Ödenmemiş bir faturayı takip etmeniz, geri bildirim almanız ya da birine teslim tarihiyle ilgili zamanında bir hatırlatma yapmanız gerekiyorsa, bir takip e-postası yazmanız gerekir. İyi kurgulanmış bir takip e-postası güçlüdür. İşlerin ilerlemesini sağlar, güçlü iş birliği ilişkileri kurar, zaman kazandırır, anlaşmaları kapatır ve hatta nakit akışını iyileştirir. Ancak kastettiğinizi ifade edecek doğru kelimeleri bulmak da bir o kadar zor olabilir.
Bu blogda, ne demek istediğinizi net bir şekilde aktarmanıza ve projeler gecikmeden alıcınızın yanıt vermesini sağlamanıza yardımcı olacak türde bir takip e-postası yazmanıza yardım edeceğiz.
En yaygın altı takip e-postası türünü (ne zaman gönderileceklerine dair ipuçları ve kopyalayabileceğiniz kalıplarla birlikte) ele alacak ve her iş yeri durumu için daha etkili bir takip e-postası yazmanın kurallarını vereceğiz.
Altı yaygın takip e-postası türü
Takip e-postalarının farklı amaçları vardır. Her senaryo için ne zaman gönderileceğini ve kendi iletiniz için uyarlayabileceğiniz bir kalıbı listeledik.
Hatırlatmalar
İster yaklaşan bir ödeme, ister kritik bir genel toplantı, ister zamanında teslim edilmezse zincirleme etki yaratacak bir teslimat olsun, bir hatırlatma e-postası işlerin rayında gitmesini sağlar. Zorluk, baskıcı görünmeden harekete geçiren bir e-posta yazmakta. Bunun için:
- Empati kuran ve açık bir üslup kullanın
- Mevcut bir konu içinde yanıtlayın ya da bir iki cümleyle bağlam verin
- Yaklaşan tarihi net bir şekilde belirtin
- Okuyucuya daha fazla destek isteme fırsatı verin
Ne zaman gönderilmeli: Birkaç gün (ya da daha fazla) önce.
Kalıp:
Konu: Hatırlatma: [fatura/toplantı konusunu buraya yazın] için son tarih yaklaşıyor: [son tarihi buraya yazın]
Merhaba [İsim],
[buraya bağlam ekleyin] konusundaki katılımınız için teşekkürler.
Sizinle iletişime geçip [fatura/toplantı konusunu buraya yazın] konusunun hızla yaklaştığını dostane bir şekilde hatırlatmak istedim. Teslim tarihi: [son tarihi buraya yazın].
Size destek olmak için yapabileceğimiz bir şey varsa, lütfen bizimle iletişime geçin.
Saygılarımızla,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Bilgi talepleri
Ayrıntılı, net ve saygılı bir e-posta gönderdiniz. Ama alıcıdan bir yanıt alamadınız ve bu durum artık bir kararı engelliyor ya da bir teslim tarihini geciktiriyor.
Yanıt alamadıktan sonra, çok fazla özür dilemeden (“Rahatsız ettiğim için üzgünüm, sadece kontrol etmek istedim…”) ya da pasif-agresif bir dil kullanmadan (“Son e-postamda belirttiğim gibi…”) nasıl bir takip e-postası gönderirsiniz?
İşte birkaç ipucu:
- Okuyucuya baştan kolay bir “çıkış” sunun (“Yoğun bir dönemde olduğunuzu biliyorum”)
- Okuyucunun hangi adımı atması gerektiğini net bir şekilde belirtin
- Gecikmenin yaratacağı zincirleme etkiyi ortaya koyun
- Okuyucu için sonraki adımı kolaylaştırın (“Onaylamak için yanıtlayın”, “Rezervasyon yapmak için bu bağlantıya tıklayın”)
Ne zaman gönderilmeli: Son tarihten 1-2 iş günü sonra.
Kalıp:
Konu: Takip: [fatura/belge/teslimatı buraya yazın] hâlâ gerekli
Merhaba [İsim],
Bu görevin yapılacaklar listenizdeki birçok işten yalnızca biri olduğunu biliyorum, ancak [fatura/belge/teslimatı buraya yazın] konusundaki katkınızı istemek istedim.
Bu konu acil ilginizi gerektiriyor, çünkü bu aşamadaki bir gecikme [zincirleme etkileri buraya yazın] etkileyecek ve [lansman tarihini / proje takvimini / işin sonraki aşamasını buraya yazın] ertelememiz gerekecek.
Buraya [dosyayı yüklemek / doğrudan onaylamak] için bir bağlantı ekledim, ancak bunu ilerletmek için yapabileceğim başka bir şey varsa lütfen bana bildirin.
Saygılarımızla,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Toplantı özetleri
Verimli bir toplantının ardından bir tedarikçiye, iş ortağına ya da yatırımcıya toplantı tutanağı ya da bir görüşme özeti göndermek, işlerin rayında gitmesini sağlayan iki önemli şeyi başarır: aldığınız kararları kaydeder ve gereken sonraki adımları netleştirir.
Yararlı bir toplantı özeti yazmak için şunları unutmayın:
- Alıcılara ele alınan ana noktaları hatırlatın
- Alınan önemli kararları onaylayın
- Sonraki adımları ve planlanması gereken takipleri belirtin
Ne zaman gönderilmeli: Toplantıda alınan kararlar hâlâ tazeyken, ileti pekiştirme olarak okunsun diye 24 saat içinde. Burada bir sonraki adımı belirtirseniz, bir hafta içinde başka bir takip e-postası gönderin.
Kalıp:
Konu: [tarihi buraya yazın] tarihli [konuyu buraya yazın] toplantısından sonraki adımlar
Herkese merhaba,
[daha fazla bağlamla konuyu buraya yazın] konusunu görüşmek üzere planlanan toplantının ardından, aşağıda bir özet paylaşıyorum:
[1. önemli kararı buraya yazın]
[2. önemli kararı buraya yazın]
[3. önemli kararı buraya yazın]
Sonraki işlemler:
[İlgili paydaşın adını buraya yazın] [belirli görevin adını buraya yazın] görevini [buraya bir teslim tarihi belirleyin] tarihine kadar tamamlamalı.
İlgili paydaşın adını buraya yazın] [belirli görevin adını buraya yazın] görevini [buraya bir teslim tarihi belirleyin] tarihine kadar tamamlamalı.
İlgili paydaşın adını buraya yazın] [belirli görevin adını buraya yazın] görevini [buraya bir teslim tarihi belirleyin] tarihine kadar tamamlamalı.
Her görevin durumunu görmek için hafta içinde tekrar iletişime geçeceğim ve olası takip soruları için bu konuyu izliyor olacağım. Bu projeyle ilgili bir sonraki toplantı [buraya tarihi ekleyin] tarihinde olacak.
Saygılarımızla,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Durum güncellemeleri
Daha önce bu tür bir e-posta göndermek istemişsinizdir. Belki bir projeyi bir tedarikçiye devrettiğinizde ya da bir tedarikçiye sipariş verdiğinizde şunu sormak istediniz: “Hâlâ hedeflerimize planlandığı gibi ulaşma yolunda mıyız?” Böylece gecikmelere ya da projedeki aksaklıklara hazırlanabilirdiniz.
Durum sorgulama e-postası yazmak hassas bir iştir. Bir durum güncellemesini çok sert bir dille isterseniz, bu bir suçlama gibi okunabilir. Çok yumuşak sorarsanız da teslim tarihini kaçırabilirsiniz.
Bir durum güncelleme e-postası yazmak için şunları unutmayın:
- E-postanızın amacını başta belirtin
- Alıcıyı desteklemek için neler yapabileceğinizden bahsedin
- Ulaşmayı kararlaştırdığınız teslim tarihini veya hedefi ekleyin
Ne zaman gönderilmeli: Kararlaştırılan son kontrol noktası veya beklenen teslim tarihi geçtikten 2-3 iş günü sonra.
Kalıp:
Konu: [buraya projenin adını yazın] hakkında kısa bir durum kontrolü
Merhaba [Ad],
Teslim tarihine yalnızca [buraya teslim tarihine kalan gün sayısını yazın] kaldı ve bunu karşılamak için her şeyin hazır olduğundan emin olmak istedim. Ekibinizin nasıl ilerlediği konusunda bize bir güncelleme verebilir misiniz?
Yardım isterseniz [buraya alıcıyı destekleyebileceğiniz belirli yolları yazın], lütfen bize bildirin. Gerekli olan her türlü desteği vermek için buradayız.
Zaten bildiğiniz gibi, [buraya teslim tarihini veya hedefi ekleyin] ve bunu karşılamak için bizden ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olmak istiyorum.
Tüm çabalarınız için teşekkürler,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Ağınızdaki bir kişiyle iletişime geçmek
Ağınızın, eski iş arkadaşlarınızın ve akranlarınızın işiniz için yeni kapılar açabileceğini biliyorsunuz. Ancak iletişiminizi kaybettiniz ve zoraki, çıkar odaklı ya da yalnızca bir şeye ihtiyacınız olduğu için ulaşıyormuşsunuz gibi hissettirmeden yazışmayı nasıl yeniden başlatacağınızı bilmiyorsunuz.
Peki hem “Sizinle yeniden bağlantı kurduğum için gerçekten mutluyum” hem de “Artık benden satın alabileceğinizi fark ettim” diyen bir e-postayı nasıl yazarsınız? Fırsata fazla ağırlık vermek fırsatçı bir izlenim yaratabilir, ancak çok yumuşak davranmak da neden e-posta gönderdiğinizi belirsizleştirebilir.
Bu tür bir e-postayı yazmadan önce şunları unutmayın:
- Birlikte geçmişinizden belirli bir şeye atıfta bulunarak ilişkiyle başlayın. Fırsattan kısaca bahsedin
- Onlara kolay ve baskısız bir yanıt yolu sunun (bir telefon görüşmesi, bir kahve, kısa bir yanıt)
Ne zaman gönderilmeli: Kişinin katkıda bulunmak ve faydalanmak isteyebileceği belirli bir fırsat tespit ettiğinizde.
Kalıp:
Konu: [belirli güncellemeye atıfta bulunun] gördüm ve sizi düşündüm
Merhaba [İsim],
Az önce [buraya gerçek tetikleyici haberi yazın] olduğunu gördüm ve [buraya belirli bir başarı ekleyin] konusunda başarılı olmanıza çok sevindim. Tebrikler!
[Buraya alıcıya kim olduğunuzu ve işinizin ne yaptığını hatırlatın] ekibim, ilginizi çekebileceğini düşündüğüm bir şey üzerinde çalışıyor. Biz [buraya bunun ne olduğunu kısaca yazın].
Bunun size uygun olduğunu düşünüyor ve daha fazlasını duymak isterseniz, yakında [buraya baskısız bağlantı kurma yolları için seçenekler sunun] size daha fazlasını anlatmayı çok isterim.
Her iki durumda da tekrar tebrikler. Sizin adınıza çok sevindik.
Saygılar,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Birine teşekkür etmek
Teşekkür e-postalarını bir formalite olarak görmek kolay olabilir, ancak iyi yazılmış bir tanesi okuyucunuzun kendini değerli hissetmesini ve size yeniden yardım etmeye daha yatkın olmasını sağlayabilir.
Size yeni iş yönlendiren bir müşteri, kendisine içtenlikle teşekkür ederseniz bu iyiliği tekrarlamaya daha yatkın olur. Aynısı, baskı altında sizin için bir siparişi hızlıca tamamlayan bir tedarikçi ya da ortak bir projede yoğun emek harcayan bir iş arkadaşı için de geçerlidir.
Bu tür bir e-postayı yazmadan önce şunları unutmayın:
- Genel bir “her şey için teşekkürler” demek yerine, sizin için yaptıkları belirli şeyi ve bunun size ya da işinize ne ifade ettiğini belirtin
- Kısa tutun, böylece başka bir iyilik peşinde olduğunuz izlenimi uyanmasın
- Yeni bir istek eklemeyin: bu, teşekkürünüzün samimiyetini zayıflatır. Bunun yerine, uygun olduğunda, veda ederken karşılığını vermeyi teklif edin
Ne zaman gönderilmeli: Anı tazeyken ve sizin için yaptıklarının belirli etkisi ölçülebilir olduğunda. Bu bazen etkileşiminizin hemen ardından, bazen de bir iki gün sonra olur.
Konu: [belirli şey] için teşekkürler
Merhaba [İsim],
Sadece [yaptıkları belirli şey] için teşekkür etmek istedim. Bu, [ne sağladığı: zamandan tasarruf, bir hatadan kaçınma, işlerin yolunda gitmesi vb.] açısından gerçek bir fark yarattı.
[Bu tek seferlik bir iyilik değilse, bunu özellikle belirtin: “Bizim için işleri bir kereden fazla hızlıca yoluna koydunuz ve bu gözden kaçmıyor”.]
Karşılığında sizin için yapabileceğim bir şey olursa bana bildirin.
Saygılarımızla,
[Adınız]
[Unvanınız]
[Şirketiniz]
Yanıt davet eden bir takip e-postası göndermek
Bu blog yazısındaki önerilere uymak size bir yanıt garantilemez. Ancak e-postaların yanıtsız kalmasının yaygın nedenleri şunlardır: İsteğin belirsiz olması, belirgin bir sonraki adımın bulunmaması ya da iletinin, alıcınızın gelen kutusunda boğulduğu ve bununla ilgilenemeyeceği bir anda ulaşması. Belirli, zamanlaması iyi yapılmış ve okuyucunuzun harekete geçmesini kolaylaştıran bir takip, alıcınızın sizden gerçekte ne istediğinizi anlamak için konuya geri dönüp kazmasına gerek kalmadan yanıt vermesini kolaylaştırır.
Bunlar, e-postayı nasıl yazdığınızla kontrol edebileceğiniz etkenlerdir. Ancak bir de şu var: ne zaman ulaştığı. Proton Mail, iş e-postalarını Planlı Gönderim ile zamanlamanıza yardımcı olabilir. E-postaları alıcınızın gelen kutusuna belirli bir zamanda yönlendirebilirsiniz, böylece yanıt verme olasılığının en yüksek olduğu anda ulaşır.
Bu, gecikmiş ya da hemen ödenmiş bir fatura, tıkanmış ya da tamamlanmış bir proje ve açık ya da kapanmış bir anlaşma arasındaki farkı belirleyebilir.
