워크플로우 자동화: 무엇을 자동화해도 안전할까?

AI가 더 많은 업무를 더 빠르게 처리하도록 도와줄 수 있다는 이야기를 들어 보셨을 겁니다. 그런데 어디서부터 시작해야 할까요?

무엇을 자동화할지 알려면 반복적이고 규칙에 기반하며 확인하기 쉬운 작업을 식별해야 합니다. 그런 다음 지속적인 감독 없이 실행되면서도 문제가 생기기 전에 실패를 알리는 워크플로우를 설정해야 합니다. 마지막으로, 실수를 되돌리는 데 큰 비용이 들 수 있는 부분에는 사람의 판단이 개입할 여지를 충분히 남겨 두어야 합니다.

웹사이트를 방문 중이라면 워크플로우 자동화가 개인정보와 보안에 미치는 영향도 함께 고려하고 계실 것입니다. 비즈니스 및 고객 데이터가 어디로 가는지, 누가 접근할 수 있는지, 어떻게 사용되는지 알아야 합니다.

이 가이드에서는 이러한 결정을 단계별로 하나씩 안내하여 자동화에 적합한 작업을 찾아내고 팀의 소중한 시간을 절약해 주는 파일럿을 실행할 수 있도록 도와드립니다.

워크플로우 자동화에 관한 모든 궁금증을 풀어 드립니다 :

워크플로우 자동화란 무엇인가
자동화하기 쉬운 작업을 식별하는 방법
도입하기 전에 모든 자동화를 검증하는 방법
자동화 워크플로우 순서를 계획하는 방법
자동화 워크플로우에서 사람의 판단이 들어갈 여지를 남기는 방법
데이터를 보호하는 자동화 소프트웨어를 선택하는 방법
워크플로우 자동화를 테스트하는 방법

워크플로우 자동화란 무엇인가요?

워크플로우 자동화는 Zapier, Microsoft Power Automate, Jira 같은 소프트웨어를 사용해 수동으로 처리해야 할 단계를 실행합니다. 일상적인 업무에서는 마감일이 지나면 알림을 보내거나 승인된 보고서를 올바른 폴더에 업로드하는 것처럼 단순한 규칙을 따르는 경우가 많습니다. 다음 섹션에서는 고객 문의부터 마케팅 보고서까지 모든 부서에서 기업이 업무를 자동화하는 방법을 보여 드립니다.

AI 워크플로우 자동화는 대규모 언어 모델을 활용해 정보를 해석하고, 콘텐츠를 생성하거나, 워크플로우 안에서 다음 작업을 선택합니다. 대규모 언어 모델은 캘린더나 파일 저장공간 서비스처럼 연결된 소프트웨어와 함께 작동하여 부여받은 권한 안에서 작업을 수행할 수 있습니다.

사용할 수 있는 연결 도구에 따라 비즈니스용 AI 어시스턴트가 워크플로우 전체를 처음부터 끝까지 관리하거나 개별 단계를 처리할 수 있습니다. 예를 들어 Lumo에게 팀이 매주 작성하는 진행 메모를 바탕으로 프로젝트 업데이트를 준비하도록 요청할 수 있습니다.

워크플로우 자동화의 이점과 사례

워크플로우	자동화 사례	실질적인 이점
고객 문의	들어오는 요청을 확인하고 적합한 팀으로 전달	더 빠른 응답 : 고객은 업무 시간 외에도 확인 메시지를 받고, 요청은 담당자에게 더 빨리 전달됩니다
인보이스 처리	인보이스 세부사항을 회계 소프트웨어로 옮기고 누락된 필드나 중복 가능성을 표시	처리 비용 절감과 오류 감소 : 정보를 입력하고 전사 오류를 수정하는 데 드는 시간이 줄어듭니다
신규 직원 온보딩	설정 작업을 만들고, 환영 정보를 보내며, 동료의 의견이 필요할 때 알림	일관성 향상 : 누군가 모든 세부사항을 기억하지 않아도 신규 입사자마다 필요한 단계를 제공받습니다
영업 인수인계	거래가 완료로 표시되면 온보딩 작업을 만들고 계정 팀에 알립니다	더 나은 협업 : 팀은 자신에게 업무가 준비된 시점과 다음 단계를 누가 담당하는지 알 수 있습니다
재고 업데이트	시스템 간에 재고 수치를 전송하고 설정된 임계값 미만인 항목을 표시	처리 역량 확대 : 제품과 주문이 늘어나도 수동 재고 확인은 줄어듭니다
마케팅 보고서	캠페인 지표를 수집하고 표준 보고서를 작성	분석할 시간 확보 : 팀은 수치를 취합하는 시간을 줄이고 무엇을 바꿀지 결정하는 데 더 많은 시간을 씁니다

자동화하기 쉬운 작업을 식별하는 방법

작업을 자동화하기 전에 그 작업을 여전히 해야 하는지 먼저 따져 보세요. 아무도 사용하지 않는 보고서라면 자동화하기보다 없애는 편이 나을 수 있습니다. 그런 다음 유지하기로 한 업무에서 다음과 같은 특징을 가진 작업을 찾아보세요 :

자주 발생합니다 : 작업이 매일, 매주 또는 새로운 요청마다 생기므로 절약한 시간이 쌓입니다.
매번 같은 단계를 따릅니다 : 예외가 많지 않은 일련의 규칙으로 프로세스를 정리할 수 있습니다.
정보가 예측 가능한 형식으로 들어옵니다 : 양식, 스프레드시트, 표준 문서는 자유 형식의 요청보다 자동화하기 쉽습니다.
실수를 찾기 쉽습니다 : 누락된 필드나 잘못 분류된 문서를 빠르게 알아차리고 수정할 수 있습니다.

이런 작업을 찾으려면 업무가 느려지거나 잘못 흘러가는 지점을 살펴보세요. 흔한 신호로는 정보를 한 곳에서 다른 곳으로 손으로 옮겨 적는 일, 동료가 누군가 업무를 넘겨주기만 기다리는 일, 같은 오류를 거듭 수정하는 일이 있습니다. 이런 작업은 대개 자동화에 잘 맞습니다. 예를 들면 다음과 같습니다 :

앱이나 스프레드시트 간에 정보 복사
표준 알림과 확인 메시지 보내기
필수 필드가 모두 채워졌는지 확인
같은 출처에서 보고서 준비
예측 가능한 폴더로 파일 이동

자동화할 수 있는 작업을 파악했다면, 이제 각 작업이 그만한 수고를 들일 가치가 있는지 확인할 차례입니다.

도입하기 전에 모든 자동화를 검증하는 방법

모든 자동화는 설정하고 확인하고 유지하는 데 시간이 걸리므로, 도입하기 전에 다음 다섯 가지 항목으로 각 작업을 점검하세요:

호환성: 검토 중인 소프트웨어가 이미 사용 중인 앱과 정보를 주고받을 수 있는지 확인하세요. 데이터가 있는 곳에 연결할 수 없다면 결국 누군가 손으로 옮겨야 하므로 자동화의 취지가 무색해집니다.
담당자 지정: 자동화를 설정하고 계속 운영할 한 사람을 지정하세요. 프로세스가 바뀌거나 특정 단계가 실패하면 팀에서 누구에게 물어봐야 하는지 알아야 합니다.
기술 지원: 그 사람이 설정을 혼자 관리할 수 있는지, 아니면 IT 부서나 외부 업체의 도움이 필요한지 파악하세요. 필요한 시간과 비용은 처음부터 계획에 반영하세요.
현재 업무량: 실제로 업무를 하는 사람들에게 각 작업에 얼마나 걸리는지, 실수를 얼마나 자주 수정하는지, 승인을 기다리느라 시간을 얼마나 허비하는지 물어보세요.
절약되는 시간: 이 수치를 바탕으로 자동화로 절약할 수 있는 시간과 설정, 검토, 유지에 드는 시간, 그리고 구독 비용을 비교하세요. 예를 들어 매달 2시간 걸리는 작업을 검토 30분으로 줄여 주는 3시간짜리 설정은 두 달 만에 본전을 뽑습니다.

자동화 워크플로 순서를 계획하는 방법

업무가 처음부터 끝까지 어떻게 흘러가야 하는지 명확한 계획이 있으면 자동화를 설정하고 확인하기가 더 쉽습니다.

프로세스를 간단한 순서도로 그려 보고 다음 항목을 하나씩 짚어 보세요:

시작과 종료 지점: 양식 제출이나 이메일 수신처럼 워크플로를 시작하는 계기와 무엇을 완료로 볼지 정의하세요.
순서대로 나열한 각 작업: 두 지점 사이의 모든 단계를 나열하고, 각 단계에 필요한 정보와 다음 단계로 넘겨주는 정보를 적어 두세요.
의사 결정 지점: 업무가 두 가지 이상 방향으로 진행될 수 있는 곳마다 규칙을 예/아니요 질문으로 작성하세요. “금액이 입력되어 있고 읽을 수 있는가?”는 소프트웨어가 확인할 수 있습니다. “청구 내용이 맞아 보이는가?”는 확인할 수 없습니다.
문제가 생겼을 때 벌어지는 일: “아니요”가 나올 때마다 업무가 다음에 어디로 가는지, 누구에게 알림이 가는지, 문제가 해결된 뒤 어디에서 워크플로에 다시 합류하는지 정하세요.
승인: 워크플로가 멈추고 사람을 기다린 뒤에야 계속 진행해야 하는 단계를 모두 표시하세요. 어떤 단계에 승인이 필요한지 판단하는 방법은 다음 섹션에서 다룹니다.

예를 들어 직원이 구매 영수증과 함께 제출하는 비용 청구를 처리하는 데 문서 워크플로 자동화를 활용할 수 있습니다. 아래 예시는 소프트웨어가 각 영수증을 읽고, 누락된 정보를 처리하고, 완성된 청구서를 승인 요청으로 보내는 과정을 보여줍니다.

자동화 워크플로에서 사람의 판단을 위한 여지를 남기는 방법

아무도 발견하지 못하는 실수를 자동화가 저지르지 않을까 걱정된다면, 답은 자동화를 피하는 것이 아닙니다. 어떤 단계에 사람이 확인해야 하는지 미리 정하는 것입니다.

그 결과가 어떻게 사용될지, 그리고 그것이 틀렸을 때 어떤 일이 벌어질지부터 따져 보세요. 잘못된 내부 라벨은 보통 고치기 쉽지만, 고객에게 잘못 전달된 가격은 이미 고객의 기대를 형성했을 수 있습니다.

단계에 검토가 필요하면 검토자가 원본 정보에 접근할 수 있게 하고 내려야 할 결정을 명확히 제시하세요. 자동으로 실행되는 단계라면 소프트웨어가 필요한 승인을 기다리고, 무슨 일이 있었는지 기록하고, 단계가 실패했을 때 담당자에게 알리도록 하세요.

각 단계마다 자동화할지, 소프트웨어로 작업을 준비해 누군가 검토하게 할지, 아니면 수동으로 유지할지 선택하세요.

접근 방식	적합한 경우	예시
자동화	명확한 규칙, 예측 가능한 입력, 발견하고 수정하기 쉬운 오류	작성 완료된 양식에서 작업 생성
보조 및 검토	소프트웨어가 준비 시간을 줄여 주지만, 결과는 사용 전에 확인이 필요합니다	회의록 요약 또는 고객 안내문 초안 작성
결정은 수동으로 유지	협상, 공감, 상충하는 증거 또는 정책 예외에 따라 달라지는 단계	불만 고객과 보상 합의

데이터를 보호하는 자동화 소프트웨어를 고르는 방법

비즈니스 또는 고객 정보, 특히 개인 식별 정보를 자동화 도구에 업로드하기 전에, 해당 도구를 만든 회사가 데이터를 어떻게 처리하는지 확인하세요.

일단 공유한 뒤에는 결과를 검토하거나 거부해도 제공업체가 이미 내 정보를 확보했다는 사실은 달라지지 않습니다. 예를 들어 비용 영수증에는 직원의 이동이나 고객 관계가 드러날 수 있습니다.

검토 중인 각 서비스에 대해 다음을 확인하세요:

무엇을 공유해야 하는지: 어떤 세부사항, 파일, 대화가 필요한지, 그리고 무엇을 생략할 수 있는지.
정보가 어떻게 사용되는지: 제공업체가 작업을 수행하는 것 외에 내 정보를 사용하는지 여부입니다. AI 서비스라면 업로드한 내용과 생성된 콘텐츠가 모델 학습에 사용되는지 확인하세요.
누가 접근할 수 있는지: 팀원, 제공업체, 그리고 정보 처리에 관여하는 다른 모든 회사입니다. 참고: 데이터를 AI 학습에 사용하지 않겠다는 약속이 제공업체가 저장된 정보를 읽을 수 있는지까지 보장하지는 않습니다.
무엇이 저장되는지: 서비스가 파일, 대화, 처리 로그를 보관하는지, 얼마나 오래 보존하는지, 무엇을 삭제할 수 있는지입니다. 이 모든 정보는 각 애플리케이션의 데이터 보존 정책에서 확인할 수 있습니다.
어떻게 보호되는지: 암호화가 어디까지 적용되는지, 제공업체가 저장된 정보를 읽는 데 필요한 키를 보유하고 있는지입니다. 암호화된 저장공간에서 다른 서비스로 복사한 파일은 그 서비스의 보호 방식과 관행에도 적용됩니다.

워크플로 자동화를 테스트하는 방법

첫 자동화를 소규모 시범으로 운영하면 더 많은 업무가 여기에 의존하기 전에 팀이 문제를 발견할 수 있습니다.

위험 부담이 낮은 작업 선택: 개인 정보나 기밀 정보가 포함되지 않고, 결과를 확인하기 쉬운 반복적인 작업을 고르세요.
한 사람을 책임자로 지정: 누가 워크플로를 일시정지하고, 실패를 조사하고, 프로세스가 바뀔 때 업데이트할 수 있는지 동료들이 알 수 있게 하세요.
실무 담당자에게 설명: 어떤 단계가 이제 자동으로 처리되는지, 무엇이 여전히 자신의 책임인지, 문제를 어떻게 보고하는지 설명하세요.
쉬운 사례뿐 아니라 까다로운 사례도 테스트: 일반적인 사례와 함께 불완전한 제출, 중복, 실패한 전송도 실행해 보세요. 워크플로가 승인을 기다리고 문제를 올바른 담당자에게 보내는지 확인하세요.
결과 측정: 결과물 검토, 실수 수정, 자동화 유지에 드는 시간을 포함해 기존 프로세스와 투입되는 노력을 비교하세요.
성과가 유지될 때만 확대: 시범 운영이 전체적으로 수고를 줄이고 다른 곳에 추가 작업을 만들지 않으면서 품질이 유지된다면 더 많은 작업으로 확대할 수 있습니다.

개인 정보를 지키는 비즈니스 AI 어시스턴트를 선택하세요

Lumo는 비즈니스 AI 어시스턴트로, 기본적으로 대화 내용을 모델 학습에 사용하지 않으면서 요약, 비교, 초안 작성까지 처리합니다. 저장된 대화 기록은 제로 액세스 암호화로 보호되므로 Proton조차 읽을 수 없습니다. 적절한 사람의 검토와 함께 이러한 보호 조치 덕분에 팀은 비즈니스 정보를 다루는 AI 지원을 개인 환경에서 이용할 수 있습니다.

개인정보 보호는 나머지 워크플로우 전반에도 이어져야 합니다. 요약이나 초안을 준비한 뒤에는 기술 담당자나 IT 제공업체가 Proton Drive CLI for Business를 사용해 명령줄에서 파일 워크플로우를 자동화하고, 파일 업로드, 다운로드, 관리를 스크립트로 처리할 수 있습니다.

자동화는 맡겨진 정보의 기밀성을 지키면서 팀에 더 많은 여력을 제공해야 합니다.