Un cadre simple pour décider quoi automatiser et quoi garder manuel

Vous avez entendu dire que l’IA peut vous aider à travailler plus vite. Mais par où commencer ?

Pour savoir quoi automatiser, vous devez identifier les tâches répétitives, fondées sur des règles et faciles à vérifier. Vous devez ensuite configurer un workflow capable de fonctionner sans supervision constante, tout en signalant les échecs avant qu’ils ne causent des problèmes. Enfin, vous devez laisser suffisamment de place au jugement humain là où une erreur pourrait être coûteuse à annuler.

Si vous êtes sur notre site internet, vous envisagez probablement aussi les implications des automatisations de workflow en matière de respect de la vie privée et de sécurité. Vous devez savoir où vont les données de votre entreprise et de vos clients, qui peut y accéder et comment elles seront utilisées.

Dans ce guide, nous vous accompagnons dans chacune de ces décisions, étape par étape, pour vous aider à repérer les bons candidats à l’automatisation et à mener un pilote qui fera gagner un temps précieux à votre équipe.

Nous répondons à toutes vos questions sur l’automatisation du workflow, notamment :

• Qu’est-ce que l’automatisation du workflow
• Comment identifier les tâches faciles à automatiser
• Comment évaluer chaque automatisation avant de vous engager
• Comment planifier une séquence de workflow d’automatisation
• Comment laisser une place au jugement humain dans votre workflow d’automatisation
• Comment choisir un logiciel d’automatisation qui protège vos données
• Comment tester votre automatisation de workflow

Qu’est-ce que l’automatisation du workflow ?

L’automatisation du workflow utilise des logiciels tels que Zapier, Microsoft Power Automate et Jira pour exécuter des étapes qui seraient autrement réalisées manuellement. Pour le travail routinier, cela signifie souvent suivre des règles simples, comme envoyer un rappel lorsqu’une échéance est dépassée ou importer un rapport approuvé dans le bon dossier. Dans la section suivante, nous vous montrons comment les entreprises automatisent des tâches dans chaque service, des demandes clients aux rapports marketing.

L’automatisation du workflow par l’IA utilise de grands modèles de langage pour interpréter des informations, générer du contenu ou choisir l’action suivante dans un workflow. Les grands modèles de langage peuvent collaborer avec des logiciels connectés, comme des calendriers ou des services d’espace de stockage de fichiers, pour effectuer des actions dans le cadre des autorisations qui leur sont accordées.

Selon les outils connectés disponibles, un assistant IA pour les entreprises peut gérer tout un workflow de bout en bout ou prendre en charge des étapes individuelles. Par exemple, vous pouvez demander à Lumo de préparer une mise à jour de projet à partir des notes de progression hebdomadaires de votre équipe.

Avantages et exemples de l’automatisation du workflow

Comment identifier les tâches faciles à automatiser

Avant d’automatiser une tâche, demandez-vous si elle doit encore être réalisée. Un rapport que personne n’utilise mérite peut-être d’être abandonné plutôt qu’automatisé. Ensuite, pour le travail que vous avez décidé de conserver, recherchez les tâches qui présentent ces caractéristiques :

• Elles sont fréquentes : la tâche revient chaque jour, chaque semaine ou à chaque nouvelle demande, et le temps gagné s’accumule.
• Elles suivent toujours les mêmes étapes : vous pouvez décrire le processus sous forme de règles, sans avoir besoin de nombreuses exceptions.
• Les informations arrivent dans un format prévisible : les formulaires, les feuilles de calcul et les documents standard sont plus faciles à automatiser que les demandes en texte libre.
• Les erreurs sont faciles à repérer : un champ manquant ou un document mal classé est vite remarqué et corrigé.

Pour les repérer, cherchez où le travail ralentit ou se passe mal. Les signes courants incluent des informations copiées à la main d’un endroit à un autre, des collègues qui attendent que quelqu’un leur transmette du travail et les mêmes erreurs corrigées encore et encore. Les tâches de ce type se prêtent souvent bien à l’automatisation, par exemple :

• Copier des informations entre des applications ou des feuilles de calcul
• Envoyer des rappels et des confirmations standard
• Vérifier si les champs obligatoires sont renseignés
• Préparer des rapports à partir des mêmes sources
• Déplacer les fichiers dans des dossiers prévisibles

Maintenant que vous avez identifié les tâches que vous pourriez automatiser, il est temps de vérifier si chacune mérite l’effort.

Comment évaluer chaque automatisation avant de vous engager

Chaque automatisation demande du temps pour être configurée, vérifiée et maintenue. Avant de vous engager, soumettez donc chaque tâche à ces cinq vérifications :

• Compatibilité : confirmez que le logiciel envisagé peut échanger des informations avec les applications que vous utilisez déjà. S’il ne peut pas se connecter à l’endroit où se trouvent vos données, quelqu’un finira par les déplacer à la main, ce qui va à l’encontre de l’objectif.
• Responsabilité : désignez une personne chargée de configurer l’automatisation et de la maintenir en fonctionnement. Lorsqu’un processus change ou qu’une étape échoue, votre équipe doit savoir à qui s’adresser.
• Support technique : déterminez si cette personne peut gérer la configuration seule ou si elle aura besoin de l’aide du service informatique ou d’un prestataire externe. Intégrez ce temps et ce coût dans votre plan dès le départ.
• Charge de travail actuelle : demandez aux personnes qui effectuent le travail combien de temps prend chaque tâche, à quelle fréquence elles corrigent des erreurs et combien de temps elles perdent à attendre des validations.
• Temps gagné : à partir de ces chiffres, comparez le temps que l’automatisation pourrait faire gagner au temps nécessaire pour la configurer, la vérifier et la maintenir, en ajoutant les éventuels coûts d’abonnement. Par exemple, une configuration de trois heures qui réduit une tâche mensuelle de deux heures à 30 minutes de vérification est rentabilisée en deux mois.

Comment planifier une séquence de workflow d’automatisation

L’automatisation est plus facile à configurer et à vérifier lorsque vous disposez d’un plan clair du déroulement du travail, du début à la fin.

Représentez le processus sous la forme d’un organigramme simple et examinez les points suivants :

• Points de départ et d’arrivée : définissez ce qui déclenche le workflow, comme l’envoi d’un formulaire ou la réception d’un message, et ce qui marque sa fin.
• Chaque action dans l’ordre : listez toutes les étapes intermédiaires et notez quelles informations chacune nécessite et ce qu’elle transmet à la suivante.
• Points de décision : partout où le travail peut prendre plusieurs directions, formulez la règle sous forme de question fermée. « Le montant est-il présent et lisible ? » est une question qu’un logiciel peut vérifier. « La demande semble-t-elle correcte ? » ne l’est pas.
• Ce qui se passe en cas de problème : pour chaque « non », décidez où le travail se poursuit, qui est averti et à quel moment il réintègre le workflow une fois le problème résolu.
• Validations : marquez toute étape où le workflow doit s’arrêter et attendre une personne avant de continuer. La section suivante explique comment déterminer les étapes qui en ont besoin.

Par exemple, vous pouvez utiliser l’automatisation du workflow documentaire pour traiter les notes de frais que les employés transmettent avec les reçus de leurs achats. Le plan ci-dessous montre comment le logiciel lit chaque reçu, gère les informations manquantes et envoie une note de frais complète pour validation.

Comment laisser une place au jugement humain dans votre workflow d’automatisation

Si vous craignez qu’une automatisation commette une erreur que personne ne remarque, la solution n’est pas de l’éviter. Il s’agit de déterminer à l’avance les étapes qui nécessitent une vérification humaine.

Commencez par la façon dont le résultat sera utilisé et par les conséquences d’une erreur. Une étiquette interne incorrecte est généralement facile à corriger, mais un prix erroné envoyé à un client a peut-être déjà façonné ses attentes.

Si une étape nécessite une vérification, donnez à la personne chargée du contrôle accès aux informations d’origine et une décision claire à prendre. Pour les étapes qui s’exécutent automatiquement, assurez-vous que le logiciel attend les validations requises, consigne ce qui s’est passé et alerte la personne responsable lorsqu’une étape échoue.

Pour chaque étape, choisissez de l’automatiser, d’utiliser un logiciel pour préparer le travail à vérifier par une personne, ou de la garder manuelle.

Comment choisir un logiciel d’automatisation qui protège vos données

Avant d’importer des informations commerciales ou relatives à vos clients dans un outil d’automatisation, et notamment des informations personnelles identifiables, vérifiez comment l’entreprise qui le propose traite vos données.

Une fois l’information partagée, le fait de vérifier ou de rejeter le résultat ne changera rien : le prestataire dispose déjà de vos informations. Les reçus de notes de frais, par exemple, peuvent révéler les déplacements des employés ou les relations avec les clients.

Pour chaque service envisagé, renseignez-vous :

• Ce que vous devez partager : quelles informations, quels fichiers ou quelles conversations sont nécessaires, et ce que vous pouvez omettre.
• L’utilisation des informations : si le prestataire utilise vos informations au-delà de l’exécution de la tâche. Pour les services d’IA, vérifiez si les fichiers importés et les contenus générés servent à entraîner des modèles.
• Qui peut y accéder : les personnes de votre équipe, le prestataire et toute autre entreprise participant au traitement. Remarque : promettre de ne pas entraîner d’IA sur vos données ne permet pas de savoir si le prestataire peut lire vos informations stockées.
• Ce qui est stocké : si le service conserve des fichiers, des conversations ou des journaux de traitement, pendant combien de temps il les conserve et ce que vous pouvez supprimer. Toutes ces informations figurent dans la politique de conservation des données de chaque application.
• Comment il est protégé : ce que couvre le chiffrement et si le prestataire détient les clés nécessaires pour lire les informations stockées. Un fichier copié depuis un espace de stockage chiffré vers un autre service devient lui aussi soumis aux protections et aux pratiques de ce service.

Comment tester votre automatisation de workflow

Lancer votre première automatisation sous forme de petit projet pilote permet à votre équipe de détecter les problèmes avant que d’autres tâches n’en dépendent.

1. Choisissez une tâche à faible risque : privilégiez une tâche répétitive qui n’implique aucune information privée ou confidentielle et dont les résultats sont faciles à vérifier.
2. Désignez une personne responsable : assurez-vous que vos collègues savent qui peut suspendre le workflow, analyser les échecs et le mettre à jour lorsque le processus change.
3. Informez les personnes qui effectuent le travail : expliquez quelles étapes se déroulent désormais automatiquement, ce qui reste de leur responsabilité et comment signaler un problème.
4. Testez les cas délicats, pas seulement les plus simples : lancez des cas ordinaires en parallèle de formulaires incomplets, de doublons et de transferts échoués. Vérifiez que le workflow attend les validations et transmet les problèmes à la bonne personne.
5. Mesurez les résultats : comparez l’effort demandé avec celui du processus d’origine, y compris le temps consacré à vérifier les résultats, à corriger les erreurs et à maintenir l’automatisation.
6. Étendez-le uniquement s’il fait ses preuves : si le projet pilote fait gagner du temps dans l’ensemble et que la qualité reste au rendez-vous sans créer de travail supplémentaire ailleurs, vous pouvez l’étendre à d’autres tâches.

Choisir un assistant IA d’entreprise respectueux de votre vie privée

Lumo est un assistant IA d’entreprise qui facilite les synthèses, les comparaisons et les brouillons sans utiliser vos conversations pour entraîner les modèles par défaut. L’historique des conversations enregistrées est protégé par un chiffrement à accès zéro, si bien que même Proton ne peut pas le lire. Avec un examen humain approprié, ces protections offrent aux équipes un environnement privé pour une assistance IA portant sur des informations professionnelles.

Le respect de la vie privée doit aussi s’appliquer au reste du workflow. Après avoir préparé une synthèse ou un brouillon, un collègue technique ou un prestataire informatique peut utiliser Proton Drive CLI for Business pour automatiser les workflows de fichiers en ligne de commande et scripter l’importation, le téléchargement et la gestion des fichiers.

L’automatisation doit offrir plus de capacités à votre équipe tout en préservant la confidentialité des informations qui lui sont confiées.