Hvis du skal rykke for en ubetalt faktura, indhente feedback eller give nogen et rettidigt vink om en deadline, skal du skrive en opfølgende e-mail. En velformuleret opfølgende e-mail er et stærkt værktøj. Den kan holde arbejdet i gang, opbygge stærke relationer til samarbejdspartnere, spare tid, lukke aftaler og endda forbedre likviditeten. Men det kan også være svært at finde de rigtige ord til at udtrykke, hvad du mener.
I denne blog hjælper vi dig med at skrive den slags opfølgende e-mail, der gør det klart, hvad du mener, og får din modtager til at svare, før projekterne kommer bagud.
Vi gennemgår de seks mest almindelige typer af opfølgende e-mails (med tips til, hvornår de skal sendes, og skabeloner, du kan kopiere) og giver dig reglerne for at skrive en mere effektiv opfølgende e-mail i enhver situation på arbejdspladsen.
Seks almindelige typer af opfølgende e-mails
Opfølgende e-mails har forskellige formål. For hvert scenarie har vi angivet, hvornår den skal sendes, og en skabelon, du kan tilpasse til din egen besked.
Påmindelser
Uanset om det handler om en kommende betaling, et vigtigt fællesmøde eller en leverance, der får følgevirkninger, hvis den ikke afleveres til tiden, kan en påmindelsesmail holde arbejdet på sporet. Udfordringen er at skrive den, så den inspirerer til handling, uden at virke påtrængende. Sådan gør du:
- Brug en empatisk og åben tone
- Svar i en eksisterende tråd, eller sæt konteksten i en eller to sætninger
- Angiv den kommende dato tydeligt
- Giv læseren mulighed for at bede om mere hjælp
Hvornår skal den sendes: Et par dage (eller mere) i forvejen.
Skabelon:
Emne: Påmindelse: Din [skriv fakturaen/mødets emne her] nærmer sig [angiv fristen her]
Hej [Navn],
Tak for din deltagelse i [tilføj kontekst her].
Jeg ville bare minde dig venligt om, at [skriv fakturaen/mødets emne her] nærmer sig hastigt. Fristen er [angiv fristen her].
Hvis der er noget, vi kan gøre for at hjælpe dig, så tag endelig fat i os.
Med venlig hilsen,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
Forespørgsler om oplysninger
Du har allerede sendt en e-mail, der var detaljeret, klar og hensynsfuld. Men du har ikke hørt fra modtageren, og det forsinker nu en beslutning eller udskyder en deadline.
Hvordan sender du en opfølgende e-mail efter intet svar, uden at undskylde for meget (”Undskyld, jeg er en pest, jeg ville bare lige tjekke …”) eller bruge passiv-aggressivt sprog (”Som nævnt i min sidste e-mail …”)?
Her er nogle tips:
- Giv læseren en nem udvej på forhånd (”Jeg ved, det er en travl tid”)
- Angiv tydeligt, hvilken handling du har brug for, at læseren udfører
- Beskriv konsekvenserne af en forsinkelse
- Gør det nemt for læseren at tage næste skridt (”Svar for at bekræfte”, ”Klik på dette link for at booke”)
Hvornår skal den sendes: 1-2 hverdage efter forfaldsdatoen.
Skabelon:
Emne: Opfølgning: vi mangler stadig [skriv fakturaen/dokumentet/leverancen her]
Hej [Navn],
Jeg ved, at denne opgave kun er én af mange på din to-do-liste, men jeg vil gerne bede om dit input til [skriv fakturaen/dokumentet/leverancen her].
Det kræver din øjeblikkelige opmærksomhed, fordi en forsinkelse på nuværende tidspunkt vil påvirke [angiv konsekvenserne her], og vi bliver nødt til at udskyde [angiv lanceringsdatoen / projektets tidsplan / næste fase af arbejdet her].
Jeg har vedlagt et link til at [uploade filen / bekræfte direkte], men sig endelig til, hvis der er noget andet, jeg kan gøre for at få det igennem.
Med venlig hilsen,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
Mødereferater
Når du efter et produktivt møde sender mødereferat eller et sammendrag af et opkald til en leverandør, partner eller investor, opnår du to vigtige ting, der holder arbejdet på sporet: det dokumenterer de beslutninger, du traf, og tydeliggør de næste nødvendige skridt.
Når du skriver et brugbart mødereferat, så husk at:
- Mind modtagerne om de vigtigste punkter, der blev behandlet
- Bekræft de vigtigste beslutninger, der blev truffet
- Angiv næste skridt og opfølgninger, der skal planlægges
Hvornår skal den sendes: Inden for 24 timer, mens beslutningerne fra mødet stadig er friske, så beskeden fremstår som en understregning. Hvis du beskriver et næste skridt her, så send endnu en opfølgende e-mail en uge senere.
Skabelon:
Emne: Næste skridt efter mødet den [angiv datoen her] om [angiv emnet her]
Hej alle,
Efter mødet, der blev afholdt for at drøfte [emne med mere kontekst], gengiver jeg nedenfor et sammendrag:
[Angiv vigtig beslutning 1 her]
[Angiv vigtig beslutning 2 her]
[Angiv vigtig beslutning 3 her]
Næste handlinger:
[Angiv den relevante interessent her] skal udføre [angiv den specifikke opgave her] inden [fastsæt en frist her].
Angiv den relevante interessent her] skal udføre [angiv den specifikke opgave her] inden [fastsæt en frist her].
Angiv den relevante interessent her] skal udføre [angiv den specifikke opgave her] inden [fastsæt en frist her].
Jeg følger op i løbet af ugen for at tjekke status på hver opgave og overvåger denne tråd for eventuelle opfølgende spørgsmål. Det næste møde om dette projekt er [indsæt datoen her].
Med venlig hilsen,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
Statusopdateringer
Du har sikkert haft lyst til at sende den slags e-mail før. Måske da du uddelegerede et projekt til en underleverandør eller lagde en ordre hos en leverandør og gerne ville spørge: »Er vi stadig på sporet af at nå vores mål inden for tidsplanen?«, så du kunne forberede dig på forsinkelser eller bump undervejs.
Det er en delikat opgave at skrive en e-mail med en statusanmodning. Spørger du for firkantet om en statusopdatering, kan det lyde som en anklage. Spørger du for blødt, risikerer du at overse din frist.
Når du skal skrive en e-mail med en statusopdatering, så husk at:
- Skriv tidligt i e-mailen, hvad formålet er
- Nævn, hvad du kan gøre for at hjælpe modtageren
- Medtag den frist eller det mål, I har aftalt at nå
Hvornår skal den sendes: 2-3 hverdage efter at den sidste aftalte milepæl eller forventede leveringsdato er passeret.
Skabelon:
Emne: Hurtig opfølgning på [skriv projektnavnet her]
Hej [navn],
Der er kun [skriv antallet af dage til fristen her] tilbage, og jeg ville sikre mig, at vi har alt på plads til at overholde den. Kan du give os en opdatering på, hvordan det går for dit team?
Hvis du har brug for hjælp [skriv konkrete måder, hvorpå du kan hjælpe modtageren her], så sig endelig til. Vi hjælper gerne på enhver måde, der er nødvendig.
Som du allerede ved, [indsæt frist eller mål her], og jeg vil sikre mig, at du har alt, hvad du har brug for fra os, for at nå det.
Tak for indsatsen,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
At tage kontakt til en i dit netværk
Du ved, at dit netværk, tidligere kolleger og fagfæller, kan åbne nye døre for din virksomhed. Men I har mistet kontakten, og du ved ikke, hvordan du genoptager samtalen, uden at det føles presset, transaktionspræget eller som om, du kun tager kontakt, fordi du har brug for noget.
Men hvordan skriver man en e-mail, der både siger »jeg er virkelig glad for at genoptage forbindelsen« og »jeg har lagt mærke til, at du nu kan købe hos mig«? Lægger du for meget vægt på muligheden, kan det lyde opportunistisk, men lægger du for lidt, kan det stå uklart, hvorfor du overhovedet skrev.
Før du skriver denne type e-mail, så husk:
- Åbn med relationen ved at henvise til noget konkret fra jeres fælles historie. Nævn kun muligheden i forbifarten
- Giv dem en nem og uforpligtende måde at svare på – et opkald, en kop kaffe, et hurtigt svar
Hvornår skal den sendes: Når du har fundet en konkret mulighed, som din kontakt måske gerne vil bidrage til og få gavn af.
Skabelon:
Emne: Så [henvis til den konkrete opdatering] og kom til at tænke på dig
Hej [Navn],
Jeg så lige, at du har [skriv den konkrete nyhed her], og jeg er så glad for at se dig lykkes med [tilføj den konkrete bedrift her]. Tillykke!
Mit team hos [mind modtageren om, hvem du er, og hvad din virksomhed laver her] arbejder på noget, som jeg tror, du kunne være interesseret i. Vi er [skriv kort, hvad det er, her].
Hvis du synes, det passer, og du gerne vil høre mere, fortæller jeg dig gerne mere [giv dem muligheder for uforpligtende måder at tage kontakt på her] snarest.
Under alle omstændigheder, tillykke igen! Vi er så glade på dine vegne.
Bedste hilsner,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
At takke nogen
Det er nemt at afskrive takke-e-mails som en formalitet, men en velformuleret en kan få din læser til at føle sig værdsat og blive mere tilbøjelig til at hjælpe dig igen.
En kunde, der sender nye opgaver videre til dig, gentager sandsynligvis gerne tjenesten, hvis du takker oprigtigt. Det samme gælder en leverandør, der har vendt en ordre hurtigt for dig under pres, eller en kollega, der har lagt et stort arbejde i et fælles projekt.
Før du skriver denne type e-mail, så husk:
- Nævn det konkrete, de har gjort for dig, og hvad det betød for dig eller din virksomhed, i stedet for en generel »tak for alt«
- Hold det kort, så det ikke virker, som om du er ude efter endnu en tjeneste
- Føj ikke et nyt ønske til: det undergraver oprigtigheden af din tak. Tilbyd i stedet, hvor det er passende, at gøre gengæld, når du runder af
Hvornår skal den sendes: Når øjeblikket er frisk, og når den konkrete effekt af det, de har gjort for dig, kan måles. Nogle gange er det lige efter jeres udveksling, andre gange en dag eller to efter.
Emne: Tak for [konkret ting]
Hej [Navn],
Ville bare sige tak for [det konkrete, de har gjort]. Det gjorde en stor forskel for [hvad det muliggjorde: sparet tid, undgået en fejl, holdt tingene på sporet osv.].
[Hvis det ikke er en enkeltstående tjeneste, så nævn det konkret: »Du har vendt tingene hurtigt for os mere end én gang nu, og det går ikke ubemærket hen«.]
Sig endelig til, hvis der er noget, jeg kan gøre for dig til gengæld.
Med venlig hilsen,
[Deres navn]
[Din titel]
[Din virksomhed]
At sende en opfølgende e-mail, der opfordrer til svar
Rådene i denne blog garanterer ikke et svar. Men de almindelige grunde til, at e-mails forbliver ubesvarede, er: Anmodningen er uklar, der er ikke noget oplagt næste skridt, eller beskeden lander på et tidspunkt, hvor modtageren er for begravet i sin indbakke til at tage sig af den. En opfølgning, der er konkret, velafstemt og gør det nemt for din læser at handle, gør det nemmere for modtageren at svare uden at skulle grave sig tilbage gennem tråden for at finde ud af, hvad du egentlig har brug for.
Det er de faktorer, du selv styrer gennem måden, du skriver e-mailen på. Men der er også: hvornår den lander. Proton Mail kan hjælpe dig med at planlægge opfølgende e-mails til erhverv med Planlæg afsendelse. Du kan sende e-mails til modtagerens indbakke på et bestemt tidspunkt, så de lander, når modtageren er mest tilbøjelig til at svare.
Det kan være forskellen på en faktura, der bliver forsinket eller betalt med det samme, et projekt, der går i stå eller bliver færdigt, og en aftale, der er åben eller lukket.
