Automatização de fluxos de trabalho: o que é seguro automatizar?

Já ouviu dizer que a IA pode ajudar a fazer mais trabalho em menos tempo. Mas por onde começar?

Para saber o que automatizar, tem de identificar tarefas que sejam repetitivas, baseadas em regras e fáceis de verificar. Depois, tem de configurar um fluxo de trabalho que possa ser executado sem supervisão constante, mas que sinalize falhas antes de causarem problemas. Por fim, tem de deixar espaço suficiente para o julgamento humano onde um erro possa ser dispendioso de desfazer.

Se está no nosso sítio web, provavelmente também está a considerar as implicações para a privacidade e a segurança da automatização de fluxos de trabalho. Precisa de saber para onde vão os dados da sua empresa e dos seus clientes, quem pode aceder a eles e como serão utilizados.

Neste guia, abordamos cada uma destas decisões, passo a passo, para ajudar a identificar bons candidatos à automatização e a executar um projeto-piloto que poupe tempo valioso à sua equipa.

Respondemos a todas as perguntas que tenha sobre automatização de fluxos de trabalho, incluindo:

O que é a automatização de fluxos de trabalho
Como identificar tarefas fáceis de automatizar
Como avaliar cada automatização antes de avançar
Como planear a sequência de um fluxo de trabalho automatizado
Como deixar espaço para o julgamento humano no seu fluxo de trabalho automatizado
Como escolher software de automatização que proteja os seus dados
Como testar a automatização do seu fluxo de trabalho

O que é a automatização de fluxos de trabalho?

A automatização de fluxos de trabalho usa software como o Zapier, o Microsoft Power Automate e o Jira para executar passos que, de outra forma, seriam feitos manualmente. Para o trabalho rotineiro, isto significa muitas vezes seguir regras simples, como enviar um lembrete quando um prazo termina ou carregar um relatório aprovado para a pasta correta. Na secção seguinte, mostramos como as empresas estão a automatizar tarefas em todos os departamentos, desde inquéritos de clientes a relatórios de marketing.

A automatização de fluxos de trabalho com IA usa modelos de linguagem de grande dimensão para interpretar informações, gerar conteúdo ou escolher a ação seguinte num fluxo de trabalho. Os modelos de linguagem de grande dimensão podem trabalhar com software ligado, como calendários ou serviços de armazenamento de ficheiros, para executar ações dentro das permissões que lhes são concedidas.

Dependendo das ferramentas ligadas disponíveis, um assistente de IA para empresas pode gerir um fluxo de trabalho inteiro, do início ao fim, ou tratar de passos individuais. Por exemplo, pode pedir ao Lumo para preparar uma atualização de projeto a partir das notas de progresso semanal da sua equipa.

Vantagens e exemplos da automatização de fluxos de trabalho

Fluxo de trabalho	Exemplo de automatização	Vantagem prática
Inquéritos de clientes	Confirmar os pedidos recebidos e encaminhá-los para a equipa adequada	Respostas mais rápidas: Os clientes recebem uma confirmação fora do horário de expediente e os pedidos chegam mais depressa às pessoas certas
Processamento de faturas	Transferir os detalhes das faturas para o software de contabilidade e sinalizar campos em falta ou possíveis duplicados	Menores custos de processamento e menos erros: Menos tempo gasto a introduzir informações e a corrigir erros de transcrição
Integração de novos colaboradores	Criar tarefas de configuração, enviar informações de boas-vindas e avisar os colegas quando a sua intervenção é necessária	Maior coerência: Cada novo colaborador recebe os passos necessários sem depender de alguém que se lembre de todos os detalhes
Transferências de vendas	Quando um negócio é marcado como concluído, criar uma tarefa de integração e notificar a equipa de contas	Melhor coordenação: As equipas sabem quando o trabalho está pronto para elas e quem é responsável pelo passo seguinte
Atualizações de inventário	Transferir os números de stock entre sistemas e sinalizar os artigos abaixo de um limite definido	Mais capacidade: Um número crescente de produtos e encomendas exige menos verificações manuais de stock
Relatórios de marketing	Recolher as métricas das campanhas e preencher um relatório padrão	Mais tempo para análise: A equipa passa menos tempo a reunir números e mais tempo a decidir o que alterar

Como identificar tarefas fáceis de automatizar

Antes de automatizar uma tarefa, considere se ela ainda precisa de ser feita. Um relatório que ninguém usa pode valer a pena abandonar em vez de automatizar. Depois, para o trabalho que decidiu manter, procure tarefas que partilhem estas características:

Acontecem com frequência: A tarefa surge diariamente, semanalmente ou a cada novo pedido, pelo que o tempo poupado vai-se acumulando.
Seguem sempre os mesmos passos: Poderia descrever o processo como um conjunto de regras sem precisar de muitas exceções.
A informação chega num formato previsível: Formulários, folhas de cálculo e documentos padrão são mais fáceis de automatizar do que pedidos em texto livre.
Os erros são fáceis de detetar: Um campo em falta ou um documento mal arquivado é rapidamente notado e corrigido.

Para as encontrar, procure os pontos onde o trabalho abranda ou corre mal. Os sinais comuns incluem informações copiadas à mão de um lugar para outro, colegas à espera que alguém lhes passe o trabalho e os mesmos erros a serem corrigidos vezes sem conta. Tarefas como estas são muitas vezes adequadas à automatização, como por exemplo:

Copiar informações entre aplicações ou folhas de cálculo
Enviar lembretes e confirmações padrão
Verificar se os campos obrigatórios estão preenchidos
Preparar relatórios a partir das mesmas fontes
Mover ficheiros para pastas previsíveis

Agora que identificou as tarefas que pode automatizar, está na altura de verificar se cada uma vale o esforço.

Como avaliar cada automatização antes de avançar

Como cada automatização exige tempo para configurar, verificar e manter, sujeite cada tarefa a estas cinco verificações antes de avançar:

Compatibilidade: Confirme que o software que está a considerar consegue trocar informações com as aplicações que já utiliza. Se não conseguir ligar-se ao local onde os seus dados estão, alguém acabará por movê-los manualmente, o que anula o propósito.
Responsabilidade: Nomeie uma pessoa para configurar a automatização e mantê-la a funcionar. Quando um processo muda ou um passo falha, a sua equipa precisa de saber a quem recorrer.
Apoio técnico: Verifique se essa pessoa consegue gerir a configuração sozinha ou se vai precisar de ajuda do departamento de TI ou de um fornecedor externo. Inclua esse tempo e esse custo no seu plano desde o início.
Carga de trabalho atual: Pergunte às pessoas que fazem o trabalho quanto tempo cada tarefa demora, com que frequência corrigem erros e quanto tempo perdem à espera de aprovações.
Tempo poupado: Com base nesses valores, compare o tempo que a automatização pode poupar com o tempo necessário para configurar, rever e manter, mais os eventuais custos de subscrição. Por exemplo, uma configuração de três horas que reduz uma tarefa mensal de duas horas a 30 minutos de revisão compensa-se ao fim de dois meses.

Como planear uma sequência de fluxo de trabalho de automatização

A automatização é mais fácil de configurar e verificar quando tem um plano claro para o modo como o trabalho deve avançar do início ao fim.

Esboce o processo como um fluxograma simples e analise estes pontos:

Pontos de início e de fim: Defina o que desencadeia o fluxo de trabalho, como a submissão de um formulário ou a chegada de um e-mail, e o que conta como concluído.
Cada ação por ordem: Enumere todos os passos entre os dois e indique que informações cada passo precisa e o que transmite ao passo seguinte.
Pontos de decisão: Sempre que o trabalho possa seguir mais do que um caminho, escreva a regra como uma pergunta de sim ou não. «O valor está presente e é legível?» é algo que o software consegue verificar. «O pedido parece correto?» já não.
O que acontece quando algo corre mal: Para cada «não», decida para onde o trabalho segue, quem é notificado e onde volta a integrar-se no fluxo de trabalho depois de o problema ser resolvido.
Aprovações: Assinale qualquer passo em que o fluxo de trabalho deva parar e aguardar por uma pessoa antes de continuar. A secção seguinte explica como decidir que passos precisam de aprovação.

Por exemplo, pode usar a automatização do fluxo de trabalho de documentos para processar pedidos de despesas que os colaboradores submetem com recibos das suas compras. O plano abaixo mostra como o software lê cada recibo, trata as informações em falta e envia um pedido completo para aprovação.

Como deixar espaço para o julgamento humano no seu fluxo de trabalho de automatização

Se lhe preocupa que a automatização cometa um erro que ninguém detete, a resposta não é evitá-la. É decidir com antecedência que passos precisam de ser verificados por uma pessoa.

Comece por pensar em como o resultado será utilizado e no que acontece se estiver errado. Uma etiqueta interna incorreta é habitualmente fácil de alterar, mas um preço incorreto enviado a um cliente pode já ter moldado as suas expectativas.

Se um passo precisar de revisão, dê ao revisor acesso à informação original e uma decisão clara a tomar. Nos passos que são executados automaticamente, certifique-se de que o software aguarda pelas aprovações necessárias, registe o que aconteceu e alerte a pessoa responsável quando um passo falha.

Para cada passo, escolha se deve automatizá-lo, usar software para preparar o trabalho a fim de ser revisto por alguém, ou mantê-lo manual.

Abordagem	Quando se adequa	Exemplo
Automatizar	Regras claras, dados de entrada previsíveis e erros fáceis de detetar e corrigir	Criar uma tarefa a partir de um formulário preenchido
Assistir e rever	O software reduz o tempo de preparação, mas o resultado tem de ser verificado antes de ser utilizado	Resumir notas de reunião ou redigir uma atualização para um cliente
Manter a decisão manual	O passo depende de negociação, empatia, provas contraditórias ou de uma exceção à política	Acordar uma compensação para um cliente insatisfeito

Como escolher software de automatização que proteja os seus dados

Antes de carregar informações comerciais ou de clientes para uma ferramenta de automatização, sobretudo informações pessoais identificáveis, verifique como a empresa responsável por ela trata os seus dados.

Depois de a partilhar, rever ou rejeitar o resultado não altera o facto de o fornecedor já ter as suas informações. Os recibos de despesas, por exemplo, podem revelar deslocações de colaboradores ou relações com clientes.

Para cada serviço que está a considerar, descubra:

O que precisa de partilhar: Que detalhes, ficheiros ou conversas são necessários e o que pode deixar de fora.
Como a informação é utilizada: Se o fornecedor usa as suas informações para além de executar a tarefa. Nos serviços de IA, verifique se os carregamentos e o conteúdo gerado são usados para treinar modelos.
Quem pode aceder a ela: As pessoas da sua equipa, o fornecedor e quaisquer outras empresas envolvidas no seu tratamento. Nota: A promessa de não treinar IA com os seus dados não estabelece se o fornecedor pode ler as suas informações armazenadas.
O que é armazenado: Se o serviço guarda ficheiros, conversas ou registos de processamento, durante quanto tempo os retém e o que pode eliminar. Encontrará toda esta informação na política de retenção de dados de cada aplicação.
Como é protegida: O que a encriptação abrange e se o fornecedor detém as chaves necessárias para ler informações armazenadas. Um ficheiro copiado de um armazenamento encriptado para outro serviço fica também sujeito às proteções e práticas desse serviço.

Como testar a automatização do seu fluxo de trabalho

Executar a sua primeira automatização como um pequeno projeto-piloto permite à sua equipa encontrar problemas antes de mais trabalho depender dela.

Escolha uma tarefa de baixo risco: Opte por algo repetitivo que não envolva informações privadas ou confidenciais e que produza resultados fáceis de verificar.
Nomeie uma pessoa responsável: Certifique-se de que os colegas sabem quem pode colocar o fluxo de trabalho em pausa, investigar falhas e atualizá-lo quando o processo muda.
Informe as pessoas que fazem o trabalho: Explique que passos passam agora a acontecer automaticamente, o que continua a ser da sua responsabilidade e como comunicar um problema.
Teste os casos difíceis, não apenas os fáceis: Execute casos comuns a par de submissões incompletas, duplicados e transferências falhadas. Verifique se o fluxo de trabalho aguarda pelas aprovações e encaminha os problemas para a pessoa certa.
Meça os resultados: Compare o esforço envolvido com o processo original, incluindo o tempo gasto a rever resultados, a corrigir erros e a manter a automatização.
Expanda apenas se valer a pena: Se o projeto-piloto poupar trabalho no cômputo geral e a qualidade se mantiver sem criar trabalho adicional noutros pontos, pode alargá-lo a mais tarefas.

Escolha um assistente de IA para empresas que seja privado

O Lumo é um assistente de IA para empresas que ajuda com resumos, comparações e rascunhos sem utilizar as suas conversas para treinar modelos por predefinição. O histórico de conversas guardado é protegido com encriptação de acesso zero, pelo que nem a Proton o consegue ler. Com a devida revisão humana, estas proteções dão às equipas um ambiente privado para assistência de IA que envolva informações empresariais.

A privacidade tem de se manter ao longo do resto do fluxo de trabalho. Depois de preparar um resumo ou rascunho, um colega técnico ou um fornecedor de TI pode utilizar a Proton Drive CLI for Business para automatizar fluxos de trabalho de ficheiros a partir da linha de comandos e criar scripts para o carregamento, a transferência e a gestão de ficheiros.

A automatização deve dar mais capacidade à sua equipa, preservando a confidencialidade das informações que lhe são confiadas.