Comment écrire un message de relance : un guide pratique

Si vous devez relancer une facture impayée, obtenir un commentaire ou rappeler une échéance à quelqu’un en temps utile, vous devrez écrire un message de relance. Un message de relance bien rédigé est puissant. Il permet de faire avancer le travail, de nouer des relations solides avec vos collaborateurs, de gagner du temps, de conclure des affaires et même d’améliorer votre trésorerie. Mais il est parfois si difficile de trouver les mots justes pour exprimer ce que vous voulez dire.

Dans ce blog, nous vous aidons à rédiger le type de message de relance qui vous permet de communiquer clairement ce que vous voulez dire et d’obtenir une réponse de votre destinataire avant que les projets ne prennent du retard.

Nous aborderons les six types de messages de relance les plus courants (avec des conseils sur le moment où les envoyer et des modèles à copier) et nous vous donnerons les règles pour rédiger un message de relance plus efficace dans toutes les situations professionnelles.

Six types courants de messages de relance

Les messages de relance ont différents objectifs. Pour chaque scénario, nous indiquons quand l’envoyer et un modèle que vous pouvez adapter à votre propre message.

Rappels

Qu’il s’agisse d’un paiement à venir, d’une réunion générale cruciale ou d’un livrable dont le retard aura des répercussions s’il n’est pas remis à temps, un message de rappel permet de garder le travail sur la bonne voie. Le défi consiste à l’écrire de façon à susciter l’action, sans paraître insistant. Pour y parvenir :

• Adoptez un ton empathique et ouvert
• Répondez dans un fil de discussion existant ou posez le contexte en une ou deux phrases
• Indiquez clairement la date à venir
• Donnez au destinataire la possibilité de demander plus d’aide

Quand l’envoyer : Quelques jours (ou plus) à l’avance.

Modèle :

Demandes d’information

Vous avez déjà envoyé un message détaillé, clair et attentionné. Mais votre destinataire ne vous a pas répondu, et cela bloque désormais une décision ou retarde une échéance.

Comment envoyer un message de relance resté sans réponse sans trop vous excuser (« Désolé de vous déranger, je voulais juste vérifier… ») ni adopter un ton passif-agressif (« Comme indiqué dans mon précédent message… ») ?

Voici quelques conseils :

• Offrez d’emblée une porte de sortie à votre destinataire (« Je sais que c’est une période chargée »)
• Indiquez clairement l’action que vous attendez de votre destinataire
• Décrivez les répercussions d’un retard
• Facilitez la prochaine étape pour votre destinataire (« Répondez pour confirmer », « Cliquez sur ce lien pour réserver »)

Quand l’envoyer : 1 à 2 jours ouvrés après la date limite.

Modèle :

Objet : Relance : [nommez ici la facture, le document ou le livrable] toujours nécessaire

Bonjour [Nom],

Je sais que cette tâche n’est qu’une parmi toutes celles de votre liste de choses à faire, mais je souhaitais avoir votre retour sur [nommez ici la facture, le document ou le livrable].

Cela nécessite votre attention urgente, car tout retard à ce stade aura un impact sur [mentionnez ici les répercussions] et nous devrons reporter [mentionnez ici la date de lancement, le calendrier du projet ou l’étape suivante des travaux].

J’ai ajouté ici un lien pour [importer le fichier ou confirmer directement], mais n’hésitez pas à me faire savoir si je peux faire autre chose pour faire avancer les choses.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

[Votre entreprise]

Comptes rendus de réunion

Envoyer un compte rendu de réunion ou un résumé d’appel à un fournisseur, un partenaire ou un investisseur après une réunion productive permet de faire deux choses importantes pour garder le travail sur la bonne voie : consigner les décisions prises et clarifier les prochaines étapes nécessaires.

Pour rédiger un compte rendu de réunion utile, n’oubliez pas de :

• Rappelez aux destinataires les principaux points abordés
• Confirmez les décisions clés prises
• Indiquez les prochaines étapes et les relances à planifier

Quand l’envoyer : Dans les 24 heures, tant que les décisions prises en réunion sont encore fraîches, pour que le message soit perçu comme un renforcement. Si vous exposez ici une prochaine étape, envoyez un autre message de relance dans une semaine.

Modèle :

Objet : Prochaines étapes de la réunion du [mentionnez ici la date] sur [mentionnez ici le sujet]

Bonjour à toutes et à tous,

À la suite de la réunion organisée pour discuter de [précisez ici le sujet et le contexte], voici un résumé :

[Mentionnez ici la décision clé 1]

[Mentionnez ici la décision clé 2]

[Mentionnez ici la décision clé 3]

Prochaines actions :

[Nommez la partie prenante concernée ici] pour accomplir [nommez la tâche spécifique ici] avant [fixez une échéance ici].

Nommez la partie prenante concernée ici] pour accomplir [nommez la tâche spécifique ici] avant [fixez une échéance ici].

Nommez la partie prenante concernée ici] pour accomplir [nommez la tâche spécifique ici] avant [fixez une échéance ici].

Je ferai un point dans la semaine pour vérifier l’état d’avancement de chaque tâche et je surveillerai ce fil de discussion pour toute question complémentaire. La prochaine réunion sur ce projet aura lieu le [indiquez la date ici].

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

[Votre entreprise]

Mises à jour du statut

Vous avez déjà voulu envoyer ce type de message. Peut-être lorsque vous avez délégué un projet à un prestataire ou passé une commande auprès d’un fournisseur, et que vous vouliez demander : « Sommes-nous toujours dans les temps pour atteindre nos objectifs ? » afin de pouvoir anticiper des retards ou des imprévus de projet.

Rédiger un message de demande de statut est un exercice délicat. Si vous demandez une mise à jour de statut avec trop de fermeté, cela peut se lire comme une accusation. Demandez-la trop mollement et vous risquez de manquer votre échéance.

Pour rédiger un message de mise à jour de statut, pensez à :

• Indiquez dès le début l’objet de votre message.
• Mentionnez ce que vous pouvez faire pour apporter votre soutien au destinataire.
• Précisez l’échéance ou l’objectif que vous avez convenu d’atteindre.

Quand envoyer : 2 à 3 jours ouvrés après le dernier point de contrôle convenu ou la date de livraison prévue.

Modèle :

Contacter un membre de votre réseau

Vous savez que votre réseau, vos anciens collègues et vos pairs peuvent ouvrir de nouvelles portes à votre entreprise. Mais vous avez perdu le contact et ne savez pas comment renouer la conversation sans que cela paraisse forcé ou transactionnel et sans donner l’impression que vous ne reprenez contact que parce que vous avez besoin de quelque chose.

Mais comment rédiger un message qui dise à la fois « quel plaisir de reprendre contact » et « j’ai remarqué que vous pouvez désormais acheter auprès de moi » ? Mettre trop l’accent sur l’opportunité peut se lire comme de l’opportunisme, mais rester trop discret peut rendre difficile à comprendre pourquoi vous avez écrit.

Avant de rédiger ce type de message, rappelez-vous :

• Ouvrez sur la relation en évoquant un souvenir précis de votre histoire commune. Mentionnez l’opportunité sans insister.
• Offrez-leur un moyen simple et sans pression de répondre, comme un appel, un café ou une réponse rapide.

Quand envoyer : Lorsque vous avez identifié une opportunité précise à laquelle votre contact pourrait vouloir contribuer et dont il pourrait bénéficier.

Modèle :

Objet : J’ai vu [faites référence à la mise à jour précise] et j’ai pensé à vous

Bonjour [Nom],

Je viens de voir que vous avez [mentionnez ici la nouvelle qui a déclenché votre message] et quel plaisir de vous voir réussir dans [ajoutez ici une réalisation précise]. Félicitations !

Mon équipe chez [rappelez au destinataire qui vous êtes et ce que fait votre entreprise ici] travaille sur quelque chose qui pourrait vous intéresser. Nous sommes [mentionnez brièvement de quoi il s’agit ici].

Si vous pensez que cela vous convient et que vous souhaitez en savoir plus, j’aimerais vous en dire davantage [donnez-leur ici des options pour reprendre contact sans pression] bientôt.

Dans tous les cas, encore félicitations ! Nous nous réjouissons pour vous.

Bien à vous,

[Votre nom]

[Votre fonction]

[Votre entreprise]

Remercier quelqu’un

Il est facile de considérer les messages de remerciement comme une simple formalité, mais un message bien rédigé peut donner à votre lecteur le sentiment qu’il est apprécié et le rendre plus enclin à vous aider de nouveau.

Un client qui vous recommande pour de nouveaux projets sera plus susceptible de vous rendre à nouveau ce service si vous le remerciez sincèrement. Il en va de même pour un fournisseur qui a traité une commande en urgence pour vous ou pour un collègue qui a fourni un gros effort sur un projet partagé.

Avant de rédiger ce type de message, rappelez-vous :

• Nommez la chose précise qu’ils ont faite pour vous et ce qu’elle a représenté pour vous ou votre entreprise, plutôt que de vous contenter d’un « merci pour tout » général.
• Restez bref, pour ne pas donner l’impression que vous cherchez à obtenir une nouvelle faveur.
• N’ajoutez pas de nouvelle demande : cela affaiblirait la sincérité de vos remerciements. À la place, lorsque c’est approprié, proposez de rendre la pareille en conclusion.

Quand envoyer : Lorsque le moment est encore récent et que l’impact précis de ce qu’ils ont fait pour vous peut être mesuré. C’est parfois immédiatement après votre échange, parfois un jour ou deux plus tard.

Objet : Merci pour [la chose précise]

Bonjour [Nom],

Je voulais simplement vous remercier pour [la chose précise qu’ils ont faite]. Cela a vraiment fait la différence pour [ce que cela a permis : du temps gagné, une erreur évitée, un projet maintenu dans les temps, etc.].

[Si ce n’est pas une faveur ponctuelle, soulignez-le explicitement : « Vous avez déjà redressé la situation rapidement pour nous plus d’une fois, et cela ne passe pas inaperçu ».]

Faites-moi savoir si je peux un jour faire quelque chose pour vous en retour.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre fonction]

[Votre entreprise]

Envoyer un message de relance qui invite à répondre

Suivre les conseils de ce blog ne vous garantira pas une réponse. Mais les raisons courantes pour lesquelles les messages restent sans réponse sont : la demande n’est pas claire, il n’y a pas d’étape suivante évidente, ou le message arrive à un moment où votre destinataire est trop submergé par sa boite de réception pour s’en occuper. Une relance précise, envoyée au bon moment et qui permet à votre lecteur de passer facilement à l’action, aide votre destinataire à répondre sans devoir remonter tout le fil de discussion pour comprendre ce que vous attendez réellement de lui.

Ce sont les facteurs que vous maîtrisez par la façon dont vous rédigez le message. Mais il y a aussi : le moment où il arrive. Proton Mail peut vous aider à programmer l’envoi de messages professionnels de relance avec Envoi programmé. Vous pouvez envoyer des messages dans la boite de réception de votre destinataire à une heure précise, pour qu’ils arrivent au moment où il est le plus susceptible de répondre.

Cela peut faire la différence entre une facture retardée ou payée immédiatement, un projet à l’arrêt ou terminé et une affaire en cours ou conclue.

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