Pokud potřebujete urgovat nezaplacenou fakturu, získat zpětnou vazbu nebo někomu včas připomenout blížící se termín, budete muset napsat následný e-mail. Dobře napsaný následný e-mail má velkou sílu. Dokáže udržet práci v pohybu, budovat silné vztahy se spolupracovníky, šetřit čas, uzavírat obchody a dokonce zlepšit cash flow. Může být ale také velmi těžké najít ta správná slova, která vyjádří, co máte na mysli.
V tomto blogu vám pomůžeme napsat takový následný e-mail, díky kterému jasně sdělíte, co máte na mysli, a přimějete příjemce odpovědět dřív, než se projekt opozdí.
Probereme šest nejběžnějších typů následných e-mailů, poradíme vám, kdy je odeslat, a nabídneme šablony, které si můžete zkopírovat. Zároveň vám dáme pravidla pro psaní efektivnějšího následného e-mailu pro každou situaci na pracovišti.
Šest běžných typů následných e-mailů
Následné e-maily mají různé účely. U každé situace uvádíme, kdy e-mail odeslat, a šablonu, kterou si můžete přizpůsobit pro vlastní zprávu.
Připomínky
Ať už jde o blížící se platbu, důležitou schůzku všech zaměstnanců nebo výstup, jehož pozdní odevzdání spustí řetězovou reakci, e-mail s připomínkou dokáže udržet práci v souladu s plánem. Výzvou je napsat ho tak, aby podnítil akci a přitom nepůsobil nátlakově. Jak na to:
- Použijte vstřícný a otevřený tón
- Odpovězte v existujícím vlákně nebo v jedné či dvou větách nastiňte kontext
- Jasně uveďte blížící se termín
- Dejte čtenářům možnost požádat o další podporu
Kdy odeslat: Několik dní předem, případně i více.
Šablona:
Předmět: Připomínka: Blíží se [zde uveďte fakturu nebo téma schůzky], termín je [zde uveďte termín]
Dobrý den, [jméno],
Děkujeme za vaši účast na [zde uveďte kontext].
Dovoluji si vám přátelsky připomenout, že se blíží [zde uveďte fakturu nebo téma schůzky]. Termín je [zde uveďte termín].
Pokud pro vás můžeme něco udělat, neváhejte se na nás obrátit.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Žádosti o informace
Už jste odeslali e-mail, který byl podrobný, jasný a ohleduplný. Jenže příjemce se stále neozval a celá věc teď blokuje rozhodnutí nebo oddaluje termín.
Jak poslat následný e-mail, když nikdo nereaguje, a přitom se příliš neomlouvat („Promiňte, že otravuji, jen se chci zeptat…“) nebo nesklouznout k pasivně agresivnímu tónu („V návaznosti na můj předchozí e-mail…“)?
Zde je několik tipů:
- Nabídněte čtenářům hned na začátku snadnou možnost vycouvat, například: „Vím, že teď máte hodně práce“
- Jasně uveďte, jaký krok po čtenářích potřebujete
- Popište dopady, které zpoždění způsobí dál
- Usnadněte čtenářům další krok, například: „Odpovězte a potvrďte“, „Klikněte na tento odkaz a rezervujte termín“
Kdy odeslat: 1–2 pracovní dny po termínu.
Šablona:
Předmět: Připomínka: stále čekáme na [zde uveďte fakturu, dokument nebo výstup]
Dobrý den, [jméno],
Vím, že tento úkol je jen jedním z mnoha na vašem seznamu, ale dovoluji si vás požádat o vyjádření k [zde uveďte fakturu, dokument nebo výstup].
Této věci je potřeba se urgentně věnovat, protože zpoždění v této fázi ovlivní [zde uveďte navazující důsledky] a budeme muset odložit [zde uveďte datum spuštění / harmonogram projektu / další fázi práce].
Zde přikládám odkaz na [nahrání souboru / přímé potvrzení], ale pokud je ještě něco, co by tomu pomohlo, dejte mi vědět.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Shrnutí schůzek
Když po produktivní schůzce pošlete zápis ze schůzky nebo shrnutí hovoru dodavateli, partnerovi či investorovi, dosáhnete dvou důležitých věcí, které udrží práci v souladu s plánem: Zaznamenáte přijatá rozhodnutí a vyjasníte potřebné další kroky.
Při psaní užitečného shrnutí schůzky nezapomeňte na toto:
- Připomeňte příjemcům hlavní probírané body
- Potvrďte klíčová přijatá rozhodnutí
- Uveďte další kroky a následné aktivity, které je třeba naplánovat
Kdy odeslat: Do 24 hodin, dokud jsou rozhodnutí ze schůzky ještě v čerstvé paměti, aby zpráva působila jako utvrzení. Pokud zde nastíníte další krok, pošlete za týden další následný e-mail.
Šablona:
Předmět: Další kroky ze schůzky konané [zde uveďte datum] na téma [zde uveďte téma]
Dobrý den všem,
V návaznosti na schůzku svolanou k projednání [zde uveďte téma a bližší kontext] uvádím níže shrnutí:
[Zde uveďte klíčové rozhodnutí č. 1]
[Zde uveďte klíčové rozhodnutí č. 2]
[Zde uveďte klíčové rozhodnutí č. 3]
Další kroky:
[Zde uveďte příslušnou odpovědnou osobu] má dokončit [zde uveďte konkrétní úkol] do [zde stanovte termín].
Zde uveďte příslušnou odpovědnou osobu] má dokončit [zde uveďte konkrétní úkol] do [zde stanovte termín].
Zde uveďte příslušnou odpovědnou osobu] má dokončit [zde uveďte konkrétní úkol] do [zde stanovte termín].
Během týdne se ozvu ohledně stavu jednotlivých úkolů a budu sledovat toto vlákno kvůli případným doplňujícím dotazům. Další schůzka k tomuto projektu proběhne [zde uveďte datum].
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Aktualizace stavu
Už jste někdy chtěli odeslat tento druh e-mailu. Třeba když jste zadali projekt dodavateli nebo u dodavatele objednali zboží a chtěli se zeptat: „Stíháme to podle plánu a plníme cíle?“, abyste se mohli připravit na případné zpoždění nebo komplikace s projektem.
Psaní e-mailu se žádostí o stav je delikátní záležitost. Požádáte-li o aktualizaci stavu příliš důrazně, může to znít jako obvinění. Požádáte-li naopak příliš měkce, můžete propásnout termín.
Při psaní e-mailu s aktualizací stavu mějte na paměti:
- Účel e-mailu uveďte hned na začátku
- Zmiňte, čím můžete příjemce podpořit
- Uveďte termín nebo cíl, na kterém jste se dohodli
Kdy odeslat: 2–3 pracovní dny poté, co uplynul poslední dohodnutý kontrolní bod nebo očekávané datum dodání.
Šablona:
Předmět: Krátká kontrola stavu [zde uveďte název projektu]
Dobrý den [jméno],
Zbývá nám jen [zde uveďte počet dní do termínu] a chci se ujistit, že máme vše připravené, abychom termín stihli. Můžete nám dát vědět, jak váš tým postupuje?
Pokud byste uvítali pomoc [zde uveďte konkrétní způsoby, jak můžete příjemce podpořit], dejte nám vědět. Jsme tu, abychom pomohli, jakkoli to bude potřeba.
Jak už víte, [zde uveďte termín nebo cíl], a chci se ujistit, že od nás máte vše, co potřebujete, abyste jej splnili.
Děkuji za veškeré vaše úsilí,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Kontaktování člena vaší sítě
Víte, že vaše síť, bývalí kolegové a známí z oboru vám mohou otevřít nové dveře. Jenže jste s nimi ztratili kontakt a nevíte, jak rozhovor znovu navázat, aby nepůsobil nuceně, účelově nebo jako byste se ozývali jen proto, že něco potřebujete.
Ale jak napsat e-mail, který řekne jak „máme opravdovou radost, že jsme se znovu spojili“, tak „všimli jsme si, že u nás teď můžete nakupovat“? Přílišný důraz na příležitost může působit oportunisticky, ale příliš měkký tón může znejasnit, proč jste vlastně e-mail psali.
Než začnete psát tento typ e-mailu, pamatujte:
- Začněte navázáním na vztah a připomeňte něco konkrétního ze své společné historie. Příležitost zmiňte jen okrajově
- Nabídněte jim snadný způsob reakce bez nátlaku (zavolání, káva, rychlá odpověď)
Kdy odeslat: Když jste našli konkrétní příležitost, ke které by váš kontakt mohl přispět a mít z ní užitek.
Šablona:
Předmět: Uviděli jsme [zde odkažte na konkrétní novinku] a vzpomněli jsme si na vás
Dobrý den, [jméno],
Právě jsme si všimli, že jste [zde uveďte skutečný podnět], a máme velkou radost, že se vám daří v [zde doplňte konkrétní úspěch]. Gratulujeme!
Náš tým [zde příjemci připomeňte, kdo jste a čím se vaše firma zabývá] pracuje na něčem, co by vás podle nás mohlo zajímat. Jsme [zde stručně uveďte, o co se jedná].
Pokud si myslíte, že by to mohlo sedět a chcete se dozvědět víc, rádi vám o tom brzy povíme více [zde uveďte možnosti, jak se spojit bez nátlaku].
Ať tak či tak, ještě jednou gratulujeme! Máme z vás velkou radost.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Poděkování někomu
Je snadné brát děkovné e-maily jako formalitu, ale dobře napsaný e-mail může ve vašem čtenáři vzbudit pocit, že si ho vážíte, a zvýšit jeho ochotu pomoci vám i příště.
Klient, který vám přivede novou zakázku, vám tuto laskavost spíše oplatí, když mu upřímně poděkujete. To samé platí pro dodavatele, který pro vás pod tlakem zvládl vyřídit objednávku, nebo pro kolegu, který tvrdě pracoval na společném projektu.
Než začnete psát tento typ e-mailu, pamatujte:
- Pojmenujte konkrétní věc, kterou pro vás udělali, a co znamenala pro vás nebo vaše podnikání, místo obecného „díky za všechno“
- Buďte struční, aby to nepůsobilo, jako že si říkáte o další laskavost
- Nepřipojujte novou žádost, protože by to oslabilo upřímnost vašeho poděkování. Místo toho případně v závěru nabídněte, že laskavost oplatíte
Kdy odeslat: Když je chvíle ještě čerstvá a když lze změřit konkrétní dopad toho, co pro vás udělali. Někdy je to hned po vaší interakci, jindy den nebo dva poté.
Předmět: Díky za [konkrétní věc]
Dobrý den, [jméno],
Chci jen poděkovat za [konkrétní věc, kterou pro nás udělali]. Výrazně to pomohlo [co to umožnilo: ušetřit čas, předejít chybě, udržet věci v chodu atd.].
[Pokud nejde o jednorázovou laskavost, výslovně to zmiňte: „Už víckrát jste pro nás dokázali rychle obrátit věci k lepšímu a nezůstává to bez povšimnutí“.]
Dejte mi vědět, jestli pro vás můžu někdy něco udělat.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
[Vaše firma]
Odeslání následného e-mailu, který vybízí k odpovědi
Řídit se radami v tomto blogu vám nezaručí odpověď. Časté důvody, proč e-maily zůstávají bez odpovědi, jsou tyto: požadavek není jasný, chybí zřejmý další krok, nebo zpráva dorazí v momentě, kdy je váš příjemce příliš zahlcen doručenou poštou, než aby se jí zabýval. Konkrétní a dobře načasovaný následný e-mail, díky kterému se vašemu čtenáři snadno jedná, umožní příjemci odpovědět, aniž by se musel vracet do vlákna a zjišťovat, co po něm vlastně potřebujete.
To jsou faktory, které ovlivníte tím, jak e-mail napíšete. Existuje ale ještě jeden: kdy dorazí. Proton Mail vám pomůže naplánovat odeslání pracovních e-mailů pomocí funkce Naplánované odeslání. E-maily můžete nasměrovat do doručené pošty příjemce v určitý čas, takže dorazí v momentě, kdy je nejpravděpodobnější, že odpoví.
Může to znamenat rozdíl mezi fakturou, která se zpozdí, a fakturou, která je zaplacena okamžitě, mezi projektem, který ustrne, a projektem, který se dokončí, a mezi obchodem, který zůstane otevřený, a obchodem, který se uzavře.
