliminar. Encontrarás toda esta información en la política de conservación de datos de cada aplicación.
Cómo se protege: Qué abarca el cifrado y si el proveedor tiene las claves necesarias para leer la información almacenada. Un archivo copiado de un almacenamiento cifrado a otro servicio también queda sujeto a las protecciones y prácticas de ese servicio.

Cómo probar tu flujo de trabajo de automatización

Poner en marcha la primera automatización como un pequeño proyecto piloto permite a tu equipo detectar problemas antes de que dependa de ella más trabajo.

Elige una tarea de bajo riesgo: Escoge algo repetitivo que no implique información privada o confidencial y que produzca resultados fáciles de comprobar.
Designa a una persona responsable: Asegúrate de que tus compañeros sepan quién puede pausar el flujo de trabajo, investigar los fallos y actualizarlo cuando cambie el proceso.
Informa a quienes hacen el trabajo: Explícales qué pasos ocurren ahora automáticamente, qué sigue siendo responsabilidad suya y cómo informar de un problema.
Prueba los casos complicados, no solo los fáciles: Ejecuta casos habituales junto con envíos incompletos, duplicados y transferencias fallidas. Comprueba que el flujo de trabajo espera las aprobaciones y envía los problemas a la persona adecuada.
Mide los resultados: Compara el esfuerzo que implica con el del proceso original, incluido el tiempo dedicado a revisar los resultados, corregir errores y mantener la automatización.
Amplía solo si funciona: Si el piloto ahorra trabajo en general y la calidad se mantiene sin generar trabajo adicional en otras áreas, puedes extenderlo a más tareas.

Elige un asistente de IA para empresas que sea privado

Lumo es un asistente de IA para empresas que ayuda con resúmenes, comparaciones y borradores sin usar tus conversaciones para entrenar modelos por defecto. El historial de conversaciones guardado está protegido con cifrado de acceso cero, así que ni siquiera Proton puede leerlo. Con la revisión humana adecuada, estas protecciones ofrecen a los equipos un entorno privado para la asistencia de IA que implique información empresarial.

La privacidad también debe mantenerse en el resto del flujo de trabajo. Después de preparar un resumen o un borrador, un compañero técnico o un proveedor de servicios de TI puede usar Proton Drive CLI for Business para automatizar flujos de trabajo de archivos desde la línea de comandos y programar mediante scripts la carga, descarga y administración de archivos.

La automatización debe dar a tu equipo más capacidad sin dejar de preservar la confidencialidad de la información que se le confía.