Cách viết email theo dõi: hướng dẫn thực tế

Nếu bạn cần đòi một hóa đơn chưa thanh toán, thu thập phản hồi hay nhắc nhở ai đó kịp thời về một thời hạn, bạn sẽ cần viết email theo dõi. Một email theo dõi được soạn khéo léo có sức mạnh đáng kể. Nó giúp công việc tiếp diễn, xây dựng quan hệ hợp tác bền chặt, tiết kiệm thời gian, chốt thương vụ và thậm chí cải thiện dòng tiền. Nhưng cũng thật khó để tìm được những từ ngữ phù hợp diễn đạt đúng ý mình.

Trong bài blog này, chúng tôi sẽ giúp bạn viết kiểu email theo dõi giúp bạn truyền đạt rõ ràng điều mình muốn nói và khiến người nhận phản hồi trước khi dự án bị chậm tiến độ.

Chúng tôi sẽ điểm qua sáu loại email theo dõi phổ biến nhất, kèm mẹo về thời điểm gửi và những mẫu bạn có thể sao chép, đồng thời chia sẻ các nguyên tắc để viết email theo dõi hiệu quả hơn trong mọi tình huống nơi công sở.

Sáu loại email theo dõi phổ biến

Email theo dõi có nhiều mục đích khác nhau. Với mỗi tình huống, chúng tôi liệt kê thời điểm nên gửi và một mẫu bạn có thể điều chỉnh cho thư của riêng mình.

Nhắc nhở

Dù là về một khoản thanh toán sắp đến hạn, một cuộc họp toàn công ty quan trọng hay một sản phẩm bàn giao mà việc nộp muộn sẽ gây ảnh hưởng dây chuyền, email nhắc nhở có thể giúp công việc đi đúng tiến độ. Thách thức là viết sao cho thúc đẩy hành động mà không gây cảm giác thúc ép. Để làm được điều đó:

• Dùng giọng điệu thấu cảm và cởi mở
• Trả lời trong chuỗi email sẵn có hoặc nêu bối cảnh trong một hai câu
• Nêu rõ ngày sắp tới
• Cho người đọc cơ hội yêu cầu hỗ trợ thêm

Thời điểm gửi: Trước vài ngày hoặc hơn.

Mẫu:

Yêu cầu cung cấp thông tin

Bạn đã gửi một email chi tiết, rõ ràng và chu đáo. Nhưng bạn vẫn chưa nhận được phản hồi từ người nhận, và điều đó đang cản trở một quyết định hoặc làm chậm một thời hạn.

Làm sao để gửi email theo dõi khi chưa nhận được phản hồi mà không xin lỗi quá nhiều, kiểu “Xin lỗi vì đã làm phiền, tôi chỉ muốn kiểm tra…”, hay dùng lời lẽ công kích ngầm như “Theo như email trước của tôi…”?

Dưới đây là một vài mẹo:

• Cho người đọc một “lối thoát” dễ dàng ngay từ đầu, ví dụ “Tôi biết đây là thời điểm bận rộn”
• Nêu rõ hành động bạn cần người đọc thực hiện
• Phác thảo tác động dây chuyền của việc chậm trễ
• Giúp bước tiếp theo trở nên dễ dàng với người đọc, chẳng hạn “Vui lòng phản hồi để xác nhận”, “Nhấp vào liên kết này để đặt lịch”

Thời điểm gửi: 1 đến 2 ngày làm việc sau thời hạn.

Mẫu:

Chủ đề: Theo dõi: [điền hóa đơn/tài liệu/sản phẩm bàn giao tại đây] vẫn cần thiết

Chào [Name],

Tôi biết nhiệm vụ này chỉ là một trong nhiều việc trong danh sách cần làm của bạn, nhưng tôi muốn hỏi ý kiến của bạn về [điền hóa đơn/tài liệu/sản phẩm bàn giao tại đây].

Vấn đề này cần bạn xử lý gấp vì sự chậm trễ ở giai đoạn này sẽ ảnh hưởng đến [nêu tác động dây chuyền tại đây] và chúng ta sẽ phải lùi lại [nêu ngày ra mắt / tiến độ dự án / giai đoạn tiếp theo của công việc tại đây].

Tôi đã đính kèm liên kết để [tải tệp lên / xác nhận trực tiếp], nhưng hãy cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể làm để thúc đẩy việc này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh của bạn]

[Doanh nghiệp của bạn]

Tóm tắt cuộc họp

Gửi biên bản cuộc họp hoặc bản tóm tắt cuộc gọi cho nhà cung cấp, đối tác hay nhà đầu tư sau một cuộc họp hiệu quả sẽ đạt được hai điều quan trọng giúp công việc đi đúng tiến độ: ghi lại những quyết định đã đưa ra và làm rõ các bước tiếp theo cần thiết.

Để viết một bản tóm tắt cuộc họp hữu ích, đừng quên:

• Nhắc người nhận về những điểm chính đã đề cập
• Xác nhận những quyết định chính đã đưa ra
• Nêu các bước tiếp theo và những việc theo dõi cần lên lịch

Thời điểm gửi: Trong vòng 24 giờ, khi các quyết định từ cuộc họp vẫn còn mới, để thư mang tính củng cố. Nếu bạn đưa ra một bước tiếp theo ở đây, hãy gửi thêm một email theo dõi sau một tuần.

Mẫu:

Chủ đề: Các bước tiếp theo từ cuộc họp ngày [nêu ngày tại đây] về [nêu chủ đề tại đây]

Chào mọi người,

Tiếp nối cuộc họp đã lên lịch để thảo luận về [chủ đề kèm bối cảnh chi tiết hơn], tôi xin gửi kèm bản tóm tắt dưới đây:

[Nêu quyết định chính 1 tại đây]

[Nêu quyết định chính 2 tại đây]

[Nêu quyết định chính 3 tại đây]

Hành động tiếp theo:

[Nêu tên các bên liên quan phù hợp ở đây] để hoàn thành [nêu tên nhiệm vụ cụ thể ở đây] trước [đặt thời hạn ở đây].

Nêu tên các bên liên quan phù hợp ở đây] để hoàn thành [nêu tên nhiệm vụ cụ thể ở đây] trước [đặt thời hạn ở đây].

Nêu tên các bên liên quan phù hợp ở đây] để hoàn thành [nêu tên nhiệm vụ cụ thể ở đây] trước [đặt thời hạn ở đây].

Tôi sẽ kiểm tra trong tuần này để nắm tình trạng từng nhiệm vụ và sẽ giám sát chuỗi này để trả lời mọi câu hỏi tiếp theo. Cuộc họp tiếp theo về dự án này sẽ diễn ra vào [điền ngày vào đây].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh của bạn]

[Doanh nghiệp của bạn]

Cập nhật trạng thái

Hẳn bạn từng muốn gửi kiểu email này. Có thể là khi bạn giao một dự án cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc đặt hàng với một nhà cung cấp, và muốn hỏi: “Liệu chúng ta có còn đúng tiến độ để đạt mục tiêu không?” để có thể chuẩn bị cho những chậm trễ hoặc trục trặc của dự án.

Viết email hỏi về tình trạng công việc là việc đòi hỏi sự khéo léo. Nếu bạn hỏi cập nhật trạng thái quá cứng rắn, thư có thể bị hiểu như một lời buộc tội. Nhưng hỏi quá nhẹ nhàng thì bạn có thể lỡ hạn.

Để viết email cập nhật trạng thái, hãy nhớ:

• Nêu mục đích của email ngay từ đầu
• Đề cập những gì bạn có thể làm để hỗ trợ người nhận
• Nêu thời hạn hoặc mục tiêu mà hai bên đã thống nhất

Thời điểm gửi: 2-3 ngày làm việc sau khi mốc kiểm tra đã thống nhất gần nhất hoặc ngày giao hàng dự kiến đã qua.

Mẫu:

Liên hệ với một người trong mạng lưới của bạn

Bạn biết rằng mạng lưới của mình, gồm đồng nghiệp cũ và những người cùng ngành, có thể mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp. Nhưng bạn đã mất liên lạc và không biết cách bắt lại hội thoại mà không khiến đối phương thấy gượng gạo, mang tính giao dịch, hay như thể bạn chỉ liên hệ vì cần điều gì đó.

Nhưng làm sao viết được một email vừa thể hiện “tôi thực sự vui khi được kết nối lại” vừa nói “tôi nhận thấy bạn giờ có thể mua hàng từ tôi”? Nhấn quá mạnh vào cơ hội có thể khiến người đọc thấy bạn vụ lợi, mà nhấn quá nhẹ thì lại khiến họ không rõ bạn viết email để làm gì.

Trước khi viết kiểu email này, hãy nhớ:

• Mở đầu bằng mối quan hệ, nhắc đến một chi tiết cụ thể trong quá khứ chung của hai người. Chỉ đề cập nhẹ nhàng đến cơ hội
• Cho họ một cách phản hồi dễ dàng, không áp lực (một cuộc gọi, một buổi cà phê, một tin trả lời nhanh)

Thời điểm gửi: Khi bạn đã xác định được một cơ hội cụ thể mà người liên hệ của bạn có thể muốn tham gia và hưởng lợi.

Mẫu:

Chủ đề: Thấy [nhắc đến cập nhật cụ thể] và nghĩ đến bạn

Chào [Name],

Tôi vừa thấy bạn [nêu tin tức thực sự ở đây] và rất vui khi thấy bạn thành công với [thêm thành tựu cụ thể ở đây]. Chúc mừng bạn!

Nhóm của tôi tại [nhắc người nhận nhớ bạn là ai và doanh nghiệp của bạn làm gì ở đây] đang thực hiện một điều mà tôi nghĩ bạn có thể quan tâm. Chúng tôi đang [nêu ngắn gọn điều đó ở đây].

Nếu bạn thấy điều này phù hợp và muốn nghe thêm, tôi rất muốn chia sẻ thêm với bạn [đưa ra các lựa chọn kết nối không áp lực ở đây] trong thời gian tới.

Dù thế nào, một lần nữa xin chúc mừng bạn! Chúng tôi rất mừng cho bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh của bạn]

[Doanh nghiệp của bạn]

Gửi lời cảm ơn ai đó

Người ta dễ coi email cảm ơn như một thủ tục, nhưng một email được viết chỉn chu có thể khiến người đọc thấy mình được trân trọng và sẵn lòng giúp bạn lần nữa.

Một khách hàng giới thiệu công việc mới cho bạn sẽ nhiều khả năng tiếp tục giúp đỡ nếu bạn cảm ơn chân thành. Điều này cũng đúng với một nhà cung cấp đã xoay xở đơn hàng cho bạn trong lúc gấp gáp, hay một đồng nghiệp đã làm việc chăm chỉ trong dự án chung.

Trước khi viết kiểu email này, hãy nhớ:

• Nêu rõ việc cụ thể họ đã làm cho bạn và ý nghĩa của nó với bạn hoặc doanh nghiệp của bạn, thay vì chỉ nói chung chung “cảm ơn vì tất cả”
• Giữ ngắn gọn để không tạo cảm giác bạn đang muốn nhờ vả thêm điều gì
• Đừng kèm theo lời nhờ vả mới: điều này sẽ làm giảm sự chân thành trong lời cảm ơn. Thay vào đó, khi phù hợp, hãy ngỏ ý đáp lại ân tình khi kết thư

Thời điểm gửi: Khi khoảnh khắc còn mới và khi có thể đo lường được tác động cụ thể của việc họ đã làm cho bạn. Đôi khi là ngay sau khi tương tác, đôi khi là một hoặc hai ngày sau.

Chủ đề: Cảm ơn vì [việc cụ thể]

Chào [Name],

Chỉ muốn nói lời cảm ơn vì [việc cụ thể họ đã làm]. Điều đó đã tạo ra khác biệt thực sự cho [điều nó mang lại: tiết kiệm thời gian, tránh một sai sót, giữ mọi thứ đúng tiến độ, v.v.].

[Nếu đây không phải lần duy nhất họ giúp bạn, hãy nói rõ điều đó: “Bạn đã giúp chúng tôi xoay chuyển tình thế nhanh chóng không chỉ một lần, và chúng tôi luôn ghi nhận điều đó”.]

Hãy cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để đáp lại.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh của bạn]

[Doanh nghiệp của bạn]

Gửi email theo dõi để khuyến khích người nhận phản hồi

Làm theo những lời khuyên trong blog này không đảm bảo bạn sẽ nhận được phản hồi. Nhưng những lý do phổ biến khiến email không được trả lời là: yêu cầu không rõ ràng, không có bước tiếp theo hiển nhiên, hoặc thư đến đúng lúc người nhận đang quá ngập trong hộp thư đến để xử lý. Một email theo dõi cụ thể, đúng thời điểm và giúp người đọc dễ dàng hành động sẽ giúp người nhận phản hồi mà không phải lục lại chuỗi thư để hiểu bạn thực sự cần gì ở họ.

Đó là những yếu tố bạn kiểm soát được qua cách viết email. Nhưng còn một yếu tố nữa: thời điểm thư đến. Proton Mail có thể giúp bạn lên lịch gửi email doanh nghiệp theo dõi nhờ tính năng Gửi theo lịch. Bạn có thể đưa email đến hộp thư đến của người nhận vào một thời điểm cụ thể để thư đến đúng lúc họ dễ phản hồi nhất.

Điều đó có thể tạo nên khác biệt giữa một hóa đơn bị trì hoãn hay được thanh toán ngay, một dự án bị đình trệ hay hoàn thành, và một thương vụ còn để ngỏ hay đã chốt.

Dùng thử Proton Mail cho doanh nghiệp

Đăng ký tên miền email tùy chỉnh