Jednoduchý rámec pro rozhodování, co automatizovat a co ponechat ručně

Už jste slyšeli, že vám AI může pomoci zvládnout více práce rychleji. Ale kde začít?

Abyste věděli, co automatizovat, budete muset identifikovat úkoly, které se opakují, řídí se pravidly a snadno se kontrolují. Poté budete muset nastavit pracovní postup, který může běžet bez neustálého dohledu, ale upozorní na selhání dříve, než způsobí problémy. Nakonec budete muset ponechat dostatek prostoru pro lidský úsudek tam, kde by chybu mohlo být nákladné vzít zpět.

Pokud jste na našem webu, pravděpodobně také zvažujete dopady automatizace pracovních postupů na soukromí a bezpečnost. Budete potřebovat vědět, kam putují vaše obchodní a klientská data, kdo k nim může přistupovat a jak budou využita.

V tomto průvodci vás provedeme každým z těchto rozhodnutí krok za krokem, abychom vám pomohli rozpoznat vhodné kandidáty na automatizaci a spustit pilotní projekt, který vašemu týmu ušetří drahocenný čas.

Odpovíme na všechny vaše otázky týkající se automatizace pracovních postupů, včetně:

• Co je automatizace pracovního postupu
• Jak rozpoznat úkoly, které lze snadno automatizovat
• Jak ověřit každou automatizaci, než se do ní pustíte
• Jak naplánovat posloupnost automatizovaného pracovního postupu
• Jak ponechat prostor pro lidský úsudek ve vašem automatizovaném pracovním postupu
• Jak vybrat automatizační software, který chrání vaše data
• Jak otestovat automatizaci pracovního postupu

Co je automatizace pracovního postupu?

Automatizace pracovního postupu využívá software, jako jsou Zapier, Microsoft Power Automate a Jira, k provádění kroků, které by jinak byly vykonány ručně. U rutinní práce to často znamená dodržování jednoduchých pravidel, jako je odeslání připomínky po uplynutí termínu nebo nahrání schválené zprávy do správné složky. V další části vám ukážeme, jak firmy automatizují úkoly v každém oddělení, od dotazů zákazníků po marketingové reporty.

Automatizace pracovního postupu s AI využívá velké jazykové modely k interpretaci informací, generování obsahu nebo výběru další akce v rámci pracovního postupu. Velké jazykové modely dokážou spolupracovat s připojeným softwarem, jako jsou kalendáře nebo služby pro ukládání souborů, a provádět akce v rámci udělených oprávnění.

V závislosti na dostupných připojených nástrojích může AI asistent pro firmy spravovat celý pracovní postup od začátku do konce nebo zvládnout jednotlivé kroky. Můžete například požádat Lumo, aby připravil aktualizaci projektu z týdenních poznámek o pokroku vašeho týmu.

Výhody a příklady automatizace pracovních postupů

Jak rozpoznat úkoly, které lze snadno automatizovat

Než úkol zautomatizujete, zvažte, zda je vůbec ještě potřeba ho dělat. Report, který nikdo nepoužívá, může být lepší zrušit, než automatizovat. Poté se u práce, kterou jste se rozhodli ponechat, zaměřte na úkoly, které sdílejí tyto rysy:

• Opakují se často: Úkol se objevuje denně, týdně nebo s každým novým požadavkem, takže ušetřený čas se sčítá.
• Pokaždé následují stejné kroky: Proces byste mohli zapsat jako soubor pravidel, aniž byste potřebovali mnoho výjimek.
• Informace přicházejí v předvídatelném formátu: Formuláře, tabulky a standardní dokumenty se automatizují snadněji než volně psané požadavky.
• Chyby se snadno odhalí: Chybějící pole nebo nesprávně zařazený dokument se rychle odhalí a opraví.

Abyste je našli, hledejte místa, kde se práce zpomaluje nebo kde se něco nedaří. Mezi časté znaky patří informace přepisované ručně z jednoho místa na druhé, kolegové čekající, až jim někdo předá práci, a stejné chyby opravované znovu a znovu. Takové úkoly se často dobře hodí k automatizaci, například:

• Přepisování informací mezi aplikacemi nebo tabulkami
• Odesílání standardních připomínek a potvrzení
• Kontrola, zda jsou povinná pole vyplněná
• Příprava reportů ze stejných zdrojů
• Přesouvání souborů do předvídatelných složek

Když už jste určili úlohy, které by šlo automatizovat, je čas ověřit, zda každá z nich stojí za tu námahu.

Jak prověřit každou automatizaci, než se do ní pustíte

Protože každá automatizace vyžaduje čas na nastavení, kontrolu a údržbu, projděte u každé úlohy těchto pět kontrol, než se do ní pustíte:

• Kompatibilita: Potvrďte, že software, o kterém uvažujete, dokáže vyměňovat informace s aplikacemi, které už používáte. Pokud se nedokáže připojit tam, kde máte svá data, bude je někdo muset přesouvat ručně, což postrádá smysl.
• Odpovědnost: Určete jednoho člověka, který automatizaci nastaví a bude ji udržovat v chodu. Když se proces změní nebo některý krok selže, váš tým musí vědět, na koho se obrátit.
• Technická podpora: Zjistěte, zda tato osoba dokáže instalaci spravovat sama, nebo bude potřebovat pomoc od IT oddělení či externího poskytovatele. Zahrňte tento čas a náklady do svého plánu hned od začátku.
• Současná pracovní zátěž: Zeptejte se lidí, kteří práci vykonávají, jak dlouho každá úloha trvá, jak často opravují chyby a kolik času ztrácejí čekáním na schválení.
• Ušetřený čas: Na základě těchto čísel porovnejte čas, který by automatizace mohla ušetřit, s časem potřebným na nastavení, kontrolu a údržbu, a to včetně případných nákladů na předplatné. Například tříhodinová instalace, která zkrátí dvouhodinovou měsíční úlohu na 30 minut kontroly, se zaplatí za dva měsíce.

Jak naplánovat posloupnost automatizovaného pracovního postupu

Automatizace se snáze nastavuje a kontroluje, když máte jasný plán, jak má práce postupovat od začátku do konce.

Načrtněte proces jako jednoduchý vývojový diagram a projděte tyto body:

• Počáteční a koncové body: Definujte, co pracovní postup spustí, například odeslání formuláře nebo přijetí e-mailu, a co se považuje za dokončené.
• Každá akce v pořadí: Vyjmenujte všechny kroky mezi nimi a poznamenejte, jaké informace každý krok potřebuje a co předává dalšímu.
• Rozhodovací body: Všude, kde by se práce mohla ubírat více než jedním směrem, napište pravidlo jako otázku ano, nebo ne. „Je částka uvedena a čitelná?“ je něco, co software dokáže zkontrolovat. „Vypadá nárok správně?“ nikoli.
• Co se stane, když něco selže: U každého „ne“ rozhodněte, kam práce pokračuje, kdo dostane oznámení a kde se po vyřešení problému znovu připojí k pracovnímu postupu.
• Schválení: Označte každý krok, ve kterém by se pracovní postup měl zastavit a počkat na osobu, než bude pokračovat. Další část se věnuje tomu, jak rozhodnout, které kroky ho potřebují.

Například můžete použít automatizaci pracovního postupu dokumentů ke zpracování žádostí o náhradu výdajů, které zaměstnanci podávají s potvrzeními o svých nákupech. Následující plán ukazuje, jak software přečte každé potvrzení, naloží s chybějícími informacemi a odešle kompletní žádost ke schválení.

Jak ponechat prostor pro lidský úsudek ve vašem automatizovaném pracovním postupu

Pokud se obáváte, že automatizace udělá chybu, které si nikdo nevšimne, řešením není se jí vyhýbat. Řešením je předem rozhodnout, které kroky má zkontrolovat člověk.

Začněte tím, jak bude výsledek použit a co se stane, pokud bude chybný. Nesprávný interní štítek se obvykle dá snadno změnit, ale nesprávná cena odeslaná klientovi už mohla utvářet jeho očekávání.

Pokud krok vyžaduje kontrolu, dejte kontrolujícímu přístup k původním informacím a jasné rozhodnutí, které má učinit. U kroků, které probíhají automaticky, zajistěte, aby software čekal na požadovaná schválení, zaznamenával, co se stalo, a upozornil odpovědnou osobu, když krok selže.

U každého kroku zvolte, zda jej automatizovat, použít software k přípravě práce pro někoho ke kontrole, nebo jej ponechat ručně.

Jak vybrat software pro automatizaci, který chrání vaše data

Než nahrajete obchodní nebo klientské informace do nástroje pro automatizaci (a zejména osobně identifikovatelné údaje), zkontrolujte, jak společnost, která za ním stojí, nakládá s vašimi daty.

Jakmile je jednou nasdílíte, kontrola ani odmítnutí výsledku nezmění skutečnost, že poskytovatel už vaše informace má. Například potvrzení o výdajích mohou prozradit cestování zaměstnanců nebo vztahy s klienty.

U každé služby, kterou zvažujete, zjistěte:

• Co musíte sdílet: Které detaily, soubory nebo konverzace potřebuje a co můžete vynechat.
• Jak se informace používají: Zda poskytovatel používá vaše informace i nad rámec plnění úlohy. U služeb s umělou inteligencí zkontrolujte, zda se nahraný a vygenerovaný obsah používá k trénování modelů.
• Kdo k nim má přístup: Lidé ve vašem týmu, poskytovatel a případné další společnosti podílející se na jejich zpracování. Poznámka: Slib, že na vašich datech nebude trénovat AI, neurčuje, zda poskytovatel může číst vaše uložené informace.
• Co se ukládá: Zda služba uchovává soubory, konverzace nebo logy zpracování, jak dlouho je uchovává a co můžete smazat. Všechny tyto informace najdete v zásadách uchovávání dat jednotlivých aplikací.
• Jak je chráněno: Co šifrování pokrývá a zda poskytovatel drží klíče potřebné k přečtení uložených informací. Soubor zkopírovaný ze šifrovaného úložiště do jiné služby se rovněž stává předmětem ochrany a postupů této služby.

Jak otestovat automatizaci pracovního postupu

Spuštění první automatizace v podobě malého pilotního projektu umožní vašemu týmu najít problémy dříve, než na ní bude záviset více práce.

1. Vyberte úlohu s nízkým rizikem: Zvolte něco opakujícího se, co nezahrnuje soukromé ani důvěrné informace a přináší výsledky, které lze snadno zkontrolovat.
2. Pověřte jednoho člověka: Zajistěte, aby kolegové věděli, kdo může pracovní postup pozastavit, prošetřit selhání a aktualizovat jej, když se proces změní.
3. Informujte lidi, kteří práci vykonávají: Vysvětlete, které kroky nyní probíhají automaticky, co je stále jejich odpovědností a jak nahlásit problém.
4. Testujte i složité případy, nejen ty snadné: Spouštějte běžné případy spolu s neúplnými podáními, duplicitami a neúspěšnými přenosy. Zkontrolujte, že pracovní postup čeká na schválení a odesílá problémy správné osobě.
5. Změřte výsledky: Porovnejte vynaložené úsilí s původním procesem, včetně času stráveného kontrolou výstupů, opravou chyb a údržbou automatizace.
6. Rozšiřte jen tehdy, pokud se osvědčí: Pokud pilotní projekt celkově šetří práci a kvalita se udrží, aniž by jinde vznikala práce navíc, můžete jej rozšířit na další úlohy.

Vyberte si soukromého AI asistenta pro firmy

Lumo je AI asistent pro firmy, který pomáhá se shrnutími, srovnáními a koncepty, aniž by ve výchozím nastavení používal vaše konverzace k trénování modelů. Uložená historie konverzací je chráněna šifrováním s nulovým přístupem, takže ji nedokáže přečíst ani Proton. Díky vhodné lidské kontrole poskytují tato opatření týmům soukromé prostředí pro práci s AI, která se týká obchodních informací.

Soukromí je třeba zachovat i ve zbytku pracovního postupu. Poté, co je připraveno shrnutí nebo koncept, může technický kolega nebo poskytovatel IT využít Proton Drive CLI for Business k automatizaci pracovních postupů se soubory z příkazového řádku a pomocí skriptů zajišťovat nahrávání, stahování a správu souborů.

Automatizace by měla vašemu týmu dát více kapacity, a přitom zachovat důvěrnost informací, které jsou mu svěřeny.