Puede que las herramientas de trabajo remoto no parezcan una decisión de infraestructura importante cuando acabas de empezar a hacer escalar tu negocio. Pueden parecer una tarea relativamente menor en comparación con pagar las nóminas, lanzar tu MVP o mantener a flote tu liquidez… Pero ahí es donde reside el peligro.
Las herramientas de trabajo remoto que elijas el primer día se convertirán en la infraestructura a la que quedarás atado, y las brechas entre esas herramientas se acumularán silenciosamente en problemas graves de los que no te darás cuenta hasta que sea demasiado tarde. Eso es la deuda de seguridad, y es más común de lo que crees.
Una de cada cuatro pymes sufrió una vulneración el año pasado, a pesar de invertir activamente en herramientas de seguridad. El problema no fueron los gestores de contraseñas ni la VPN que eligieron: fueron las brechas existentes entre ellos.
La deuda de seguridad no te golpea de inmediato, pero se va acumulando en segundo plano hasta el peor momento posible: cuando un cliente corporativo te pide tu registro de auditoría y no tienes ninguno. O cuando un inversor te pregunta dónde están almacenados tus datos y le dices que están bajo la jurisdicción de EE. UU. O cuando un cuestionario de seguridad te pide que enumeres a todas las personas que han tenido acceso a tus sistemas centrales en los últimos 24 meses y te das cuenta de que nunca hiciste un seguimiento de ello.
A continuación te explicamos cómo crear un conjunto seguro de herramientas de trabajo remoto que cierre esas brechas y esté diseñado para durar.
11 de las mejores herramientas de trabajo remoto para tu equipo
Cada empresa tiene necesidades diferentes, pero existen ciertas categorías de herramientas de trabajo remoto que casi todas las empresas necesitan cubrir. Aquí tienes las 11 herramientas que recomendamos para cada una.
1. Slack (la mejor opción para el chat de equipo)
Lanzado en 2013, Slack se ha convertido en la opción por defecto para los equipos que quieren chat, voz y vídeo en un solo lugar. Sustituyó a los interminables hilos de correo electrónico de antaño por canales organizados por equipo, tema o proyecto, y su amplia biblioteca de integraciones (Google Calendar, Jira y cientos más) lo convierte en un centro de notificaciones para todo tu paquete de herramientas. Un inconveniente a tener en cuenta: en algunos planes, los administradores pueden acceder al historial de mensajes, lo que supone un posible problema de privacidad para algunas empresas.
Para descubrir qué más opciones existen, lee nuestra lista de las mejores herramientas de comunicación interna.
2. Proton Mail (la mejor opción para el correo profesional)
Los proveedores de correo electrónico cuyos modelos económicos se basan en la publicidad dirigida no pueden garantizar que nadie más lea tus correos electrónicos, diga lo que diga su política de privacidad. Proton Mail está cifrado de extremo a extremo por defecto y protegido por la estricta ley suiza de privacidad, por lo que solo tú y tu destinatario podéis leer lo enviado. (Ten en cuenta que los correos electrónicos dirigidos a destinatarios que no usan Proton no están cifrados de extremo a extremo a menos que los protejas primero con contraseña.)
3. Loom (la mejor opción para vídeo asíncrono)
Si alguna vez has estado en una reunión que fácilmente podría haber sido un vídeo de dos minutos, Loom podría ser la solución para ti. Te permite crear notas de vídeo, grabando tu pantalla, tu cara y tu voz a la vez, para compartirlas como un enlace. Entre los casos de uso más habituales se encuentran la grabación de guías de incorporación, informes de errores y actualizaciones asíncronas entre distintas zonas horarias. (Ten en cuenta que las grabaciones de Loom se almacenan en los propios servidores de Loom y no en la infraestructura de tu equipo, algo importante si prefieres mantener los datos de la empresa bajo tu propio control.)
4. Proton Meet (la mejor opción para videoconferencias)
A diferencia de Zoom, Proton Meet está cifrado de extremo a extremo por defecto, lo que significa que ni siquiera Proton puede acceder a lo que se dice o se comparte en una llamada. Los invitados se unen simplemente con un enlace, sin necesidad de tener cuenta, y el plan gratuito cubre llamadas de una hora con hasta 50 participantes. Una advertencia: Proton Meet funciona bien para llamadas internas del equipo, pero si tu flujo de trabajo depende de integrar el vídeo directamente en un CRM o herramienta de soporte, deberías comprobar la compatibilidad antes de cambiar.
5. Jira (la mejor opción para la gestión de proyectos)
Jira está diseñado para equipos de software que utilizan flujos de trabajo ágiles: piensa en sprints, backlogs y seguimiento de problemas que se vinculan directamente a tu base de código a través de integraciones con Bitbucket o GitHub. Por eso, Jira es la opción por defecto para muchos equipos de ingeniería que ya forman parte del ecosistema de Atlassian. Como desventaja, requiere más configuración que las herramientas de uso general como Asana, y fuera de un equipo de desarrollo puede resultar excesivo.
6. Trello (la mejor opción para el seguimiento de tareas)
La sencillez es el punto fuerte de Trello, que reduce la gestión de tareas a tarjetas que se mueven por tableros con las etiquetas por hacer, en curso y hecho. Casi no requiere curva de aprendizaje, lo que convierte a Trello en un punto de partida natural para un equipo pequeño. Sin embargo, cuando tu equipo crece, esa sencillez puede convertirse en una limitación: no te resultará tan fácil generar informes entre varios proyectos.
7. Miro (la mejor opción para la colaboración visual)
Cuando reunirse alrededor de una pizarra física es imposible, un tablero de Miro ofrece a los equipos una opción remota — y mucho más flexible—: un lienzo digital infinito para planificar, colaborar y hacer lluvia de ideas. Puedes arrastrar y soltar archivos en los tableros y configurar talleres recurrentes con plantillas para retrospectivas y sesiones de planificación. Aunque Miro es excelente para equipos que pueden trabajar en sesiones síncronas en directo, resulta menos útil para equipos que trabajan de forma asíncrona en diferentes zonas horarias.
8. Proton Drive (la mejor opción para el almacenamiento en la nube)
Proton Drive es la alternativa centrada en la privacidad a Dropbox y Google Drive. Aunque cuenta con menos integraciones directas que esas aplicaciones, Proton Drive protege mejor tus datos, cifrando los archivos en tu dispositivo antes de que lleguen a los servidores de Proton, de modo que Proton nunca pueda descifrarlos, ni siquiera por orden judicial. El historial de versiones, los registros de acceso y los permisos detallados vienen integrados, y los enlaces compartidos expiran por defecto en lugar de permanecer abiertos indefinidamente.
9. Proton Pass (la mejor opción para la gestión de contraseñas/credenciales)
El riesgo de filtración de credenciales aumenta de forma considerable fuera de un entorno de oficina controlado. A diferencia de la mayoría de los gestores de contraseñas, Proton Pass cifra cada campo de cada elemento guardado por defecto: no solo las contraseñas, sino también los nombres de usuario y las notas. También incluye la generación de alias de correo para mantener las direcciones de correo electrónico reales de tu equipo fuera de los formularios de registro. (Ten en cuenta que los controles avanzados de administrador —SSO y sincronización de directorios SCIM— están reservados para el nivel Pass Professional, no para el plan básico.)
10. Notion (la mejor opción para crear una base de conocimiento)
Con Notion, puedes organizar y centralizar el conocimiento interno y la documentación de tu empresa en páginas, bases de datos y wikis, creando una fuente única de información para tus equipos y eliminando las dudas sobre qué versiones de los documentos son las actuales. Pero ten cuidado: la flexibilidad de Notion puede convertirse en un riesgo al permitir la creación de una wiki desestructurada que se descontrole a menos que alguien la vigile.
11. Lumo
Incluso los equipos pequeños se benefician de la asistencia de la IA, que les permite redactar borradores, editar, resumir e investigar más rápido sin tener que aumentar la plantilla. Lumo es el asistente de IA de Proton, creado para ofrecer toda la potencia de la IA sin comprometer tu IP ni tus datos confidenciales. Gemini y Copilot necesitan acceder a los datos de tus documentos para funcionar, pero Lumo nunca se entrena con lo que introduces. (Lumo solo está disponible en los planes prémium de Proton.)
Por qué incluso las mejores herramientas de trabajo remoto pueden generarte deuda de seguridad sin que lo sepas
Incluso las herramientas de colaboración remota genuinamente buenas dan lugar a un conjunto inestable cuando cada una opera bajo su propio modelo de seguridad: un conjunto sin control de acceso unificado, sin registro de auditoría, sin soberanía de datos y con una deuda de seguridad que se acumula desde el primer día.
La deuda de seguridad se presenta en cuatro tipos:
- Deuda de acceso: tu conjunto de herramientas te obliga a conceder y revocar accesos manualmente en cinco o seis plataformas distintas. Depende de que te acuerdes (y la memoria dista mucho de ser 100 % fiable). Resultado: el colaborador externo que se marchó hace seis meses todavía puede abrir tus archivos.
- Deuda de registro de auditoría: el acceso que controlas no queda registrado en ninguna parte. Sabes que alguien accedió a esa carpeta, pero no puedes demostrarlo. Y cuando un futuro inversor, cliente o regulador te pregunte quién tuvo acceso a qué y cuándo, no tendrás una buena respuesta.
- Deuda de jurisdicción: tus archivos se encuentran en servidores sujetos a la CLOUD Act. No era tu intención: simplemente elegiste Dropbox.
- Deuda por error humano: la fragmentación implica más pasos manuales, lo que se traduce en más errores humanos, lo que significa… digamos simplemente que el 39 % de las vulneraciones del año pasado fueron causadas por errores humanos.
Nada de esto es inevitable. Todos los riesgos que hemos enumerado son más fáciles de evitar limpiamente si eliges un conjunto más unificado de herramientas de colaboración remota desde el primer día.
Cómo es en realidad un paquete seguro de herramientas de trabajo remoto
La mayoría de las pymes (66 %) afirma que demostrar la seguridad de los datos en la nube (especialmente en lo que respecta a los datos de los clientes) es muy o críticamente importante a la hora de conseguir nuevos clientes. Una plataforma unificada te ofrece precisamente eso al cerrar las brechas donde se acumula la deuda de seguridad:
- Control de acceso unificado: una única capa de administración. En lugar de tener que seguir una lista de comprobación en seis plataformas distintas, debes poder realizar una sola acción para añadir y eliminar a un miembro del equipo de tu infraestructura.
- Cifrado por defecto: tus datos están cifrados en tránsito y en reposo. El cifrado de extremo a extremo significa que tu proveedor no puede leer tus archivos ni puede ser obligado a entregarlos.
- Soberanía de datos: tus datos se rigen por leyes que comprendes, en una jurisdicción de confianza (no en una sujeta a la CLOUD Act).
- Registros de auditoría automáticos: para que nunca tengas que decirle a un inversor (y mucho menos a un organismo regulador) que no dispones de ninguno.
- Diseñado para escalar de forma segura: tus permisos, niveles de acceso y controles de administrador funcionan tanto si tu empresa tiene diez personas como 100. Sin necesidad de reconstruir nada ni de frenar el ritmo.
La ciberseguridad para startups empieza antes de lo que crees: cuanto antes la integres, menos parches tendrás que añadir (o limpiar) después.
Tu conjunto de herramientas de trabajo remoto, creado con Proton Workspace
Ya te hemos presentado Proton Mail, Meet, Drive, Pass y Lumo en este artículo. Pero seleccionar la mejor herramienta para cada tarea no cierra automáticamente las brechas entre ellas. Para lograrlo, necesitas un paquete unificado como Proton Workspace.
Con Workspace, la capa crítica para la seguridad de tu conjunto de herramientas está en buenas manos: las tuyas. Tus datos están bajo tu control, cifrados de extremo a extremo (ni siquiera Proton puede verlos) y protegidos bajo una de las jurisdicciones de privacidad más estrictas del mundo.
El cumplimiento normativo no es una preocupación: Proton cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con el GDPR y la HIPAA.
Tendrás que añadir herramientas adicionales para la gestión y la mensajería de equipo. Pero lo harás sobre una base que ya es segura.
- Deuda de acceso: resuelta. Un solo panel de control de administrador. Una sola acción para dar de alta a un nuevo miembro del equipo en todos los servicios de Proton y una sola para eliminarlo cuando se vaya
- Deuda de registro de auditoría: resuelta. El historial de versiones, los registros de acceso y los permisos detallados están integrados en Proton Drive y Proton Docs por defecto
- Deuda de jurisdicción: resuelta. Con sede en Suiza, fuera de la jurisdicción de EE. UU. y la UE
- Deuda por error humano: resuelta. Las fechas de expiración se establecen en los enlaces por defecto. Los archivos se cifran automáticamente en el almacenamiento. La seguridad se aplica de forma automática, no manual
Las herramientas que elijas el primer día generan la deuda de seguridad que pagarás más adelante. Construye sobre la base adecuada y podrás dejar de preocuparte por la deuda de seguridad, y empezar a utilizar tu postura de seguridad como un argumento de venta.
