เครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลอาจดูเหมือนไม่ใช่การตัดสินใจด้านโครงสร้างพื้นฐานครั้งใหญ่เมื่อเพิ่งเริ่มต้นขยายธุรกิจ และอาจดูเหมือนเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ เมื่อเทียบกับการจ่ายเงินเดือน การส่งมอบ MVP หรือการรักษาเงินทุนหมุนเวียนให้อยู่รอด… แต่นั่นคือจุดที่อันตรายซ่อนอยู่
เครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่เลือกตั้งแต่วันแรกจะกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ต้องใช้งานต่อไป และช่องว่างระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นจะค่อยๆ สะสมจนกลายเป็นปัญหาร้ายแรงที่ไม่ทันสังเกตจนกระทั่งสายเกินไป นั่นคือหนี้สินด้านความปลอดภัย — และเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยกว่าที่คิด
หนึ่งในสี่ของ SMB ประสบปัญหาการละเมิดข้อมูลในปีที่ผ่านมา แม้จะลงทุนในเครื่องมือรักษาความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง ปัญหาไม่ได้อยู่ที่โปรแกรมจัดการรหัสผ่านหรือ VPN ที่เลือกใช้ แต่อยู่ที่ช่องว่างระหว่างเครื่องมือเหล่านั้น
หนี้สินด้านความปลอดภัยไม่ได้ส่งผลกระทบทันที แต่จะ สะสมอยู่เบื้องหลังจนกระทั่งถึงช่วงเวลาที่เลวร้ายที่สุด: เมื่อลูกค้าระดับองค์กรขอดูบันทึกการตรวจสอบแต่ไม่มีให้ หรือนักลงทุนถามว่าข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ที่ใดแล้วต้องบอกว่าอยู่ภายใต้เขตอำนาจศาลของสหรัฐฯ หรือแบบสอบถามความปลอดภัยขอให้ระบุรายชื่อทุกคนที่เคยเข้าถึงระบบหลักในช่วง 24 เดือนที่ผ่านมา แล้วพบว่าไม่เคยมีการติดตามเรื่องนี้เลย
นี่คือวิธีสร้างชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ปลอดภัย ซึ่งช่วยปิดช่องว่างเหล่านั้นและสร้างขึ้นเพื่อการใช้งานระยะยาว
11 เครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ดีที่สุดสำหรับทีม
ทุกธุรกิจมีความต้องการที่แตกต่างกัน แต่มีหมวดหมู่ของเครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลบางประเภทที่แทบทุกธุรกิจจำเป็นต้องมี นี่คือ 11 เครื่องมือที่แนะนำสำหรับแต่ละหมวดหมู่
1. Slack (ดีที่สุดสำหรับการแชทในทีม)
Slack เปิดตัวในปี 2013 และกลายเป็นตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับทีมที่ต้องการแชท สนทนาด้วยเสียง และวิดีโอในที่เดียว โดยเข้ามาแทนที่เธรดอีเมลที่ยืดยาวแบบเดิมด้วยช่องทางที่จัดระเบียบตามทีม หัวข้อ หรือโปรเจกต์ อีกทั้งการเชื่อมต่อที่หลากหลาย (Google Calendar, Jira และอื่นๆ อีกนับร้อย) ยังทำให้เป็นศูนย์กลางการแจ้งเตือนสำหรับเครื่องมือทั้งหมด ข้อเสียหนึ่งที่ควรพิจารณาคือ ในบางแผน ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงประวัติข้อความได้ ซึ่งอาจเป็นข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวสำหรับบางธุรกิจ
หากต้องการดูตัวเลือกอื่นๆ เพิ่มเติม โปรดอ่านรายชื่อเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรที่ดีที่สุด
2. Proton Mail (ดีที่สุดสำหรับอีเมลธุรกิจ)
ผู้ให้บริการอีเมลที่มีโมเดลธุรกิจอิงตามการกำหนดเป้าหมายโฆษณาไม่สามารถรับประกันได้ว่าจะไม่มีผู้อื่นอ่านอีเมล ไม่ว่านโยบายความเป็นส่วนตัวจะระบุไว้อย่างไรก็ตาม Proton Mail มีการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางเป็นค่าเริ่มต้น และได้รับการคุ้มครองภายใต้กฎหมายความเป็นส่วนตัวของสวิตเซอร์แลนด์ที่เข้มงวด มีเพียงผู้ส่งและผู้รับเท่านั้นที่สามารถอ่านสิ่งที่ส่งไปได้ (หมายเหตุ: อีเมลที่ส่งไปยังผู้รับที่ไม่ได้ใช้ Proton จะไม่ได้รับการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง เว้นแต่จะได้รับการปกป้องด้วยรหัสผ่านก่อน)
3. Loom (ดีที่สุดสำหรับวิดีโอแบบไม่ประสานเวลา)
หากเคยเข้าร่วมการประชุมที่สามารถสรุปเป็นวิดีโอความยาวสองนาทีได้ง่ายๆ Loom อาจเป็นคำตอบที่ตอบโจทย์ เครื่องมือนี้ช่วยให้สร้างวิดีโอบันทึกข้อความโดยบันทึกหน้าจอ ใบหน้า และเสียงไปพร้อมกันเพื่อแชร์เป็นลิงก์ การใช้งานยอดนิยมได้แก่ การบันทึกคำแนะนำการเริ่มต้นใช้งาน รายงานบั๊ก และการอัปเดตแบบไม่พร้อมกันข้ามเขตเวลา (โปรดทราบว่าการบันทึกของ Loom จะจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ Loom เอง ไม่ใช่บนโครงสร้างพื้นฐานของทีม ซึ่งเป็นข้อมูลที่ควรทราบหากต้องการควบคุมข้อมูลของบริษัทด้วยตนเอง)
4. Proton Meet (ดีที่สุดสำหรับการประชุมทางวิดีโอ)
ต่างจาก Zoom ตรงที่ Proton Meet มีการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางเป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าแม้แต่ Proton ก็ไม่สามารถเข้าถึงสิ่งที่พูดคุยหรือแชร์ระหว่างการโทรได้ ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้ด้วยลิงก์เพียงอย่างเดียวโดยไม่ต้องมีบัญชี และ Free plan ครอบคลุมการโทรหนึ่งชั่วโมงที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 50 คน ข้อควรพิจารณาหนึ่งข้อ: Proton Meet ทำงานได้ดีสำหรับการโทรภายในทีม แต่หากขั้นตอนการทำงานจำเป็นต้องผสานการทำงานของวิดีโอเข้ากับ CRM หรือเครื่องมือฝ่ายสนับสนุนโดยตรง ควรตรวจสอบความเข้ากันได้ก่อนเปลี่ยนมาใช้งาน
5. Jira (ดีที่สุดสำหรับการจัดการโปรเจกต์)
Jira สร้างขึ้นสำหรับทีมซอฟต์แวร์ที่ใช้กระบวนการทำงานแบบ Agile เช่น การวางแผน Sprint, Backlog และการติดตามปัญหาที่เชื่อมต่อกับ Codebase ได้โดยตรงผ่านการผสานการทำงานกับ Bitbucket หรือ GitHub ด้วยเหตุนี้ Jira จึงเป็นตัวเลือกค่าเริ่มต้นสำหรับทีมวิศวกรหลายทีมที่อยู่ในระบบนิเวศของ Atlassian อยู่แล้ว ในทางกลับกัน Jira จำเป็นต้องมีการกำหนดค่ามากกว่าเครื่องมือทั่วไปอย่าง Asana และหากนำไปใช้นอกทีมพัฒนาก็อาจรู้สึกว่าซับซ้อนเกินความจำเป็น
6. Trello (ดีที่สุดสำหรับการติดตามงาน)
ความเรียบง่ายคือจุดเด่นของ Trello โดยปรับการจัดการงานให้อยู่ในรูปแบบของการย้ายการ์ดข้ามบอร์ดที่ติดป้ายกำกับว่า สิ่งที่ต้องทำ, กำลังทำ และ ทำเสร็จแล้ว แทบไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติม ทำให้ Trello เป็นจุดเริ่มต้นที่เป็นธรรมชาติสำหรับทีมขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม เมื่อทีมเติบโตขึ้น ความเรียบง่ายดังกล่าวอาจกลายเป็นข้อจำกัด เนื่องจากจะไม่สามารถจัดทำรายงานข้ามโปรเจกต์ได้อย่างสะดวกง่ายดายนัก
7. Miro (ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านภาพ)
เมื่อการมารวมตัวกันที่กระดานไวท์บอร์ดจริงเป็นไปไม่ได้ บอร์ด Miro จึงมอบทางเลือกสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่มีความยืดหยุ่นกว่ามาก — นั่นคือผืนผ้าใบดิจิทัลแบบไม่จำกัดสำหรับการวางแผน การทำงานร่วมกัน และการระดมความคิด สามารถลากและวางไฟล์ลงบนบอร์ด ตั้งค่าเวิร์กช็อปซ้ำๆ ด้วยเทมเพลตสำหรับการทบทวนงานย้อนหลังและเซสชันการวางแผน แม้ว่า Miro จะยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แต่จะมีประโยชน์น้อยลงสำหรับทีมที่ทำงานแบบไม่พร้อมกันข้ามเขตเวลา
8. Proton Drive (ดีที่สุดสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์)
Proton Drive เป็นทางเลือกที่เน้นความเป็นส่วนตัวเป็นอันดับแรกแทนที่ Dropbox และ Google Drive แม้ว่าจะมีการผสานการทำงานโดยตรงน้อยกว่าแอปเหล่านั้น แต่ Proton Drive ปกป้องข้อมูลได้ดีกว่า โดยจะเข้ารหัสไฟล์บนอุปกรณ์ก่อนที่จะส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Proton ทำให้ Proton ไม่สามารถถอดรหัสไฟล์ได้แม้จะมีคำสั่งศาลก็ตาม มีประวัติเวอร์ชัน บันทึกการเข้าถึง และการกำหนดสิทธิ์แบบละเอียดมาให้ในตัว และลิงก์ที่แชร์จะหมดอายุเป็นค่าเริ่มต้นแทนที่จะเปิดไว้แบบไม่มีกำหนด
9. Proton Pass (ดีที่สุดสำหรับการจัดการรหัสผ่าน/ข้อมูลยืนยันตัวตน)
ความเสี่ยงที่ข้อมูลยืนยันตัวตนจะรั่วไหลจะเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่ออยู่นอกสภาพแวดล้อมสำนักงานที่มีการควบคุม ต่างจากโปรแกรมจัดการรหัสผ่านส่วนใหญ่ Proton Pass จะเข้ารหัสทุกช่องข้อมูลของทุกรายการที่บันทึกไว้เป็นค่าเริ่มต้น ไม่ใช่แค่รหัสผ่าน แต่รวมถึงชื่อผู้ใช้และบันทึกข้อความด้วย นอกจากนี้ยังมีการสร้างนามแฝงอีเมลเพื่อป้องกันไม่ให้ที่อยู่อีเมลจริงของทีมถูกเปิดเผยในแบบฟอร์มลงทะเบียน (โปรดทราบว่าการควบคุมของผู้ดูแลระบบขั้นสูง เช่น SSO และการซิงค์ไดเรกทอรี SCIM สงวนไว้สำหรับระดับ Pass Professional เท่านั้น ไม่รวมอยู่ในแผนพื้นฐาน)
10. Notion (ดีที่สุดสำหรับการสร้างฐานความรู้)
Notion ช่วยให้จัดระเบียบและรวบรวมองค์ความรู้และเอกสารภายในของธุรกิจไว้ที่ศูนย์กลางในรูปแบบของหน้า ฐานข้อมูล และวิกิ สร้างแหล่งข้อมูลอ้างอิงหลักเพียงแห่งเดียวสำหรับทีม และขจัดข้อสงสัยเกี่ยวกับเวอร์ชันของเอกสารที่เป็นปัจจุบัน แต่ควรระวัง: ความยืดหยุ่นของ Notion อาจกลายเป็นความเสี่ยง ทำให้เกิดการสร้างวิกิที่ไม่มีโครงสร้างและกระจัดกระจายหากไม่มีผู้คอยดูแล
11. Lumo
แม้แต่ทีมขนาดเล็กก็ได้รับประโยชน์จากระบบช่วยเหลือ AI ที่ช่วยร่าง แก้ไข สรุป และค้นคว้าข้อมูลได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน Lumo คือผู้ช่วย AI ของ Proton ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อมอบคุณประโยชน์เต็มรูปแบบของ AI โดยไม่ทำให้ IP และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตกอยู่ในความเสี่ยง ในขณะที่ Gemini และ Copilot จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเอกสารเพื่อทำงาน แต่ Lumo จะไม่นำข้อมูลที่ป้อนไปใช้ในการเทรนโมเดลเลย (Lumo มีให้บริการในแผน Proton แบบพรีเมียมเท่านั้น)
เหตุใดแม้แต่เครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ดีที่สุดก็อาจสร้างหนี้สินด้านความปลอดภัยได้โดยไม่รู้ตัว
แม้แต่เครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกลที่ดีจริงๆ ก็อาจกลายเป็นชุดเครื่องมือที่ไม่มั่นคงได้เมื่อแต่ละตัวทำงานภายใต้โมเดลความปลอดภัยของตัวเอง ชุดเครื่องมือที่ไม่มีการควบคุมการเข้าถึงแบบรวมศูนย์ ไม่มีบันทึกการตรวจสอบ ไม่มีความเป็นอธิปไตยของข้อมูล และมีหนี้สินด้านความปลอดภัยสะสมตั้งแต่วันแรก
หนี้สินด้านความปลอดภัยแบ่งออกเป็นสี่ประเภท ได้แก่:
- หนี้สินด้านการเข้าถึง: ชุดเครื่องมือบังคับให้ต้องให้และยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงด้วยตนเองผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ ห้าหรือหกแพลตฟอร์ม ซึ่งต้องคอยจำเอง (และความจำก็ไม่ได้แม่นยำ 100%) ผลลัพธ์คือ ผู้รับเหมาที่ลาออกไปเมื่อหกเดือนก่อน ยังคงสามารถเปิดไฟล์ได้
- หนี้สินด้านบันทึกการตรวจสอบ: การเข้าถึงที่ควบคุมอยู่นั้นไม่มีการบันทึกไว้ที่ใดเลย แม้จะทราบว่ามีคนเข้าถึงโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ก็ไม่สามารถพิสูจน์ได้ และเมื่อนักลงทุน ลูกค้า หรือหน่วยงานกำกับดูแลในอนาคตถามว่าใครเข้าถึงสิ่งใด เมื่อใด ก็จะไม่มีคำตอบที่ชัดเจนให้
- หนี้สินด้านเขตอำนาจศาล: ไฟล์จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่ภายใต้ the CLOUD Act ซึ่งไม่ได้ตั้งใจให้เป็นเช่นนั้น เพียงแค่เลือกใช้ Dropbox เท่านั้น
- หนี้สินจากข้อผิดพลาดของมนุษย์: ความกระจัดกระจายหมายถึงขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองมากขึ้น ซึ่งหมายถึงข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มากขึ้น ซึ่งหมายถึงอะไร? สรุปง่ายๆ ว่า 39% ของการละเมิดข้อมูลในปีที่แล้วเกิดจากข้อผิดพลาดของมนุษย์
สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทุกความเสี่ยงที่ระบุไว้สามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างหมดจดและง่ายดายขึ้น หากเลือกใช้ชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลที่มีความเป็นเอกภาพมากขึ้นตั้งแต่วันแรก
ชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ปลอดภัยอย่างแท้จริงมีลักษณะอย่างไร
ธุรกิจ SMB ส่วนใหญ่ (66%) ระบุว่าการแสดงให้เห็นถึงความปลอดภัยของข้อมูลบนคลาวด์ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของข้อมูลลูกค้า) มีความสำคัญอย่างยิ่งหรือสำคัญอย่างยิ่งยวดในการได้ธุรกิจใหม่ แพลตฟอร์มแบบครบวงจรช่วยตอบโจทย์นี้ได้ โดยการปิดช่องว่างที่เป็นจุดสะสมของหนี้สินด้านความปลอดภัย:
- การควบคุมการเข้าถึงแบบรวมศูนย์: ชั้นการดูแลระบบเพียงชั้นเดียว แทนที่จะต้องตรวจสอบรายการเช็กลิสต์ในหกแพลตฟอร์ม เพียงแค่ดำเนินการเพียงขั้นตอนเดียวก็สามารถเพิ่มและลบสมาชิกในทีมออกจากโครงสร้างพื้นฐานได้
- การเข้ารหัสลับเป็นค่าเริ่มต้น: ข้อมูลได้รับการเข้ารหัสทั้งระหว่างการรับส่ง และ ขณะจัดเก็บ การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางหมายความว่าผู้ให้บริการไม่สามารถอ่านไฟล์ได้ และไม่สามารถถูกบังคับให้ส่งมอบไฟล์ได้
- อธิปไตยของข้อมูล: ข้อมูลอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกฎหมายที่เข้าใจได้ ในเขตอำนาจศาลที่เชื่อถือได้ (ไม่ใช่เขตอำนาจศาลที่อยู่ภายใต้ CLOUD Act)
- บันทึกการตรวจสอบอัตโนมัติ: เพื่อที่จะไม่ต้องบอกนักลงทุน (และยิ่งไปกว่านั้นคือหน่วยงานกำกับดูแล) ว่าไม่มีบันทึกดังกล่าว
- สร้างขึ้นเพื่อขยายขนาดได้อย่างปลอดภัย: การกำหนดสิทธิ์ ระดับการเข้าถึง และการควบคุมของผู้ดูแลระบบจะยังคงทำงานได้ไม่ว่าบริษัทจะมีพนักงานสิบคนหรือ 100 คน โดยไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่และไม่ทำให้การทำงานช้าลง
ความปลอดภัยทางไซเบอร์สำหรับสตาร์ทอัพเริ่มต้นเร็วกว่าที่คิด — ยิ่งสร้างระบบความปลอดภัยไว้ตั้งแต่แรก ยิ่งต้องมาคอยติดตั้งเพิ่มเติม (หรือตามแก้ไข) ในภายหลังน้อยลง
ชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกล สร้างขึ้นบน Proton Workspace
ในบทความนี้ได้แนะนำ Proton Mail, Meet, Drive, Pass และ Lumo ไปแล้ว แต่การเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละงานไม่ได้ช่วยปิดช่องว่างระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ การจะทำเช่นนั้นได้ จำเป็นต้องมีชุดเครื่องมือแบบรวมศูนย์อย่าง Proton Workspace
ด้วย Workspace เลเยอร์ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความปลอดภัยของชุดเครื่องมือจะอยู่ในมือที่ปลอดภัย นั่นคือตัวคุณเอง ข้อมูลอยู่ภายใต้การควบคุม มีการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง (แม้แต่ Proton ก็ไม่สามารถดูได้) และได้รับการคุ้มครองภายใต้เขตอำนาจศาลด้านความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดที่สุดแห่งหนึ่งของโลก
การปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ใช่เรื่องน่ากังวล: Proton เป็น ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 ปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR และ HIPAA
เพียงเพิ่มเครื่องมือสำหรับการจัดการและการรับส่งข้อความในทีมเสริมเข้าไป โดยดำเนินการบนรากฐานที่มีความปลอดภัยอยู่แล้ว
- หนี้สินด้านการเข้าถึง: ได้รับการแก้ไขแล้ว หน้าหลักของระบบสำหรับผู้ดูแลระบบเพียงแห่งเดียว การดำเนินการขั้นตอนเดียวเพื่อเพิ่มสมาชิกใหม่ในทีมข้ามทุกบริการของ Proton และขั้นตอนเดียวเพื่อลบออกเมื่อลาออก
- หนี้สินด้านบันทึกการตรวจสอบ: ได้รับการแก้ไขแล้ว ประวัติเวอร์ชัน บันทึกการเข้าถึง และการกำหนดสิทธิ์แบบละเอียดมีมาให้ในตัวใน Proton Drive และ Proton Docs เป็นค่าเริ่มต้น
- หนี้สินด้านเขตอำนาจศาล: ได้รับการแก้ไขแล้ว มีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในประเทศสวิตเซอร์แลนด์ ซึ่งอยู่นอกเขตอำนาจศาลของสหรัฐฯ และสหภาพยุโรป
- หนี้สินจากข้อผิดพลาดของมนุษย์: ได้รับการแก้ไขแล้ว มีการตั้งค่าวันหมดอายุบนลิงก์เป็นค่าเริ่มต้น ไฟล์จะได้รับการเข้ารหัสโดยอัตโนมัติในพื้นที่จัดเก็บข้อมูล มีการบังคับใช้ความปลอดภัยโดยอัตโนมัติแทนที่จะทำด้วยตนเอง
เครื่องมือที่เลือกตั้งแต่วันแรกจะสร้างหนี้สินด้านความปลอดภัยที่ต้องมาชำระในภายหลัง หากสร้างบนรากฐานที่ถูกต้อง ก็ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับหนี้สินด้านความปลอดภัยอีกต่อไป — และเริ่มใช้ความพร้อมด้านความปลอดภัยเป็นจุดขายได้ทันที
