Et enkelt rammeverk for å avgjøre hva som skal automatiseres og hva som skal forbli manuelt

Du har hørt at KI kan hjelpe deg med å få gjort mer arbeid, raskere. Men hvor begynner du?

For å vite hva som skal automatiseres, må du identifisere oppgaver som er repetitive, regelbaserte og enkle å kontrollere. Deretter må du konfigurere en arbeidsflyt som kan kjøre uten konstant overvåking, men som flagger feil før de forårsaker problemer. Til slutt må du gi nok rom for menneskelig vurdering der en feil kan være kostbar å angre.

Hvis du er på nettstedet vårt, vurderer du sannsynligvis også personvern- og sikkerhetskonsekvensene av arbeidsflytautomatisering. Du må vite hvor forretnings- og klientdataene dine havner, hvem som har tilgang til dem, og hvordan de vil bli brukt.

I denne veiledningen tar vi deg gjennom hver av disse beslutningene, steg for steg, for å hjelpe deg med å finne gode kandidater for automatisering og kjøre en pilot som sparer teamet ditt verdifull tid.

Vi svarer på alle spørsmålene du har om arbeidsflytautomatisering, blant annet:

• Hva er arbeidsflytautomatisering
• Hvordan identifisere oppgaver som er enkle å automatisere
• Hvordan vurdere hver automatisering før du forplikter deg
• Hvordan planlegge en sekvens for automatiseringsarbeidsflyt
• Hvordan gi rom for menneskelig vurdering i automatiseringsarbeidsflyten din
• Hvordan velge automatiseringsprogramvare som beskytter dataene dine
• Hvordan teste arbeidsflytautomatiseringen din

Hva er arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering bruker programvare som Zapier, Microsoft Power Automate og Jira for å utføre trinn som ellers ville blitt gjort manuelt. For rutinearbeid betyr dette ofte å følge enkle regler, for eksempel å sende en påminnelse når en frist passerer, eller å laste opp en godkjent rapport til riktig mappe. I neste avsnitt viser vi deg hvordan bedrifter automatiserer oppgaver i alle avdelinger, fra kundeforespørsler til markedsføringsrapporter.

KI-arbeidsflytautomatisering bruker store språkmodeller til å tolke informasjon, generere innhold eller velge neste handling i en arbeidsflyt. Store språkmodeller kan jobbe med tilkoblet programvare, som kalendere eller fillagringstjenester, for å utføre handlinger innenfor tillatelsene de har fått.

Avhengig av hvilke tilkoblede verktøy som er tilgjengelige, kan en KI-assistent for bedrifter administrere en hel arbeidsflyt fra start til slutt eller håndtere enkelttrinn. Du kan for eksempel be Lumo om å forberede en prosjektoppdatering basert på teamets ukentlige fremdriftsnotater.

Fordeler og eksempler med arbeidsflytautomatisering

Hvordan identifisere oppgaver som er enkle å automatisere

Før du automatiserer en oppgave, bør du vurdere om den i det hele tatt fortsatt trenger å gjøres. En rapport ingen bruker, er kanskje verdt å legge ned i stedet for å automatisere. Deretter, for arbeidet du har bestemt deg for å beholde, se etter oppgaver som deler disse kjennetegnene:

• De skjer ofte: Oppgaven dukker opp daglig, ukentlig eller ved hver nye forespørsel, så spart tid summerer seg opp.
• De følger de samme trinnene hver gang: Du kan skrive ned prosessen som et sett med regler uten å trenge mange unntak.
• Informasjonen kommer i et forutsigbart format: Skjemaer, regneark og standarddokumenter er enklere å automatisere enn fritekstforespørsler.
• Feil er enkle å oppdage: Et manglende felt eller et feilplassert dokument oppdages og rettes raskt.

For å finne dem, se etter steder der arbeidet går langsomt eller går galt. Vanlige tegn er informasjon som kopieres manuelt fra ett sted til et annet, kolleger som venter på at noen skal sende arbeidet videre, og de samme feilene som rettes om og om igjen. Oppgaver som disse egner seg ofte godt for automatisering, for eksempel:

• Kopiere informasjon mellom apper eller regneark
• Sende standardpåminnelser og bekreftelser
• Sjekke om påkrevde felt er utfylt
• Utarbeide rapporter fra de samme kildene
• Flytter filer inn i forutsigbare mapper

Nå som du har identifisert oppgaver du kan automatisere, er det på tide å sjekke om hver av dem er verdt innsatsen.

Slik vurderer du hver automatisering før du setter i gang

Siden hver automatisering tar tid å konfigurere, kontrollere og vedlikeholde, bør du kjøre hver oppgave gjennom disse fem sjekkene før du setter i gang:

• Kompatibilitet: Bekreft at programvaren du vurderer, kan utveksle informasjon med appene du allerede bruker. Hvis den ikke kan kobles til der dataene dine ligger, ender noen opp med å flytte dem manuelt, noe som gjør at hensikten faller bort.
• Eierskap: Utpek én person som skal konfigurere automatiseringen og holde den i gang. Når en prosess endres eller et trinn feiler, må teamet vite hvem de skal henvende seg til.
• Teknisk støtte: Finn ut om denne personen kan administrere oppsettet alene, eller om det trengs hjelp fra IT eller en ekstern leverandør. Ta med den tiden og kostnaden i planen din fra starten av.
• Nåværende arbeidsbelastning: Spør de som utfører arbeidet, hvor lang tid hver oppgave tar, hvor ofte de retter feil, og hvor mye tid de mister på å vente på godkjenninger.
• Tid spart: Bruk disse tallene til å sammenligne tiden automatiseringen kan spare, med tiden det tar å konfigurere, gjennomgå og vedlikeholde, pluss eventuelle abonnementskostnader. Et oppsett som tar tre timer og reduserer en månedlig oppgave på to timer til 30 minutter med gjennomgang, tjener seg for eksempel inn på to måneder.

Slik planlegger du en sekvens for automatiseringsarbeidsflyten

Automatisering er enklere å konfigurere og kontrollere når du har en tydelig plan for hvordan arbeidet skal gå fra start til slutt.

Skisser prosessen som et enkelt flytskjema og gå gjennom disse punktene:

• Start- og sluttpunkter: Definer hva som setter i gang arbeidsflyten, for eksempel at et skjema sendes inn eller at en e-post kommer inn, og hva som regnes som fullført.
• Hver handling i rekkefølge: List opp hvert trinn mellom de to, og noter hvilken informasjon hvert trinn trenger, og hva det sender videre til neste.
• Beslutningspunkter: Der arbeidet kan gå mer enn én vei, skriv regelen som et ja-eller-nei-spørsmål. «Er beløpet oppgitt og lesbart?» er noe programvare kan kontrollere. «Ser kravet riktig ut?» er det ikke.
• Hva som skjer når noe går galt: For hvert «nei» bestemmer du hvor arbeidet går videre, hvem som blir varslet, og hvor det kommer tilbake til arbeidsflyten når problemet er løst.
• Godkjenninger: Marker alle trinn der arbeidsflyten skal stoppe og vente på en person før den fortsetter. Neste avsnitt tar for seg hvordan du avgjør hvilke trinn som trenger det.

Du kan for eksempel bruke automatisering av dokumentarbeidsflyt til å behandle utgiftskrav som ansatte sender inn med kvitteringer for kjøpene sine. Planen nedenfor viser hvordan programvaren leser hver kvittering, håndterer manglende informasjon og sender et fullstendig krav til godkjenning.

Slik gir du rom for menneskelig skjønn i automatiseringsarbeidsflyten

Hvis du er bekymret for at automatiseringen skal gjøre en feil som ingen fanger opp, er ikke svaret å unngå den. Svaret er å bestemme på forhånd hvilke trinn som trenger at en person kontrollerer dem.

Start med hvordan resultatet skal brukes, og hva som skjer hvis det er feil. En feil intern etikett er vanligvis lett å endre, men en feil pris som er sendt til en kunde, kan allerede ha påvirket forventningene deres.

Hvis et trinn trenger gjennomgang, gir du den som skal gjennomgå, tilgang til den opprinnelige informasjonen og en tydelig beslutning å ta. For trinn som kjører automatisk, må du sørge for at programvaren venter på nødvendige godkjenninger, registrerer hva som skjedde, og varsler den ansvarlige når et trinn feiler.

For hvert trinn velger du om du vil automatisere det, bruke programvare til å forberede arbeid som noen skal gjennomgå, eller beholde det manuelt.

Slik velger du automatiseringsprogramvare som beskytter dataene dine

Før du laster opp forretnings- eller kundeinformasjon til et automatiseringsverktøy (og spesielt personidentifiserende opplysninger), bør du sjekke hvordan selskapet bak håndterer dataene dine.

Når du først har delt det, endrer det ikke det faktum at leverandøren allerede har informasjonen din, om du gjennomgår eller avviser resultatet. Utgiftskvitteringer kan for eksempel avsløre ansattes reiser eller kunderelasjoner.

For hver tjeneste du vurderer, finn ut:

• Hva du trenger å dele: Hvilke detaljer, filer eller samtaler den trenger, og hva du kan utelate.
• Hvordan informasjonen brukes: Om leverandøren bruker informasjonen din til annet enn å utføre oppgaven. For AI-tjenester bør du sjekke om opplastinger og generert innhold brukes til å trene modeller.
• Hvem som har tilgang til den: Personer i teamet ditt, leverandøren og eventuelle andre selskaper som er involvert i behandlingen av den. Merk: Et løfte om ikke å trene AI på dataene dine avgjør ikke om leverandøren kan lese informasjonen du har lagret.
• Hva som lagres: Om tjenesten beholder filer, samtaler eller behandlingslogger, hvor lenge den oppbevarer dem, og hva du kan slette. Du finner all denne informasjonen i hver applikasjons retningslinje for dataoppbevaring.
• Hvordan den beskyttes: Hva krypteringen dekker, og om leverandøren sitter på nøklene som trengs for å lese lagret informasjon. En fil som kopieres fra kryptert lagring til en annen tjeneste, blir også underlagt den tjenestens beskyttelse og praksis.

Slik tester du arbeidsflytautomatiseringen

Å kjøre din første automatisering som en liten pilot lar teamet ditt finne problemer før mer arbeid avhenger av den.

1. Velg en oppgave med lav risiko: Velg noe repeterende som ikke involverer privat eller fortrolig informasjon, og som gir resultater som er enkle å kontrollere.
2. Utpek én person med ansvar: Sørg for at kollegene vet hvem som kan sette arbeidsflyten på pause, undersøke feil og oppdatere den når prosessen endres.
3. Informer de som utfører arbeidet: Forklar hvilke trinn som nå skjer automatisk, hva som fortsatt er deres ansvar, og hvordan de melder fra om et problem.
4. Test de vanskelige tilfellene, ikke bare de enkle: Kjør vanlige tilfeller sammen med ufullstendige innsendinger, duplikater og mislykkede overføringer. Kontroller at arbeidsflyten venter på godkjenninger og sender problemer til rett person.
5. Mål resultatene: Sammenlign innsatsen med den opprinnelige prosessen, inkludert tiden som brukes på å gjennomgå resultater, rette feil og vedlikeholde automatiseringen.
6. Utvid bare hvis det holder: Hvis piloten sparer arbeid totalt sett og kvaliteten holder uten å skape ekstra arbeid andre steder, kan du utvide den til flere oppgaver.

Velg en privat AI-assistent for bedrifter

Lumo er en AI-assistent for bedrifter som hjelper med sammendrag, sammenligninger og utkast uten å bruke samtalene dine til å trene modeller som standard. Lagret samtalehistorikk er beskyttet med nulltilgangskryptering, så selv ikke Proton kan lese den. Med tilstrekkelig menneskelig gjennomgang gir disse beskyttelsene team et privat miljø for AI-assistanse som involverer forretningsinformasjon.

Personvernet må følge med gjennom resten av arbeidsflyten også. Etter å ha laget et sammendrag eller utkast kan en teknisk kollega eller IT-leverandør bruke Proton Drive CLI for Business til å automatisere filarbeidsflyter fra kommandolinjen og skripte opplasting, nedlasting og administrasjon av filer.

Automatisering bør gi teamet ditt mer kapasitet og samtidig bevare konfidensialiteten til informasjonen det er betrodd.