Como escrever um e-mail de acompanhamento: um guia prático

Se você precisa cobrar uma fatura não paga, obter feedback ou dar um empurrãozinho oportuno sobre um prazo, vai precisar escrever um e-mail de acompanhamento. Um e-mail de acompanhamento bem elaborado é poderoso. Ele pode manter o trabalho em andamento, construir relacionamentos sólidos com colaboradores, economizar tempo, fechar negócios e até melhorar o fluxo de caixa. Mas também pode ser muito difícil encontrar as palavras certas para expressar o que você quer dizer.

Neste blog, vamos ajudar você a escrever o tipo de e-mail de acompanhamento que ajuda a comunicar com clareza o que você quer dizer e a fazer o destinatário responder antes que os projetos atrasem.

Vamos abordar os seis tipos mais comuns de e-mail de acompanhamento (com dicas sobre quando enviá-los e modelos que você pode copiar) e apresentar as regras para escrever um e-mail de acompanhamento mais eficaz para cada situação no ambiente de trabalho.

Seis tipos comuns de e-mails de acompanhamento

E-mails de acompanhamento têm propósitos diferentes. Para cada cenário, listamos quando enviá-lo e um modelo que você pode adaptar para sua própria mensagem.

Lembretes

Seja sobre um pagamento futuro, uma reunião geral crítica ou uma entrega que terá efeito em cadeia se não for feita no prazo, um e-mail de lembrete pode manter o trabalho nos trilhos. O desafio é escrevê-lo de modo que inspire ação, sem parecer insistente. Para isso:

• Use um tom empático e aberto
• Responda em um tópico existente ou defina algum contexto em uma ou duas frases
• Informe a data futura com clareza
• Ofereça ao leitor a oportunidade de pedir mais suporte

Quando enviar: Alguns dias (ou mais) de antecedência.

Modelo:

Solicitações de informações

Você já enviou um e-mail detalhado, claro e atencioso. Mas não recebeu resposta do destinatário, e isso agora está travando uma decisão ou atrasando um prazo.

Como enviar um e-mail de acompanhamento após não receber resposta sem se desculpar demais (“Desculpe incomodar, só queria verificar…”) ou usar linguagem passivo-agressiva (“Conforme meu último e-mail…”)?

Aqui estão algumas dicas:

• Ofereça ao leitor uma “saída” fácil desde o início (“Sei que este é um momento corrido”)
• Deixe claro qual ação você precisa que o leitor tome
• Descreva o impacto de um atraso nas etapas seguintes
• Facilite o próximo passo para o leitor (“Responda para confirmar”, “Clique neste link para agendar”)

Quando enviar: 1 a 2 dias úteis após a data de vencimento.

Modelo:

Assunto: Acompanhamento: [nomeie aqui a fatura/documento/entrega] ainda pendente

Olá, [Nome],

Sei que esta tarefa é apenas uma entre muitas na sua lista de afazeres, mas queria pedir sua contribuição sobre [nomeie aqui a fatura/documento/entrega].

Isso precisa de sua atenção urgente porque um atraso nesta etapa afetará [mencione aqui os efeitos nas etapas seguintes] e precisaremos adiar [mencione aqui a data de lançamento / o cronograma do projeto / a próxima etapa do trabalho].

Incluí um link aqui para [enviar o arquivo / confirmar diretamente], mas avise se houver algo mais que eu possa fazer para agilizar isso.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Sua empresa]

Resumos de reunião

Enviar atas de reunião ou um resumo de chamada a um fornecedor, parceiro ou investidor depois de uma reunião produtiva realiza duas coisas importantes que mantêm o trabalho nos trilhos: registra as decisões tomadas e esclarece os próximos passos necessários.

Para escrever um resumo de reunião útil, não se esqueça de:

• Lembre os destinatários dos principais pontos abordados
• Confirme as principais decisões tomadas
• Informe os próximos passos e os acompanhamentos que precisam ser agendados

Quando enviar: Em até 24 horas, quando as decisões tomadas na reunião ainda estão recentes, para que a mensagem seja lida como um reforço. Se você definir um próximo passo aqui, envie outro e-mail de acompanhamento em uma semana.

Modelo:

Assunto: Próximos passos da reunião de [mencione aqui a data] sobre [mencione aqui o tópico]

Olá a todos,

Dando continuidade à reunião agendada para discutir [tópico com mais contexto], incluo abaixo um resumo:

[Mencione aqui a decisão principal 1]

[Mencione aqui a decisão principal 2]

[Mencione aqui a decisão principal 3]

Próximas ações:

[Nomeie aqui a parte interessada relevante] para concluir [nomeie aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].

Nomeie aqui a parte interessada relevante] para concluir [nomeie aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].

Nomeie aqui a parte interessada relevante] para concluir [nomeie aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].

Vou fazer uma verificação ao longo da semana para acompanhar o status de cada tarefa e vou monitorar este tópico para eventuais perguntas de acompanhamento. A próxima reunião deste projeto será em [inclua a data aqui].

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Sua empresa]

Atualizações de status

Você já quis enviar esse tipo de e-mail antes. Talvez quando delegou um projeto a um fornecedor ou fez um pedido a um prestador, e quis perguntar: “Ainda estamos no caminho certo para cumprir o cronograma e atingir nossas metas?” para poder se preparar para atrasos ou imprevistos no projeto.

Escrever um e-mail para pedir status é um trabalho delicado. Se você pedir uma atualização de status com muita firmeza, pode soar como uma acusação. Se pedir com muita suavidade, pode perder o prazo.

Para escrever um e-mail de atualização de status, lembre-se de:

• Deixe claro o objetivo do seu e-mail logo no início
• Mencione o que você pode fazer para apoiar o destinatário
• Inclua o prazo ou a meta que vocês acordaram cumprir

Quando enviar: 2 a 3 dias úteis depois que o último ponto de verificação acordado ou a data de entrega prevista passou.

Modelo:

Contatar um membro da sua rede

Você sabe que a sua rede, ex-colegas e colegas de profissão podem abrir novas portas para o seu negócio. Mas você perdeu o contato e não sabe como retomar a conversa sem que ela soe forçada, transacional ou como se você estivesse entrando em contato apenas porque precisa de algo.

Mas como escrever um e-mail que diga ao mesmo tempo “estou muito feliz em restabelecer o contato” e “notei que agora você pode comprar comigo”? Insistir demais na oportunidade pode soar oportunista, mas ser suave demais pode deixar pouco claro por que você enviou o e-mail.

Antes de escrever este tipo de e-mail, lembre-se:

• Comece pela relação, mencionando algo específico da história de vocês. Faça uma menção discreta à oportunidade
• Ofereça uma forma fácil e sem pressão de responder (uma ligação, um café, uma resposta rápida)

Quando enviar: Quando você identificou uma oportunidade específica à qual seu contato pode querer contribuir e da qual pode se beneficiar.

Modelo:

Assunto: Vi [refira-se aqui à atualização específica] e lembrei de você

Olá, [Nome],

Acabei de ver que você [mencione aqui a novidade que motivou o contato] e fico muito feliz em ver você prosperar em [adicione aqui a conquista específica]. Parabéns!

Minha equipe na [lembre aqui o destinatário de quem você é e do que seu negócio faz] está trabalhando em algo que acho que pode lhe interessar. Estamos [mencione aqui, brevemente, o que é].

Se você achar que faz sentido e quiser saber mais, adoraria contar mais [dê aqui opções de formas sem pressão de se conectar] em breve.

De qualquer forma, parabéns novamente! Estamos muito felizes por você.

Abraços,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Sua empresa]

Agradecer a alguém

É fácil tratar e-mails de agradecimento como uma formalidade, mas um e-mail bem escrito pode fazer seu leitor se sentir valorizado e mais propenso a ajudar você novamente.

Um cliente que indica novos trabalhos para você tem mais chance de repetir esse favor se você agradecer com sinceridade. O mesmo vale para um fornecedor que agilizou um pedido para você sob pressão, ou para um colega que se dedicou a um projeto compartilhado.

Antes de escrever este tipo de e-mail, lembre-se:

• Cite a coisa específica que a pessoa fez por você e o que isso significou para você ou para o seu negócio, em vez de um genérico “obrigado por tudo”
• Seja breve, para não parecer que você está buscando outro favor
• Não inclua um novo pedido: isso vai minar a sinceridade do seu agradecimento. Em vez disso, quando for apropriado, ofereça-se para retribuir o favor na despedida

Quando enviar: Quando o momento ainda está recente e quando o impacto específico do que a pessoa fez por você pode ser medido. Às vezes isso é logo após a interação, às vezes um ou dois dias depois.

Assunto: Agradecimento por [coisa específica]

Olá, [Nome],

Só queria agradecer por [a coisa específica que a pessoa fez]. Fez toda a diferença para [o que isso possibilitou: economizou tempo, evitou um erro, manteve tudo nos trilhos, etc.].

[Se não for um favor pontual, destaque isso especificamente: “Você já agilizou as coisas para nós mais de uma vez, e isso não passa despercebido”.]

Me avise se algum dia eu puder fazer algo por você em retribuição.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Seu cargo]

[Sua empresa]

Enviar um e-mail de acompanhamento que convida a uma resposta

Seguir as dicas deste blog não vai garantir uma resposta. Mas os motivos mais comuns para e-mails ficarem sem resposta são: o pedido é pouco claro, não há um próximo passo óbvio, ou a mensagem chega em um momento em que seu destinatário está tão atolado na caixa de entrada que não consegue lidar com ela. Um acompanhamento específico, bem cronometrado e que facilite a ação do seu leitor ajuda o destinatário a responder sem precisar voltar pelo tópico para descobrir o que você realmente precisa dele.

Esses são os fatores que você controla pela forma como escreve o e-mail. Mas há também: quando ele chega. O Proton Mail pode ajudar você a agendar e-mails comerciais de acompanhamento com o Enviar programado. Você pode direcionar e-mails para a caixa de entrada do seu destinatário em um horário específico, para que cheguem quando ele tiver mais chances de responder.

Isso pode significar a diferença entre uma fatura atrasada ou paga imediatamente, um projeto parado ou concluído, e um negócio em aberto ou fechado.

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