Als u een onbetaalde factuur moet opvolgen, feedback wilt krijgen of iemand tijdig wilt herinneren aan een deadline, moet u een follow-upe-mail schrijven. Een goed opgestelde follow-upe-mail is krachtig. Die houdt het werk in beweging, versterkt de band met samenwerkingspartners, bespaart tijd, sluit deals en kan zelfs uw cashflow verbeteren. Maar het kan ook zo moeilijk zijn om de juiste woorden te vinden om te zeggen wat u bedoelt.
In deze blog leest u hoe u een follow-upe-mail schrijft waarmee u duidelijk maakt wat u bedoelt en uw ontvanger laat reageren voordat projecten vertraging oplopen.
We behandelen de zes meest voorkomende soorten follow-upe-mails (met tips over wanneer u ze verzendt en sjablonen die u kunt kopiëren) en geven u de regels voor het schrijven van een effectievere follow-upe-mail voor elke situatie op het werk.
Zes veelvoorkomende soorten follow-upe-mails
Follow-upe-mails hebben verschillende doelen. Voor elk scenario hebben we op een rij gezet wanneer u ze verzendt en een sjabloon dat u kunt aanpassen voor uw eigen bericht.
Herinneringen
Of het nu gaat om een aankomende betaling, een belangrijke vergadering met het hele team of een deliverable die gevolgen heeft als die niet op tijd wordt ingeleverd: een herinneringsmail kan het werk op koers houden. De uitdaging is om die zo te schrijven dat hij aanzet tot actie, zonder opdringerig over te komen. Om dat te bereiken:
- Gebruik een empathische en open toon
- Antwoord in een bestaande discussiedraad of schep context in een of twee zinnen
- Noem de aanstaande datum duidelijk
- Geef de lezer de kans om meer ondersteuning te vragen
Wanneer verzenden: Een paar dagen (of meer) vooraf.
Sjabloon:
Onderwerp: Herinnering: uw [noem hier de factuur/het vergaderthema] staat gepland op [noem hier de deadline]
Hallo [naam],
Bedankt voor uw deelname aan [voeg hier context toe].
Ik neem contact met u op om u vriendelijk te herinneren aan [noem hier de factuur/het vergaderthema], die binnenkort aan de orde is. De deadline is [noem hier de deadline].
Als we iets voor u kunnen doen, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Informatieverzoeken
U hebt al een e-mail gestuurd die gedetailleerd, duidelijk en attent was. Maar u hebt niets van de ontvanger gehoord en dat houdt nu een beslissing tegen of vertraagt een deadline.
Hoe stuurt u een follow-upe-mail als u geen antwoord hebt gekregen, zonder u al te veel te verontschuldigen (“Sorry dat ik lastig ben, ik wilde het even checken…”) of passief-agressieve taal te gebruiken (“Zoals in mijn vorige e-mail…”)?
Een paar tips:
- Geef de lezer vooraf een gemakkelijke uitweg (“Ik weet dat het een drukke periode is”)
- Geef duidelijk aan welke actie u van de lezer verwacht
- Beschrijf de gevolgen van een vertraging verderop in het proces
- Maak de volgende stap makkelijk voor de lezer (“Antwoord om te bevestigen”, “Klik op deze link om te boeken”)
Wanneer verzenden: 1–2 werkdagen na de vervaldatum.
Sjabloon:
Onderwerp: Opvolging: [noem hier de factuur/het document/de deliverable] nog steeds nodig
Hallo [naam],
Ik weet dat deze taak er slechts één van vele is op uw takenlijst, maar ik wil u graag vragen om uw inbreng over [noem hier de factuur/het document/de deliverable].
Dit vraagt uw dringende aandacht, want vertraging in deze fase heeft gevolgen voor [noem hier de gevolgen verderop in het proces] en we moeten [noem hier de lanceringsdatum / projectplanning / volgende fase van het werk] uitstellen.
Ik heb hier een link toegevoegd om [het bestand te uploaden / direct te bevestigen], maar laat u het me weten als ik nog iets anders kan doen om dit erdoor te krijgen?
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Samenvattingen van vergaderingen
Als u na een productief overleg notulen of een samenvatting van een gesprek naar een leverancier, partner of investeerder stuurt, bereikt u twee belangrijke dingen die het werk op koers houden: u legt de genomen beslissingen vast en u maakt de nodige vervolgstappen duidelijk.
Vergeet bij het schrijven van een nuttige samenvatting van een vergadering niet:
- Herinner ontvangers aan de belangrijkste besproken punten
- Bevestig de belangrijkste genomen beslissingen
- Noem de vervolgstappen en follow-ups die moeten worden ingepland
Wanneer verzenden: Binnen 24 uur, zolang de beslissingen uit de vergadering nog vers zijn, zodat het bericht als versterking van de afspraken overkomt. Als u hier een vervolgstap beschrijft, stuur dan over een week nog een follow-upe-mail.
Sjabloon:
Onderwerp: Vervolgstappen uit de vergadering van [noem hier de datum] over [noem hier het onderwerp]
Hallo allemaal,
Naar aanleiding van de geplande vergadering over [onderwerp met meer context] volgt hieronder een samenvatting:
[Noem hier de belangrijkste beslissing 1]
[Noem hier de belangrijkste beslissing 2]
[Noem hier de belangrijkste beslissing 3]
Volgende acties:
[Noem hier de relevante belanghebbende] om [noem hier de specifieke taak] af te ronden voor [stel hier een deadline in].
Noem hier de relevante belanghebbende] om [noem hier de specifieke taak] af te ronden voor [stel hier een deadline in].
Noem hier de relevante belanghebbende] om [noem hier de specifieke taak] af te ronden voor [stel hier een deadline in].
Ik neem deze week contact op om de status van elke taak te controleren en houd deze discussiedraad in de gaten voor eventuele vervolgvragen. De volgende vergadering over dit project vindt plaats op [vul hier de datum in].
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Statusupdates
U hebt dit soort e-mails al eerder willen versturen. Misschien toen u een project aan een externe partij uitbesteedde of een bestelling bij een leverancier plaatste, en wilde vragen: “Lopen we nog op schema om onze doelstellingen te halen?”, zodat u zich kon voorbereiden op vertragingen of kleine tegenslagen in het project.
Het schrijven van een e-mail met een statusverzoek is delicaat werk. Vraagt u te stellig om een update, dan kan het als een verwijt overkomen. Vraagt u het te voorzichtig, dan loopt u misschien uw deadline mis.
Denk bij het schrijven van een e-mail met een statusupdate aan het volgende:
- Vermeld vroeg in de e-mail wat het doel is
- Vermeld wat u kunt doen om de ontvanger te ondersteunen
- Noem de deadline of het doel dat u hebt afgesproken
Wanneer verzenden: 2–3 werkdagen nadat het laatst afgesproken controlemoment of de verwachte leverdatum is verstreken.
Sjabloon:
Onderwerp: Even peilen hoe het staat met [noem hier de projectnaam]
Hallo [Naam],
We hebben nog maar [noem hier het aantal dagen tot de deadline] en ik wilde zeker weten dat we alles op orde hebben om die te halen. Kunt u ons een update geven over de voortgang van uw team?
Als u hulp wilt bij [noem hier specifieke manieren waarop u de ontvanger kunt ondersteunen], laat het ons weten. We ondersteunen u graag op elke manier die nodig is.
Zoals u al weet, [vul hier de deadline of het doel in] en ik wil zeker weten dat u alles van ons hebt om die te halen.
Bedankt voor al uw inzet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Contact opnemen met iemand uit uw netwerk
U weet dat uw netwerk, oud-collega’s en vakgenoten nieuwe deuren kunnen openen voor uw bedrijf. Maar u bent het contact kwijtgeraakt en weet niet hoe u het gesprek weer op gang brengt zonder dat het geforceerd of zakelijk overkomt, of alsof u alleen contact zoekt omdat u iets nodig hebt.
Maar hoe schrijft u een e-mail die zowel zegt “ik ben oprecht blij om weer contact te hebben” als “ik zag dat u nu bij mij kunt kopen”? Te sterk op de kans inspelen kan opportunistisch overkomen, maar te voorzichtig zijn kan onduidelijk maken waarom u eigenlijk een e-mail hebt gestuurd.
Onthoud het volgende voordat u dit soort e-mails schrijft:
- Begin met de relatie door te verwijzen naar iets specifieks uit jullie gedeelde verleden. Noem de kans slechts terloops
- Geef ze een makkelijke manier om te reageren zonder druk (een belletje, een koffie, een kort antwoord)
Wanneer verzenden: wanneer u een specifieke kans hebt gevonden waaraan uw contact mogelijk wil bijdragen en waarvan die kan profiteren.
Sjabloon:
Onderwerp: Zag [verwijs naar de specifieke update] en moest aan u denken
Hallo [naam],
Ik zag net dat u [noem hier de oprechte aanleiding] en ik ben zo blij dat u slaagt in [voeg hier een specifieke prestatie toe]. Gefeliciteerd!
Mijn team bij [herinner de ontvanger eraan wie u bent en wat uw bedrijf doet] werkt aan iets dat u misschien interessant vindt. We zijn [noem hier kort wat dat iets is].
Als u denkt dat dit bij u past en meer wilt horen, vertel ik u binnenkort graag meer [geef hier opties voor laagdrempelige manieren om contact te leggen].
Hoe dan ook, nogmaals gefeliciteerd! We zijn ontzettend blij voor u.
Hartelijke groet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Iemand bedanken
Het is makkelijk om e-mails waarin u iemand bedankt als een formaliteit te behandelen, maar een goed geschreven exemplaar kan uw lezer het gevoel geven dat die gewaardeerd wordt en maakt het waarschijnlijker dat die u nog eens helpt.
Een klant die nieuw werk naar u doorverwijst, zal dat eerder nog eens doen als u hem oprecht bedankt. Hetzelfde geldt voor een leverancier die onder druk een bestelling voor u heeft omgedraaid, of een collega die hard heeft gewerkt aan een gedeeld project.
Onthoud het volgende voordat u dit soort e-mails schrijft:
- Noem het specifieke dat diegene voor u heeft gedaan en wat dat voor u of uw bedrijf betekende, in plaats van een algemeen “bedankt voor alles”
- Houd het kort, zodat het niet aanvoelt alsof u op nog een gunst aast
- Koppel er geen nieuwe vraag aan: dat ondermijnt de oprechtheid van uw dank. Bied in plaats daarvan, waar dat gepast is, aan om iets terug te doen bij het afsluiten
Wanneer verzenden: wanneer het moment nog vers is en wanneer de specifieke impact van wat diegene voor u heeft gedaan meetbaar is. Soms is dat direct na uw contact, soms een dag of twee later.
Onderwerp: Bedankt voor [specifiek iets]
Hallo [naam],
Ik wilde u gewoon even bedanken voor [het specifieke dat diegene heeft gedaan]. Het maakte echt een verschil voor [wat het mogelijk maakte: tijd bespaard, een fout voorkomen, het op koers gehouden, enz.].
[Als dit geen eenmalige gunst is, benoem dat dan expliciet: “U hebt nu al meer dan eens snel iets voor ons opgelost, en dat blijft niet onopgemerkt”.]
Laat het me weten als ik ooit iets voor u terug kan doen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[uw functie]
[uw bedrijf]
Het versturen van een follow-up-e-mail die uitnodigt tot een reactie
De adviezen in deze blog vormen geen garantie dat u een reactie krijgt. Maar de meestvoorkomende redenen waarom e-mails onbeantwoord blijven, zijn: de vraag is onduidelijk, er is geen duidelijke volgende stap, of het bericht komt op een moment dat uw ontvanger het te druk heeft in de inbox om er iets mee te doen. Een follow-up die specifiek is, goed getimed en het uw lezer makkelijk maakt om actie te ondernemen, maakt het voor uw ontvanger makkelijker om te reageren zonder in de discussiedraad te moeten terugzoeken wat u nu eigenlijk van diegene nodig hebt.
Dat zijn de factoren die u beïnvloedt met de manier waarop u de e-mail schrijft. Maar er is nog iets: wanneer die aankomt. Met Proton Mail kunt u follow-up zakelijke e-mails inplannen met Schedule Send. U kunt e-mails op een bepaald tijdstip naar de inbox van uw ontvanger sturen, zodat ze aankomen wanneer die het meest geneigd is te reageren.
Dat kan het verschil betekenen tussen een factuur die wordt uitgesteld of direct betaald, een project dat stil komt te liggen of wordt afgerond, en een deal die open blijft of wordt gesloten.
