未払いの請求書を追いかけたり、フィードバックを求めたり、締め切りについて誰かにタイミングよく一言伝えたりする必要があるなら、フォローアップメールを書くことになります。うまく書かれたフォローアップメールには力があります。仕事を前進させ、協力者との強い関係を築き、時間を節約し、契約をまとめ、さらにはキャッシュフローを改善することもできます。しかし、自分の伝えたいことを表す適切な言葉を見つけるのは、とても難しいこともあります。
このブログでは、伝えたいことを明確に伝え、プロジェクトが遅れる前に宛先から返信を得るのに役立つフォローアップメールの書き方をご紹介します。
最も一般的な6種類のフォローアップメールを取り上げ、送信のタイミングに関するヒントやコピーして使えるテンプレートを紹介するとともに、あらゆる職場の状況でより効果的なフォローアップメールを書くためのルールをお伝えします。
よくある6種類のフォローアップメール
フォローアップメールにはさまざまな目的があります。それぞれの状況について、送信のタイミングと、自分のメッセージに合わせてアレンジできるテンプレートを記載しました。
リマインダー
今後の支払い、重要な全社会議、期限内に提出されなければ波及効果が及ぶ成果物など、どのような場合でも、リマインダーメールは仕事を順調に進めるのに役立ちます。難しいのは、押しつけがましい印象を与えずに、行動を促すように書くことです。そのためには、次の点を意識しましょう：
- 共感を大切にしたオープンな口調を使う
- 既存のスレッドに返信するか、1、2文で文脈を示す
- 予定されている日付を明確に示す
- 読み手がさらにサポートを求められるようにする
送信のタイミング：2、3日前、またはそれ以上前に。
テンプレート：
件名：リマインダー：[請求書／会議のトピックをここに記載]の期限が[締め切りをここに記載]に迫っています
[名前]さん、こんにちは。
[ここに文脈を記載]へのご参加ありがとうございます。
[請求書／会議のトピックをここに記載]の期限が迫っていることをお知らせしたく、ご連絡しました。期限は[締め切りをここに記載]です。
サポートできることがあれば、ぜひご連絡ください。
よろしくお願いします。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
情報の依頼
すでに詳細で明確、思いやりのあるメールを送信済みのはずです。しかし宛先からは返信がなく、そのせいで意思決定が滞ったり、締め切りが遅れたりしています。
返信がないときにフォローアップメールを送るには、過度に謝ったり（”お手数をおかけしてすみません、確認したかっただけです……”）、嫌みな言い方をしたり（”前回のメールのとおり……”）せずに、どうすればよいのでしょうか？
ヒントをいくつか紹介します：
- 最初に、読み手が断りやすい逃げ道を用意する（”今は忙しい時期だと思いますので”）
- 読み手に取ってほしい行動を明確に示す
- 遅延による後続への影響を説明する
- 読み手にとって次のステップを簡単にする（”確認のためご返信ください”、”このリンクをクリックして予約”）
送信のタイミング：期限日の1〜2営業日後。
テンプレート：
件名： フォローアップ：[請求書／書類／成果物をここに記載]がまだ必要です
[名前]さん、こんにちは。
このタスクがTo Doリストのなかのひとつにすぎないことは承知していますが、[請求書／書類／成果物をここに記載]についてご意見を伺いたく思います。
この段階での遅れは[後続への影響をここに記載]に及ぶため、早急な対応が必要です。また、[ローンチ日／プロジェクトのスケジュール／作業の次の段階をここに記載]を延期する必要があります。
[ファイルをアップロードする／直接確認する]ためのリンクをここに記載しましたが、これを進めるためにほかにできることがあれば、ぜひお知らせください。
よろしくお願いします。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
ミーティングの要約
実りのあるミーティングの後で、取引先、パートナー、投資家などに議事録や通話の要約を送ることは、仕事を順調に進めるうえで重要な2つのことを成し遂げます。それは、行われた決定を記録し、必要な次のステップを明確にすることです。
役立つミーティングの要約を書くために、次の点を忘れないようにしましょう：
- 取り上げた主なポイントを宛先に改めて伝える
- 行われた重要な決定を確認する
- 次のステップと、予定しておくべきフォローアップを明記する
送信のタイミング：ミーティングで下された決定がまだ新しいうちに、24時間以内に送ると、メッセージが後押しとして伝わります。ここで次のステップを示した場合は、1週間後にもう一度フォローアップメールを送りましょう。
テンプレート：
件名：[ここに日付を記載]に行われた[ここにトピックを記載]のミーティングの次のステップ
皆さん、こんにちは。
[ここにトピックをより詳しい文脈とともに記載]について話し合うために予定されたミーティングを踏まえ、以下に要約を記載します：
[ここに重要な決定事項1を記載]
[ここに重要な決定事項2を記載]
[ここに重要な決定事項3を記載]
次のアクション：
[ここに関連する関係者を記入]が[ここに具体的なタスクを記入]を[ここに締め切りを設定]までに完了する。
[ここに関連する関係者を記入]が[ここに具体的なタスクを記入]を[ここに締め切りを設定]までに完了する。
[ここに関連する関係者を記入]が[ここに具体的なタスクを記入]を[ここに締め切りを設定]までに完了する。
今週中に各タスクの状況を確認します。また、追加の質問がないかこのスレッドを監視します。このプロジェクトの次回の会議は[ここに日付を記入]です。
よろしくお願いします。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
ステータスの更新
これまでに、こうしたメールを送りたいと思ったことはあるでしょう。たとえば、ベンダーにプロジェクトを委託したり、サプライヤーに発注したりしたときに、「予定どおりに目標を達成できそうですか」と尋ねたくなったときです。遅延やプロジェクトのつまずきに備えるために。
状況確認のメールを書くのは、繊細な作業です。あまり強く状況の更新を求めると、非難しているように受け取られかねません。逆に柔らかすぎると、締め切りに間に合わなくなるおそれがあります。
状況更新のメールを書く際は、次の点を忘れないようにしましょう。
- メールの目的を最初に示す
- 宛先をサポートするために自分ができることを伝える
- 合意した締め切りや達成すべき目標を盛り込む
送信するタイミング： 最後に合意したチェックポイントまたは納品予定日を過ぎてから2〜3営業日後。
テンプレート：
件名：[ここにプロジェクト名を記入]に関する簡単な確認
[名前]さん、こんにちは。
締め切りまであと[ここに締め切りまでの日数を記入]しかないので、間に合わせるための準備がすべて整っているか確認したかったのです。チームの進捗状況を教えていただけますか。
もし[ここに宛先をサポートできる具体的な方法を記入]のような支援をご希望でしたら、お知らせください。必要なサポートはどんなことでもいたします。
ご存じのとおり、[ここに締め切りまたは目標を記入]ですので、それを達成するために当社から必要なものがすべてそろっているか確認したいと思っています。
ご尽力いただきありがとうございます。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
ネットワークの人脈に連絡する
あなたの人脈、たとえば元同僚や業界の仲間が、ビジネスに新たな扉を開いてくれることはご存じでしょう。しかし、長く連絡を取っていないと、押しつけがましい、取引じみている、何か必要だから連絡してきただけ、と思われないように会話を再開する方法が分からなくなるものです。
しかし、「またつながれて本当にうれしい」と「あなたが今は私から購入できると気づいた」の両方を伝えるメールは、どう書けばよいのでしょうか。商機を強く押し出すと、打算的だと受け取られかねませんが、控えめすぎると、そもそもなぜメールを送ったのかが伝わらなくなります。
この種のメールを書く前に、次の点を覚えておきましょう：
- これまでの付き合いの中の具体的な出来事に触れて、人間関係から切り出す。ビジネスの機会には軽く触れる程度にする
- 電話やコーヒー、気軽な返信など、相手が負担なく応答できる方法を用意する
送信するタイミング： 相手が貢献したい、また恩恵を受けたいと思える具体的な機会を見つけたとき。
テンプレート：
件名：[ここに具体的な更新内容を記入]を見て、あなたのことを思い出しました
[名前]さん、こんにちは。
ちょうど、あなたが[ここに本当のきっかけとなるニュースを記入]というニュースを見ました。[ここに具体的な成果を記入]でのご成功、とてもうれしく思います。おめでとうございます！
私のチームは、[ここに、自分が誰で、どんな事業をしているかを宛先に思い出してもらう内容を記入]で、あなたが興味を持ちそうなことに取り組んでいます。私たちが取り組んでいるのは[ここにその内容を簡単に記入]です。
もしこれがぴったりだと思われ、もっと詳しく知りたいとお考えでしたら、[ここに負担の少ない連絡方法の選択肢を記入]で、ぜひ近いうちに詳しくお話しさせてください。
いずれにせよ、改めておめでとうございます！私たちもあなたのことをうれしく思っています。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
お礼を伝える
お礼のメールは形式的なものとして扱われがちですが、うまく書かれたメールは、読み手に大切にされていると感じてもらい、また力になりたいと思わせることができます。
新しい仕事を紹介してくれたクライアントには、心から感謝を伝えれば、また同じように力を貸してくれる可能性が高くなります。厳しい納期の中で注文に対応してくれたサプライヤーや、共同プロジェクトで尽力してくれた同僚も同じです。
この種のメールを書く前に、次の点を覚えておきましょう：
- 「いつもありがとう」といった一般的な言葉ではなく、相手がしてくれた具体的なことと、それが自分やビジネスにとってどれほど意味があったのかを伝える
- また別のお願いを狙っていると思われないよう、短くまとめる
- 新たなお願いを添えないこと。それでは感謝の誠実さが損なわれてしまいます。代わりに、適切な場合は、結びの言葉でお返しを申し出ましょう
送信するタイミング： 記憶が新しいうちで、相手がしてくれたことの具体的な効果を測れるとき。やり取りの直後であったり、1〜2日後であったりします。
件名：[具体的な事柄]へのお礼
[名前]さん、こんにちは。
[相手がしてくれた具体的なこと]について、お礼を伝えたくてご連絡しました。[時間の節約、ミスの回避、計画どおりの進行など、それがもたらした効果を記入]に本当に助けられました。
[これが一度きりの助けではない場合は、その点を具体的に伝えましょう。「今では何度も素早く対応していただき、そのことはちゃんと見ています」]
お返しに私にできることがあれば、いつでもお知らせください。
よろしくお願いします。
[お名前]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
返信を促すフォローアップメールを送る
このブログのアドバイスに従っても、必ず返信がもらえるわけではありません。しかし、メールが返信されないよくある理由は、依頼内容が不明確である、次に取るべき行動がはっきりしない、あるいは、宛先が受信トレイの処理に追われているタイミングでメッセージが届いてしまう、といったものです。具体的でタイミングがよく、読み手が行動に移しやすいフォローアップなら、宛先はスレッドを遡って何を求められているのかを確認しなくても、返信しやすくなります。
これらは、メールの書き方によって自分でコントロールできる要素です。しかし、それだけではありません。届くタイミングも重要です。Proton Mail なら、ビジネスメールのフォローアップをスケジュール送信で予約できます。特定の時刻に宛先の受信トレイに届くよう設定すれば、相手が最も返信しやすいタイミングでメールを届けられます。
これは、請求書が滞るかすぐに支払われるか、プロジェクトが中断するか完了するか、商談が継続中か成約かに違いをもたらします。
