6 quy trình quản lý tài liệu tốt nhất

Khi vận hành một doanh nghiệp, tài liệu tích tụ rất nhanh. Hợp đồng, hồ sơ nhân viên và dữ liệu khách hàng nhạy cảm về mặt thương mại có xu hướng tích lũy một cách lộn xộn trừ khi có một hệ thống quản lý tài liệu rõ ràng.

Sự bừa bộn kỹ thuật số mang lại những rủi ro thực sự. Không chỉ tốn thời gian để tìm kiếm những gì cần thiết sau này, nó còn có thể dẫn đến các lỗi vận hành hoặc thậm chí là các vi phạm bảo mật.

Khi một phiên bản tài liệu sai được lưu hành, các thỏa thuận có thể được thực thi theo các điều khoản không chính xác, và thông tin nhạy cảm có thể vô tình bị tiết lộ. Những vấn đề này bắt nguồn từ việc quản lý tài liệu kém hiệu quả và dẫn đến các sự cố tuân thủ cũng như làm suy giảm lòng tin.

Quản lý tài liệu không chỉ là giữ cho các tệp được ngăn nắp; đó là duy trì sự kiểm soát. Nó giúp đảm bảo thông tin chính xác được tin cậy, hạn chế quyền truy cập không cần thiết vào dữ liệu nhạy cảm và cho phép hiển thị rõ ai có thể xem, thay đổi hoặc chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp.

Trong hướng dẫn này, nội dung tìm hiểu bao gồm:

Quản lý tài liệu là gì
Tại sao doanh nghiệp cần một phương pháp quản lý tài liệu
6 quy trình quản lý tài liệu tốt nhất

Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là cách doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp, truy xuất và kiểm soát quyền truy cập vào các tệp.

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) để kiểm soát tài liệu một cách tập trung. Đây là các nền tảng lưu trữ đám mây, chẳng hạn như Google Drive và Proton Drive, cho phép các đội ngũ tải lên các tệp, sắp xếp chúng trong các thư mục, thiết lập quyền truy cập và giữ mọi thứ ở một nơi.

Một hệ thống DMS tốt giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn về phiên bản và công việc bị trùng lặp, đồng thời mang lại cho các đội ngũ khả năng hiển thị rõ ràng về nơi lưu giữ các tệp quan trọng.

Quản lý tệp so với quản lý tài liệu

Quản lý tệp tập trung vào việc tổ chức cơ bản — cấu trúc thư mục, quy ước đặt tên và vị trí lưu trữ. Quản lý tài liệu xây dựng trên nền tảng này bằng cách giới thiệu các tính năng quản trị như kiểm soát phiên bản, quyền truy cập và theo dõi hoạt động. Nếu quản lý tệp là tủ hồ sơ, thì quản lý tài liệu chính là chiếc tủ đó cộng thêm ổ khóa và nhật ký ký nhận.

Lưu ý: Tổ chức sắp xếp không đồng nghĩa với kiểm soát

Nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý tài liệu để tập trung hóa các tệp và khôi phục trật tự. Nhưng chỉ riêng cấu trúc thì không đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ. Không phải tất cả các DMS đều cung cấp mã hóa đầu cuối(cửa sổ mới), điều đó có nghĩa là nhà cung cấp vẫn có thể đọc được các tệp. Điều này khiến doanh nghiệp không thể kiểm soát dữ liệu và đối mặt với các rủi ro bảo mật — một vụ vi phạm hệ thống của họ sẽ trở thành một vụ vi phạm dữ liệu. Duy trì quyền kiểm soát đồng nghĩa với việc dữ liệu doanh nghiệp luôn được bảo vệ, và quyền truy cập chỉ giới hạn cho những người được ủy quyền, bất kể điều gì xảy ra với nhà cung cấp.

Tại sao doanh nghiệp cần một phương pháp quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu kém hiệu quả tạo ra những vấn đề có thể đã gặp phải:

Làm giảm năng suất: Chi phí rõ ràng nhất của việc quản lý tài liệu kém là lãng phí thời gian. Và nghiên cứu(cửa sổ mới) cũng chứng minh điều này — 96% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm phiên bản mới nhất của tài liệu và 83% đã phải tạo lại các tệp vì không tìm thấy bản gốc. Đó là những giờ bị lãng phí để tìm kiếm và tạo lại các tệp, thời gian đáng lẽ có thể dành cho những công việc giúp thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên phía trước.
Gây nhầm lẫn trong quá trình cộng tác: Khi không ai biết phiên bản tài liệu nào là mới nhất, công việc sẽ bị trùng lặp, các quyết định bị đình trệ và các lỗi dễ dàng bị bỏ qua. Trong các đội ngũ làm việc từ xa, sự không chắc chắn này lan truyền nhanh chóng, dẫn đến việc trễ hạn và các sản phẩm bàn giao không đạt chất lượng.
Vô tình để lộ dữ liệu nhạy cảm: Kiểm soát quyền truy cập yếu kém khiến doanh nghiệp dễ bị tổn hại trước các vụ vi phạm bảo mật và sai sót bất cẩn. Trong một nghiên cứu về các công ty dịch vụ tài chính, hơn 64%(cửa sổ mới) có các tệp nhạy cảm mà mọi nhân viên đều có thể truy cập được. Chỉ cần một thư mục bị cấu hình sai là đủ để làm rò rỉ dữ liệu khách hàng và chấm dứt một mối quan hệ hợp tác kinh doanh.
Khó chứng minh tính tuân thủ hơn: Trong các ngành nhạy cảm như chăm sóc sức khỏe(cửa sổ mới) và tài chính, việc có bằng chứng rõ ràng về cách lưu trữ, truy cập và lưu giữ tài liệu là bắt buộc. Nếu không thể chứng minh tính tuân thủ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các khoản phạt pháp lý và các mối quan hệ khách hàng bị tổn hại.

Dưới đây là sáu quy trình tốt nhất để giúp xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu ngăn nắp, an toàn và dễ sử dụng.

1. Lưu trữ các tệp ở một vị trí duy nhất

Việc tập trung hóa giúp tìm đúng tệp dễ dàng hơn nhiều và loại bỏ nhu cầu tìm kiếm trên các hộp thư đến, ổ đĩa cục bộ và tài khoản đám mây. Hãy thiết lập các quy tắc và quyền hạn để giữ tài liệu ở một nơi duy nhất thay vì trải rộng trên nhiều hệ thống với các hạn chế khác nhau.

2. Thiết lập cấu trúc thư mục và quy ước đặt tên — và áp dụng chúng một cách nhất quán

Sắp xếp các thư mục theo chức năng hoặc bộ phận (tiếp thị, tài chính, nhân sự, v.v.), sau đó theo các tiểu mục nhất quán như năm, dự án hoặc tên khách hàng. Đối với tên tệp, hãy bao gồm các mã định danh giúp tìm kiếm dễ dàng, chẳng hạn như ngày tháng, số phiên bản và loại tài liệu: ClientName_Contract_2025-01-15_v2.pdf. Nó dễ tìm hơn nhiều so với “Final_revised_FINAL.pdf”.

3. Kiểm soát những ai truy cập tài liệu nhạy cảm

Không phải nhân viên nào cũng cần quyền truy cập vào mọi tài liệu trong doanh nghiệp — một nhà thiết kế đồ họa không cần xem hồ sơ nhân viên hoặc báo cáo tài chính. Hãy thiết lập các quyền hạn chế quyền truy cập tài liệu chỉ dành cho đúng người và kiểm tra các quyền này thường xuyên. Các quyền lỗi thời do thay đổi vai trò, dự án hoàn thành hoặc nhân viên nghỉ việc sẽ tạo ra các rủi ro bảo mật và quyền riêng tư tiềm ẩn. Nếu đội ngũ xử lý hồ sơ tài chính, thông tin khách hàng hoặc kế hoạch sản phẩm, việc duy trì tính bảo mật là một phần của hoạt động vận hành doanh nghiệp. Khi mất dấu việc ai có quyền truy cập dữ liệu đó, hậu quả có thể bao gồm việc bị cơ quan quản lý giám sát chặt chẽ, mất hợp đồng và tổn hại danh tiếng.

4. Theo dõi sát sao các phiên bản

Hãy tưởng tượng điều này: Năm nhân viên chỉnh sửa năm bản sao khác nhau của cùng một tài liệu. Bản nào sẽ được sử dụng? Khi công việc đi qua nhiều người, kiểm soát phiên bản là điều cần thiết. Các công cụ như tài liệu cộng tác cho phép đội ngũ làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời sẽ giúp việc kiểm soát phiên bản trở nên dễ dàng hơn nữa. Các thay đổi sẽ hiển thị ngay khi chúng diễn ra. Các tính năng như bình luận nội tuyến, đề xuất chỉnh sửa và lịch sử phiên bản giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại có thể làm chậm tốc độ của các đội ngũ, đặc biệt là khi làm việc ở các múi giờ khác nhau.

5. Bảo vệ bằng mật khẩu cho các tệp được chia sẻ ra bên ngoài

Các tệp nhạy cảm thường cần được chia sẻ với các nhà đầu tư, đối tác hoặc khách hàng. Khi chia sẻ ra bên ngoài, hãy tuân theo một quy tắc đơn giản: quyền truy cập phải luôn có thể xác định được danh tính, có thời hạn và dễ dàng thu hồi. Hãy sử dụng các liên kết chia sẻ có bảo vệ bằng mật khẩu và ngày hết hạn thay vì các liên kết công khai hoặc tập tin đính kèm email. Bằng cách này, quyền truy cập vẫn nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp; có thể biết ai có quyền truy cập, giới hạn thời gian họ có quyền truy cập và thu hồi khi cần thiết.

6. Lựa chọn hệ thống DMS có nền tảng bảo mật vững chắc

Các công cụ quen thuộc như Google Drive là những giải pháp tiện lợi, nhưng sự tiện lợi đó phải đánh đổi bằng quyền riêng tư và bảo mật của doanh nghiệp. Một DMS được mã hóa hoàn toàn đảm bảo các tệp được mã hóa trước khi rời khỏi thiết bị, và chỉ người gửi cùng những người nhận mong muốn mới có thể giải mã chúng.

Doanh nghiệp không chắc nên chọn nền tảng nào? Hãy hỏi xem ai là người giữ các khóa mã hóa và nhà cung cấp hoạt động dưới quyền tài phán nào. Điều này làm giảm rủi ro dữ liệu kinh doanh nhạy cảm bị đọc, rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích. Nó cũng ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của việc duy trì bảo mật trong các sự cố, kiểm toán hoặc tranh chấp.

Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu với Proton Drive

Proton Drive(cửa sổ mới) là nền tảng ưu tiên quyền riêng tư, hỗ trợ các quy trình quản lý tài liệu tốt nhất mà không làm ảnh hưởng đến tính bảo mật.

Các giải pháp DMS dành cho doanh nghiệp lớn thường phức tạp và tốn kém; không phải doanh nghiệp nào cũng cần hoặc muốn điều đó. Proton Drive cho phép xây dựng hệ thống quản lý tài liệu trên nền tảng hướng tới quyền riêng tư, giúp các đội ngũ sắp xếp, quản lý và chia sẻ tệp một cách an toàn.

Proton Drive đã mã hóa đầu cuối theo mặc định, vì vậy có thể tin cậy rằng không ai khác ngoài chính doanh nghiệp và những người được chia sẻ có thể truy cập vào các tệp — ngay cả Proton cũng không thể. Và với trụ sở tại Thụy Sĩ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ bởi một số luật về quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất thế giới.

Với Proton Drive làm hệ thống quản lý tài liệu, doanh nghiệp có thể:

Lưu trữ tất cả các tệp công việc ở một nơi, được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối. Proton Drive được chứng nhận ISO 27001(cửa sổ mới) và hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn HIPAA(cửa sổ mới) và GDPR(cửa sổ mới).
Thiết lập quyền ở cấp độ tệp hoặc thư mục để kiểm soát những ai có thể xem hoặc chỉnh sửa các tài liệu nhạy cảm.
Truy cập các phiên bản trước đó của tệp trong tối đa 10 năm, nhờ đó có thể xem lại hoặc khôi phục các bản nháp trước đó khi cần.
Tạo và chỉnh sửa tài liệu với đội ngũ bằng cách sử dụng Proton Docs(cửa sổ mới) và Sheets(cửa sổ mới). Các thay đổi được đồng bộ hóa ngay lập tức và lịch sử phiên bản giúp mọi người luôn nhất quán với nhau.
Chia sẻ các tệp bằng liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu và có ngày hết hạn. Người nhận không cần tài khoản Proton và doanh nghiệp có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào.