Jak napisać wiadomość przypominającą: praktyczny przewodnik

Jeśli musisz przypomnieć się w sprawie nieopłaconej faktury, zebrać opinię lub w porę kogoś ponaglić w związku z terminem, przyda Ci się wiadomość przypominająca. Dobrze napisana wiadomość przypominająca ma dużą moc. Utrzymuje pracę w ruchu, buduje silne relacje ze współpracownikami, oszczędza czas, pozwala zamykać transakcje, a nawet poprawia płynność finansową. Ale jednocześnie tak trudno czasem znaleźć właściwe słowa, by wyrazić to, co się ma na myśli.

W tym blogu pomożemy Ci napisać taką wiadomość przypominającą, która pozwoli Ci jasno przekazać to, co masz na myśli, i skłoni odbiorcę do odpowiedzi, zanim projekt się opóźni.

Omówimy sześć najczęstszych typów wiadomości przypominających (ze wskazówkami, kiedy je wysyłać, oraz szablonami do skopiowania) i przedstawimy zasady pisania skuteczniejszych wiadomości przypominających w każdej sytuacji w pracy.

Sześć najczęstszych typów wiadomości przypominających

Wiadomości przypominające mają różne cele. Dla każdego scenariusza podajemy, kiedy ją wysłać, oraz szablon, który możesz dostosować do własnej wiadomości.

Przypomnienia

Niezależnie od tego, czy chodzi o zbliżającą się płatność, kluczowe spotkanie całego zespołu, czy zadanie, którego nieterminowe dostarczenie pociągnie za sobą skutki, wiadomość przypominająca pomaga utrzymać pracę na właściwym torze. Wyzwanie polega na tym, by napisać ją tak, aby skłaniała do działania, a jednocześnie nie brzmiała nachalnie. Aby to osiągnąć:

• Używaj empatycznego i otwartego tonu
• Odpowiedz w istniejącym wątku lub wprowadź kontekst w jednym czy dwóch zdaniach
• Jasno podaj zbliżającą się datę
• Daj czytelnikowi możliwość poproszenia o dodatkowe wsparcie

Kiedy wysłać: Kilka dni (lub więcej) wcześniej.

Szablon:

Prośby o informacje

Masz już za sobą wysłanie szczegółowej, jasnej i taktownej wiadomości. Ale odbiorca nie odpisał, a to blokuje decyzję lub opóźnia termin.

Jak wysłać wiadomość przypominającą po braku odpowiedzi, nie przepraszając nadmiernie („Przepraszam, że zawracam głowę, chciałem tylko sprawdzić…”) ani nie używając pasywno-agresywnego języka („Zgodnie z moją poprzednią wiadomością…”)?

Oto kilka wskazówek:

• Daj czytelnikowi na wstępie łatwe „wyjście” („Wiem, że to gorący okres”)
• Jasno określ, jakie działanie ma podjąć czytelnik
• Opisz dalsze skutki opóźnienia
• Ułatw czytelnikowi kolejny krok („Odpowiedz, aby potwierdzić”, „Kliknij ten link, aby zarezerwować”)

Kiedy wysłać: 1–2 dni roboczych po terminie.

Szablon:

Temat: Przypomnienie: nadal potrzebujemy [podaj nazwę faktury/dokumentu/zadania]

Cześć [imię],

Wiem, że to zadanie to tylko jedno z wielu na Twojej liście, ale chcę poprosić Cię o wkład w [podaj nazwę faktury/dokumentu/zadania].

Wymaga to Twojej pilnej uwagi, ponieważ opóźnienie na tym etapie wpłynie na [podaj dalsze skutki] i będziemy musieli przesunąć [podaj datę premiery / harmonogram projektu / kolejny etap prac].

Zamieszczam tutaj link do [przesłania pliku / potwierdzenia bezpośrednio], ale daj znać, jeśli mogę zrobić coś jeszcze, aby przyspieszyć sprawę.

Z pozdrowieniami,

[Twoje imię]

[Twój tytuł]

[Twoja firma]

Podsumowania spotkań

Wysłanie notatek ze spotkania lub podsumowania rozmowy do dostawcy, partnera czy inwestora po produktywnym spotkaniu pozwala osiągnąć dwie ważne rzeczy, które utrzymują pracę na właściwym torze: utrwala podjęte decyzje i wyjaśnia niezbędne kolejne kroki.

Aby napisać przydatne podsumowanie spotkania, nie zapomnij:

• Przypomnij odbiorcom główne omówione punkty
• Potwierdź podjęte kluczowe decyzje
• Podaj kolejne kroki i działania następcze, które trzeba zaplanować

Kiedy wysłać: W ciągu 24 godzin, gdy decyzje podjęte na spotkaniu są jeszcze świeże, aby wiadomość została odebrana jako wzmocnienie. Jeśli podajesz tu kolejny krok, wyślij kolejną wiadomość przypominającą po tygodniu.

Szablon:

Temat: Kolejne kroki ze spotkania [podaj datę] w sprawie [podaj temat]

Cześć wszystkim,

W nawiązaniu do spotkania zaplanowanego w celu omówienia [podaj temat z szerszym kontekstem], poniżej zamieszczam podsumowanie:

[podaj kluczową decyzję 1]

[podaj kluczową decyzję 2]

[podaj kluczową decyzję 3]

Kolejne działania:

[Wpisz tu odpowiednią osobę odpowiedzialną], aby wykonać [wpisz konkretne zadanie] do [ustal termin].

Wpisz tu odpowiednią osobę odpowiedzialną], aby wykonać [wpisz konkretne zadanie] do [ustal termin].

Wpisz tu odpowiednią osobę odpowiedzialną], aby wykonać [wpisz konkretne zadanie] do [ustal termin].

W tym tygodniu sprawdzę status każdego zadania i będę monitorować ten wątek pod kątem dodatkowych pytań. Kolejne spotkanie w ramach tego projektu odbędzie się [wpisz datę].

Z pozdrowieniami,

[Twoje imię]

[Twój tytuł]

[Twoja firma]

Aktualizacje statusu

Zdarzało się już, że trzeba było wysłać tego rodzaju wiadomość. Może wtedy, gdy zlecasz projekt wykonawcy albo składasz zamówienie u dostawcy i chcesz zapytać: „Czy nadal jesteśmy na dobrej drodze, by zgodnie z harmonogramem osiągnąć cele?”, aby przygotować się na opóźnienia lub komplikacje w projekcie.

Napisanie wiadomości z prośbą o status to delikatna sprawa. Zbyt stanowcze pytanie o aktualizację statusu może zabrzmieć jak oskarżenie. Zbyt łagodne — i można przegapić termin.

Pisząc wiadomość z aktualizacją statusu, pamiętaj o kilku zasadach:

• Określ cel wiadomości już na początku.
• Wspomnij, co możesz zrobić, aby wesprzeć odbiorcę.
• Uwzględnij termin lub cel, który uzgodniliście.

Kiedy wysłać: 2–3 dni robocze po upływie ostatniego uzgodnionego punktu kontrolnego lub planowanej daty dostawy.

Szablon:

Kontakt z osobą z sieci kontaktów

Wiadomo, że sieć kontaktów, dawni współpracownicy i znajomi z branży mogą otworzyć przed Twoją firmą nowe drzwi. Ale kontakt się urwał i nie wiesz, jak na nowo rozpocząć rozmowę, tak by nie sprawiała wrażenia wymuszonej czy transakcyjnej ani nie sugerowała, że odzywasz się tylko dlatego, że czegoś potrzebujesz.

Ale jak napisać wiadomość, która mówi jednocześnie „szczerze cieszę się, że znów jesteśmy w kontakcie” i „widzę, że możesz teraz kupować u mnie”? Zbyt mocne akcentowanie szansy może zabrzmieć oportunistycznie, a zbyt łagodne może sprawić, że nie będzie jasne, po co w ogóle wysłano wiadomość.

Zanim napiszesz tego rodzaju wiadomość, pamiętaj:

• Rozpocznij od relacji, nawiązując do czegoś konkretnego ze wspólnej historii. O szansie wspomnij tylko delikatnie.
• Daj im łatwy, niewiążący sposób na odpowiedź (telefon, kawa, krótka wiadomość).

Kiedy wysłać: gdy zidentyfikowano konkretną szansę, w którą kontakt może chcieć się zaangażować i na której może skorzystać.

Szablon:

Temat: [odnieś się do konkretnej nowości], które skojarzyło mi się z Tobą

Cześć [imię],

Właśnie dotarła do mnie wiadomość, że [wpisz tu prawdziwy powód], i bardzo się cieszę, że odnosisz sukcesy w [wpisz konkretne osiągnięcie]. Gratulacje!

Mój zespół w [przypomnij odbiorcy, kim jesteś i czym zajmuje się Twoja firma] pracuje nad czymś, co może Cię zainteresować. [Wpisz krótko, co to takiego].

Jeśli uznasz, że to coś dla Ciebie, i chcesz dowiedzieć się więcej, chętnie opowiem więcej [podaj opcje niewiążących sposobów kontaktu] już wkrótce.

Tak czy inaczej, jeszcze raz gratulacje! Bardzo się cieszymy z Twojego sukcesu.

Pozdrawiam,

[Twoje imię]

[Twój tytuł]

[Twoja firma]

Składanie podziękowań

Łatwo potraktować wiadomości z podziękowaniami jako formalność, ale dobrze napisana potrafi sprawić, że odbiorca poczuje się doceniony i chętniej pomoże ponownie.

Klient, który poleci Twoje usługi dalej, chętniej powtórzy ten gest, jeśli szczerze mu podziękujesz. To samo dotyczy dostawcy, który pod presją przyspieszył realizację zamówienia, albo współpracownika, który włożył dużo pracy we wspólny projekt.

Zanim napiszesz tego rodzaju wiadomość, pamiętaj:

• Wskaż konkretną rzecz, którą dla Ciebie zrobili, i co oznaczała ona dla Ciebie lub Twojej firmy, zamiast ogólnego „dziękuję za wszystko”.
• Zachowaj krótką formę, aby nie sprawiało wrażenia, że zabiegasz o kolejną przysługę.
• Nie dołączaj nowej prośby: podważy to szczerość podziękowań. Zamiast tego, jeśli to właściwe, zaproponuj odwzajemnienie przysługi na końcu.

Kiedy wysłać: gdy sprawa jest świeża i gdy można zmierzyć konkretny wpływ tego, co dla Ciebie zrobili. Czasem jest to bezpośrednio po kontakcie, czasem dzień lub dwa później.

Temat: Dziękuję za [konkretną rzecz]

Cześć [imię],

Chcę tylko podziękować za [konkretną rzecz, którą dla mnie zrobili]. Naprawdę wiele to zmieniło, jeśli chodzi o [co dzięki temu się udało: zaoszczędzony czas, uniknięty błąd, utrzymanie projektu na właściwym torze itp.].

[Jeśli to nie jednorazowa przysługa, zaznacz to wyraźnie: „Nieraz już szybko wyciągnęliście nas z tarapatów i to nie umyka uwadze”.]

Daj znać, jeśli kiedykolwiek mogę się w jakiś sposób odwdzięczyć.

Z pozdrowieniami,

[Twoje imię]

[Twój tytuł]

[Twoja firma]

Wysyłanie wiadomości przypominającej, która zachęca do odpowiedzi

Stosowanie się do wskazówek z tego bloga nie gwarantuje odpowiedzi. Najczęstsze powody, dla których wiadomości pozostają bez odpowiedzi, to: niejasna prośba, brak oczywistego kolejnego kroku albo moment, w którym odbiorca jest zbyt zajęty skrzynką odbiorczą, by się tym zająć. Konkretne, wysłane w odpowiednim momencie przypomnienie, które ułatwia odbiorcy podjęcie działania, sprawia, że łatwiej mu odpowiedzieć bez konieczności przekopywania się przez cały wątek i zastanawiania się, czego właściwie od niego potrzebujesz.

To czynniki, które kontrolujesz sposobem, w jaki piszesz wiadomość. Liczy się jednak także moment, w którym trafia do odbiorcy. Proton Mail pomaga planować wysyłkę kolejnych wiadomości biznesowych dzięki funkcji Zaplanowana wysyłka. Możesz skierować wiadomości do skrzynki odbiorczej odbiorcy o określonej porze, tak aby dotarły w momencie, gdy najprawdopodobniej odpowie.

To może przesądzić o tym, czy faktura zostanie opóźniona, czy opłacona od razu, czy projekt utknie, czy zostanie ukończony, a transakcja pozostanie otwarta bądź zostanie zamknięta.

Wypróbuj Proton Mail dla firm

Zarejestruj się, aby korzystać z niestandardowej domeny e-mail