如果你需要催收未付的发票、征求反馈，或就某个截止日期及时提醒他人，就需要写一封跟进电子邮件。一封精心撰写的跟进邮件威力十足：它能推动工作进展、建立牢固的协作关系、节省时间、促成交易，甚至改善现金流。但要找到恰当的措辞来表达你的意思，也绝非易事。
在本篇博客中，我们将帮助你写出这样的跟进电子邮件：让你清晰地表达自己的意图，并让收件人在项目延误之前做出回复。
我们将介绍六种最常见的跟进电子邮件类型（附上发送时机的建议和可直接套用的模板），并为你讲解相关规则，助你写出更有效的跟进邮件，应对各种职场情境。
六种常见的跟进电子邮件类型
跟进电子邮件各有不同的用途。针对每种情形，我们都列出了发送时机，以及可供你改编为自用消息的模板。
提醒
无论是即将到期的付款、一场重要的全员会议，还是一旦逾期提交就会引发连锁反应的可交付成果，一封提醒邮件都能让工作保持正轨。难点在于如何写得既能激发行动，又不会显得咄咄逼人。要做到这一点：
- 采用富有同理心且开放的语调
- 在现有话题中回复，或用一两句话交代背景
- 清楚地说明即将到来的日期
- 给读者一个寻求更多支持的机会
发送时机：提前几天（或更早）。
模板：
主题：提醒：您的[在此填写发票/会议主题]将于[在此填写截止日期]到来
您好，[姓名]：
感谢您参与[在此提供背景信息]。
特此联系，向您友好地提醒：[在此填写发票/会议主题]即将到来，截止时间为[在此填写截止日期]。
如果我们需要为您提供任何支持，请随时与我们联系。
诚挚的问候，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
信息咨询请求
你已经发送了一封详尽、清晰且体贴的电子邮件。但迟迟没有收到收件人的回复，而这已经阻碍了某项决策，或延误了某个截止日期。
在对方没有回复的情况下，如何发送跟进电子邮件，既不过度道歉（“抱歉打扰，只是想确认一下……”），也不使用消极对抗式的措辞（“如我之前那封邮件所述……”）？
以下是一些建议：
- 一开始就给读者一个轻松的“台阶”（“我知道这段时间很忙”）
- 清楚地说明你希望读者采取什么行动
- 说明延误带来的后续影响
- 让读者轻松完成下一步（“请回复确认”“点击此链接预约”）
发送时机：截止日期后 1-2 个工作日。
模板：
主题： 跟进：[在此填写发票/文件/交付物]仍需提供
您好，[姓名]：
我知道这项任务只是你待办清单上的众多事项之一，但我想请你就[在此填写发票/文件/交付物]提供意见。
此事需要你紧急关注，因为在这一阶段出现延误将影响[在此说明后续影响]，我们将不得不推迟[在此说明上线日期/项目时间表/下一阶段工作]。
我在下方附上了链接，可用于[上传文件/直接确认]；如果还需要我做些什么来推动此事，请务必告诉我。
诚挚的问候，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
会议纪要
在一次富有成效的会议之后，向供应商、合作伙伴或投资人发送会议纪要或通话摘要，能达成两件让工作保持正轨的重要事情：记录你所做的决定，并明确必要的后续步骤。
要写出一份有用的会议摘要，别忘了：
- 提醒收件人会上涉及的主要要点
- 确认已做出的关键决定
- 说明后续步骤以及必须安排的跟进事项
发送时机：在 24 小时内发送，此时会上的决定仍记忆犹新，消息读起来更像是强化提醒。如果你在此列出了下一步，一周后再发送一封跟进电子邮件。
模板：
主题：[在此填写日期]关于[在此填写主题]会议的后续步骤
各位好：
继为讨论[补充更多背景的主题]而安排的会议之后，现将摘要列于下方：
[在此说明关键决定 1]
[在此说明关键决定 2]
[在此说明关键决定 3]
后续行动：
[请在此处注明相关利益相关者] 需在 [请在此处设置截止日期] 前完成 [请在此处说明具体任务]。
请在此处注明相关利益相关者] 需在 [请在此处设置截止日期] 前完成 [请在此处说明具体任务]。
请在此处注明相关利益相关者] 需在 [请在此处设置截止日期] 前完成 [请在此处说明具体任务]。
我会在本周内跟进，了解各项任务的进展，并监控此话题，以便查看是否有后续问题。本项目下一次会议将于 [请在此处填写日期] 举行。
诚挚的问候，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
状态更新
你以前可能就想发送这类电子邮件。也许是在你把项目委托给供应商，或向供应商下单时，想开口问问：“我们是否仍能按计划达成目标？”这样可以提前为延误或项目突发状况做好准备。
撰写一封询问状态的电子邮件是件需要拿捏分寸的事。如果问得太强硬，读起来像是在指责；问得太委婉，又可能错过截止日期。
撰写状态更新电子邮件时，请记住：
- 尽早说明你发邮件的目的
- 说明你能为收件人提供哪些支持
- 写明你们已商定的截止日期或目标
何时发送：在上次约定的检查点或预期交付日期过后 2-3 个工作日。
模板：
主题：关于 [请在此处填写项目名称] 的简短跟进
你好，[姓名]：
距离截止日期只剩 [请在此处填写剩余天数]，我想确认一切是否都已就绪，以便如期完成。能否告知一下你团队目前的进展？
如果你需要帮助 [请在此处写明你可以为收件人提供支持的具体方式]，请告诉我们。我们随时提供任何必要的支持。
如你所知，[请在此处填写截止日期或目标]，我想确认你已获得我们提供的所需一切，以便如期完成。
感谢你的辛劳付出，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
联系你人脉中的某人
你清楚，你的人脉——前同事和同行——能为你的业务打开新的大门。但你们已经失去联系，你不知道该如何重新开启对话，才能不让对方觉得刻意、功利，或觉得你只是因为有事相求才联系。
但如何写一封电子邮件，既能表达“我真的很高兴能重新联系”，又能表达“我注意到你现在可以成为我的客户”？过度强调机会会显得投机，而过于轻描淡写又会让人不明白你为何发这封邮件。
撰写这类电子邮件之前，请记住：
- 以你们之间的交情开场，提及你们过往相处中的某个具体细节。把机会轻描淡写地带过
- 给对方一个轻松、无压力的回应方式（一通电话、一杯咖啡、一句简短回复）
何时发送：当你发现了一个具体的机会，而你的联系人可能有意参与并从中获益时。
模板：
主题：看到 [请填写具体的更新内容]，就想到了你
您好，[姓名]：
我刚看到你 [请在此处填写真实的触发事件]，很高兴看到你在 [请在此处填写具体成就] 上取得了成功。恭喜！
我在 [请在此处提醒收件人你是谁、你的业务是做什么的] 的团队正在做一件事，我想你可能会感兴趣。我们 [请在此处简要说明这件事是什么]。
如果你觉得这很合适，也有兴趣了解更多，我很乐意尽快通过 [请在此处给出轻松联系的方式选项] 向你详细介绍。
无论如何，再次恭喜！我们为你感到高兴。
祝好，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
感谢他人
人们很容易把感谢邮件当成一种形式，但一封写得好的感谢邮件能让收件人感受到被重视，也更愿意再次伸出援手。
如果客户为你推荐了新业务，而你真诚地表达了感谢，他们更有可能再次为你引荐。供应商在压力之下为你赶出了一个订单，或同事在共同的项目中付出了辛勤努力，也是如此。
撰写这类电子邮件之前，请记住：
- 具体说明对方为你做了什么，以及这对你或你的业务意味着什么，而不是泛泛地说一句“谢谢你所做的一切”
- 保持简短，以免让人觉得你是在为下一次请求铺垫
- 不要附带新的请求：这会削弱你感谢的真诚。不妨在合适的时候，于结尾处提出愿意回报对方
何时发送：在事情刚发生、对方为你带来的具体影响还能衡量时。有时是互动结束后立刻，有时是一两天之后。
主题：感谢 [具体的事情]
您好，[姓名]：
只想说声谢谢，感谢你 [对方所做的具体事情]。这对我 [它带来的帮助：节省了时间、避免了失误、让事情重回正轨等] 产生了实实在在的影响。
[如果这不是一次性的帮助，请特别指出：“你已经不止一次为我们迅速扭转局面，这份付出我们都看在眼里。”]
如果有什么我能为你效劳的地方，随时告诉我。
诚挚的问候，
谨致问候，
[您的职务]
[您的企业]
发送一封能促使对方回复的跟进邮件
遵循本博客的建议并不能保证你一定能收到回复。但电子邮件得不到回复的常见原因有：请求不明确、没有清晰的下一步，或者消息发送的时机恰逢收件人的收件箱爆满、无暇处理。一封具体、时机恰当、且方便读者采取行动的跟进邮件，能让收件人更容易回复，而无需费力翻查话题记录，去弄清你到底需要他们做什么。
这些因素都能通过你撰写电子邮件的方式加以掌控。但还有一个因素：送达的时机。Proton Mail 可通过 定时发送 帮你安排跟进 商务电子邮件。你可以让电子邮件在特定时间送达收件人的收件箱，从而赶在他们最有可能回复的时候到达。
这可能意味着一张发票是被拖延还是立即付款，一个项目是停滞还是完成，一笔交易是悬而未决还是顺利达成。
