Se devi sollecitare una fattura non pagata, ricevere un feedback o ricordare a qualcuno una scadenza imminente, dovrai scrivere un’email di follow-up. Un’email di follow-up ben scritta è potente. Può far procedere il lavoro, costruire solide relazioni con i collaboratori, far risparmiare tempo, chiudere trattative e persino migliorare il flusso di cassa. Ma può anche essere davvero difficile trovare le parole giuste per esprimere ciò che intendi.
In questo blog ti aiuteremo a scrivere il tipo di email di follow-up che ti permette di comunicare chiaramente ciò che intendi e di ottenere una risposta dal destinatario prima che i progetti accumulino ritardi.
Analizzeremo i sei tipi più comuni di email di follow-up (con consigli su quando inviarle e modelli che puoi copiare) e ti daremo le regole per scrivere un’email di follow-up più efficace in ogni situazione lavorativa.
Sei tipi comuni di email di follow-up
Le email di follow-up hanno scopi diversi. Per ogni scenario abbiamo indicato quando inviarle e un modello che puoi adattare al tuo messaggio.
Promemoria
Che si tratti di un pagamento imminente, di una riunione generale cruciale o di una consegna che avrà ripercussioni se non viene inviata in tempo, un’email di promemoria può mantenere il lavoro sulla buona strada. La sfida è scriverla in modo che stimoli all’azione senza sembrare invadenti. Per farlo:
- Usa un tono empatico e aperto
- Rispondi in un thread esistente o fornisci un po’ di contesto in una o due frasi
- Indica chiaramente la data imminente
- Dai al destinatario l’opportunità di chiedere ulteriore supporto
Quando inviare: Un paio di giorni (o più) prima.
Modello:
Oggetto: Promemoria: il tuo [indica qui la fattura/l’argomento della riunione] è in scadenza il [indica qui la scadenza]
Ciao [Nome],
Grazie per la tua partecipazione a [fornisci qui il contesto].
Volevo contattarti per ricordarti, con cortesia, che [indica qui la fattura/l’argomento della riunione] si avvicina. Scade entro [indica qui la scadenza].
Se possiamo fare qualcosa per supportarti, non esitare a contattarci.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Richieste di informazioni
Hai già inviato un’email dettagliata, chiara e premurosa. Ma non hai ricevuto risposta dal destinatario, e ora la cosa sta bloccando una decisione o ritardando una scadenza.
Come inviare un’email di follow-up dopo nessuna risposta senza scusarsi troppo (“Scusa il disturbo, volevo solo verificare…”) o usare un linguaggio passivo-aggressivo (“Come da mia ultima email…”)?
Ecco alcuni consigli:
- Offri al destinatario una facile via d’uscita fin dall’inizio (“So che questo è un periodo intenso”)
- Indica chiaramente quale azione deve intraprendere il destinatario
- Descrivi le conseguenze di un ritardo
- Rendi semplice il passaggio successivo per il destinatario (“Rispondi per confermare”, “Clicca questo link per prenotare”)
Quando inviare: 1-2 giorni lavorativi dopo la scadenza.
Modello:
Oggetto: Follow-up: [indica qui la fattura/il documento/la consegna] ancora necessario
Ciao [Nome],
So che questo compito è solo uno dei tanti nella tua lista di cose da fare, ma volevo chiederti un parere su [indica qui la fattura/il documento/la consegna].
Questo richiede la tua urgente attenzione perché un ritardo in questa fase influenzerà [menziona qui le conseguenze] e dovremo rinviare [menziona qui la data di lancio / la tempistica del progetto / la prossima fase del lavoro].
Ho incluso qui un link per [caricare il file / confermare direttamente], ma fammi sapere se posso fare qualcos’altro per portare avanti la cosa.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Riepiloghi delle riunioni
Inviare il verbale della riunione o un riepilogo della call a un fornitore, un partner o un investitore dopo una riunione produttiva raggiunge due obiettivi importanti che mantengono il lavoro sulla buona strada: registra le decisioni prese e chiarisce i passaggi successivi necessari.
Per scrivere un riepilogo utile della riunione, non dimenticare di:
- Ricorda ai destinatari i punti principali trattati
- Conferma le decisioni chiave prese
- Indica i prossimi passaggi e i follow-up da pianificare
Quando inviare: Entro 24 ore, quando le decisioni prese durante la riunione sono ancora fresche, così che il messaggio risulti un rinforzo. Se qui indichi un passaggio successivo, invia un’altra email di follow-up entro una settimana.
Modello:
Oggetto: Prossimi passaggi dalla riunione del [menziona qui la data] su [menziona qui l’argomento]
Ciao a tutti,
In seguito alla riunione programmata per discutere [argomento con maggiori dettagli], riporto di seguito un riepilogo:
[Menziona qui la decisione chiave 1]
[Menziona qui la decisione chiave 2]
[Menziona qui la decisione chiave 3]
Prossime azioni:
[Indicare qui il referente competente] per completare [indicare qui l’attività specifica] entro [indicare qui una scadenza].
Indicare qui il referente competente] per completare [indicare qui l’attività specifica] entro [indicare qui una scadenza].
Indicare qui il referente competente] per completare [indicare qui l’attività specifica] entro [indicare qui una scadenza].
Entro la settimana controllerò lo stato di ogni attività e monitorerò questo thread per eventuali domande di follow-up. La prossima riunione su questo progetto sarà il [indicare qui la data].
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Aggiornamenti di stato
Hai già desiderato inviare questo tipo di email. Magari quando hai delegato un progetto a un fornitore o hai effettuato un ordine a un fornitore, e hai voluto chiedere: “Siamo ancora in linea con i tempi per raggiungere i nostri obiettivi?”, così da poterti preparare a ritardi o imprevisti del progetto.
Scrivere un’email di richiesta di aggiornamento è un lavoro delicato. Se chiedi un aggiornamento in modo troppo deciso, può essere letto come un’accusa. Se lo chiedi in modo troppo morbido, rischi di perdere la scadenza.
Per scrivere un’email di aggiornamento sullo stato, ricorda di:
- Indica subito lo scopo della tua email
- Accenna a ciò che puoi fare per supportare il destinatario
- Includi la scadenza o l’obiettivo che avete concordato di raggiungere
Quando inviare: 2-3 giorni lavorativi dopo che è trascorso l’ultimo checkpoint concordato o la data di consegna prevista.
Modello:
Oggetto: Breve verifica su [indicare qui il nome del progetto]
Ciao [Nome],
Mancano solo [indicare qui il numero di giorni alla scadenza] e volevo assicurarmi che tutto sia pronto per rispettarla. Potresti aggiornarci su come sta procedendo il tuo team?
Se desideri aiuto [indicare qui i modi specifici in cui puoi supportare il destinatario], faccelo sapere. Siamo qui per supportarti in ogni modo necessario.
Come già sai, [includere qui la scadenza o l’obiettivo] e voglio assicurarmi che tu abbia tutto ciò che ti serve da noi per rispettarla.
Grazie per tutto il tuo impegno,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Contattare un membro della tua rete
Sai che la tua rete, gli ex colleghi e i tuoi pari possono aprire nuove porte per la tua attività. Ma hai perso i contatti e non sai come riaprire la conversazione senza che sembri forzata, transazionale o come se ti stessi facendo vivo solo perché hai bisogno di qualcosa.
Ma come si scrive un’email che dica sia “sono davvero felice di riconnettermi” sia “ho notato che ora puoi acquistare da me”? Insistere troppo sull’opportunità può apparire opportunistico, ma un tono troppo morbido può rendere poco chiaro perché hai inviato l’email.
Prima di scrivere questo tipo di email, ricorda:
- Apri con la relazione, citando qualcosa di specifico del vostro passato comune. Accenna all’opportunità con delicatezza
- Offri loro un modo semplice e senza pressioni per rispondere (una chiamata, un caffè, una risposta rapida)
Quando inviare: Quando hai individuato un’opportunità specifica a cui il tuo contatto potrebbe voler contribuire e da cui trarre vantaggio.
Modello:
Oggetto: Ho visto [fare riferimento all’aggiornamento specifico] e ho pensato a te
Ciao [Nome],
Ho appena visto che hai [indicare qui la novità che ha fatto da spunto] e sono davvero felice di vederti eccellere in [aggiungere qui un risultato specifico]. Congratulazioni!
Il mio team di [ricordare al destinatario chi sei e cosa fa la tua attività] sta lavorando a qualcosa che penso potrebbe interessarti. Stiamo [indicare qui, in breve, di cosa si tratta].
Se pensi che possa fare al caso tuo e ti interessa saperne di più, mi piacerebbe raccontarti qualcosa in più [indicare qui opzioni per connettersi senza pressioni] presto.
In ogni caso, ancora congratulazioni! Siamo felici per te.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Ringraziare qualcuno
È facile trattare le email di ringraziamento come una formalità, ma una ben scritta può far sentire il destinatario valorizzato e più propenso ad aiutarti di nuovo.
Un cliente che ti segnala nuove opportunità di lavoro è più propenso a ripetere quel favore se lo ringrazi sinceramente. Lo stesso vale per un fornitore che ha evaso un ordine per te sotto pressione, o per un collega che ha lavorato duramente a un progetto condiviso.
Prima di scrivere questo tipo di email, ricorda:
- Cita la cosa specifica che hanno fatto per te e cosa ha significato per te o per la tua attività, invece di un generico “grazie di tutto”
- Mantienila breve, così non sembra che tu stia cercando un altro favore
- Non aggiungere una nuova richiesta: sminuirebbe la sincerità del tuo ringraziamento. Se opportuno, invece, offriti di ricambiare il favore in chiusura
Quando inviare: Quando il momento è ancora fresco e quando l’impatto specifico di ciò che hanno fatto per te può essere misurato. A volte è subito dopo l’interazione, a volte un giorno o due dopo.
Oggetto: Grazie per [cosa specifica]
Ciao [Nome],
Volevo solo ringraziarti per [la cosa specifica che hanno fatto]. Ha fatto davvero la differenza per [cosa ha permesso: risparmiare tempo, evitare un errore, mantenere le cose in carreggiata, ecc.].
[Se non si tratta di un favore isolato, evidenzialo in modo specifico: “Ci hai risolto le cose in fretta più di una volta, e questo non passa inosservato”.]
Fammi sapere se c’è mai qualcosa che posso fare per ricambiare.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
[La tua azienda]
Inviare un’email di follow-up che invita a rispondere
Seguire i consigli di questo blog non ti garantirà una risposta. Ma i motivi più comuni per cui le email restano senza risposta sono: la richiesta non è chiara, non c’è un passo successivo evidente, oppure il messaggio arriva in un momento in cui il destinatario è troppo sommerso dalla posta in arrivo per occuparsene. Un follow-up specifico, tempestivo e che rende facile per chi legge passare all’azione aiuta il destinatario a rispondere senza dover scavare nel thread per capire cosa gli serve davvero da te.
Questi sono i fattori che controlli in base a come scrivi l’email. Ma ce n’è anche un altro: quando arriva. Proton Mail può aiutarti a programmare email di lavoro di follow-up con Invio programmato. Puoi inviare email alla posta in arrivo del destinatario a un’ora specifica, così arrivano quando è più probabile che risponda.
Può fare la differenza tra una fattura ritardata o pagata subito, un progetto bloccato o portato a termine e un affare ancora aperto o chiuso.
