Olet kuullut, että tekoäly voi auttaa saamaan enemmän aikaan nopeammin. Mutta mistä aloittaa?
Jotta tiedät, mitä kannattaa automatisoida, sinun on tunnistettava tehtävät, jotka ovat toistuvia, sääntöihin perustuvia ja helppo tarkistaa. Sen jälkeen on määritettävä työnkulku, joka voi pyöriä ilman jatkuvaa valvontaa mutta merkitä epäonnistumiset ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia. Lopuksi on jätettävä tarpeeksi tilaa inhimilliselle harkinnalle siellä, missä virheen kumoaminen voisi tulla kalliiksi.
Jos olet verkkosivustollamme, mietit todennäköisesti myös työnkulkujen automatisoinnin yksityisyys- ja tietoturvavaikutuksia. Sinun on tiedettävä, minne yrityksesi ja asiakkaidesi tiedot päätyvät, kuka voi käyttää niitä ja miten niitä käytetään.
Tässä oppaassa käymme läpi nämä päätökset vaihe vaiheelta, jotta opit tunnistamaan hyviä automatisoinnin kohteita ja toteuttamaan pilottikokeilun, joka säästää tiimisi arvokasta aikaa.
Vastaamme kaikkiin kysymyksiisi työnkulkujen automatisoinnista, muun muassa:
- Mitä työnkulkujen automatisointi on
- Miten tunnistaa tehtävät, jotka on helppo automatisoida
- Miten jokainen automatisointi arvioidaan ennen käyttöönottoa
- Miten suunnitella automatisointityönkulun vaihejärjestys
- Miten jättää tilaa inhimilliselle harkinnalle automatisointityönkulussa
- Miten valita automatisointiohjelmisto, joka suojaa tietojasi
- Miten työnkulkujen automatisointi testataan
Mitä työnkulkujen automatisointi on?
Työnkulkujen automatisoinnissa käytetään ohjelmistoja, kuten Zapier, Microsoft Power Automate ja Jira, suorittamaan vaiheet, jotka muuten tehtäisiin käsin. Rutiinityössä tämä tarkoittaa usein suoraviivaisten sääntöjen noudattamista, kuten muistutuksen lähettämistä määräajan umpeuduttua tai hyväksytyn raportin lähettämistä oikeaan kansioon. Seuraavassa osiossa näytämme, miten yritykset automatisoivat tehtäviä kaikilla osastoilla asiakastiedusteluista markkinointiraportteihin.
Tekoälypohjaisessa työnkulkujen automatisoinnissa käytetään suuria kielimalleja tiedon tulkitsemiseen, sisällön tuottamiseen tai seuraavan toimenpiteen valitsemiseen työnkulussa. Suuret kielimallit voivat toimia yhdessä yhdistettyjen ohjelmistojen, kuten kalenterien tai tiedostojen tallennuspalvelujen, kanssa ja suorittaa toimenpiteitä niille annettujen käyttöoikeuksien puitteissa.
Käytettävissä olevista yhdistetyistä työkaluista riippuen yrityksille tarkoitettu tekoälyavustaja voi hallita koko työnkulun alusta loppuun tai hoitaa yksittäisiä vaiheita. Voit esimerkiksi pyytää Lumoa valmistelemaan projektipäivityksen tiimisi viikoittaisista edistymismuistiinpanoista.
Työnkulkujen automatisoinnin hyödyt ja esimerkit
| Työnkulku | Esimerkki automatisoinnista | Käytännön hyöty |
| Asiakastiedustelut | Kuittaa saapuvat pyynnöt ja ohjaa ne oikealle tiimille | Nopeammat vastaukset: Asiakkaat saavat vahvistuksen myös aukioloaikojen ulkopuolella, ja pyynnöt tavoittavat oikeat henkilöt nopeammin |
| Laskujen käsittely | Siirrä laskun tiedot kirjanpito-ohjelmistoon ja merkitse puuttuvat kentät tai mahdolliset kaksoiskappaleet | Pienemmät käsittelykustannukset ja vähemmän virheitä: Vähemmän aikaa tietojen syöttämiseen ja syöttövirheiden korjaamiseen |
| Uusien työntekijöiden perehdytys | Luo käyttöönottotehtävät, lähetä tervetulotiedot ja ilmoita kollegoille, kun heidän panostaan tarvitaan | Yhdenmukaisempi perehdytys: Jokainen uusi työntekijä saa tarvittavat vaiheet ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa jokaista yksityiskohtaa |
| Myynnin siirrot | Kun kauppa merkitään valmiiksi, luo perehdytystehtävä ja ilmoita asiakastiimille | Parempi koordinointi: Tiimit tietävät, milloin työ on valmis heille ja kuka vastaa seuraavasta vaiheesta |
| Varastopäivitykset | Siirrä varastoluvut järjestelmien välillä ja merkitse kohteet, jotka alittavat asetetun raja-arvon | Enemmän kapasiteettia: Kasvava tuote- ja tilausmäärä vaatii vähemmän manuaalisia varastotarkistuksia |
| Markkinointiraportit | Kerää kampanjamittarit ja täytä vakiomuotoinen raportti | Enemmän aikaa analyysille: Tiimi käyttää vähemmän aikaa lukujen kokoamiseen ja enemmän aikaa sen päättämiseen, mitä muutetaan |
Miten tunnistaa tehtävät, jotka on helppo automatisoida
Ennen kuin automatisoit tehtävän, harkitse, tarvitseeko sitä tehdä enää lainkaan. Raportti, jota kukaan ei käytä, kannattaa ehkä lopettaa automatisoinnin sijaan. Etsi sitten säilytettäväksi päätetyistä töistä tehtäviä, joilla on nämä piirteet:
- Ne toistuvat usein: Tehtävä tulee vastaan päivittäin, viikoittain tai jokaisen uuden pyynnön yhteydessä, joten säästetty aika kertyy.
- Ne noudattavat joka kerta samoja vaiheita: Prosessin voisi kirjoittaa muistiin sääntökokoelmana ilman, että tarvitaan montaa poikkeusta.
- Tiedot saapuvat ennustettavassa muodossa: Lomakkeet, laskentataulukot ja vakioasiakirjat on helpompi automatisoida kuin vapaamuotoiset pyynnöt.
- Virheet on helppo havaita: Puuttuva kenttä tai väärään paikkaan tallennettu asiakirja huomataan ja korjataan nopeasti.
Löytääksesi ne, etsi kohtia, joissa työ hidastuu tai menee pieleen. Yleisiä merkkejä ovat tiedot, jotka kopioidaan käsin paikasta toiseen, kollegat, jotka odottavat jonkun siirtävän työn eteenpäin, ja samat virheet, jotka korjataan yhä uudelleen. Tällaiset tehtävät sopivat usein hyvin automatisoitaviksi, esimerkiksi:
- Tietojen kopioiminen sovellusten tai laskentataulukoiden välillä
- Vakiomuotoisten muistutusten ja vahvistusten lähettäminen
- Sen tarkistaminen, ovatko pakolliset kentät täytetty
- Raporttien laatiminen samoista lähteistä
- Tiedostojen siirtäminen ennakoitaviin kansioihin
Nyt kun olet tunnistanut tehtävät, jotka voisit automatisoida, on aika tarkistaa, kannattaako kunkin eteen nähdä vaivaa.
Näin tarkistat jokaisen automaation ennen käyttöönottoa
Koska jokaisen automaation määrittäminen, tarkistaminen ja ylläpitäminen vie aikaa, käy jokainen tehtävä läpi näiden viiden tarkistuksen avulla ennen kuin sitoudut siihen:
- Yhteensopivuus: Vahvista, että harkitsemasi ohjelmisto voi vaihtaa tietoja jo käyttämiesi sovellusten kanssa. Jos se ei voi yhdistää siihen, missä tietosi sijaitsevat, joku päätyy siirtämään ne käsin, mikä tekee koko asiasta turhaa.
- Omistajuus: Nimeä yksi henkilö, joka määrittää automaation ja pitää sen käynnissä. Kun prosessi muuttuu tai jokin vaihe epäonnistuu, tiimisi on tiedettävä, kenen puoleen kääntyä.
- Tekninen tuki: Selvitä, voiko tuo henkilö hallita asennuksen yksin vai tarvitseeko hän apua IT-osastolta tai ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Sisällytä tuo aika ja kustannus suunnitelmaasi alusta alkaen.
- Nykyinen työkuorma: Kysy työn tekeviltä, kuinka kauan kukin tehtävä kestää, kuinka usein he korjaavat virheitä ja kuinka paljon aikaa he menettävät odottaessaan hyväksyntöjä.
- Säästetty aika: Vertaa näiden lukujen avulla aikaa, jonka automaatio voisi säästää, aikaan, joka kuluu sen määrittämiseen, tarkistamiseen ja ylläpitoon, sekä mahdollisiin tilauskustannuksiin. Esimerkiksi kolmen tunnin asennus, joka lyhentää kahden tunnin kuukausittaisen tehtävän 30 minuutin tarkistukseen, maksaa itsensä takaisin kahdessa kuukaudessa.
Näin suunnittelet automaation työnkulun järjestyksen
Automaatio on helpompi määrittää ja tarkistaa, kun sinulla on selkeä suunnitelma siitä, miten työn tulisi edetä alusta loppuun.
Hahmottele prosessi yksinkertaisena vuokaaviona ja käy läpi nämä kohdat:
- Aloitus- ja lopetuskohdat: Määrittele, mikä käynnistää työnkulun, kuten lomakkeen lähettäminen tai saapuva sähköposti, ja mikä lasketaan valmiiksi.
- Jokainen toiminto järjestyksessä: Luettele kaikki vaiheet näiden kahden välillä ja merkitse muistiin, mitä tietoja kukin vaihe tarvitsee ja mitä se välittää seuraavalle.
- Päätöskohdat: Kirjoita sääntö kyllä tai ei -kysymyksenä aina, kun työ voisi edetä useammalla kuin yhdellä tavalla. “Onko summa läsnä ja luettavissa?” on jotain, mitä ohjelmisto voi tarkistaa. “Näyttääkö vaatimus oikealta?” ei ole.
- Mitä tapahtuu, kun jokin menee pieleen: Päätä jokaisen “ei”-vastauksen kohdalla, minne työ etenee seuraavaksi, kenelle ilmoitetaan ja missä se palaa työnkulkuun, kun ongelma on korjattu.
- Hyväksynnät: Merkitse jokainen vaihe, jossa työnkulun tulisi pysähtyä ja odottaa henkilöä ennen kuin se jatkuu. Seuraava osio käsittelee sitä, miten päätetään, mitkä vaiheet sellaisen tarvitsevat.
Saatat esimerkiksi käyttää asiakirjatyönkulun automaatiota käsittelemään kulukorvausvaatimuksia, jotka työntekijät lähettävät ostoksistaan kuitteineen. Alla oleva suunnitelma näyttää, miten ohjelmisto lukee kunkin kuitin, käsittelee puuttuvat tiedot ja lähettää täydellisen vaatimuksen hyväksyttäväksi.
Näin jätät tilaa inhimilliselle arvioinnille automaation työnkulussa
Jos olet huolissasi siitä, että automaatio tekee virheen, jota kukaan ei huomaa, ratkaisu ei ole välttää sitä. Ratkaisu on päättää etukäteen, mitkä vaiheet tarvitsevat henkilön tarkistamaan ne.
Aloita siitä, miten tulosta käytetään ja mitä tapahtuu, jos se on väärä. Virheellinen sisäinen tunniste on yleensä helppo muuttaa, mutta asiakkaalle lähetetty virheellinen hinta on saattanut jo muovata heidän odotuksiaan.
Jos vaihe vaatii tarkistusta, anna tarkistajalle pääsy alkuperäisiin tietoihin ja selkeä päätös tehtäväksi. Varmista automaattisesti sujuvien vaiheiden kohdalla, että ohjelmisto odottaa vaadittuja hyväksyntöjä, tallentaa mitä tapahtui ja hälyttää vastuuhenkilölle, kun vaihe epäonnistuu.
Valitse kullekin vaiheelle, automatisoidaanko se, käytetäänkö ohjelmistoa valmistelemaan työ jonkun tarkistettavaksi vai pidetäänkö se manuaalisena.
| Toimintatapa | Kun se sopii | Esimerkki |
| Automatisoi | Selkeät säännöt, ennakoitavat syötteet ja virheet, jotka on helppo havaita ja korjata | Luo tehtävä täytetystä lomakkeesta |
| Avusta ja tarkista | Ohjelmisto vähentää valmisteluaikaa, mutta tulos on tarkistettava ennen käyttöä | Tee yhteenveto kokousmuistiinpanoista tai luonnostele asiakaspäivitys |
| Pidä päätös manuaalisena | Vaihe riippuu neuvottelusta, empatiasta, ristiriitaisista todisteista tai poikkeuksesta käytäntöön | Sovi hyvityksestä tyytymättömälle asiakkaalle |
Näin valitset automaatio-ohjelmiston, joka suojaa tietojasi
Ennen kuin lähetät liiketoiminta- tai asiakastietoja automaatiotyökaluun (ja erityisesti henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja), tarkista, miten sen taustalla oleva yritys käsittelee tietojasi.
Kun olet jakanut sen, tuloksen tarkistaminen tai hylkääminen ei muuta sitä tosiasiaa, että palveluntarjoajalla on jo tietosi. Kulukuitit voivat esimerkiksi paljastaa työntekijöiden matkat tai asiakassuhteet.
Selvitä jokaisesta harkitsemastasi palvelusta:
- Mitä sinun on jaettava: Mitä tietoja, tiedostoja tai keskusteluja se tarvitsee ja mitä voit jättää pois.
- Miten tietoja käytetään: Käyttääkö palveluntarjoaja tietojasi muuhunkin kuin tehtävän suorittamiseen. Tekoälypalveluiden kohdalla tarkista, käytetäänkö lähetyksiä ja tuotettua sisältöä mallien kouluttamiseen.
- Kuka voi käyttää sitä: Tiimisi jäsenet, palveluntarjoaja ja muut sen käsittelyyn osallistuvat yritykset. Huomautus: Lupaus olla kouluttamatta tekoälyä tiedoillasi ei kerro, voiko palveluntarjoaja lukea tallennettuja tietojasi.
- Mitä tallennetaan: Säilyttääkö palvelu tiedostoja, keskusteluja tai käsittelylokeja, kuinka kauan se säilyttää niitä ja mitä voit poistaa. Löydät kaikki nämä tiedot kunkin sovelluksen tietojen säilytyskäytännöstä.
- Miten sitä suojataan: Mitä salaus kattaa ja onko palveluntarjoajalla avaimet, joita tarvitaan tallennettujen tietojen lukemiseen. Salatusta tallennuksesta toiseen palveluun kopioitu tiedosto tulee myös tuon palvelun suojausten ja käytäntöjen piiriin.
Näin testaat työnkulun automaation
Ensimmäisen automaation käyttäminen pienenä pilottina antaa tiimillesi mahdollisuuden löytää ongelmat ennen kuin yhä useampi työtehtävä riippuu siitä.
- Valitse vähäriskinen tehtävä: Valitse jotain toistuvaa, johon ei liity yksityisiä tai luottamuksellisia tietoja ja joka tuottaa helposti tarkistettavia tuloksia.
- Nimeä yksi vastuuhenkilö: Varmista, että kollegat tietävät, kuka voi pysäyttää työnkulun, tutkia epäonnistumiset ja päivittää sen, kun prosessi muuttuu.
- Perehdytä työn tekijät: Selitä, mitkä vaiheet tapahtuvat nyt automaattisesti, mikä on edelleen heidän vastuullaan ja miten ongelmasta ilmoitetaan.
- Testaa hankalat tapaukset, ei vain helppoja: Aja tavallisten tapausten rinnalla puutteellisia lähetyksiä, kaksoiskappaleita ja epäonnistuneita siirtoja. Tarkista, että työnkulku odottaa hyväksyntöjä ja lähettää ongelmat oikealle henkilölle.
- Mittaa tulokset: Vertaa tarvittavaa vaivaa alkuperäiseen prosessiin, mukaan lukien aika, joka kuluu tulosten tarkistamiseen, virheiden korjaamiseen ja automaation ylläpitoon.
- Laajenna vain, jos se kestää: Jos pilotti säästää työtä kokonaisuutena ja laatu säilyy luomatta lisätyötä muualla, voit laajentaa sen useampiin tehtäviin.
Valitse yrityksille suunnattu tekoälyavustaja, joka on yksityinen
Lumo on yrityksille suunnattu tekoälyavustaja, joka auttaa tiivistelmien, vertailujen ja luonnosten laatimisessa käyttämättä keskustelujasi mallien kouluttamiseen oletusarvoisesti. Tallennettu keskusteluhistoria on suojattu nollatietosalauksella, joten edes Proton ei voi lukea sitä. Asianmukaisen ihmistarkistuksen myötä nämä suojaukset tarjoavat tiimeille yksityisen ympäristön tekoälyavustukseen, johon liittyy liiketoimintatietoja.
Yksityisyyden on ulotuttava myös työnkulun loppuosiin. Kun tiivistelmä tai luonnos on valmis, tekninen kollega tai IT-palveluntarjoaja voi käyttää Proton Drive CLI for Business -työkalua tiedostotyönkulkujen automatisointiin komentoriviltä sekä tiedostojen lähetysten, latausten ja hallinnan skriptaamiseen.
Automaation tulee antaa tiimillesi lisää kapasiteettia säilyttäen samalla sille uskotun tiedon luottamuksellisuuden.
