Om du behöver jaga en obetald faktura, få feedback eller påminna någon i tid om en deadline behöver du skriva ett uppföljande e-postmeddelande. Ett välskrivet uppföljningsmeddelande är kraftfullt. Det kan hålla arbetet igång, bygga starka relationer med samarbetspartner, spara tid, stänga affärer och till och med förbättra kassaflödet. Men det kan också vara så svårt att hitta rätt ord för att uttrycka vad du menar.
I den här bloggen hjälper vi dig att skriva den typ av uppföljande e-post som gör att du tydligt kan förmedla vad du menar och få mottagaren att svara innan projekten blir försenade.
Vi går igenom de sex vanligaste typerna av uppföljande e-post, med tips om när de ska skickas och mallar du kan kopiera, och ger dig reglerna för att skriva en mer effektiv uppföljande e-post i alla slags arbetssituationer.
Sex vanliga typer av uppföljande e-post
Uppföljande e-post har olika syften. För varje scenario har vi listat när den ska skickas och en mall som du kan anpassa för ditt eget meddelande.
Påminnelser
Oavsett om det gäller en kommande betalning, ett viktigt stormöte eller en leverans som får följdeffekter om den inte lämnas in i tid kan ett påminnande e-postmeddelande hålla arbetet på rätt spår. Utmaningen är att skriva det så att det inspirerar till handling utan att verka påträngande. Så här gör du:
- Använd en empatisk och öppen ton
- Svara i en befintlig tråd eller ge lite sammanhang i en eller två meningar
- Ange det kommande datumet tydligt
- Ge läsaren möjlighet att be om mer stöd
När ska den skickas: Ett par dagar i förväg, eller mer.
Mall:
Ämne: Påminnelse: Din [ange fakturan/mötets ämne här] närmar sig den [ange deadline här]
Hej [Namn],
Tack för att du deltog i [ange sammanhang här].
Jag ville höra av mig med en vänlig påminnelse om att [ange fakturan/mötets ämne här] närmar sig. Det ska vara klart senast [ange deadline här].
Om det finns något vi kan göra för att stödja dig är du välkommen att höra av dig.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Förfrågningar om information
Du har redan skickat ett e-postmeddelande som var detaljerat, tydligt och omtänksamt. Men du har inte fått något svar från mottagaren, och nu fördröjer det ett beslut eller skjuter upp en deadline.
Hur skickar du ett uppföljande e-postmeddelande efter ett uteblivet svar utan att be om ursäkt för mycket (”Ursäkta att jag tjatar, jag ville bara kolla …”) eller använda ett passivt aggressivt språk (”Som jag skrev i mitt förra mejl …”)?
Här är några tips:
- Ge läsaren en enkel ”utväg” direkt (”Jag vet att det är mycket nu”)
- Ange tydligt vilken åtgärd läsaren behöver vidta
- Beskriv vilka följder en försening får
- Gör nästa steg enkelt för läsaren (”Svara för att bekräfta”, ”Klicka på den här länken för att boka”)
När ska den skickas: En till två arbetsdagar efter förfallodatumet.
Mall:
Ämne: Uppföljning: [ange fakturan/dokumentet/leveransen här] behövs fortfarande
Hej [Namn],
Jag vet att den här uppgiften bara är en av många på din att-göra-lista, men jag ville be om din återkoppling kring [ange fakturan/dokumentet/leveransen här].
Det här kräver din omedelbara uppmärksamhet, eftersom en försening i det här skedet påverkar [ange följder här] och vi behöver skjuta upp [ange lanseringsdatum / projektets tidsplan / nästa steg i arbetet här].
Jag har lagt in en länk här för att [ladda upp filen / bekräfta direkt], men säg gärna till om det finns något mer jag kan göra för att driva det här framåt.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Mötessammanfattningar
Att skicka mötesprotokoll eller en sammanfattning av ett samtal till en leverantör, partner eller investerare efter ett produktivt möte uppnår två viktiga saker som håller arbetet på rätt spår: det dokumenterar de beslut du fattade och tydliggör nästa steg.
Glöm inte att göra följande när du skriver en användbar mötessammanfattning:
- Påminn mottagarna om de viktigaste punkterna som togs upp
- Bekräfta de viktigaste besluten som fattades
- Ange nästa steg och uppföljningar som behöver schemaläggas
När ska den skickas: Inom 24 timmar medan besluten från mötet fortfarande är färska, så att meddelandet uppfattas som en bekräftelse. Om du anger ett nästa steg här skickar du ett nytt uppföljande e-postmeddelande inom en vecka.
Mall:
Ämne: Nästa steg efter mötet den [ange datumet här] om [ange ämnet här]
Hej alla,
Efter mötet som planerades för att diskutera [ange ämnet med mer sammanhang] följer en sammanfattning nedan:
[Ange viktigt beslut 1 här]
[Ange viktigt beslut 2 här]
[Ange viktigt beslut 3 här]
Kommande åtgärder:
[Ange relevant intressent här] ska slutföra [ange den specifika uppgiften här] senast [ange ett slutdatum här].
Ange relevant intressent här] ska slutföra [ange den specifika uppgiften här] senast [ange ett slutdatum här].
Ange relevant intressent här] ska slutföra [ange den specifika uppgiften här] senast [ange ett slutdatum här].
Jag följer upp under veckan för att kolla statusen för varje uppgift och kommer att hålla koll på den här tråden för eventuella följdfrågor. Nästa möte om projektet är [ange datumet här].
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Statusuppdateringar
Du har säkert velat skicka ett sådant här e-postmeddelande tidigare. Kanske när du delegerade ett projekt till en leverantör eller lade en beställning hos en leverantör och ville fråga: ” Är vi fortfarande i fas för att nå våra mål enligt plan? ” så att du kunde förbereda dig på förseningar eller projektproblem.
Att skriva ett e-postmeddelande med en statusförfrågan är känsligt. Om du ber om en statusuppdatering alltför bestämt kan det låta som en anklagelse. Frågar du för mjukt kan du missa din deadline.
För att skriva ett e-postmeddelande med en statusuppdatering, kom ihåg att:
- Ange syftet med e-postmeddelandet tidigt
- Nämn vad du kan göra för att stötta mottagaren
- Ta med den deadline eller det mål som ni har kommit överens om att nå
När du bör skicka: 2 till 3 arbetsdagar efter att senast överenskommen avstämning eller förväntat leveransdatum har passerat.
Mall:
Ämne: Snabb avstämning om [ange projektnamnet här]
Hej [Namn],
Vi har bara [ange antalet dagar till deadline här] kvar och jag ville försäkra mig om att allt är på plats för att vi ska hinna. Kan du ge oss en uppdatering om hur det går för ditt team?
Om du vill ha hjälp [ange specifika sätt du kan stötta mottagaren på här] är det bara att höra av dig. Vi finns här för att stötta på alla sätt som behövs.
Som du redan vet, [ange deadline eller mål här] och jag vill försäkra mig om att du har allt du behöver från oss för att nå det.
Tack för alla dina insatser,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Kontakta en person i ditt nätverk
Du vet att ditt nätverk, tidigare kollegor och branschkollegor kan öppna nya dörrar för ditt företag. Men ni har tappat kontakten och du vet inte hur du ska återuppta konversationen utan att det känns påtvingat, transaktionellt eller som om du bara hör av dig för att du behöver något.
Men hur skriver du ett e-postmeddelande som både säger ” jag är genuint glad att vi hörs igen ” och ” jag har sett att du kan köpa från mig nu ”? Om du trycker för hårt på möjligheten kan det uppfattas som opportunistiskt, men är du för försiktig kan det bli otydligt varför du hörde av dig över huvud taget.
Innan du skriver den här typen av e-postmeddelande, kom ihåg:
- Inled med relationen genom att hänvisa till något specifikt från er gemensamma historia. Nämn möjligheten i förbigående
- Ge dem ett enkelt och prestigelöst sätt att svara, till exempel ett samtal, en kaffe eller ett snabbt svar
När du bör skicka: När du har hittat en specifik möjlighet som din kontakt kan vilja bidra till och dra nytta av.
Mall:
Ämne: Såg [hänvisa till den specifika uppdateringen] och tänkte på dig
Hej [Namn],
Jag såg precis att du har [ange den genuina nyheten här] och det gläder mig verkligen att se dig lyckas med [lägg till specifik prestation här]. Grattis!
Mitt team på [påminn mottagaren om vem du är och vad ditt företag gör här] arbetar med något som jag tror att du kan vara intresserad av. Vi [nämn kort vad det är här].
Om du tycker att det passar och är intresserad av att höra mer berättar jag gärna mer [ge förslag på prestigelösa sätt att höras här] snart.
Hur som helst, grattis igen! Vi är så glada för din skull.
Bästa hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Tacka någon
Det kan vara lätt att avfärda tackmejl som en formalitet, men ett välskrivet sådant kan få läsaren att känna sig uppskattad och mer benägen att hjälpa dig igen.
En kund som tipsar dig om nya uppdrag är mer benägen att göra om den tjänsten om du tackar ordentligt. Detsamma gäller en leverantör som har vänt en order åt dig under press, eller en kollega som har lagt ner hårt arbete i ett gemensamt projekt.
Innan du skriver den här typen av e-postmeddelande, kom ihåg:
- Nämn den specifika sak de har gjort för dig och vad den betydde för dig eller ditt företag, i stället för ett allmänt ” tack för allt ”
- Håll det kort så att det inte känns som om du är ute efter ännu en tjänst
- Lägg inte till en ny förfrågan: det undergräver uppriktigheten i ditt tack. Erbjud i stället, när det är lämpligt, att återgälda tjänsten i avslutningen
När du bör skicka: När det fortfarande är färskt och när den konkreta effekten av det de har gjort för dig går att mäta. Ibland är det direkt efter interaktionen, ibland en dag eller två senare.
Ämne: Tack för [specifik sak]
Hej [Namn],
Jag ville bara säga tack för [den specifika sak de har gjort]. Det gjorde stor skillnad för [vad det möjliggjorde: sparad tid, ett undviket misstag, att saker hölls på rätt spår, m.m.].
[Om det inte är en engångstjänst, lyft fram det specifikt: ” Du har snabbt vänt saker till det bättre för oss mer än en gång nu och det går inte obemärkt förbi ”.]
Säg till om det någonsin är något jag kan göra för dig i gengäld.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
Skicka ett uppföljande e-postmeddelande som bjuder in till svar
Att följa råden i den här bloggen garanterar inte att du får svar. Men de vanligaste orsakerna till att e-postmeddelanden förblir obesvarade är: förfrågan är otydlig, det finns inget självklart nästa steg, eller så kommer meddelandet i ett ögonblick då mottagaren är för nergrävd i sin inkorg för att ta itu med det. En uppföljning som är specifik, väl tajmad och gör det enkelt för läsaren att agera gör det lättare för mottagaren att svara utan att behöva gräva tillbaka i tråden för att lista ut vad du egentligen behöver.
Det är faktorer du kan styra genom hur du skriver e-postmeddelandet. Men det finns en till: när det landar. Proton Mail kan hjälpa dig att schemalägga uppföljande affärsmejl med Schemalägg utskick. Du kan skicka e-post till mottagarens inkorg vid en bestämd tidpunkt så att det landar när mottagaren är som mest benägen att svara.
Det kan innebära skillnaden mellan en faktura som försenas eller betalas direkt, ett projekt som stannar upp eller slutförs och en affär som är öppen eller stängd.
