Spreadsheet berada di pusat keputusan bisnis sehari-hari, menampung data keuangan, catatan pelanggan, informasi HR, dan rencana strategis. Penelitian Proton baru menunjukkan bahwa peran sentral ini membuat spreadsheet menjadi liabilitas keamanan dan privasi yang tersembunyi.
Hasil tersebut menunjukkan berbagai risiko yang mudah diabaikan oleh karyawan dan manajer yang sibuk:
- Akses spreadsheet tidak kedaluwarsa saat peran berubah dan perusahaan mengaku tidak meninjau akses ke dokumen lama, sehingga membiarkan data sensitif terpapar tanpa batas waktu.
- Manajer mengatakan bahwa mereka memiliki kejelasan yang terbatas atas apa yang dapat dilihat oleh penyedia Big Tech seperti Google dan Microsoft atau digunakan kembali untuk pelatihan AI dan tujuan lainnya. Tanpa enkripsi end-to-end, data tersebut dapat diindeks, dipindai, dan dibocorkan.
- Pekerja menggunakan akun pribadi untuk mengelola file kerja, mengaburkan batasan digital dan membuatnya hampir mustahil untuk memelihara firewall jaringan serta mengontrol data bisnis.
Kami mensurvei para pemimpin UKM di AS, Inggris, Jerman, dan Prancis tentang bagaimana mereka menggunakan — dan melindungi — spreadsheet mereka. Semuanya adalah bisnis kecil (dengan kurang dari 100 karyawan), yang membuat mereka sangat berisiko terhadap serangan peretasan dan ransomware.
Hasil tersebut menunjukkan kebutuhan kritis akan spreadsheet terenkripsi dan praktik keamanan internal yang lebih baik. Kami menyajikan rekomendasi kami di bagian bawah artikel ini.
Dari alat sementara menjadi arsip permanen
Salah satu temuan paling mencolok dalam penelitian ini adalah seberapa sering akses spreadsheet tetap ada setelah peran dan proyek berakhir. Mantan karyawan terus memiliki visibilitas ke dalam file lama setelah mereka seharusnya tidak memilikinya lagi, mengekspos bisnis pada kegagalan kepatuhan, pelanggaran kontrak, dan hilangnya kepercayaan pelanggan.
Sifat file apa yang tetap terbuka bervariasi menurut negara. Inggris melaporkan tingkat data HR yang terlihat paling tinggi, sementara Prancis menunjukkan insiden paparan data pelanggan tertinggi.
Akses yang tersisa ini dikenal sebagai akses hantu atau ghost access: file yang berisi data bisnis sensitif tetap terbuka, tautan tetap berfungsi, dan izin terbuka tetap ada di latar belakang. Data yang terekspos bukanlah hal sepele. Responden melaporkan akses berkelanjutan ke informasi gaji dan penggajian yang sedang berlangsung, anggaran internal, catatan klien, dan dokumen perencanaan strategis.
Saat ditanyakan jenis data apa yang masih dapat diakses, responden melaporkan hal berikut:
AS:
- Dokumen keuangan atau penggajian (44%)
- Catatan penjualan atau pembelian (41%)
Jenis akses ini mengekspos data pribadi karyawan dan transaksi yang sensitif secara komersial, sehingga meningkatkan risiko pelanggaran privasi dan penyalahgunaan keuangan.
Inggris Raya:
- Dokumen keuangan atau penggajian (31%)
- Informasi klien atau pelanggan (31%)
Akses berkelanjutan ke catatan penggajian dan pelanggan menimbulkan kekhawatiran kepatuhan GDPR secara langsung, terutama terkait akses sah dan batasan tujuan.
Jerman:
- Dokumen keuangan atau penggajian (30%)
- Rencana bisnis internal atau file strategi (26%)
Selain eksposur data pribadi, akses ke rencana internal dapat memengaruhi posisi kompetitif dan melanggar kewajiban kerahasiaan.
Prancis:
- Dokumen keuangan atau penggajian (31%)
- Informasi klien atau pelanggan (31%)
Kombinasi data penggajian dan pelanggan menciptakan eksposur regulasi dan risiko reputasi jika informasi dibagikan di luar peran yang diizinkan.
Mengapa akses bayangan tetap ada
Akses bayangan adalah produk sampingan dari cara tim berkolaborasi. Di seluruh pasar, 26-28% responden mengatakan bahwa mereka membagikan spreadsheet menggunakan “siapa saja yang memiliki tautan dapat melihat”. 7-15% lainnya menggunakan “siapa saja yang memiliki tautan dapat mengedit”.
Setelah tautan ada, tautan tersebut terlepas dari identitas. Jika tidak terikat dengan status pekerjaan, perubahan peran, atau penghapusan akun, tautan tersebut dapat diteruskan, disalin, ditandai, dan dibuka kembali tanpa batas waktu. Spreadsheet hanya seaman orang terakhir yang menerima tautan tersebut.
Tinjauan akses jarang mengompensasi hal ini. Hanya 30% responden Prancis yang mengatakan bahwa tim secara rutin meninjau akses ke spreadsheet, dan angka ini bukan merupakan pengecualian di berbagai negara. Setelah akses ke dokumen diberikan, tinjauan terhadap kolaborator tidak konsisten, meskipun aktivitas berbagi terjadi terus-menerus sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari.
Seiring waktu, keputusan berbagi satu kali ini menumpuk. Cara berkolaborasi yang paling cepat dan paling dikenal menjadi bawaan, sementara tinjauan akses jarang dilakukan dan kepemilikan sering kali tidak jelas. Akibatnya, spreadsheet cenderung mempertahankan izin lama setelah proyek, peran, atau tim berubah.
Mengurangi risiko jangka panjang memerlukan kontrol yang beroperasi di seluruh siklus hidup spreadsheet, tidak hanya saat dibagikan. Akses bayangan tetap ada bahkan di organisasi dengan niat baik karena perlindungan memerlukan tinjauan manual secara rutin dan serah terima yang sempurna.
Kesenjangan offboarding
Saat ditanyakan apa yang terjadi pada akses spreadsheet setelah seseorang berhenti bekerja atau menyelesaikan proyek, hanya 33–44% responden yang percaya bahwa akses dibersihkan secara manual oleh pemberi kerja. Antara 12–28% percaya bahwa tidak terjadi apa-apa sama sekali. 14–26% lainnya mengaku tidak tahu.
Ketidakpastian itu sangat penting. Jika tanggung jawab tidak jelas, akses cenderung tetap ada secara bawaan. File tidak hilang dengan sendirinya; seseorang harus mengingat keberadaannya dan menindaklanjutinya. Ini belum tentu kegagalan niat, melainkan kegagalan sistem yang mengandalkan ingatan manusia.
Penting juga untuk membedakan antara dua kendala terkait tetapi terpisah: offboarding, yang merupakan suatu momen, dan tinjauan akses berkelanjutan, yang merupakan tanggung jawab berkelanjutan.
Data kami menunjukkan keduanya gagal.
- 38% UKM AS percaya bahwa akses dihapus secara otomatis
- 44% UKM Jerman dan Inggris Raya mengira akses dihapus secara manual
Pencampuran akun kerja dan pribadi
Alasan signifikan lainnya untuk akses bayangan adalah pencampuran akun — menggunakan akun yang sama untuk aktivitas pribadi dan kerja — yang menciptakan titik buta keamanan yang merata. Di AS dan Inggris Raya, lebih dari 45% pekerja UKM mengaku membuka spreadsheet kerja di akun pribadi, atau spreadsheet pribadi di akun kerja.
Ketika batasannya kabur seperti ini, spreadsheet tidak lagi dibatasi oleh kerangka kerja keamanan yang diterapkan bisnis. Akses menjadi terlepas dari peran, proyek, dan status pekerjaan, sehingga sulit untuk dilacak, ditinjau, atau dicabut.
Teknologi besar, AI, dan akses penyedia
Bahkan proses offboarding dan tinjauan akses yang sempurna tidak dapat mengatasi akses tingkat penyedia atau penggunaan data sekunder. Banyak UKM yang semakin tidak yakin tentang apa yang terjadi pada data mereka di balik layar, terutama ketika data tersebut mencakup informasi keuangan, pelanggan, dan SDM yang sensitif.
Pelatihan AI (40–50%)
Hampir setengah dari responden percaya bahwa data spreadsheet dapat digunakan untuk melatih sistem AI.
Penargetan iklan (35–45%)
Sebagian besar responden percaya bahwa isi spreadsheet mereka dapat memengaruhi iklan atau pembuatan profil.
Pemindaian konten (30–40%)
Banyak pengguna memperkirakan file spreadsheet dipindai secara otomatis untuk mencari konten yang sensitif atau dilarang.
Kekhawatiran tersebut mencerminkan bagaimana platform penyimpanan cloud Big Tech dirancang. Meskipun alat seperti Google Drive and OneDrive mengenkripsi data dalam transit dan saat diam, mereka mempertahankan akses ke konten file untuk mengaktifkan pengindeksan, pencarian, fitur kolaborasi, dan alat berbasis AI. Spreadsheet terenkripsi secara end-to-end adalah cara terbaik untuk mencegah jenis akses ini.
Meskipun demikian, bisnis terus menggunakan platform ini untuk alur kerja penting, menempatkan data keuangan, pelanggan, dan operasional ke dalam sistem yang dikontrol oleh pihak ketiga dengan rekam jejak yang buruk untuk privasi.
Ketika penyedia Big Tech mempertahankan tingkat akses ini, file dapat dipindai, diindeks, dan diproses secara otomatis, tanpa interaksi manusia. Dalam model ini, eksposur tidak hanya terbatas pada siapa yang memiliki tautan, tetapi juga keamanan platform yang menampung data tersebut.
Privasi dan keamanan abadi dengan Proton Sheets
Bagi banyak UKM, spreadsheet berfungsi sebagai sistem operasional integral. Spreadsheet tersebut menyimpan data keuangan, informasi pelanggan, dan catatan SDM yang membawa risiko regulasi, reputasi, dan komersial.
Agar data tetap aman, kebijakan akses yang kuat, proses offboarding otomatis, dan batasan akun yang jelas tetap penting. Minimal, lakukan hal berikut:
- Batasi akses berdasarkan peran
- Tinjau file yang dibagikan secara rutin
- Hapus akses segera setelah seseorang keluar
- Hindari penggunaan tautan publik untuk data sensitif
Namun, tata kelola saja tidak dapat menghilangkan visibilitas tingkat penyedia atau penggunaan data sekunder selama platform memegang kunci enkripsi.
Proton Sheets dibuat untuk mengatasi risiko struktural ini:
- Enkripsi zero-knowledge: Penyedia tidak dapat membaca, memproses, atau menggunakan kembali informasi tersebut, meskipun tersimpan di server mereka.
- Kunci enkripsi yang dikontrol pengguna: Hanya kolaborator resmi yang dapat mengakses konten spreadsheet.
- Kolaborasi aman: Tim dapat berkolaborasi secara real-time sembari mempertahankan kendali yang jelas atas siapa yang dapat melihat atau mengedit spreadsheet.
- Alat yang familier, perlindungan yang lebih kuat: Mendukung format dan fitur spreadsheet umum, termasuk rumus, grafik, dan impor dari file yang ada.
Secara praktis, Proton Sheets membuat spreadsheet kolaboratif menjadi seaman mungkin di tingkat platform, sembari tetap mendukung kerja tim secara real-time dan alur kerja yang familier. Dikombinasikan dengan praktik berbagi yang bertanggung jawab, hal ini mengurangi eksposur jangka panjang untuk data yang sering kali bertahan jauh lebih lama dari yang diperkirakan tim.
