Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: una guía práctica

Si necesita reclamar una factura impaga, recibir comentarios o recordarle a alguien con tiempo una fecha límite, tendrá que escribir un correo electrónico de seguimiento. Un correo electrónico de seguimiento bien redactado es poderoso. Puede mantener el trabajo en marcha, construir relaciones sólidas con sus colaboradores, ahorrar tiempo, cerrar tratos e incluso mejorar el flujo de efectivo. Sin embargo, también puede ser muy difícil encontrar las palabras adecuadas para expresar lo que quiere decir.

En este blog, le ayudaremos a escribir el tipo de correo electrónico de seguimiento que le permite comunicar con claridad lo que quiere decir y lograr que su destinatario responda antes de que los proyectos se retrasen.

Abordaremos los seis tipos de correo electrónico de seguimiento más comunes (con consejos sobre cuándo enviarlos y plantillas que puede copiar) y le daremos las reglas para escribir un correo electrónico de seguimiento más eficaz para cada situación laboral.

Seis tipos comunes de correos electrónicos de seguimiento

Los correos electrónicos de seguimiento tienen distintos propósitos. Para cada escenario, hemos indicado cuándo enviarlo y una plantilla que puede adaptar a su propio mensaje.

Recordatorios

Ya sea por un pago próximo, una reunión general importante o un entregable que tendrá un efecto en cadena si no se entrega a tiempo, un correo electrónico de recordatorio puede mantener el trabajo encaminado. El reto es escribirlo de manera que inspire a actuar, sin parecer insistente. Para lograrlo:

• Use un tono empático y abierto
• Responda en un hilo existente o dé algo de contexto en una o dos frases
• Indique claramente la próxima fecha
• Dé al lector la oportunidad de pedir más soporte

Cuándo enviar: Un par de días (o más) de anticipación.

Plantilla:

Solicitudes de información

Ya envió un correo electrónico detallado, claro y atento. Pero el destinatario aún no le ha respondido y eso ahora está frenando una decisión o retrasando una fecha límite.

¿Cómo enviar un correo electrónico de seguimiento cuando no ha recibido respuesta, sin disculparse demasiado («Perdón por molestar, solo quería consultar…») ni usar un lenguaje pasivoagresivo («Como le comenté en mi último correo electrónico…»)?

Estos son algunos consejos:

• Dé al lector una salida fácil desde el principio («Sé que es una época de mucho trabajo»)
• Indique claramente qué acción necesita que tome el lector
• Describa el impacto en las etapas posteriores de un retraso
• Facilite el siguiente paso al lector («Responda para confirmar», «Haga clic en este enlace para agendar»)

Cuándo enviar: 1-2 días hábiles después de la fecha de vencimiento.

Plantilla:

Asunto: Seguimiento: aún se necesita [indique aquí el nombre de la factura, el documento o el entregable]

Hola, [Nombre]:

Sé que esta tarea es solo una de las muchas en su lista de pendientes, pero quería pedirle su aporte sobre [indique aquí el nombre de la factura, el documento o el entregable].

Esto requiere su atención urgente, ya que un retraso en esta etapa afectará [mencione aquí los efectos en etapas posteriores] y tendremos que posponer [mencione aquí la fecha de lanzamiento, el cronograma del proyecto o la siguiente etapa del trabajo].

Incluí aquí un enlace para [subir el archivo / confirmar directamente], pero avíseme si puedo hacer algo más para agilizar esto.

Atentamente,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Su empresa]

Resúmenes de reuniones

Enviar las actas de la reunión o un resumen de la llamada a un proveedor, socio o inversionista después de una reunión productiva logra dos cosas importantes que mantienen el trabajo encaminado: registra las decisiones que se tomaron y aclara los siguientes pasos necesarios.

Para escribir un resumen de reunión útil, no olvide:

• Recordar a los destinatarios los puntos principales tratados
• Confirmar las decisiones clave tomadas
• Indicar los siguientes pasos y los seguimientos que deben programarse

Cuándo enviar: Dentro de las 24 horas, cuando las decisiones tomadas en la reunión aún estén frescas, para que el mensaje se lea como un refuerzo. Si plantea aquí un siguiente paso, envíe otro correo electrónico de seguimiento en una semana.

Plantilla:

Asunto: Próximos pasos de la reunión del [mencione aquí la fecha] sobre [mencione aquí el tema]

Hola a todos:

En seguimiento de la reunión programada para tratar [tema con más contexto], incluyo a continuación un resumen:

[Mencione aquí la decisión clave 1]

[Mencione aquí la decisión clave 2]

[Mencione aquí la decisión clave 3]

Próximas acciones:

[Indique aquí el responsable correspondiente] para completar [indique aquí la tarea específica] antes de [establezca aquí una fecha límite].

Indique aquí el responsable correspondiente] para completar [indique aquí la tarea específica] antes de [establezca aquí una fecha límite].

Indique aquí el responsable correspondiente] para completar [indique aquí la tarea específica] antes de [establezca aquí una fecha límite].

Me pondré en contacto durante la semana para revisar el estado de cada tarea y estaré al pendiente de este hilo para cualquier pregunta de seguimiento. La próxima reunión de este proyecto será el [incluya aquí la fecha].

Atentamente,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Su empresa]

Actualizaciones de estado

Es probable que ya haya querido enviar este tipo de correo electrónico antes. Quizás cuando delegó un proyecto a un tercero o hizo un pedido a un proveedor, y quiso preguntar: «¿Seguimos en camino de cumplir con el cronograma y alcanzar nuestras metas?», para poder prepararse ante retrasos o contratiempos del proyecto.

Redactar un correo electrónico para solicitar el estado de un proyecto es un trabajo delicado. Si pide una actualización de estado con demasiada firmeza, puede leerse como una acusación. Si la pide con demasiada suavidad, podría perder la fecha límite.

Para escribir un correo electrónico de actualización de estado, recuerde:

• Indique el propósito de su correo electrónico desde el principio
• Mencione lo que puede hacer para brindarle soporte al destinatario
• Incluya la fecha límite o la meta que acordaron cumplir

Cuándo enviar: de 2 a 3 días hábiles después de que haya pasado el último punto de control acordado o la fecha de entrega prevista.

Plantilla:

Contactar a un miembro de su red

Sabe que su red, sus antiguos colegas y sus pares pueden abrir nuevas puertas para su negocio. Pero ha perdido el contacto y no sabe cómo retomar la conversación sin que se sienta forzada, transaccional o como si solo se comunicara porque necesita algo.

Pero ¿cómo se escribe un correo electrónico que diga a la vez «me alegra sinceramente reconectar» y «noté que ahora puede comprar conmigo»? Enfatizar demasiado la oportunidad puede leerse como oportunista, pero si se menciona demasiado poco puede quedar poco claro por qué escribió el correo electrónico.

Antes de escribir este tipo de correo electrónico, recuerde:

• Comience con la relación y haga referencia a algo específico de su historia en común. Mencione la oportunidad de forma sutil
• Ofrézcale una forma fácil y sin presión de responder (una llamada, un café, una respuesta rápida)

Cuándo enviar: cuando haya identificado una oportunidad específica en la que su contacto pueda querer contribuir y de la que pueda beneficiarse.

Plantilla:

Asunto: Vi [haga referencia a la actualización específica] y me acordé de usted

Hola, [Nombre]:

Acabo de ver que [mencione aquí la noticia que realmente lo motivó] y me alegra mucho ver que ha tenido éxito en [agregue aquí el logro específico]. ¡Felicitaciones!

Mi equipo en [recuérdele al destinatario quién es usted y qué hace su negocio aquí] está trabajando en algo que creo que podría interesarle. Estamos [mencione brevemente aquí de qué se trata].

Si cree que esto encaja y le interesa saber más, me encantaría contarle más [dele aquí opciones de formas de conectar sin presión] pronto.

De cualquier manera, ¡felicitaciones de nuevo! Nos alegra mucho por usted.

Saludos,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Su empresa]

Agradecer a alguien

Es fácil tratar los correos electrónicos de agradecimiento como una formalidad, pero uno bien escrito puede hacer que quien lo lee se sienta valorado y más dispuesto a ayudarle de nuevo.

Es más probable que un cliente que le recomienda nuevos trabajos repita ese favor si le agradece sinceramente. Lo mismo ocurre con un proveedor que haya agilizado un pedido para usted bajo presión, o con un colega que haya trabajado duro en un proyecto compartido.

Antes de escribir este tipo de correo electrónico, recuerde:

• Mencione lo específico que hizo por usted y lo que significó para usted o su negocio, en lugar de ofrecer un «gracias por todo» general
• Sea breve, para que no parezca que busca otro favor
• No incluya una nueva solicitud: eso restaría sinceridad a su agradecimiento. En su lugar, cuando sea apropiado, ofrezca devolver el favor al despedirse

Cuándo enviar: cuando el momento esté fresco y cuando se pueda medir el impacto específico de lo que hizo por usted. A veces es inmediatamente después de su interacción, a veces uno o dos días después.

Asunto: Gracias por [lo específico]

Hola, [Nombre]:

Solo quería agradecerle por [lo específico que hizo]. Significó una gran diferencia para [lo que permitió: ahorrar tiempo, evitar un error, mantener todo en marcha, etc.].

[Si este no es un favor aislado, menciónelo específicamente: «Ya nos ha resuelto cosas rápido más de una vez, y eso no pasa desapercibido».]

Avíseme si alguna vez hay algo que pueda hacer por usted en reciprocidad.

Atentamente,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Su empresa]

Enviar un correo electrónico de seguimiento que invite a responder

Seguir los consejos de este blog no le garantizará una respuesta. Pero las razones más comunes por las que los correos electrónicos quedan sin respuesta son: la solicitud no es clara, no hay un siguiente paso evidente, o el mensaje llega en un momento en que su destinatario está demasiado saturado en su bandeja de entrada como para ocuparse de él. Un seguimiento específico, oportuno y que le facilite a quien lo lee tomar medidas hace que sea más fácil para su destinatario responder sin tener que revisar todo el hilo para averiguar qué necesita realmente de él.

Esos son los factores que controla según cómo escribe el correo electrónico. Pero también está: cuándo llega. Proton Mail puede ayudarle a programar correos electrónicos empresariales de seguimiento con Envío programado. Puede dirigir los correos electrónicos a la bandeja de entrada de su destinatario a una hora específica para que lleguen cuando sea más probable que responda.

Eso podría marcar la diferencia entre una factura que se retrasa o se paga de inmediato, un proyecto que se estanca o se completa, y un acuerdo que sigue abierto o se cierra.

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