En enkel modell för att avgöra vad som ska automatiseras och vad som ska förbli manuellt

Du har hört att AI kan hjälpa dig att få mer gjort, snabbare. Men var börjar du?

För att veta vad som ska automatiseras behöver du identifiera uppgifter som är repetitiva, regelstyrda och lätta att kontrollera. Sedan behöver du konfigurera ett arbetsflöde som kan köras utan ständig övervakning men som flaggar fel innan de orsakar problem. Till sist behöver du lämna tillräckligt utrymme för mänsklig bedömning där ett misstag kan vara kostsamt att ångra.

Om du är på vår webbplats överväger du förmodligen också vilka konsekvenser arbetsflödesautomatisering har för integritet och säkerhet. Du behöver veta var dina affärs- och kunddata tar vägen, vem som kan få åtkomst till dem och hur de kommer att användas.

I den här guiden går vi igenom vart och ett av dessa beslut, steg för steg, för att hjälpa dig att hitta bra kandidater för automatisering och köra en pilot som sparar värdefull tid för ditt team.

Vi svarar på alla frågor du har om arbetsflödesautomatisering, bland annat:

• Vad är arbetsflödesautomatisering
• Hur du identifierar uppgifter som är lätta att automatisera
• Hur du granskar varje automatisering innan du satsar
• Hur du planerar en sekvens för ett automatiserat arbetsflöde
• Hur du lämnar utrymme för mänsklig bedömning i ditt automatiserade arbetsflöde
• Hur du väljer automatiseringsmjukvara som skyddar dina data
• Hur du testar din arbetsflödesautomatisering

Vad är arbetsflödesautomatisering?

Arbetsflödesautomatisering använder mjukvara som Zapier, Microsoft Power Automate och Jira för att utföra steg som annars skulle göras manuellt. För rutinarbete innebär det ofta att följa enkla regler, som att skicka en påminnelse när en deadline passerar eller ladda upp en godkänd rapport till rätt mapp. I nästa avsnitt visar vi hur företag automatiserar uppgifter i alla avdelningar, från kundförfrågningar till marknadsföringsrapporter.

AI-arbetsflödesautomatisering använder stora språkmodeller för att tolka information, generera innehåll eller välja nästa åtgärd i ett arbetsflöde. Stora språkmodeller kan arbeta med ansluten mjukvara, som kalendrar eller tjänster för fillagring, och vidta åtgärder inom de behörigheter de har fått.

Beroende på vilka anslutna verktyg som finns tillgängliga kan en AI-assistent för företag hantera ett helt arbetsflöde från början till slut eller enskilda steg. Du kan till exempel be Lumo att förbereda en projektuppdatering utifrån teamets veckovisa framstegsanteckningar.

Fördelar och exempel med arbetsflödesautomatisering

Hur du identifierar uppgifter som är lätta att automatisera

Innan du automatiserar en uppgift bör du överväga om den fortfarande behöver göras överhuvudtaget. En rapport som ingen använder kan vara värd att lägga ner i stället för att automatisera. Leta sedan, bland det arbete du har bestämt dig för att behålla, efter uppgifter som har dessa egenskaper:

• De inträffar ofta: Uppgiften dyker upp dagligen, veckovis eller vid varje ny förfrågan, så den sparade tiden blir snabbt mycket.
• De följer samma steg varje gång: Du kan skriva ner processen som en uppsättning regler utan att behöva särskilt många undantag.
• Informationen kommer i ett förutsägbart format: Formulär, kalkylblad och standarddokument är lättare att automatisera än förfrågningar i fritext.
• Misstag är lätta att upptäcka: Ett saknat fält eller ett felaktigt arkiverat dokument upptäcks och åtgärdas snabbt.

För att hitta dem kan du leta där arbetet går långsamt eller blir fel. Vanliga tecken är information som kopieras för hand från ett ställe till ett annat, kollegor som väntar på att någon ska skicka vidare arbetet och samma fel som rättas om och om igen. Uppgifter som dessa passar ofta bra att automatisera, till exempel:

• Kopiera information mellan appar eller kalkylblad
• Skicka standardpåminnelser och bekräftelser
• Kontrollera om obligatoriska fält är ifyllda
• Förbereda rapporter från samma källor
• Flytta filer till förutsägbara mappar

Nu när du har identifierat uppgifter som kan automatiseras är det dags att kontrollera om var och en är värd besväret.

Så granskar du varje automatisering innan du bestämmer dig

Eftersom varje automatisering tar tid att konfigurera, kontrollera och underhålla bör du låta varje uppgift genomgå de här fem kontrollerna innan du bestämmer dig:

• Kompatibilitet: Bekräfta att mjukvaran du överväger kan utbyta information med de appar du redan använder. Om den inte kan ansluta till platsen där dina data finns kommer någon till slut att flytta dem manuellt, vilket motverkar syftet.
• Ägarskap: Utser en person som konfigurerar automatiseringen och håller den igång. När en process ändras eller ett steg inte fungerar behöver teamet veta vem man ska vända sig till.
• Teknisk support: Ta reda på om personen kan hantera konfigurationen själv eller behöver hjälp från IT eller en extern leverantör. Räkna in den tiden och kostnaden i planeringen redan från början.
• Nuvarande arbetsbelastning: Fråga dem som utför arbetet hur lång tid varje uppgift tar, hur ofta de rättar misstag och hur mycket tid de förlorar på att vänta på godkännanden.
• Sparad tid: Jämför med hjälp av de siffrorna den tid automatiseringen kan spara med den tid det tar att konfigurera, granska och underhålla den, plus eventuella prenumerationskostnader. En konfigurering på tre timmar som kortar en två timmar lång månadsuppgift till 30 minuters granskning betalar till exempel sig själv på två månader.

Så planerar du en sekvens för ett automatiserat arbetsflöde

Automatisering är enklare att konfigurera och kontrollera när du har en tydlig plan för hur arbetet ska flöda från början till slut.

Skissa processen som ett enkelt flödesschema och gå igenom följande punkter:

• Start- och slutpunkter: Definiera vad som sätter igång arbetsflödet, till exempel att ett formulär skickas in eller att ett e-postmeddelande kommer in, och vad som räknas som avslutat.
• Varje åtgärd i ordning: Lista varje steg däremellan och notera vilken information varje steg behöver och vad det skickar vidare till nästa.
• Beslutspunkter: Skriv regeln som en ja-eller-nej-fråga där arbetet kan gå mer än en väg. ”Finns beloppet och går det att läsa?” är något som mjukvara kan kontrollera. ”Ser kravet rimligt ut?” går inte.
• Vad som händer när något går fel: Bestäm för varje ”nej” vart arbetet ska ta vägen härnäst, vem som ska meddelas och var det återgår till arbetsflödet när problemet är löst.
• Godkännanden: Markera varje steg där arbetsflödet ska stanna och invänta en person innan det fortsätter. Nästa avsnitt tar upp hur du avgör vilka steg som behöver ett godkännande.

Du kan till exempel använda automatisering av dokumentarbetsflöden för att behandla utlägg som anställda skickar in med kvitton för sina inköp. Planen nedan visar hur mjukvaran läser varje kvitto, hanterar saknad information och skickar ett komplett utlägg för godkännande.

Så lämnar du utrymme för mänsklig bedömning i ditt automatiserade arbetsflöde

Om du är orolig för att automatiseringen ska göra ett misstag som ingen upptäcker är svaret inte att undvika den. Det är att i förväg bestämma vilka steg som behöver granskas av en person.

Utgå från hur resultatet ska användas och vad som händer om det är fel. En felaktig intern etikett är oftast lätt att ändra, men ett felaktigt pris som skickats till en kund kan redan ha format kundens förväntningar.

Om ett steg behöver granskas ska den som granskar få åtkomst till den ursprungliga informationen och ett tydligt beslut att fatta. För steg som körs automatiskt ska du se till att mjukvaran inväntar nödvändiga godkännanden, loggar vad som hände och larmar den ansvariga personen när ett steg inte fungerar.

Bestäm för varje steg om det ska automatiseras, om mjukvara ska förbereda arbetet för granskning eller om det ska förbli manuellt.

Så väljer du automatiseringsmjukvara som skyddar dina data

Innan du laddar upp affärs- eller kundinformation till ett automatiseringsverktyg, och särskilt personligt identifierbar information, bör du kontrollera hur företaget bakom verktyget hanterar dina data.

När du väl har delat den ändrar en granskning eller avvisning av resultatet inte det faktum att leverantören redan har din information. Utläggskvitton kan till exempel avslöja anställdas resor eller kundrelationer.

Ta reda på följande för varje tjänst du överväger:

• Vad du behöver dela: Vilka detaljer, filer eller konversationer tjänsten behöver och vad du kan utelämna.
• Hur informationen används: Om leverantören använder din information för något mer än att utföra uppgiften. För AI-tjänster bör du kontrollera om uppladdningar och genererat innehåll används för att träna modeller.
• Vem som kan få åtkomst till den: Personer i teamet, leverantören och eventuella andra företag som är inblandade i behandlingen. Obs: Ett löfte om att inte träna AI på dina data säger inget om huruvida leverantören kan läsa din lagrade information.
• Vad som lagras: Om tjänsten behåller filer, konversationer eller behandlingsloggar, hur länge den behåller dem och vad du kan ta bort. All den här informationen finns i varje applikations policy för lagring av data.
• Hur den skyddas: Vad krypteringen omfattar och om leverantören har de nycklar som krävs för att läsa lagrad information. En fil som kopieras från krypterat lagringsutrymme till en annan tjänst omfattas även av den tjänstens skydd och rutiner.

Så testar du ditt automatiserade arbetsflöde

Att köra din första automatisering som en liten pilot gör att teamet hittar problem innan mer arbete blir beroende av den.

1. Välj en uppgift med låg risk: Välj något repetitivt som inte involverar privat eller konfidentiell information och som ger resultat som är lätta att kontrollera.
2. Utser en ansvarig person: Se till att kollegorna vet vem som kan pausa arbetsflödet, utreda fel och uppdatera det när processen ändras.
3. Informera dem som utför arbetet: Förklara vilka steg som nu sker automatiskt, vad som fortfarande är deras ansvar och hur de rapporterar ett problem.
4. Testa de besvärliga fallen, inte bara de enkla: Kör vanliga fall tillsammans med ofullständiga inskickningar, dubbletter och överföringar som inte gick igenom. Kontrollera att arbetsflödet inväntar godkännanden och skickar problem vidare till rätt person.
5. Mät resultaten: Jämför arbetsinsatsen med den ursprungliga processen, inklusive tiden som läggs på att granska resultat, rätta misstag och underhålla automatiseringen.
6. Utöka bara om det håller: Om piloten sparar arbete totalt sett och kvaliteten håller utan att skapa extra arbete någon annanstans kan du utöka den till fler uppgifter.

Välj en AI-assistent för företag som är privat

Lumo är en AI-assistent för företag som hjälper till med sammanfattningar, jämförelser och utkast utan att som standard använda dina konversationer för att träna modeller. Sparad konversationshistorik skyddas med nollåtkomstkryptering, så inte ens Proton kan läsa den. Med lämplig mänsklig granskning ger dessa skydd team en privat miljö för AI-assistans som rör affärsinformation.

Integriteten måste genomsyra resten av arbetsflödet också. När en sammanfattning eller ett utkast har tagits fram kan en teknisk kollega eller en IT-leverantör använda Proton Drive CLI for Business för att automatisera filarbetsflöden från kommandoraden och skripta filuppladdningar, filnedladdningar och filhantering.

Automatisering bör ge ditt team mer kapacitet samtidigt som konfidentialiteten för den information som anförtrotts teamet bevaras.