Wie du eine Follow-up-E-Mail schreibst: Ein praktischer Leitfaden

Wenn du eine unbezahlte Rechnung nachverfolgen, Feedback einholen oder jemanden rechtzeitig an eine Deadline erinnern musst, brauchst du eine Follow-up-E-Mail. Eine gut formulierte Follow-up-E-Mail hat große Wirkung. Sie kann Arbeit in Gang halten, starke Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen aufbauen, Zeit sparen, Geschäfte abschließen und sogar den Cashflow verbessern. Aber es kann auch so schwer sein, die richtigen Worte zu finden, um auszudrücken, was du meinst.

In diesem Blog helfen wir dir, die Art von Follow-up-E-Mail zu schreiben, mit der du klar kommunizieren kannst, was du meinst, und deinen Empfänger dazu bringst, zu antworten, bevor Projekte in Verzug geraten.

Wir stellen die sechs häufigsten Arten von Follow-up-E-Mails vor (mit Tipps, wann du sie senden solltest, und Vorlagen zum Kopieren) und geben dir die Regeln für eine effektivere Follow-up-E-Mail für jede Situation am Arbeitsplatz.

Sechs häufige Arten von Follow-up-E-Mails

Follow-up-E-Mails haben unterschiedliche Zwecke. Für jedes Szenario haben wir aufgeführt, wann du sie senden solltest, und eine Vorlage, die du für deine eigene Nachricht anpassen kannst.

Erinnerungen

Ob es um eine anstehende Zahlung, ein wichtiges All-hands-Meeting oder ein Deliverable geht, das Folgewirkungen hat, wenn es nicht rechtzeitig eingereicht wird: Eine Erinnerungs-E-Mail kann dafür sorgen, dass die Arbeit im Plan bleibt. Die Herausforderung besteht darin, sie so zu schreiben, dass sie zum Handeln motiviert, ohne aufdringlich zu wirken. Dazu solltest du:

• Einen einfühlsamen und offenen Ton verwenden
• In einem bestehenden Thread antworten oder in ein bis zwei Sätzen Kontext schaffen
• Das anstehende Datum klar nennen
• Der lesenden Person die Möglichkeit geben, um mehr Unterstützung zu bitten

Wann senden: Ein paar Tage (oder mehr) im Voraus.

Vorlage:

Informationsanfragen

Du hast bereits eine E-Mail gesendet, die detailliert, klar und rücksichtsvoll war. Aber du hast keine Rückmeldung vom Empfänger erhalten, und jetzt hält es eine Entscheidung auf oder verzögert eine Frist.

Wie sendest du eine Follow-up-E-Mail nach einer ausbleibenden Antwort, ohne dich zu oft zu entschuldigen („Entschuldigung, dass ich nerve, ich wollte nur kurz nachfragen …“) oder passiv-aggressive Sprache zu verwenden („Wie bereits in meiner letzten E-Mail erwähnt …“)?

Hier sind einige Tipps:

• Der lesenden Person von vornherein einen einfachen Ausweg bieten („Ich weiß, dass es gerade eine stressige Zeit ist“)
• Klar angeben, welche Aktion die lesende Person ausführen soll
• Die Auswirkungen einer Verzögerung auf nachgelagerte Schritte darlegen
• Der lesenden Person den nächsten Schritt leicht machen („Bitte antworte zur Bestätigung“, „Klicke auf diesen Link, um zu buchen“)

Wann senden: 1–2 Werktage nach dem Fälligkeitsdatum.

Vorlage:

Betreff: Nachfassen: [Name der Rechnung/des Dokuments/des Deliverables hier] wird noch benötigt

Hallo [Name],

Ich weiß, dass diese Aufgabe nur eine von vielen auf deiner To-do-Liste ist, aber ich wollte dich um deine Rückmeldung zu [Name der Rechnung/des Dokuments/des Deliverables hier] bitten.

Das erfordert deine dringende Aufmerksamkeit, denn eine Verzögerung in dieser Phase wirkt sich auf [Auswirkungen auf nachgelagerte Schritte hier nennen] aus, und wir müssen [Startdatum / Projektzeitplan / nächste Arbeitsphase hier nennen] verschieben.

Ich habe hier einen Link zum [Datei hochladen / direkt bestätigen] eingefügt, aber lass es mich bitte wissen, wenn ich sonst noch etwas tun kann, um das voranzubringen.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Titel]

[Dein Unternehmen]

Meeting-Zusammenfassungen

Das Senden von Meeting-Protokollen oder einer Gesprächszusammenfassung an einen Anbieter, Partner oder Investor nach einem produktiven Meeting bewirkt zwei wichtige Dinge, die die Arbeit auf Kurs halten: Es hält die getroffenen Entscheidungen fest und klärt die notwendigen nächsten Schritte.

Um eine hilfreiche Meeting-Zusammenfassung zu schreiben, vergiss nicht:

• Die Empfänger an die wichtigsten besprochenen Punkte erinnern
• Die wichtigsten getroffenen Entscheidungen bestätigen
• Nächste Schritte und Follow-ups nennen, die terminiert werden müssen

Wann senden: Innerhalb von 24 Stunden, solange die im Meeting getroffenen Entscheidungen noch frisch sind, damit die Nachricht als Bekräftigung wirkt. Wenn du hier einen nächsten Schritt festhältst, sende in einer Woche eine weitere Follow-up-E-Mail.

Vorlage:

Betreff: Nächste Schritte aus dem Meeting vom [Datum hier nennen] zum Thema [Thema hier nennen]

Hallo zusammen,

Im Anschluss an das Meeting, das angesetzt war, um [Thema mit mehr Kontext] zu besprechen, findest du unten eine Zusammenfassung:

[Wichtige Entscheidung 1 hier nennen]

[Wichtige Entscheidung 2 hier nennen]

[Wichtige Entscheidung 3 hier nennen]

Nächste Schritte:

[Nenne hier die zuständige Ansprechperson], die [nenne hier die konkrete Aufgabe] bis [setze hier eine Frist] erledigen soll.

Nenne hier die zuständige Ansprechperson], die [nenne hier die konkrete Aufgabe] bis [setze hier eine Frist] erledigen soll.

Nenne hier die zuständige Ansprechperson], die [nenne hier die konkrete Aufgabe] bis [setze hier eine Frist] erledigen soll.

Ich melde mich im Laufe der Woche, um den Status jeder Aufgabe zu prüfen, und behalte diesen Thread für eventuelle Rückfragen im Blick. Das nächste Meeting zu diesem Projekt findet am [füge hier das Datum ein] statt.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Titel]

[Dein Unternehmen]

Status-Updates

Du wolltest schon einmal eine solche E-Mail senden. Vielleicht, als du ein Projekt an einen Dienstleister delegiert oder eine Bestellung bei einem Lieferanten aufgegeben hast und fragen wolltest: „Sind wir noch im Zeitplan, um unsere Ziele zu erreichen?“, damit du dich auf Verzögerungen oder Projektpannen vorbereiten kannst.

Eine E-Mail zu schreiben, in der du um einen Statusbericht bittest, ist heikle Arbeit. Fragst du zu bestimmt nach einem Status-Update, kann das wie ein Vorwurf klingen. Fragst du zu sanft, verpasst du vielleicht deine Frist.

Denk beim Schreiben einer Status-Update-E-Mail daran:

• Nenne den Zweck deiner E-Mail gleich zu Beginn
• Erwähne, wie du den Empfänger unterstützen kannst
• Nenne die Frist oder das Ziel, auf das ihr euch geeinigt habt

Wann senden: 2–3 Werktage, nachdem der letzte vereinbarte Kontrollpunkt oder das erwartete Lieferdatum verstrichen ist.

Vorlage:

Kontaktaufnahme mit einem Mitglied deines Netzwerks

Du weißt, dass dein Netzwerk – ehemalige Kollegen und Weggefährten – deinem Unternehmen neue Türen öffnen kann. Aber ihr habt euch aus den Augen verloren, und du weißt nicht, wie du das Gespräch wieder in Gang bringen sollst, ohne dass es aufgesetzt oder geschäftsmäßig wirkt oder so, als würdest du dich nur melden, weil du etwas brauchst.

Aber wie schreibst du eine E-Mail, die sowohl „Ich freue mich ehrlich, wieder von dir zu hören“ als auch „Mir ist aufgefallen, dass du jetzt bei mir kaufen kannst“ vermittelt? Betonst du die Gelegenheit zu stark, kann das opportunistisch wirken; bleibst du zu zurückhaltend, ist unklar, warum du überhaupt geschrieben hast.

Bevor du diese Art von E-Mail schreibst, denk daran:

• Beginne mit der Beziehung und bezieh dich auf etwas Konkretes aus eurer gemeinsamen Geschichte. Erwähne die Gelegenheit nur beiläufig
• Biete ihnen einen einfachen Weg zum Antworten ohne Druck (ein Anruf, ein Kaffee, eine kurze Antwort)

Wann senden: Wenn du eine konkrete Gelegenheit gefunden hast, zu der dein Kontakt etwas beitragen und von der er profitieren könnte.

Vorlage:

Betreff: Habe [verweise auf das konkrete Update] gesehen und musste an dich denken

Hallo [Name],

Ich habe gerade gesehen, dass du [nenne hier den konkreten Anlass], und freue mich sehr, dass du bei [füge hier den konkreten Erfolg ein] erfolgreich bist. Herzlichen Glückwunsch!

Mein Team bei [erinnere den Empfänger hier daran, wer du bist und was dein Unternehmen macht] arbeitet an etwas, das dich interessieren könnte. Wir [nenne hier kurz, worum es sich handelt].

Wenn du denkst, dass das passt, und mehr erfahren möchtest, erzähle ich dir gern bald mehr [gib hier Optionen für unverbindliche Kontaktmöglichkeiten].

Wie auch immer du dich entscheidest – nochmals herzlichen Glückwunsch! Wir freuen uns sehr für dich.

Beste Grüße,

[Dein Name]

[Dein Titel]

[Dein Unternehmen]

Sich bei jemandem bedanken

Dankes-E-Mails lassen sich leicht als reine Formsache abtun, aber eine gut geschriebene kann dein Gegenüber spüren lassen, dass es wertgeschätzt wird, und es eher dazu bringen, dir wieder zu helfen.

Ein Kunde, der dir neue Aufträge vermittelt, wird dir diesen Gefallen eher erneut tun, wenn du dich aufrichtig bedankst. Dasselbe gilt für einen Lieferanten, der unter Druck eine Bestellung für dich umgedreht hat, oder für eine Kollegin oder einen Kollegen, die bei einem gemeinsamen Projekt hart mitgearbeitet haben.

Bevor du diese Art von E-Mail schreibst, denk daran:

• Nenne konkret, was die Person für dich getan hat und was das für dich oder dein Unternehmen bedeutet hat, statt ein allgemeines „Danke für alles“
• Halte es kurz, damit es nicht so wirkt, als hättest du es auf einen weiteren Gefallen abgesehen
• Häng keine neue Bitte an: Das untergräbt die Aufrichtigkeit deines Dankes. Biete stattdessen, wo es passt, zum Abschluss an, dich zu revanchieren

Wann senden: Wenn der Moment noch frisch ist und sich die konkrete Wirkung dessen, was die Person für dich getan hat, benennen lässt. Manchmal ist das direkt nach dem Austausch, manchmal ein oder zwei Tage später.

Betreff: Danke für [konkrete Sache]

Hallo [Name],

Wollte nur Danke sagen für [die konkrete Sache, die die Person getan hat]. Das hat wirklich einen Unterschied gemacht für [was es ermöglicht hat: Zeit gespart, einen Fehler vermieden, den Ablauf auf Kurs gehalten usw.].

[Falls es sich nicht um einen einmaligen Gefallen handelt, sprich das gezielt an: „Du hast jetzt schon mehr als einmal schnell die Dinge für uns gedreht, und das bleibt nicht unbemerkt.“]

Sag mir Bescheid, wenn ich jemals etwas für dich tun kann.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Titel]

[Dein Unternehmen]

Versand einer Follow-up-E-Mail, die zu einer Antwort einlädt

Wenn du die Ratschläge in diesem Blog befolgst, ist das keine Garantie für eine Antwort. Die häufigsten Gründe für unbeantwortete E-Mails sind: Die Bitte ist unklar, es gibt keinen offensichtlichen nächsten Schritt, oder die Nachricht trifft in einem Moment ein, in dem dein Gegenüber in seinem Posteingang versinkt und sich nicht darum kümmern kann. Eine Follow-up-E-Mail, die konkret ist, gut getimt ist und es deinem Gegenüber leicht macht, zu handeln, macht es ihm leichter zu antworten, ohne sich durch den Thread zurückwühlen zu müssen, um herauszufinden, was du eigentlich von ihm brauchst.

Das sind die Faktoren, die du über die Art und Weise, wie du die E-Mail schreibst, steuerst. Aber es gibt noch einen: den Zeitpunkt des Eingangs. Proton Mail hilft dir, geschäftliche E-Mails mit Geplantes Senden zu planen. Du kannst E-Mails zu einer bestimmten Zeit in den Posteingang deines Empfängers schicken, sodass sie dann ankommen, wenn die Wahrscheinlichkeit einer Antwort am größten ist.

Das kann den Unterschied ausmachen, ob eine Rechnung verzögert oder sofort bezahlt wird, ob ein Projekt stockt oder abgeschlossen wird und ob ein Geschäft noch offen ist oder schon abgeschlossen wurde.

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