Alat kerja jarak jauh mungkin tidak terasa seperti keputusan infrastruktur besar saat Anda baru mulai meningkatkan skala bisnis. Alat-alat ini dapat terasa seperti tugas yang relatif kecil dibandingkan dengan mengurus penggajian, meluncurkan MVP, atau menjaga kelangsungan runway… Namun, di situlah letak bahayanya.
Alat kerja jarak jauh yang Anda pilih pada hari pertama akan menjadi infrastruktur yang terus Anda gunakan, dan celah di antara alat-alat tersebut perlahan menumpuk menjadi masalah serius yang tidak akan Anda sadari hingga terlambat. Itulah utang keamanan — dan ini lebih umum daripada yang Anda bayangkan.
Satu dari empat UKM mengalami pembobolan tahun lalu, meskipun aktif berinvestasi dalam alat keamanan. Masalahnya bukanlah pengelola kata sandi atau VPN yang mereka pilih: melainkan celah di antara keduanya.
Utang keamanan tidak langsung berdampak pada Anda, melainkan menumpuk di latar belakang hingga momen terburuk: Ketika pelanggan korporat meminta jejak audit dan Anda tidak memilikinya. Atau investor bertanya di mana data Anda tersimpan dan Anda memberi tahu mereka bahwa data tersebut berada di bawah yurisdiksi AS. Atau kuesioner keamanan meminta Anda mencantumkan semua orang yang memiliki akses ke sistem inti Anda dalam 24 bulan terakhir, dan Anda menyadari bahwa hal tersebut tidak pernah dilacak.
Berikut cara menyusun rangkaian alat kerja jarak jauh yang aman yang dapat menutup celah tersebut dan dirancang untuk bertahan lama.
11 alat kerja jarak jauh terbaik untuk tim Anda
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, tetapi ada kategori alat kerja jarak jauh tertentu yang perlu dipenuhi oleh hampir setiap bisnis. Berikut adalah 11 alat yang kami rekomendasikan untuk masing-masing kategori.
1. Slack (Terbaik untuk obrolan tim)
Diluncurkan pada tahun 2013, Slack telah menjadi pilihan bawaan bagi tim yang menginginkan obrolan, suara, dan video di satu tempat. Alat ini menggantikan utas email yang tak ada habisnya dengan kanal yang diatur berdasarkan tim, topik, atau proyek, dan pustaka integrasinya yang mendalam (Google Kalender, Jira, dan ratusan lainnya) menjadikannya pusat notifikasi untuk seluruh rangkaian alat Anda. Satu kelemahan yang perlu dipertimbangkan: pada beberapa paket, admin dapat mengakses riwayat pesan, yang berpotensi menimbulkan kekhawatiran privasi bagi sejumlah bisnis.
Untuk mengetahui opsi lainnya, baca daftar alat komunikasi internal terbaik kami.
2. Proton Mail (Terbaik untuk email bisnis)
Penyedia layanan email dengan model ekonomi yang dibangun di sekitar penargetan iklan tidak dapat menjamin bahwa email Anda tidak akan dibaca oleh orang lain, terlepas dari apa pun klaim Kebijakan Privasi mereka. Proton Mail terenkripsi secara end-to-end secara bawaan, dan dilindungi oleh hukum privasi Swiss yang ketat, sehingga hanya Anda dan penerima yang dapat membaca apa yang dikirim. (Harap diperhatikan: email ke penerima non-Proton tidak terenkripsi secara end-to-end kecuali Anda melindunginya dengan kata sandi terlebih dahulu.)
3. Loom (Terbaik untuk video asinkron)
Jika pernah berada dalam rapat yang sebenarnya dapat diringkas dalam video dua menit, Loom bisa menjadi solusi untuk Anda. Alat ini memungkinkan pembuatan catatan video dengan merekam layar, wajah, dan suara secara bersamaan, untuk dibagikan sebagai tautan. Contoh penggunaan populernya mencakup perekaman panduan orientasi, laporan bug, dan pembaruan asinkron lintas zona waktu. (Perhatikan bahwa rekaman Loom tersimpan di server milik Loom, bukan di infrastruktur tim Anda, informasi penting jika Anda ingin memegang kendali penuh atas data perusahaan.)
4. Proton Meet (Terbaik untuk konferensi video)
Tidak seperti Zoom, Proton Meet terenkripsi secara end-to-end secara bawaan, yang berarti Proton sekalipun tidak dapat mengakses apa yang dibicarakan atau dibagikan dalam panggilan. Tamu dapat bergabung hanya dengan tautan tanpa memerlukan akun, dan paket gratis mencakup panggilan berdurasi satu jam hingga 50 peserta. Satu catatan: Proton Meet berfungsi dengan baik untuk panggilan tim internal, tetapi jika alur kerja Anda bergantung pada pengintegrasian video langsung ke dalam alat CRM atau dukungan, periksa kompatibilitasnya sebelum beralih.
5. Jira (Terbaik untuk manajemen proyek)
Jira dirancang untuk tim perangkat lunak yang menjalankan alur kerja agile: seperti sprint, backlog, dan pelacakan isu yang terhubung langsung ke basis kode Anda melalui integrasi Bitbucket atau GitHub. Oleh karena itu, Jira menjadi pilihan bawaan bagi banyak tim rekayasa yang telah berada di dalam ekosistem Atlassian. Kekurangannya, konfigurasinya lebih rumit dibandingkan alat serbaguna seperti Asana, dan di luar tim dev, penggunaannya bisa terasa berlebihan.
6. Trello (Terbaik untuk melacak tugas)
Kesederhanaan adalah keunggulan Trello, menyederhanakan manajemen tugas menjadi kartu-kartu yang dipindahkan di papan berlabel to do, doing, dan done. Hampir tidak ada kurva pembelajaran, menjadikan Trello titik awal yang alami bagi tim kecil. Namun, setelah tim berkembang, kesederhanaan tersebut bisa menjadi batasan: Anda tidak akan merasa mudah untuk melakukan pelaporan lintas proyek di dalamnya.
7. Miro (Terbaik untuk kolaborasi visual)
Ketika berkumpul di sekitar papan tulis fisik tidak memungkinkan, papan Miro memberi tim opsi jarak jauh — dan jauh lebih fleksibel: kanvas digital tanpa batas untuk perencanaan, kolaborasi, dan curah pendapat. Anda dapat menyeret dan melepas file ke papan, menyiapkan lokakarya berulang dengan templat untuk sesi retrospektif dan perencanaan. Meskipun Miro sangat cocok untuk tim yang dapat bekerja dalam sesi langsung dan sinkron, alat ini kurang berguna bagi tim yang bekerja secara asinkron lintas zona waktu.
8. Proton Drive (Terbaik untuk penyimpanan cloud)
Proton Drive adalah alternatif yang mengutamakan privasi dibanding Dropbox dan Google Drive. Meskipun memiliki lebih sedikit integrasi langsung dibandingkan aplikasi tersebut, Proton Drive memberikan perlindungan data yang lebih baik, mengenkripsi file di perangkat Anda bahkan sebelum mencapai server Proton sehingga Proton tidak akan pernah dapat mendekripsinya, sekalipun berdasarkan perintah pengadilan. Riwayat versi, log akses, dan izin terperinci sudah terpasang secara bawaan, serta tautan yang dibagikan akan kedaluwarsa secara bawaan alih-alih tetap terbuka tanpa batas waktu.
9. Proton Pass (Terbaik untuk pengelolaan kata sandi/kredensial)
Risiko kebocoran kredensial meningkat tajam di luar lingkungan kantor yang terkontrol. Tidak seperti kebanyakan pengelola kata sandi, Proton Pass mengenkripsi setiap kolom dari setiap item yang tersimpan secara bawaan: bukan hanya kata sandi, tetapi juga nama pengguna dan catatan. Layanan ini juga menyertakan pembuatan alias email untuk menjaga alamat email asli tim Anda agar tidak dimasukkan ke formulir pendaftaran. (Perhatikan bahwa kontrol admin tingkat lanjut — sinkronisasi direktori SSO dan SCIM — hanya tersedia untuk tingkat Pass Professional, bukan paket dasar.)
10. Notion (Terbaik untuk membangun dasar pengetahuan)
Dengan Notion, Anda dapat mengatur dan memusatkan pengetahuan serta dokumentasi internal bisnis Anda dalam halaman, basis data, dan wiki, membangun satu sumber kebenaran bagi tim dan menghilangkan keraguan tentang versi dokumen mana yang terbaru. Namun perlu diingat: fleksibilitas Notion dapat menjadi risiko, mengaktifkan pembuatan wiki yang tidak terstruktur dan berantakan kecuali ada yang mengawasinya.
11. Lumo
Tim kecil sekalipun dapat memperoleh manfaat dari bantuan AI yang memungkinkan menyusun draf, mengedit, meringkas, dan melakukan riset lebih cepat tanpa harus menambah jumlah staf. Lumo adalah asisten AI dari Proton, yang dirancang untuk menawarkan semua kecanggihan AI tanpa mengompromikan IP dan data sensitif Anda. Gemini dan Copilot memerlukan akses ke data dokumen Anda agar dapat berfungsi, tetapi Lumo tidak pernah melatih modelnya menggunakan input Anda. (Lumo hanya tersedia pada paket Proton Premium.)
Alasan alat kerja jarak jauh terbaik sekalipun dapat menjerumuskan Anda ke dalam utang keamanan tanpa Anda sadari
Alat kolaborasi jarak jauh yang benar-benar bagus sekalipun dapat menjadi rangkaian alat yang rentan jika masing-masing beroperasi berdasarkan model keamanannya sendiri. Rangkaian alat tanpa kontrol akses terpadu, tanpa jejak audit, tanpa kedaulatan data, serta utang keamanan yang menumpuk sejak hari pertama.
Utang keamanan terbagi menjadi empat jenis:
- Utang akses: Rangkaian alat memaksa Anda memberikan dan mencabut akses secara manual di lima atau enam platform yang berbeda. Anda harus mengingatnya sendiri (dan ingatan manusia jauh dari kata 100% andal). Hasilnya: kontraktor yang sudah berhenti enam bulan lalu masih dapat membuka file Anda.
- Utang jejak audit: Akses yang Anda kontrol tidak tercatat di mana pun. Anda tahu seseorang telah mengakses folder tersebut, tetapi Anda tidak dapat membuktikannya. Dan ketika calon investor, pelanggan, atau regulator bertanya kepada Anda mengenai siapa yang memiliki akses ke apa dan kapan, Anda tidak memiliki jawaban yang meyakinkan.
- Utang yurisdiksi: File Anda berada di server yang tunduk pada CLOUD Act. Anda tidak bermaksud agar hal itu terjadi: Anda hanya memilih Dropbox.
- Utang kesalahan manusia: Fragmentasi berarti lebih banyak langkah manual, yang berarti lebih banyak kesalahan manusia, yang berarti…? Singkatnya, 39% pembobolan pada tahun lalu disebabkan oleh kesalahan manusia.
Semua hal ini bukanlah hal yang tak terelakkan. Setiap risiko yang kami cantumkan dapat lebih mudah dihindari sepenuhnya jika Anda memilih rangkaian alat kolaborasi jarak jauh yang lebih terpadu sejak Hari Pertama.
Seperti apa sebenarnya rangkaian alat kerja jarak jauh yang aman
Sebagian besar UKM (66%) menyatakan bahwa pembuktian keamanan data cloud (khususnya terkait data klien) sangat penting atau krusial saat memenangkan bisnis baru. Platform terpadu memberikannya untuk Anda — dengan menutup celah tempat menumpuknya utang keamanan:
- Kontrol akses terpadu: Satu lapisan admin. Alih-alih harus memeriksa daftar periksa di enam platform berbeda, Anda hanya perlu melakukan satu tindakan untuk menambah dan menghapus anggota tim dari infrastruktur Anda.
- Enkripsi bawaan: Data Anda dienkripsi saat transit dan saat disimpan. Enkripsi end-to-end berarti penyedia layanan Anda tidak dapat membaca file Anda dan tidak dapat dipaksa untuk menyerahkannya.
- Kedaulatan data: Data Anda diatur oleh hukum yang Anda pahami, di yurisdiksi yang Anda percayai. (Bukan yurisdiksi yang tunduk pada CLOUD Act.)
- Jejak audit otomatis: Sehingga Anda tidak perlu memberi tahu investor (terlebih lagi regulator) bahwa Anda tidak memilikinya.
- Dirancang untuk berkembang secara aman: Izin, tingkat akses, dan kontrol admin Anda tetap berfungsi baik saat perusahaan Anda berjumlah sepuluh orang maupun 100. Tidak perlu membangun ulang, tidak perlu memperlambat langkah.
Keamanan siber untuk perusahaan rintisan dimulai lebih awal daripada yang Anda kira — makin awal Anda menerapkannya, makin sedikit yang perlu Anda tambahkan (atau bersihkan) di kemudian hari.
Toolkit kerja jarak jauh Anda, dibangun di atas Proton Workspace
Kami telah memperkenalkan Proton Mail, Meet, Drive, Pass, dan Lumo di artikel ini. Namun memilih alat terbaik untuk setiap tugas tidak secara otomatis menutup celah di antara alat-alat tersebut. Untuk melakukannya, Anda memerlukan rangkaian alat terpadu seperti Proton Workspace.
Dengan Workspace, lapisan penting keamanan dari rangkaian alat Anda berada di tangan yang aman: tangan Anda sendiri. Data berada di bawah kendali Anda, terenkripsi dari ujung ke ujung (Proton sekalipun tidak dapat melihatnya) dan dilindungi oleh salah satu yurisdiksi privasi terkuat di dunia.
Kepatuhan bukanlah masalah: Proton bersertifikasi ISO 27001, serta patuh terhadap GDPR dan HIPAA.
Anda perlu menambahkan alat tambahan untuk manajemen dan pengiriman pesan tim. Namun Anda akan melakukannya di atas fondasi yang sudah aman.
- Utang akses: teratasi. Satu dasbor admin. Satu tindakan untuk menyediakan akses bagi anggota tim baru di setiap layanan Proton, satu tindakan untuk menghapusnya saat mereka keluar
- Utang jejak audit: teratasi. Riwayat versi, log akses, dan izin terperinci telah terpasang di Proton Drive dan Proton Docs secara bawaan
- Utang yurisdiksi: teratasi. Berkantor pusat di Swiss, di luar yurisdiksi AS dan UE
- Utang kesalahan manusia: teratasi. Tanggal kedaluwarsa ditetapkan pada tautan secara bawaan. File dienkripsi secara otomatis di penyimpanan. Keamanan ditegakkan secara otomatis, bukan manual
Alat yang Anda pilih pada hari pertama menciptakan utang keamanan yang harus Anda lunasi di kemudian hari. Bangun di atas fondasi yang tepat, dan Anda dapat berhenti mengkhawatirkan utang keamanan — serta mulai memanfaatkan postur keamanan Anda sebagai nilai jual.
