Jos sinun on karhuttava maksamatonta laskua, pyydettävä palautetta tai muistutettava jotakuta ajoissa määräajasta, tarvitset seurantasähköpostin. Hyvin laadittu seurantasähköposti on tehokas. Se pitää työn liikkeessä, rakentaa vahvoja yhteistyösuhteita, säästää aikaa, auttaa solmimaan kauppoja ja jopa parantaa kassavirtaa. Mutta oikeiden sanojen löytäminen sanottavansa ilmaisemiseen voi olla myös hyvin vaikeaa.
Tässä blogissa autamme sinua kirjoittamaan sellaisen seurantasähköpostin, jonka avulla viestit selkeästi sen, mitä tarkoitat, ja saat vastaanottajan vastaamaan ennen kuin projektit viivästyvät.
Käymme läpi kuusi yleisintä seurantasähköpostityyppiä (mukaan lukien vinkit siitä, milloin ne kannattaa lähettää, ja mallit, joita voit kopioida) ja annamme säännöt tehokkaamman seurantasähköpostin kirjoittamiseen jokaiseen työpaikan tilanteeseen.
Kuusi yleistä seurantasähköpostityyppiä
Seurantasähköposteilla on eri tarkoituksia. Jokaiseen tilanteeseen olemme listanneet, milloin se kannattaa lähettää, sekä mallin, jota voit muokata omaan viestiisi.
Muistutukset
Riippumatta siitä, onko kyseessä tuleva maksu, tärkeä koko henkilöstön kokous vai toimitettava työ, jonka myöhästymisellä on heijastevaikutuksia, muistutussähköposti voi pitää työn aikataulussa. Haasteena on kirjoittaa se niin, että se innostaa toimimaan, mutta ei vaikuta tungettelevalta. Voit tehdä sen näin:
- Käytä empaattista ja avointa sävyä
- Vastaa olemassa olevassa ketjussa tai taustoita asiaa yhdellä tai kahdella lauseella
- Kerro tuleva päivämäärä selkeästi
- Anna lukijalle mahdollisuus pyytää lisätukea
Milloin lähettää: Pari päivää (tai enemmän) etukäteen.
Malli:
Aihe: Muistutus: [nimeä lasku/kokouksen aihe tähän] on tulossa [ilmoita määräaika tähän]
Hei [nimi],
Kiitos osallistumisestasi [lisää taustatiedot tähän].
Halusin ottaa yhteyttä ja muistuttaa ystävällisesti, että [nimeä lasku/kokouksen aihe tähän] lähestyy nopeasti. Se erääntyy [ilmoita määräaika tähän].
Jos voimme tehdä jotain tukeaksemme sinua, ota ihmeessä yhteyttä.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Tietopyynnöt
Olet jo lähettänyt sähköpostin, joka oli yksityiskohtainen, selkeä ja huomaavainen. Mutta et ole kuullut vastaanottajalta, ja se viivyttää nyt päätöstä tai määräaikaa.
Kuinka lähettää seurantasähköposti, kun vastausta ei kuulu, pyytämättä liikaa anteeksi (“Anteeksi kun vaivaan, halusin vain tarkistaa…”) tai käyttämättä passiivis-aggressiivista kieltä (“Kuten viimeisimmässä sähköpostissani…”)?
Tässä muutama vinkki:
- Tarjoa lukijalle helppo “ulospääsy” heti alkuun (“Tiedän, että tämä on kiireistä aikaa”)
- Kerro selkeästi, mihin toimeen haluat lukijan ryhtyvän
- Kuvaa viivästyksen vaikutukset eteenpäin
- Tee seuraavasta vaiheesta helppo lukijalle (“Vahvista vastaamalla”, “Varaa napsauttamalla tätä linkkiä”)
Milloin lähettää: 1–2 arkipäivää eräpäivän jälkeen.
Malli:
Aihe: Seuranta: [nimeä lasku/asiakirja/toimitettava työ tähän] tarvitaan edelleen
Hei [nimi],
Tiedän, että tämä tehtävä on vain yksi monista tehtävälistallasi, mutta halusin pyytää panostasi [nimeä lasku/asiakirja/toimitettava työ tähän].
Tämä vaatii kiireellistä huomiotasi, sillä viivästyminen tässä vaiheessa vaikuttaa [mainitse heijastevaikutukset tähän] ja joudumme siirtämään [mainitse julkaisupäivä / projektin aikataulu / työn seuraava vaihe tähän].
Olen lisännyt tähän linkin, jonka kautta voit [lähettää tiedoston / vahvistaa suoraan], mutta kerrothan minulle, jos voin tehdä jotain muuta viedäkseni asiaa eteenpäin.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Kokousyhteenvedot
Lähettämällä kokouspöytäkirjan tai puhelun yhteenvedon toimittajalle, kumppanille tai sijoittajalle tuotteliaan kokouksen jälkeen saavutat kaksi tärkeää asiaa, jotka pitävät työn aikataulussa: se tallentaa tehdyt päätökset ja selkeyttää tarvittavat seuraavat vaiheet.
Muista nämä, kun kirjoitat hyödyllistä kokousyhteenvetoa:
- Muistuta vastaanottajia käsitellyistä pääkohdista
- Vahvista tehdyt keskeiset päätökset
- Kerro seuraavat vaiheet ja sovittavat seurannat
Milloin lähettää: 24 tunnin kuluessa, kun kokouksessa tehdyt päätökset ovat vielä tuoreessa muistissa, jotta viesti tuntuu vahvistukselta. Jos esität tässä seuraavan vaiheen, lähetä uusi seurantasähköposti viikon kuluttua.
Malli:
Aihe: Seuraavat vaiheet [mainitse päivämäärä tähän] kokouksesta aiheesta [mainitse aihe tähän]
Hei kaikki,
Jatkona kokoukselle, jossa oli tarkoitus keskustella aiheesta [aihe ja tarkemmat taustatiedot], liitän alle yhteenvedon:
[Mainitse keskeinen päätös 1 tähän]
[Mainitse keskeinen päätös 2 tähän]
[Mainitse keskeinen päätös 3 tähän]
Seuraavat toimenpiteet:
[Nimeä asiaankuuluva sidosryhmä tähän] suorittamaan [nimeä tietty tehtävä tähän] [aseta määräaika tähän] mennessä.
[Nimeä asiaankuuluva sidosryhmä tähän] suorittamaan [nimeä tietty tehtävä tähän] [aseta määräaika tähän] mennessä.
[Nimeä asiaankuuluva sidosryhmä tähän] suorittamaan [nimeä tietty tehtävä tähän] [aseta määräaika tähän] mennessä.
Tarkistan viikon aikana jokaisen tehtävän tilanteen ja valvon tätä ketjua mahdollisten jatkokysymysten varalta. Tämän projektin seuraava kokous on [lisää päivämäärä tähän].
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Tilannepäivitykset
Olet varmasti ennenkin halunnut lähettää tällaisen sähköpostin. Ehkä silloin, kun delegoit projektin toimittajalle tai teit tilauksen tavarantoimittajalle ja halusit kysyä: “Pysymmekö aikataulussa ja saavutammeko tavoitteemme?” voidaksesi varautua viivästyksiin tai projektin vastoinkäymisiin.
Tilannetiedustelun kirjoittaminen on hienovaraista työtä. Jos kysyt tilannepäivitystä liian jyrkästi, se voidaan lukea syytökseksi. Jos kysyt liian pehmeästi, saatat myöhästyä määräajasta.
Kun kirjoitat tilannepäivityssähköpostia, muista:
- Kerro sähköpostisi tarkoitus heti alussa
- Kerro, miten voit tukea vastaanottajaa
- Mainitse määräaika tai tavoite, josta olette sopineet
Milloin lähettää: 2–3 arkipäivää sen jälkeen, kun viimeisin sovittu välitarkistus tai odotettu toimituspäivä on mennyt ohi.
Malli:
Aihe: Pikainen tilannetarkistus [mainitse projektin nimi tähän]
Hei [Nimi],
Määräaikaan on enää [mainitse päivien määrä tähän], ja halusin varmistaa, että kaikki on kunnossa sen saavuttamiseksi. Voisitko kertoa, miten tiimisi edistyy?
Jos haluat apua [mainitse tähän, miten voit tukea vastaanottajaa], kerro siitä. Autamme kaikin tarvittavin tavoin.
Kuten jo tiedät, [lisää määräaika tai tavoite tähän], ja haluan varmistaa, että saat meiltä kaiken tarvitsemasi sen saavuttamiseksi.
Kiitos kaikista ponnisteluistasi,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Yhteydenotto verkostosi jäseneen
Tiedät, että verkostosi, entiset kollegat ja vertaiset, voivat avata yrityksellesi uusia ovia. Olette kuitenkin menettäneet yhteyden etkä tiedä, miten aloittaa keskustelu uudelleen ilman, että se tuntuu väkinäiseltä, liiketoiminnalliselta tai siltä, että otat yhteyttä vain siksi, että tarvitset jotain.
Mutta miten kirjoitat sähköpostin, joka kertoo sekä “olen aidosti iloinen yhteyden uudelleen löytymisestä” että “huomasin, että voit nyt ostaa minulta”? Jos painotat mahdollisuutta liikaa, se voidaan lukea hyväksikäytöksi, mutta liian pehmeä sävy voi tehdä epäselväksi, miksi ylipäätään lähetit sähköpostin.
Muista nämä ennen tämäntyyppisen sähköpostin kirjoittamista:
- Aloita suhteesta viittaamalla johonkin konkreettiseen yhteisestä historiastanne. Mainitse mahdollisuus vain kevyesti
- Tarjoa helppo ja paineeton tapa vastata (puhelu, kahvi, pikainen vastaus)
Milloin lähettää: Kun olet tunnistanut konkreettisen mahdollisuuden, johon yhteyshenkilösi voisi haluta osallistua ja hyötyä siitä.
Malli:
Aihe: Näin [viittaa tiettyyn päivitykseen] ja ajattelin sinua
Hei [nimi],
Näin juuri, että olet [mainitse tähän aito syy] ja olen todella iloinen, että menestyt [lisää tähän tietty saavutus]. Onnittelut!
Tiimini [muistuta vastaanottajaa siitä, kuka olet ja mitä yrityksesi tekee] työskentelee parhaillaan jonkin sellaisen parissa, joka saattaisi kiinnostaa sinua. [Mainitse tähän lyhyesti, mikä se on].
Jos tämä tuntuu sopivalta ja haluat kuulla lisää, kerron siitä mielelläni lisää [anna tähän vaihtoehtoja matalan kynnyksen yhteydenotolle] pian.
Joka tapauksessa, onnittelut vielä kerran. Iloitsemme puolestasi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Kiittäminen
Kiitossähköpostit on helppo nähdä pelkkänä muodollisuutena, mutta hyvin kirjoitettu kiitos saa lukijan tuntemaan itsensä arvostetuksi ja auttamaan sinua mielellään uudelleen.
Asiakas, joka ohjaa sinulle uusia toimeksiantoja, tekee sen todennäköisemmin uudelleen, jos kiität häntä aidosti. Sama pätee toimittajaan, joka on paineen alla hoitanut tilauksesi nopeasti, tai kollegaan, joka on tehnyt kovasti töitä yhteisessä projektissa.
Muista nämä ennen tämäntyyppisen sähköpostin kirjoittamista:
- Nimeä se konkreettinen asia, jonka hän on tehnyt hyväksesi, ja mitä se merkitsi sinulle tai yrityksellesi sen sijaan, että esittäisit yleisen “kiitos kaikesta”
- Pidä se lyhyenä, jottei vaikuta siltä, että kalastelet uutta palvelusta
- Älä liitä mukaan uutta pyyntöä: se heikentää kiitoksesi vilpittömyyttä. Tarjoudu sen sijaan sopivassa kohdassa vastavuoroisuuteen lopputervehdyksen yhteydessä
Milloin lähettää: Kun hetki on tuore ja kun heidän hyväksesi tekemänsä asian konkreettinen vaikutus on mitattavissa. Joskus se on heti yhteydenpidon jälkeen, joskus päivän tai kahden kuluttua.
Aihe: Kiitos [tietystä asiasta]
Hei [nimi],
Halusin vain kiittää [siitä konkreettisesta asiasta, jonka hän on tehnyt]. Sillä oli todella suuri merkitys [mihin se johti: aikaa säästyi, virhe vältettiin, asiat pysyivät aikataulussa jne.].
[Jos kyse ei ole kertaluonteisesta palveluksesta, tuo se erikseen esiin: “Olette nyt useammin kuin kerran hoitaneet asiamme nopeasti, eikä se jää huomaamatta”.]
Kerro, jos voin joskus tehdä jotain vastavuoroisesti hyväksesi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksesi]
Vastauksen pyytäminen seurantasähköpostilla
Tässä blogissa annettujen ohjeiden noudattaminen ei takaa vastausta. Yleisimmät syyt siihen, miksi sähköposteihin ei vastata, ovat kuitenkin: pyyntö on epäselvä, selkeää seuraavaa askelta ei ole tai viesti saapuu hetkellä, jolloin vastaanottaja on liian hukkuneena saapuneisiin viesteihin ehtiäkseen käsitellä sitä. Täsmällinen ja oikein ajoitettu seurantaviesti, jonka perusteella lukijan on helppo toimia, auttaa vastaanottajaa vastaamaan ilman, että hän joutuu kaivamaan ketjua läpi selvittääkseen, mitä sinä oikeastaan tarvitset häneltä.
Nämä ovat tekijöitä, joihin voit vaikuttaa sähköpostin kirjoitustavalla. Mukaan tulee myös yksi: milloin viesti saapuu perille. Proton Mail auttaa ajastamaan seurantaan tarkoitettuja yrityssähköposteja Ajasta lähetys -toiminnolla. Voit ohjata sähköpostit vastaanottajan saapuneisiin tiettyyn aikaan, jolloin ne saapuvat perille hetkellä, jolloin hän todennäköisimmin vastaa.
Se voi ratkaista sen, viivästyykö lasku vai maksetaanko se heti, pysähtyykö projekti vai valmistuuko se ja jääkö kauppa avoimeksi vai sulkeutuuko se.
