Jika Anda perlu menagih faktur yang belum dibayar, memperoleh masukan, atau mengingatkan seseorang tepat waktu tentang tenggat, Anda perlu menulis email tindak lanjut. Email tindak lanjut yang dirancang dengan baik sangat ampuh. Email seperti itu dapat menjaga pekerjaan tetap berjalan, membangun hubungan yang kuat dengan kolaborator, menghemat waktu, menutup kesepakatan, dan bahkan meningkatkan arus kas. Namun, menemukan kata yang tepat untuk mengungkapkan maksud Anda juga bisa sangat sulit.
Dalam blog ini, kami akan membantu Anda menulis email tindak lanjut yang membantu menyampaikan maksud Anda dengan jelas dan membuat penerima merespons sebelum proyek terlambat.
Kami akan membahas enam jenis email tindak lanjut yang paling umum, lengkap dengan tips kapan mengirimnya dan templat yang dapat Anda salin, serta memberi Anda aturan untuk menulis email tindak lanjut yang lebih efektif untuk setiap situasi di tempat kerja.
Enam jenis email tindak lanjut yang umum
Email tindak lanjut memiliki tujuan yang berbeda-beda. Untuk setiap skenario, kami mencantumkan kapan harus mengirimnya dan templat yang dapat Anda sesuaikan dengan pesan Anda sendiri.
Pengingat
Baik itu tentang pembayaran yang akan datang, rapat seluruh karyawan yang penting, atau hasil kerja yang akan berdampak berantai jika tidak diserahkan tepat waktu, email pengingat dapat menjaga pekerjaan tetap sesuai jadwal. Tantangannya adalah menulisnya agar mendorong tindakan, tanpa terkesan memaksa. Untuk melakukannya:
- Gunakan nada yang empatik dan terbuka
- Balas di utas yang sudah ada atau berikan konteks dalam satu atau dua kalimat
- Sebutkan tanggal yang akan datang dengan jelas
- Beri pembaca kesempatan untuk meminta dukungan lebih lanjut
Kapan mengirim: Beberapa hari (atau lebih) sebelumnya.
Templat:
Subjek: Pengingat: [sebutkan topik faktur/rapat di sini] akan segera jatuh tempo pada [sebutkan tenggat waktunya di sini]
Halo [Nama],
Terima kasih atas partisipasi Anda dalam [berikan konteks di sini].
Saya ingin menghubungi Anda untuk memberikan pengingat ramah bahwa [sebutkan topik faktur/rapat di sini] sudah semakin dekat. Jatuh temponya pada [sebutkan tenggat waktunya di sini].
Jika ada yang dapat kami lakukan untuk mendukung Anda, silakan hubungi kami.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Permintaan informasi
Anda sudah mengirim email yang terperinci, jelas, dan penuh perhatian. Namun, Anda belum menerima balasan dari penerima, dan hal itu kini menghambat pengambilan keputusan atau menunda tenggat waktu.
Bagaimana Anda mengirim email tindak lanjut setelah tidak ada respons tanpa terlalu banyak meminta maaf (“Maaf merepotkan, hanya ingin memeriksa…”) atau menggunakan bahasa pasif-agresif (“Sesuai email terakhir saya…”)?
Berikut beberapa tips:
- Beri pembaca jalan keluar yang mudah di awal (“Saya tahu ini waktu yang sibuk”)
- Sebutkan dengan jelas tindakan yang perlu diambil pembaca
- Jelaskan dampak berantai dari penundaan
- Permudah langkah berikutnya bagi pembaca (“Silakan balas untuk mengonfirmasi”, “Klik tautan ini untuk memesan”)
Kapan mengirim: 1-2 hari kerja setelah tanggal jatuh tempo.
Templat:
Subjek: Tindak lanjut: [sebutkan faktur/dokumen/hasil kerja di sini] masih diperlukan
Halo [Nama],
Saya tahu tugas ini hanyalah salah satu dari banyak hal di daftar tugas Anda, tetapi saya ingin meminta input Anda tentang [sebutkan faktur/dokumen/hasil kerja di sini].
Hal ini memerlukan perhatian mendesak Anda karena penundaan pada tahap ini akan memengaruhi [sebutkan dampak lanjutannya di sini] dan kami perlu menunda [sebutkan tanggal peluncuran, jadwal proyek, atau tahap pekerjaan berikutnya di sini].
Saya telah menyertakan tautan di sini untuk [unggah file/konfirmasi langsung], tetapi beri tahu saya jika ada hal lain yang dapat saya lakukan untuk mempercepatnya.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Ringkasan rapat
Mengirim notulen rapat atau ringkasan panggilan kepada vendor, mitra, atau investor setelah rapat yang produktif akan mencapai dua hal penting yang menjaga pekerjaan tetap sesuai jadwal: mencatat keputusan yang Anda buat dan memperjelas langkah berikutnya yang diperlukan.
Untuk menulis ringkasan rapat yang bermanfaat, jangan lupa:
- Ingatkan penerima tentang poin utama yang dibahas
- Konfirmasi keputusan penting yang dibuat
- Sebutkan langkah berikutnya dan tindak lanjut yang harus dijadwalkan
Kapan mengirim: Dalam 24 jam saat keputusan yang dibuat dalam rapat masih segar sehingga pesan tersebut terasa sebagai penguatan. Jika Anda menyusun langkah berikutnya di sini, kirim email tindak lanjut lagi dalam seminggu.
Templat:
Subjek: Langkah berikutnya dari rapat [sebutkan tanggalnya di sini] tentang [sebutkan topiknya di sini]
Halo semua,
Menindaklanjuti rapat yang dijadwalkan untuk membahas [topik dengan konteks lebih lengkap], berikut saya sertakan ringkasannya:
[Sebutkan keputusan penting 1 di sini]
[Sebutkan keputusan penting 2 di sini]
[Sebutkan keputusan penting 3 di sini]
Tindakan berikutnya:
[Sebutkan pemangku kepentingan terkait di sini] untuk menyelesaikan [sebutkan tugas spesifik di sini] paling lambat [tetapkan tenggat waktu di sini].
Sebutkan pemangku kepentingan terkait di sini] untuk menyelesaikan [sebutkan tugas spesifik di sini] paling lambat [tetapkan tenggat waktu di sini].
Sebutkan pemangku kepentingan terkait di sini] untuk menyelesaikan [sebutkan tugas spesifik di sini] paling lambat [tetapkan tenggat waktu di sini].
Saya akan mengecek dalam minggu ini untuk memantau status setiap tugas dan akan melakukan monitoring pada utas ini untuk pertanyaan lanjutan. Rapat berikutnya untuk proyek ini akan diadakan pada [sertakan tanggal di sini].
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Pembaruan status
Anda mungkin pernah ingin mengirim email seperti ini. Misalnya saat mendelegasikan proyek ke vendor atau memesan barang dari pemasok, lalu ingin bertanya: “Apakah kita masih sesuai jadwal untuk mencapai target?” agar Anda bisa bersiap menghadapi keterlambatan atau kendala proyek.
Menulis email permintaan status bukan perkara mudah. Jika Anda meminta pembaruan status terlalu tegas, kesannya seperti menuduh. Jika terlalu lembut, tenggat waktu Anda bisa terlewat.
Saat menulis email pembaruan status, ingat hal berikut:
- Sampaikan tujuan email Anda di awal.
- Sebutkan hal yang bisa Anda lakukan untuk mendukung penerima.
- Cantumkan tenggat waktu atau target yang telah disepakati.
Kapan mengirim: 2-3 hari kerja setelah titik pemeriksaan terakhir yang disepakati atau tanggal pengiriman yang diperkirakan terlewati.
Templat:
Subjek: Cek singkat [sebutkan nama proyek di sini]
Halo [Nama],
Waktu kita tinggal [sebutkan jumlah hari menuju tenggat waktu di sini] dan saya ingin memastikan semuanya sudah siap untuk memenuhinya. Bisakah Anda memberi kami pembaruan tentang perkembangan tim Anda?
Jika Anda membutuhkan bantuan [sebutkan cara spesifik Anda dapat mendukung penerima di sini], beri tahu kami. Kami siap membantu dengan cara apa pun yang diperlukan.
Seperti yang Anda ketahui, [sertakan tenggat waktu atau target di sini] dan saya ingin memastikan Anda memiliki semua yang dibutuhkan dari kami untuk memenuhinya.
Terima kasih atas semua usaha Anda,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Menghubungi anggota jaringan Anda
Anda tahu jaringan, mantan kolega, dan rekan sejawat Anda bisa membuka peluang baru bagi bisnis. Namun Anda sudah lama tidak berkomunikasi dan tidak tahu cara membuka percakapan lagi tanpa terkesan dipaksakan, transaksional, atau seolah menghubungi hanya karena butuh sesuatu.
Tapi bagaimana menulis email yang menyampaikan “Saya benar-benar senang bisa terhubung lagi” sekaligus “Saya melihat Anda sekarang bisa membeli dari saya”? Terlalu menekankan peluang bisa terkesan oportunis, tetapi terlalu melembutkan bisa membuat alasan Anda mengirim email jadi tidak jelas.
Sebelum menulis email seperti ini, ingatlah:
- Buka dengan hubungan tersebut dengan menyebut sesuatu yang spesifik dari sejarah kebersamaan Anda. Sebutkan peluangnya secara halus.
- Beri mereka cara merespons yang mudah dan tanpa tekanan, misalnya panggilan telepon, kopi bersama, atau balasan singkat.
Kapan mengirim: Saat Anda menemukan peluang spesifik yang mungkin ingin diikuti dan dimanfaatkan oleh kontak Anda.
Templat:
Subjek: Melihat [sebutkan pembaruan spesifik] dan langsung teringat Anda
Halo [Nama],
Saya baru saja melihat Anda [sebutkan kabar pemicunya di sini] dan sangat senang melihat Anda berhasil di [tambahkan pencapaian spesifik di sini]. Selamat!
Tim saya di [ingatkan penerima tentang siapa Anda dan apa bisnis Anda di sini] sedang mengerjakan sesuatu yang menurut saya menarik bagi Anda. Kami sedang [sebutkan secara singkat apa hal itu di sini].
Jika menurut Anda ini cocok dan Anda tertarik untuk tahu lebih banyak, saya senang bisa bercerita lebih lanjut [beri opsi cara terhubung tanpa tekanan di sini] nanti.
Apa pun itu, sekali lagi selamat! Kami turut senang untuk Anda.
Salam,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Mengucapkan terima kasih kepada seseorang
Email ucapan terima kasih mudah dianggap sekadar formalitas, tetapi email yang ditulis dengan baik bisa membuat penerima merasa dihargai dan lebih terdorong untuk membantu Anda lagi.
Klien yang merekomendasikan proyek baru kepada Anda lebih mungkin mengulangi kebaikan itu jika Anda mengucapkan terima kasih dengan tulus. Hal yang sama berlaku untuk pemasok yang mempercepat pesanan Anda di tengah tekanan, atau kolega yang bekerja keras dalam proyek bersama.
Sebelum menulis email seperti ini, ingatlah:
- Sebutkan hal spesifik yang mereka lakukan untuk Anda dan artinya bagi Anda atau bisnis Anda, bukan sekadar ucapan umum “terima kasih untuk semuanya”.
- Buat singkat, agar tidak terkesan Anda mengharapkan bantuan lain.
- Jangan sertakan permintaan baru, karena akan mengurangi ketulusan terima kasih Anda. Sebagai gantinya, jika memungkinkan, tawarkan untuk membalas budi saat menutup email.
Kapan mengirim: Saat momennya masih segar dan dampak spesifik dari apa yang mereka lakukan untuk Anda bisa diukur. Kadang tepat setelah interaksi Anda, kadang satu atau dua hari kemudian.
Subjek: Terima kasih untuk [hal spesifik]
Halo [Nama],
Saya hanya ingin mengucapkan terima kasih untuk [hal spesifik yang mereka lakukan]. Itu sangat membantu [apa yang dihasilkan: menghemat waktu, menghindari kesalahan, menjaga semuanya sesuai rencana, dan lain-lain].
[Jika ini bukan bantuan sekali saja, sebutkan secara spesifik: “Anda sudah lebih dari sekali membantu kami dengan cepat, dan itu tidak luput dari perhatian kami”.]
Beri tahu saya jika ada hal yang bisa saya lakukan untuk membalasnya.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Bisnis Anda]
Mengirim email lanjutan yang mengundang respons
Mengikuti saran di blog ini tidak menjamin Anda mendapat balasan. Namun alasan umum email tidak dibalas adalah: permintaannya tidak jelas, tidak ada langkah berikutnya yang jelas, atau pesannya datang saat penerima terlalu sibuk dengan kotak masuknya. Email lanjutan yang spesifik, tepat waktu, dan memudahkan penerima mengambil tindakan akan memudahkan mereka merespons tanpa harus menelusuri kembali utas untuk memahami apa yang sebenarnya Anda butuhkan.
Itulah faktor yang bisa Anda kendalikan lewat cara Anda menulis email. Tapi ada juga: kapan email itu tiba. Proton Mail dapat membantu Anda menjadwalkan email bisnis lanjutan dengan Jadwalkan kirim. Anda dapat mengarahkan email ke kotak masuk penerima pada waktu tertentu agar tiba saat mereka paling mungkin merespons.
Itu bisa menjadi pembeda antara faktur yang tertunda atau dibayar segera, proyek yang mandek atau selesai, dan kesepakatan yang masih terbuka atau sudah ditutup.
