Bisnis mengumpulkan jumlah data yang sangat besar selama operasinya, tetapi jarang meluangkan waktu untuk meninjau dan bahkan menghapus data.
Kebijakan retensi data menetapkan berapa lama bisnis menyimpan berbagai jenis informasi, alasan menyimpannya, siapa yang dapat mengaksesnya, dan cara menghapusnya saat tidak lagi dibutuhkan. Bagi bisnis kecil dan menengah, ini adalah salah satu cara paling praktis untuk mengurangi risiko kepatuhan tanpa mempersulit operasi sehari-hari.
Banyak perusahaan menyimpan data lebih lama dari yang diperlukan karena penghapusan terasa berisiko. Catatan pelanggan lama tetap berada di CRM. File mantan karyawan tetap berada di drive bersama. Kontrak berada di kotak masuk selama bertahun-tahun. Spreadsheet yang diekspor disimpan “untuk jaga-jaga.” Seiring waktu, bisnis akhirnya menyimpan lebih banyak informasi pengenal pribadi (PII), catatan keuangan, dan informasi internal daripada yang dapat dikelola dengan baik.
Hal itu menimbulkan masalah di bawah GDPR. Prinsip pembatasan penyimpanan berarti data pribadi tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pengumpulannya. Kebijakan retensi membantu mengubah prinsip tersebut menjadi sistem kerja: apa yang disimpan, untuk berapa lama, di mana letaknya, siapa pemiliknya, bagaimana cara menghapusnya, dan bagaimana akses ke data yang disimpan dilindungi.
Hal itu penting karena kata sandi yang lemah tetap menjadi salah satu kerentanan paling umum bagi bisnis dari semua ukuran, dan data yang disimpan tetap terekspos jika kontrol akses lemah.
Apa itu kebijakan retensi data?
Mengapa kebijakan retensi data itu penting?
Jenis data apa yang memerlukan jadwal retensi?
Persyaratan retensi data Inggris Raya: apa yang harus diketahui oleh UKM
Templat kebijakan retensi data untuk UKM
Kontrol akses dan data yang disimpan
Kesalahan umum kebijakan retensi data
Mengubah aturan retensi menjadi praktik sehari-hari
Apa itu kebijakan retensi data?
Kebijakan retensi data adalah serangkaian aturan yang menetapkan berapa lama kategori data yang berbeda harus disimpan dalam suatu bisnis, dan apa yang terjadi ketika periode retensi berakhir. Kebijakan ini biasanya mencakup data pribadi, catatan pelanggan, file karyawan, dokumen keuangan, kontrak, komunikasi, catatan operasional, dan dokumen penting bisnis.
Kebijakan yang berguna harus menjawab empat pertanyaan ini:
- Jenis data apa yang disimpan?
- Mengapa perlu menyimpannya?
- Berapa lama harus menyimpannya?
- Bagaimana cara menghapus, menganonimkan, atau mengarsipkannya dengan aman?
GDPR tidak menetapkan batas waktu spesifik untuk setiap jenis data, sehingga organisasi perlu memutuskan apa yang diperlukan untuk tujuan mereka sendiri, mendokumentasikan alasan tersebut, dan bersiap untuk mempertanggungjawabkannya.
Kebijakan retensi data lebih dari sekadar daftar tanggal. Ini adalah catatan keputusan di balik tanggal-tanggal tersebut. Jika seseorang bertanya mengapa data pelanggan disimpan selama tiga tahun atau catatan pelamar dihapus setelah enam bulan, bisnis harus dapat menunjukkan alasan yang jelas.
Mengapa kebijakan retensi data itu penting?
Kebijakan retensi membantu kepatuhan, keamanan, dan kejelasan operasional. Kebijakan ini melindungi bisnis dengan tiga cara:
- Mengurangi jumlah data yang dapat terekspos dalam pembobolan
- Menurunkan risiko hukum dan kepatuhan akibat menyimpan informasi lebih lama dari yang diperlukan
- Memangkas biaya penyimpanan yang terkait dengan catatan usang.
Dari perspektif kepatuhan, kebijakan ini mendukung kewajiban retensi data GDPR dengan menunjukkan bahwa bisnis tidak menyimpan data pribadi tanpa batas waktu tanpa alasan. Di Inggris Raya, ICO menegaskan bahwa data pribadi tidak boleh disimpan atas dasar “untuk jaga-jaga”, tetapi hanya selama diperlukan untuk tujuan yang relevan.
Dari perspektif keamanan, lebih sedikit data yang tidak diperlukan berarti lebih sedikit paparan. Jika bisnis mengalami pembobolan, setiap catatan pelanggan yang usang, file penggajian lama, ekspor yang tidak digunakan, atau lampiran kotak masuk yang terlupakan dapat meningkatkan jumlah informasi yang terdampak.
Itulah sebabnya retensi harus menjadi bagian dari pendekatan yang lebih luas terhadap pencegahan pembobolan data. Berapa lama data disimpan berdampak langsung pada paparan: semakin lama catatan yang tidak diperlukan berada di sistem, semakin banyak hal yang dapat diakses, dicuri, atau diekspos oleh penyerang.
Dari perspektif operasional, aturan retensi mengurangi tebakan. Karyawan harus tahu apa yang harus disimpan, di mana menyimpannya, kapan harus menghapusnya, dan siapa yang memegang keputusan tersebut. Hal ini sangat penting bagi tim yang sedang berkembang di mana data dapat tersebar di email, penyimpanan cloud, sistem SDM, perangkat lunak keuangan, CRM, drive bersama, dan platform vendor.
Jenis data apa yang memerlukan jadwal retensi?
Jadwal retensi data adalah bagian kerja dari kebijakan retensi data. Jadwal ini memetakan setiap kategori data ke periode retensi, pemilik, lokasi penyimpanan, metode penghapusan, langkah-langkah perlindungan pembobolan data, dan alasan menyimpannya.
UKM harus memulai dengan kategori data yang digunakan setiap hari.
Catatan karyawan
Catatan karyawan tidak semuanya mengikuti logika retensi yang sama. Beberapa perlu disimpan karena persyaratan undang-undang, beberapa karena mungkin diperlukan untuk menyelesaikan perselisihan, dan lainnya hanya jika ada alasan bisnis yang jelas.
Sebagai contoh, ACAS(jendela baru) menyatakan bahwa pemberi kerja harus menyimpan catatan hari libur setidaknya selama enam tahun sejak tanggal pembuatan, sementara panduan GOV.UK(jendela baru) tentang catatan staf menyatakan bahwa informasi karyawan hanya boleh disimpan selama bisnis memiliki kebutuhan yang jelas akan hal itu, kemudian dibuang dengan aman.
Data pelanggan dan prospek
Data pelanggan dapat mencakup rincian kontak, riwayat pembelian, tiket dukungan, informasi tagihan, kontrak, catatan akun, dan riwayat komunikasi. Data prospek dapat mencakup prospek pemasaran, pendaftaran acara, langganan buletin, dan catatan penjualan.
Simpan data pelanggan selama diperlukan untuk menyediakan layanan, memenuhi kewajiban kontraktual, menangani perselisihan, mematuhi aturan akuntansi, atau memenuhi persyaratan hukum. Data pemasaran memerlukan perhatian khusus karena persetujuan, kepentingan sah, permintaan berhenti berlangganan, dan batasan tujuan semuanya memengaruhi berapa lama data tersebut harus disimpan.
Catatan keuangan dan pajak
Catatan keuangan mencakup faktur, resi, catatan penggajian, rekening koran, klaim pengeluaran, catatan PPN, catatan akuntansi, dokumentasi pajak, kontrak dan pesanan pembelian, laporan audit, catatan kartu kredit dan pinjaman, serta catatan tunjangan karyawan atau pensiun jika relevan.
Di many yurisdiksi, hukum perusahaan dan perpajakan menetapkan periode minimum untuk menyimpan catatan akuntansi dan keuangan, meskipun durasi pastinya bervariasi menurut negara dan jenis perusahaan.
Kontrak dan dokumen hukum
Kontrak, pernyataan kerja, perjanjian vendor, perjanjian klien, sewa, dan korespondensi hukum mungkin perlu disimpan selama jangka waktu kontrak dan untuk jangka waktu setelahnya jika terjadi perselisihan.
Periode pastinya bergantung pada kontrak, masa kedaluwarsa, persyaratan sektor, dan nasihat hukum. Kebijakan harus menentukan pemilik untuk catatan ini, biasanya tim hukum, keuangan, operasi, atau kepemimpinan.
Komunikasi email dan dokumen internal
Email bisnis sering kali menjadi tempat uji coba kebijakan retensi. Kotak masuk dapat berisi kontrak, data pribadi, lampiran, keluhan pelanggan, faktur, informasi kandidat, kata sandi, dan keputusan bisnis yang rahasia.
Jadwal retensi harus menetapkan apa saja yang termasuk dalam email, apa yang harus dipindahkan ke sistem yang disetujui, dan kapan pesan lama harus dihapus atau diarsipkan. Logika yang sama berlaku untuk dokumen internal, laporan yang diekspor, spreadsheet, folder bersama, dan lampiran obrolan. Namun, kebijakan tersebut juga memerlukan mekanisme penegakan hukum.
Aturan retensi harus dikaitkan dengan sistem yang disetujui, pengaturan penghapusan otomatis jika memungkinkan, aturan arsip, dan pemeriksaan kepemilikan sehingga data tidak tersimpan tanpa batas waktu hanya karena tidak ada yang bertindak saat periode retensi berakhir.
Kredensial, catatan akses, dan log keamanan
Retensi juga berlaku untuk catatan keamanan. Ini dapat mencakup log akses, jejak audit, catatan kata sandi, kode pemulihan, aktivitas admin, laporan insiden, dan catatan autentikasi.
Beberapa catatan keamanan perlu disimpan untuk penyelidikan, kepatuhan, atau tinjauan operasional. Catatan lainnya hanya boleh disimpan untuk tujuan tertentu dan periode yang didokumentasikan, kemudian dihapus atau diarsipkan sesuai kebijakan, terutama jika catatan tersebut mengungkap cara kerja sistem atau mengekspos rincian akses yang sensitif.
Retensi data, manajemen kredensial, and kontrol akses saling tumpang tindih: catatan keamanan yang disimpan memerlukan kontrol akses yang kuat karena dapat mengungkap cara kerja sistem bisnis.
Persyaratan retensi data Inggris Raya: apa yang harus diketahui oleh UKM
Persyaratan retensi data Inggris Raya bervariasi. Hal ini bergantung pada jenis data, alasan menyimpannya, serta kewajiban hukum, pajak, kontraktual, atau bisnis di baliknya.
Untuk retensi data GDPR, titik mulanya adalah pembatasan penyimpanan: data pribadi hanya boleh disimpan selama diperlukan untuk tujuannya. GDPR Inggris Raya tidak memiliki satu periode tetap untuk setiap kategori, sehingga bisnis perlu menetapkan periode retensi mereka sendiri dan memberikan alasannya.
Beberapa catatan memiliki aturan yang lebih jelas. Perusahaan terbatas umumnya perlu menyimpan catatan akuntansi selama enam tahun sejak akhir tahun keuangan yang bersangkutan, dan terkadang lebih lama dalam keadaan tertentu. Catatan staf bervariasi menurut jenis catatan, sehingga data pekerjaan yang sensitif harus dikategorikan dengan cermat dan ditinjau dengan saran hukum atau SDM jika diperlukan.
Pada akhirnya, tidak mungkin menerapkan satu periode retensi untuk semua hal. Data harus dipisahkan berdasarkan kategori, ditentukan alasan menyimpannya, dan didokumentasikan mengapa setiap periode tersebut sesuai.
Templat kebijakan retensi data untuk UKM
Gunakan struktur ini sebagai templat kebijakan retensi data sederhana. Sesuaikan kata-katanya dengan bisnis, sektor, dan persyaratan hukum.
1. Tujuan dan cakupan
Salinan templat: Kebijakan retensi data ini menjelaskan cara [Nama Perusahaan] menyimpan, menahan, mengarsipkan, menghapus, dan melindungi data bisnis dan pribadi. Aturan ini berlaku untuk karyawan, kontraktor, vendor, sistem, dan layanan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, atau mengakses data perusahaan.
2. Kategori data
Salinan templat: [Nama Perusahaan] mengelompokkan data ke dalam beberapa kategori, termasuk data pelanggan, data prospek, catatan karyawan, catatan keuangan, kontrak, catatan operasional, log keamanan, dan komunikasi internal. Setiap kategori harus memiliki pemilik, lokasi penyimpanan, periode retensi, dan metode penghapusan.
3. Jadwal retensi
Salinan templat: Data hanya boleh disimpan selama diperlukan untuk tujuan bisnis, hukum, peraturan, kontraktual, atau keamanan. Setiap kategori data harus tercantum dalam jadwal retensi dengan periode retensi dan alasan yang ditentukan.
Contoh jadwal:
| Kategori data | Contoh catatan | Pendekatan retensi yang disarankan | Pemilik | Metode penghapusan |
| Data pelanggan | Catatan akun, tiket dukungan, riwayat layanan | Simpan selama hubungan pelanggan aktif, kemudian simpan hanya jika diperlukan untuk tujuan hukum, kontraktual, atau perselisihan | Operasi atau keberhasilan pelanggan | Hapus atau anonimkan dari CRM dan sistem dukungan |
| Catatan keuangan | Faktur, resi, penggajian, dokumen pajak | Umumnya disimpan selama enam tahun setelah tahun keuangan yang bersangkutan, kecuali jika diperlukan retensi yang lebih lama | Keuangan | Arsipkan dengan aman, lalu hapus |
| Catatan karyawan | Kontrak, penggajian, catatan hari libur, file SDM | Simpan berdasarkan jenis catatan, aturan undang-undang, dan kebutuhan bisnis | SDM atau operasi | Hapus dengan aman dari sistem SDM dan penyimpanan bersama |
| Kontrak | Perlimpahan klien, kontrak vendor, pernyataan kerja | Simpan selama jangka waktu kontrak ditambah periode perselisihan yang ditentukan | Hukum, keuangan, atau kepemimpinan | Arsipkan dengan aman, lalu hapus |
| Log keamanan | Log akses, aktivitas admin, catatan insiden | Simpan untuk kebutuhan penyelidikan, keamanan, dan akuntabilitas, lalu hapus atau arsipkan berdasarkan risiko | IT atau pemilik keamanan | Hapus atau arsipkan dengan aman |
| Data pemasaran | Prospek, daftar buletin, catatan kampanye | Simpan selama ada tujuan yang sah dan aturan pembatasan dihormati | Pemasaran | Hapus, anonimkan, atau batasi sebagaimana mestinya |
4. Kontrol akses
Salinan templat: Akses ke data yang disimpan harus dibatasi pada orang-orang yang membutuhkannya untuk peran mereka. Data sensitif harus disimpan dalam sistem yang disetujui, dilindungi dengan autentikasi yang kuat, dan ditinjau secara berkala. Kredensial bersama tidak boleh digunakan untuk mengakses data yang disimpan kecuali jika dikelola melalui pengelola kata sandi bisnis yang disetujui.
Bagian ini adalah tempat di mana retensi terhubung langsung dengan manajemen kredensial. Data yang harus disimpan tetap memerlukan perlindungan. Jika kontrak lama, file penggajian, catatan pelanggan, atau log keamanan tetap dapat diakses oleh orang-orang yang tidak lagi membutuhkannya, kebijakan retensi hanya menyelesaikan setengah dari masalah.
A Pengelola kata sandi bisnis mendukung kontrol akses dengan membantu tim membuat kredensial yang kuat, menyimpannya dengan aman, dan membagikan akses hanya dengan orang yang berwenang. Proton Pass for Business membantu tim mengelola kredensial dalam brankas terenkripsi dan menggunakan pembagian yang aman, sehingga data yang disimpan cenderung tidak terekspos melalui kata sandi yang digunakan kembali atau akses informal.
5. Penghapusan dan pembuangan
Salinan templat: Saat periode retensi berakhir, data harus dihapus dengan aman, dianonimkan, atau diarsipkan sesuai dengan jadwal retensi. Catatan kertas harus dihancurkan atau dibuang dengan aman. Catatan digital harus dihapus dari sistem yang disetujui, drive bersama, cadangan jika sesuai, dan lokasi penyimpanan yang tidak dikelola. Penghapusan harus didokumentasikan untuk data sensitif. Karyawan juga harus tahu di mana tidak boleh menyimpan informasi, seperti drive pribadi, spreadsheet yang tidak disetujui, atau utas obrolan. Jika kategori data menjadi subjek penangguhan hukum, perselisihan, audit, atau penyelidikan, penghapusan harus dijeda sampai tim hukum atau kepemimpinan mengizinkan langkah berikutnya.
6. Tanggung Jawab
Salinan templat: Setiap kategori data harus memiliki pemilik yang bertanggung jawab atas keputusan retensi, tinjauan akses, penghapusan, dan pembaruan kebijakan. Karyawan bertanggung jawab untuk menyimpan data dalam sistem yang disetujui dan melaporkan data yang mereka yakini sudah usang, terduplikasi, atau tersimpan di tempat yang salah.
7. Frekuensi tinjauan
Salinan templat: Kebijakan dan jadwal retensi ini akan ditinjau setidaknya setiap tahun, dan lebih cepat jika [Nama Perusahaan] memperkenalkan sistem baru, mengubah kewajiban hukum, mengalami insiden keamanan, atau mengubah cara pengumpulan atau pemrosesan data pribadi.
Kontrol akses dan data yang disimpan
Kebijakan retensi tidak boleh dipisahkan dari kontrol akses. Menyimpan data karena alasan yang sah tidak berarti semua orang harus dapat mengaksesnya.
Data yang disimpan sering kali mencakup informasi sensitif: file karyawan, catatan pelanggan, dokumen pajak, kontrak, log keamanan, dan laporan insiden. Jika akses tidak dikelola, data lama dapat menjadi target empuk selama pembobolan akun. Hal ini juga dapat menimbulkan risiko internal jika karyawan dapat membuka catatan yang tidak terkait dengan peran mereka.
Kontrol akses harus menjawab:
- Siapa yang dapat mengakses setiap kategori data yang disimpan?
- Sistem mana yang menyimpannya?
- Kredensial mana yang melindunginya?
- Apakah MFA diaktifkan?
- Apakah kredensial bersama dikontrol?
- Kapan akses terakhir kali ditinjau?
- Apa yang terjadi jika seseorang keluar atau berganti peran?
- Apakah vendor dan pemasok pihak ketiga diberikan akses, dan apakah itu dikontrol?
Retensi data terhubung dengan manajemen kredensial. Untuk pencegahan pembobolan, kontrol akses juga mengurangi radius dampak. Jika penyerang mengompromikan satu akun, mereka tidak boleh secara otomatis menjangkau data pelanggan yang diarsipkan bertahun-tahun, kontrak lama, atau catatan karyawan. Membuat kebijakan kata sandi dapat membantu tim menentukan aturan untuk pembuatan, pembagian, manajemen akses, dan autentikasi kata sandi.
Untuk pencegahan pembobolan, kontrol akses juga mengurangi radius dampak. Jika penyerang mengompromikan satu akun, mereka tidak boleh secara otomatis menjangkau data pelanggan yang diarsipkan bertahun-tahun, kontrak lama, atau catatan karyawan. Panduan Proton tentang perlindungan pembobolan data untuk bisnis menjelaskan mengapa membatasi akses dan mengurangi paparan yang tidak perlu itu penting sebelum terjadi insiden.
A pengelola kata sandi bisnis seperti Proton Pass for Business juga dapat membantu tim mengontrol dan meninjau akses ke kredensial yang membuka data yang disimpan, dengan manajemen terpusat, pembagian yang aman, dan kepemilikan yang lebih jelas melalui panel admin.
Kesalahan umum kebijakan retensi data
Banyak UKM sudah memiliki kebiasaan retensi informal, tetapi tidak memiliki kebijakan yang andal. Kesalahan yang paling umum sangat mudah dilakukan: menyimpan terlalu banyak data, menerapkan satu aturan untuk setiap catatan, melupakan salinan di sistem sehari-hari, menghapus tanpa memeriksa penangguhan hukum, atau membiarkan data yang disimpan dapat diakses oleh terlalu banyak orang.
| Kesalahan | Mengapa hal itu menimbulkan risiko | Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya |
| Menyimpan semuanya selamanya | Menyimpan data “untuk jaga-jaga” dapat meningkatkan risiko kepatuhan dan paparan pembobolan. | Simpan data hanya selama ada alasan hukum, kontraktual, keamanan, atau bisnis yang jelas. |
| Menggunakan satu periode retensi untuk semua hal | Catatan keuangan, file karyawan, prospek pemasaran, kontrak, dan log memiliki tujuan yang berbeda. | Tentukan periode retensi berdasarkan kategori data. |
| Melupakan email, spreadsheet, dan hasil ekspor | Salinan mungkin tertinggal di kotak masuk, folder unduhan, drive bersama, atau file yang tidak dikelola. | Sertakan lokasi penyimpanan sekunder dalam kebijakan. |
| Menghapus tanpa memeriksa penangguhan hukum | Beberapa data mungkin perlu dipertahankan untuk perselisihan, audit, penyelidikan, atau kewajiban peraturan. | Tambahkan langkah tinjauan sebelum penghapusan. |
| Mengabaikan akses ke data yang disimpan | Data yang disimpan tetap dapat terekspos jika terlalu banyak orang yang dapat mengaksesnya. | Tetapkan pemilik, batasi izin, dan tinjau akses secara berkala. |
Mengubah aturan retensi menjadi praktik sehari-hari
Kebijakan praktis dimulai dengan data yang sudah dimiliki bisnis dan mengubahnya menjadi jadwal yang dapat diikuti orang. Setiap kategori harus memiliki alasan untuk disimpan, pemilik, frekuensi tinjauan, dan proses penghapusan yang jelas. Selama data tersebut tetap berada dalam sistem, akses harus tetap terbatas pada orang-orang yang benar-benar membutuhkannya.
Bagi banyak UKM, manajemen kredensial adalah salah satu hal termudah untuk dilakukan peningkatan. Kata sandi yang kuat, pembagian yang aman, dan akses yang dikontrol membantu memastikan data yang disimpan hanya tersedia bagi orang-orang yang membutuhkannya.
Kontrol siapa saja yang dapat mengakses data yang disimpan dalam bisnis dengan pengelola kata sandi bisnis yang aman.
