如果您需要催收未付的發票、徵求意見回饋，或在期限前及時提醒某人，就需要撰寫跟進電子郵件。一封精心撰寫的跟進電子郵件極具力量，能推動工作進展、建立穩固的合作關係、節省時間、促成交易，甚至改善現金流。但要找到合適的字眼表達您的意思，卻往往十分困難。
在本篇部落格中，我們將協助您撰寫這類跟進電子郵件，讓您清楚傳達自己的意思，並在專案延誤之前收到收件者的回覆。
我們將介紹六種最常見的跟進電子郵件類型（附上傳送時機的訣竅，以及可直接複製的範本），並說明如何在各種職場情境中撰寫更有效的跟進電子郵件。
六種常見的跟進電子郵件類型
跟進電子郵件的用途各有不同。針對每種情境，我們都列出傳送時機，以及可依自身訊息調整的範本。
提醒
無論是即將到期的付款、至關重要的全體會議，或是若未準時提交就會產生連鎖效應的交付項目，提醒電子郵件都能讓工作如期推進。難處在於寫得既能激發行動，又不會讓人覺得咄咄逼人。要做到這點：
- 採用同理且開放的語氣
- 在現有討論串中回覆，或以一兩句話說明背景
- 清楚說明即將到來的日期
- 讓讀者有機會尋求更多支援
傳送時機：提前幾天（或更早）。
範本：
主旨：提醒：您的 [請在此填寫發票/會議主題] 即將於 [請在此填寫期限] 到期
您好，[Name]：
感謝您參與 [請在此說明背景]。
我想與您聯絡，友善提醒您 [請在此填寫發票/會議主題] 即將到來，期限為 [請在此填寫期限]。
如果我們能提供任何支援，請與我們聯絡。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
資訊請求
您已經寄出一封詳盡、清楚且體貼的電子郵件，但收件者遲遲沒有回覆，如今已耽誤了決策或延誤了期限。
在對方沒有回覆後，該如何傳送跟進電子郵件，又不會過度道歉（「抱歉打擾，只是想確認一下…」），也不會使用被動攻擊的語氣（「如我先前的電子郵件所述…」）？
以下提供幾個訣竅：
- 一開始就讓讀者有容易的「退路」（「我知道現在是忙碌時期」）
- 清楚說明您需要讀者採取什麼行動
- 概述延誤造成的後續影響
- 讓讀者輕鬆完成下一步（「請回覆確認」、「按一下此連結即可預約」）
傳送時機：到期日後 1 至 2 個工作天。
範本：
主旨： 跟進：[請在此填寫發票/文件/交付項目]，仍待處理
您好，[Name]：
我知道這項任務只是您待辦清單上的眾多事項之一，但我想請您就 [請在此填寫發票/文件/交付項目] 提供意見。
這件事需要您盡快處理，因為現階段延誤將影響 [請在此說明後續影響]，我們也必須順延 [請在此說明推出日期/專案時程/下一階段工作]。
我在此附上連結，方便您 [上載檔案/直接確認]，如果還有其他我能協助加速處理的地方，請務必告訴我。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
會議摘要
在富有成效的會議結束後，將會議紀錄或通話摘要寄給供應商、合作夥伴或投資人，能達成兩件讓工作如期推進的重要事情：記錄您所做的決策，並釐清必要的後續步驟。
撰寫實用的會議摘要時，別忘了：
- 提醒收件者會議涵蓋的重點
- 確認已達成的關鍵決策
- 說明後續步驟及必須安排的跟進事項
傳送時機：在 24 小時內，趁會議中所做的決策仍記憶猶新，讓訊息發揮強化的效果。如果您在此列出後續步驟，請在一週後再寄一封跟進電子郵件。
範本：
主旨：[請在此填寫日期] 舉行的 [請在此填寫主題] 會議之後續步驟
各位好：
接續先前排定討論 [請在此補充主題與背景] 的會議，謹於下方附上摘要：
[請在此說明關鍵決策 1]
[請在此說明關鍵決策 2]
[請在此說明關鍵決策 3]
後續行動：
[在此填寫相關利害關係人] 於 [在此設定截止日期] 前完成 [在此填寫具體任務]。
在此填寫相關利害關係人] 於 [在此設定截止日期] 前完成 [在此填寫具體任務]。
在此填寫相關利害關係人] 於 [在此設定截止日期] 前完成 [在此填寫具體任務]。
我將在本週內確認各項任務的狀態，並會持續監控這個討論串，以回覆任何後續問題。本專案的下次會議將於 [在此填入日期] 舉行。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
狀態更新
您以前就想過要傳送這類電子郵件。也許是在您把專案委外給廠商，或向供應商下單時，想開口問：「我們是否仍能如期達成目標？」好讓自己能為延誤或專案突發狀況預作準備。
撰寫詢問狀態的電子郵件是件微妙的事。若您要求狀態更新的語氣太過強硬，讀起來可能像在指責；問得太委婉，又可能延誤截止期限。
撰寫狀態更新電子郵件時，請記得：
- 在電子郵件開頭就說明目的
- 說明您能如何支援收件者
- 寫出雙方約定要達成的截止期限或目標
何時傳送：在最後約定的檢查點或預計交付日過後 2 至 3 個工作天。
範本：
主旨：快速確認 [在此填寫專案名稱] 的進度
您好 [姓名]，
距離截止期限只剩 [在此填寫距截止期限的天數]，我想確認我們是否已萬事俱備。能否請您更新一下團隊目前的進度？
如果您需要協助 [在此填寫您能支援收件者的具體方式]，請告訴我們。我們隨時能提供任何必要的支援。
如您所知，[在此填入截止期限或目標]，我想確認您已從我們這裡取得達成目標所需的一切。
感謝您的一切努力，
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
聯絡您人脈網路中的成員
您知道，您的人脈網路，也就是前同事與同業，能為您的事業開啟新的大門。但您已和對方失去聯絡，不知道該如何重新開啟對話，又不顯得刻意、功利，或像只是因為有求於人才找上門。
但您要如何寫出一封既能表達「真心很高興能重新聯絡」又能表達「我注意到您現在可以向我採購」的電子郵件？太用力強調商機，讀起來像在趁機圖利；太含蓄，又會讓人搞不清楚您到底為何寫這封信。
撰寫這類電子郵件前，請記得：
- 開頭先談關係，提及你們共事時期的具體往事。商機則輕輕帶過
- 給對方一個輕鬆、沒有壓力的回覆方式（通電話、喝杯咖啡、簡單回覆一下）
何時傳送：當您發現某個具體商機，而您的聯絡人可能有意參與並從中受益時。
範本：
主旨：看到 [提及具體的更新內容] 就想到您
您好，[Name]：
我剛看到您 [在此提及觸發這封郵件的新消息]，很開心看到您在 [在此填寫具體成就] 上表現亮眼。恭喜！
我在 [在此向收件者說明您是誰以及您從事的業務] 的團隊正在進行一件我認為您可能感興趣的事。我們正在 [在此簡短說明那是什麼]。
如果您覺得這件事適合您，也有興趣了解更多，我很樂意在近期 [在此提供對方幾個沒有壓力的聯絡方式] 向您詳細說明。
無論如何，再次恭喜您！我們都為您感到開心。
祝好，
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
向他人致謝
人們很容易把感謝電子郵件當成形式上的禮節，但一封寫得好的感謝信，能讓讀者感到被重視，也更願意再次伸出援手。
客戶若把新案子介紹給您，只要您誠心道謝，對方就更可能再次幫忙。供應商在壓力下為您趕出訂單，或同事在共享專案上付出心力，也同樣如此。
撰寫這類電子郵件前，請記得：
- 具體寫出對方為您做了什麼，以及那對您或您的事業有何意義，而不是籠統地說一句「感謝一切」
- 內容要簡短，才不會讓人覺得您是在暗示想要另一個幫忙
- 不要順帶提出新的請求：那會削弱您道謝的誠意。若有合適的機會，不妨在結尾時主動表示願意回報這份人情
何時傳送：趁事情還記憶猶新，而對方為您帶來的具體影響也能衡量時。有時是互動結束後立刻，有時則是一、兩天後。
主旨：感謝 [具體事項]
您好，[Name]：
只是想向您說聲謝謝，感謝您 [對方為您做的具體事項]。這對 [它促成的結果：省下時間、避免錯誤、讓事情維持進度等] 有實質的幫助。
[如果這不是一次性的幫忙，就特別點出來：「您已經不只一次為我們迅速化解難題，這些我們都看在眼裡。」]
如果有任何我能回報您的地方，請隨時告訴我。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
[您的姓名]
[您的職稱]
[您的公司]
傳送能引導對方回覆的後續電子郵件
依照本部落格的建議去做，並不保證一定能收到回覆。但電子郵件之所以石沉大海，常見的原因包括：請求不夠明確、沒有顯而易見的下一步，或是訊息送達時，收件者正被收件匣裡的信件淹沒、無暇處理。一封具體、時機恰當，又能讓讀者輕鬆採取行動的後續郵件，會讓收件者更容易回覆，不必回頭翻找整串討論串，才能弄清楚您到底需要什麼。
以上都是您能透過撰寫方式掌控的因素。但還有一項：郵件送達的時機。Proton Mail 能協助您運用 排程傳送 來安排後續的 商務電子郵件。您可以讓電子郵件在特定時間送達收件者的收件匣，也就是對方最可能回覆的時候。
這可能就是發票遭到延遲或立即付款、專案停滯或完成，以及交易懸而未決或順利成交之間的差別。
