วิธีเขียนอีเมลติดตามผล: คู่มือที่นำไปใช้ได้จริง

หากคุณต้องตามทวงใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ขอข้อเสนอแนะ หรือเตือนใครสักคนเกี่ยวกับกำหนดเวลาอย่างทันท่วงที คุณจะต้องเขียนอีเมลติดตามผล อีเมลติดตามผลที่เขียนมาอย่างดีนั้นทรงพลัง ช่วยให้งานเดินหน้าต่อ สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้ร่วมงาน ประหยัดเวลา ปิดการขาย และยังช่วยให้กระแสเงินสดดีขึ้น แต่การหาถ้อยคำที่ตรงกับสิ่งที่ต้องการจะสื่อก็อาจเป็นเรื่องยากมากเช่นกัน

ในบล็อกนี้ เราจะช่วยคุณเขียนอีเมลติดตามผลที่ช่วยให้คุณสื่อสารสิ่งที่ต้องการได้อย่างชัดเจน และทำให้ผู้รับตอบกลับก่อนที่โครงการจะล่าช้าออกไป

เราจะพูดถึงอีเมลติดตามผล 6 ประเภทที่พบบ่อยที่สุด พร้อมเคล็ดลับว่าเมื่อใดควรส่งและเทมเพลตที่คุณคัดลอกไปใช้ได้ รวมถึงหลักการเขียนอีเมลติดตามผลให้ได้ผลดียิ่งขึ้นสำหรับทุกสถานการณ์ในที่ทำงาน

อีเมลติดตามผล 6 ประเภทที่พบบ่อย

อีเมลติดตามผลมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ในแต่ละสถานการณ์ เราได้ระบุเวลาที่ควรส่งและเทมเพลตที่คุณปรับใช้กับข้อความของคุณเองได้

การเตือนความจำ

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการชำระเงินที่กำลังจะถึง การประชุมใหญ่ที่สำคัญ หรือผลงานที่ต้องส่งซึ่งจะส่งผลกระทบต่อเนื่องหากไม่ส่งตรงเวลา อีเมลเตือนความจำช่วยให้งานดำเนินไปตามแผนได้ ความท้าทายคือจะเขียนอย่างไรให้กระตุ้นให้เกิดการลงมือทำโดยไม่ดูเป็นการเร่งเร้าเกินไป ซึ่งทำได้โดย

• ใช้น้ำเสียงที่เข้าใจและเปิดกว้าง
• ตอบกลับในเธรดเดิม หรือปูบริบทสักหนึ่งถึงสองประโยค
• ระบุวันที่ที่กำลังจะถึงอย่างชัดเจน
• เปิดโอกาสให้ผู้อ่านขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้

เวลาที่ควรส่ง: ล่วงหน้าสองสามวันหรือมากกว่า

เทมเพลต:

การขอข้อมูล

คุณส่งอีเมลที่ละเอียด ชัดเจน และใส่ใจไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับจากผู้รับ และตอนนี้เรื่องนี้กำลังทำให้การตัดสินใจล่าช้า หรือทำให้กำหนดเวลาต้องเลื่อนออกไป

คุณจะส่งอีเมลติดตามผลหลังไม่ได้รับการตอบกลับอย่างไร โดยไม่ต้องขอโทษมากเกินไปอย่าง “ขอโทษที่รบกวนนะ แค่อยากสอบถามว่า…” หรือใช้ภาษาที่ประชดประชันอย่าง “ตามอีเมลฉบับล่าสุดของฉัน…”

นี่คือเคล็ดลับบางส่วน:

• เปิดทางให้ผู้อ่านถอยออกได้ง่าย ๆ ตั้งแต่ต้นอย่าง “ฉันรู้ว่าช่วงนี้คุณงานยุ่ง”
• ระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการอะไร
• อธิบายผลกระทบที่ตามมาของความล่าช้า
• ทำให้ขั้นตอนถัดไปง่ายสำหรับผู้อ่าน เช่น “กรุณาตอบกลับเพื่อยืนยัน” “คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อจอง”

เวลาที่ควรส่ง: 1-2 วันทำการหลังวันครบกำหนด

เทมเพลต:

หัวเรื่อง: ติดตามผล: [ระบุใบแจ้งหนี้/เอกสาร/ผลงานที่ต้องส่งที่นี่] ยังต้องได้รับ

สวัสดี [Name]

ฉันรู้ว่างานนี้เป็นเพียงหนึ่งในหลายรายการในลิสต์สิ่งที่ต้องทำของคุณ แต่ฉันอยากขอความเห็นของคุณเกี่ยวกับ [ระบุใบแจ้งหนี้/เอกสาร/ผลงานที่ต้องส่งที่นี่]

เรื่องนี้ต้องการความสนใจเร่งด่วนจากคุณ เพราะความล่าช้าในขั้นตอนนี้จะส่งผลต่อ [ระบุผลกระทบที่ตามมาที่นี่] และเราจะต้องเลื่อน [ระบุวันเปิดตัว / ไทม์ไลน์โครงการ / ขั้นตอนถัดไปของงานที่นี่] ออกไป

ฉันแนบลิงก์ไว้ที่นี่เพื่อ [อัปโหลดไฟล์ / ยืนยันโดยตรง] แต่หากมีสิ่งอื่นที่ฉันช่วยให้เรื่องนี้เดินหน้าได้ โปรดบอกฉันด้วย

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

[ตำแหน่งของคุณ]

[ธุรกิจของคุณ]

สรุปการประชุม

การส่งรายงานการประชุมหรือสรุปการสนทนาให้กับผู้ขาย พันธมิตร หรือนักลงทุน หลังการประชุมที่ได้ผล จะเกิดผลลัพธ์สำคัญสองประการที่ทำให้งานเดินไปตามแผน นั่นคือการบันทึกการตัดสินใจที่คุณทำไว้ และการทำให้ขั้นตอนถัดไปที่จำเป็นชัดเจนขึ้น

ในการเขียนสรุปการประชุมที่มีประโยชน์ อย่าลืม:

• เตือนผู้รับถึงประเด็นหลักที่ได้พูดคุยกัน
• ยืนยันการตัดสินใจสำคัญที่ได้ทำไป
• ระบุขั้นตอนถัดไปและการติดตามผลที่ต้องกำหนดนัดหมาย

เวลาที่ควรส่ง: ภายใน 24 ชั่วโมง ขณะที่การตัดสินใจจากการประชุมยังใหม่ เพื่อให้ข้อความอ่านแล้วรู้สึกเหมือนเป็นการตอกย้ำ หากคุณระบุขั้นตอนถัดไปไว้ในฉบับนี้ ให้ส่งอีเมลติดตามผลอีกครั้งในหนึ่งสัปดาห์

เทมเพลต:

หัวเรื่อง: ขั้นตอนถัดไปจากการประชุมวันที่ [ระบุวันที่ที่นี่] เรื่อง [ระบุหัวข้อที่นี่]

สวัสดีทุกคน

สืบเนื่องจากการประชุมที่กำหนดขึ้นเพื่อหารือเรื่อง [หัวข้อพร้อมบริบทเพิ่มเติม] ขอสรุปไว้ด้านล่างนี้:

[ระบุการตัดสินใจสำคัญข้อ 1 ที่นี่]

[ระบุการตัดสินใจสำคัญข้อ 2 ที่นี่]

[ระบุการตัดสินใจสำคัญข้อ 3 ที่นี่]

การดำเนินการถัดไป:

[ระบุชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องที่นี่] เพื่อทำ [ระบุงานที่เฉพาะเจาะจงที่นี่] ให้เสร็จภายใน [กำหนดเส้นตายที่นี่]

ระบุชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องที่นี่] เพื่อทำ [ระบุงานที่เฉพาะเจาะจงที่นี่] ให้เสร็จภายใน [กำหนดเส้นตายที่นี่]

ระบุชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องที่นี่] เพื่อทำ [ระบุงานที่เฉพาะเจาะจงที่นี่] ให้เสร็จภายใน [กำหนดเส้นตายที่นี่]

จะติดตามความคืบหน้าภายในสัปดาห์นี้เพื่อตรวจสอบสถานะของแต่ละงาน และจะคอยเฝ้าดูเธรดนี้สำหรับคำถามติดตามผล การประชุมครั้งต่อไปของโปรเจกต์นี้จะมีขึ้นใน [ระบุวันที่ที่นี่]

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

[ตำแหน่งของคุณ]

[ธุรกิจของคุณ]

อัปเดตสถานะ

คุณเคยอยากส่งอีเมลแบบนี้มาก่อน อาจเป็นตอนที่คุณมอบหมายโปรเจกต์ให้ผู้รับเหมาหรือสั่งซื้อสินค้ากับซัพพลายเออร์ แล้วอยากถามว่า “เรายังอยู่ในเส้นทางที่จะทำตามกำหนดและบรรลุเป้าหมายของเราใช่ไหม” เพื่อจะได้เตรียมรับมือกับความล่าช้าหรืออุปสรรคของโปรเจกต์

การเขียนอีเมลขออัปเดตสถานะเป็นงานที่ต้องประณีต หากถามขออัปเดตสถานะหนักแน่นเกินไป อาจอ่านได้เหมือนเป็นการกล่าวหา แต่ถ้าถามเบาเกินไป คุณอาจพลาดกำหนดส่ง

การเขียนอีเมลอัปเดตสถานะ อย่าลืมว่า:

• บอกจุดประสงค์ของอีเมลตั้งแต่ต้น
• กล่าวถึงสิ่งที่คุณช่วยสนับสนุนผู้รับได้
• ระบุกำหนดส่งหรือเป้าหมายที่ตกลงกันไว้ว่าจะทำให้สำเร็จ

เวลาที่ควรส่ง: 2-3 วันทำการหลังจากจุดตรวจสอบที่นัดหมายไว้ครั้งสุดท้ายหรือวันที่คาดว่าจะส่งผ่านไปแล้ว

เทมเพลต:

การติดต่อสมาชิกในเครือข่ายของคุณ

คุณรู้ว่าเครือข่ายของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานเก่าหรือคนในวงการเดียวกัน สามารถเปิดประตูใหม่ให้ธุรกิจได้ แต่คุณขาดการติดต่อกันไปแล้ว และไม่รู้จะเริ่มบทสนทนาอีกครั้งอย่างไรโดยไม่ให้รู้สึกฝืน รู้สึกเหมือนเป็นธุรกรรม หรือเหมือนคุณติดต่อมาเพียงเพราะกำลังมีเรื่องต้องการความช่วยเหลือ

แต่จะเขียนอีเมลที่สื่อทั้ง “ดีใจจริง ๆ ที่ได้กลับมาติดต่อกันอีกครั้ง” และ “เห็นว่าตอนนี้คุณสามารถซื้อสินค้าจากเราได้” ได้อย่างไร หากเน้นเรื่องโอกาสมากเกินไป อาจอ่านได้ว่าเห็นแก่ประโยชน์ตัวเอง แต่ถ้าเน้นเบาเกินไป อาจทำให้ไม่ชัดเจนว่าส่งอีเมลมาหาเราเพื่ออะไรตั้งแต่แรก

ก่อนเขียนอีเมลประเภทนี้ อย่าลืมว่า:

• เริ่มจากความสัมพันธ์ โดยอ้างอิงถึงเรื่องเฉพาะเจาะจงจากอดีตที่เคยมีร่วมกัน แล้วกล่าวถึงโอกาสนั้นแบบเบา ๆ
• เปิดทางให้พวกเขาตอบกลับได้ง่าย ๆ ไม่กดดัน เช่น โทรศัพท์ ดื่มกาแฟ หรือตอบกลับสั้น ๆ

เวลาที่ควรส่ง: เมื่อคุณพบโอกาสเฉพาะเจาะจงที่ผู้ติดต่อของคุณอาจอยากมีส่วนร่วมและได้รับประโยชน์ด้วย

เทมเพลต:

หัวเรื่อง: เห็น [อ้างอิงถึงอัปเดตที่เฉพาะเจาะจง] แล้วนึกถึงคุณ

สวัสดี [Name]

เพิ่งเห็นว่าคุณ [ระบุข่าวใหม่ที่เป็นเรื่องจริงที่นี่] และดีใจมากที่เห็นคุณประสบความสำเร็จใน [ระบุความสำเร็จที่เฉพาะเจาะจงที่นี่] ยินดีด้วย!

ทีมของเราที่ [เตือนผู้รับว่าคุณเป็นใครและธุรกิจของคุณทำอะไรที่นี่] กำลังทำงานกับบางสิ่งบางอย่างที่คิดว่าคุณอาจสนใจ เรากำลัง [ระบุสั้น ๆ ว่าสิ่งนั้นคืออะไรที่นี่]

หากคุณคิดว่าเหมาะสมและสนใจอยากฟังรายละเอียดเพิ่มเติม ยินดีเล่าให้คุณฟังมากขึ้น [ระบุทางเลือกในการติดต่อที่ไม่กดดันที่นี่] ในไม่ช้า

ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม ขอยินดีด้วยอีกครั้ง เราดีใจไปกับคุณด้วย

ด้วยความนับถือ

[ชื่อ]

[ตำแหน่งของคุณ]

[ธุรกิจของคุณ]

การกล่าวขอบคุณใครสักคน

เป็นเรื่องง่ายที่จะมองอีเมลขอบคุณเป็นเพียงพิธีการ แต่ถ้าเขียนได้ดี ก็ทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าตัวเองมีคุณค่า และมีแนวโน้มจะช่วยเหลือคุณอีกครั้ง

ลูกค้าที่แนะนำงานใหม่มาให้คุณมีแนวโน้มจะช่วยแบบนั้นซ้ำอีกหากคุณขอบคุณอย่างจริงใจ เช่นเดียวกันกับซัพพลายเออร์ที่เร่งจัดการออเดอร์ให้คุณภายใต้ความกดดัน หรือเพื่อนร่วมงานที่ทุ่มเททำงานหนักในโปรเจกต์ที่ทำร่วมกัน

ก่อนเขียนอีเมลประเภทนี้ อย่าลืมว่า:

• ระบุให้ชัดเจนว่าพวกเขาทำอะไรให้คุณ และสิ่งนั้นมีความหมายต่อคุณหรือธุรกิจของคุณอย่างไร แทนที่จะพูดกว้าง ๆ ว่า “ขอบคุณสำหรับทุกอย่าง”
• เขียนให้สั้น เพื่อไม่ให้รู้สึกว่าคุณกำลังหาทางขอความช่วยเหลืออีกรอบ
• อย่าแนบคำขอใหม่เข้าไป เพราะจะลดทอนความจริงใจของคำขอบคุณลง หากเหมาะสม ให้เสนอตอบแทนความช่วยเหลือตอนลงท้ายจดหมายแทน

เวลาที่ควรส่ง: เมื่อเรื่องยังสดใหม่ และเมื่อวัดผลกระทบที่ชัดเจนจากสิ่งที่พวกเขาทำให้คุณได้ บางครั้งก็ทันทีหลังการติดต่อกัน บางครั้งก็หนึ่งหรือสองวันถัดมา

หัวเรื่อง: ขอบคุณสำหรับ [สิ่งที่เฉพาะเจาะจง]

สวัสดี [Name]

แค่อยากขอบคุณสำหรับ [สิ่งที่พวกเขาทำให้เฉพาะเจาะจง] มันสร้างความแตกต่างได้จริง ๆ กับ [สิ่งที่มันช่วยให้เกิดขึ้น เช่น ประหยัดเวลา หลีกเลี่ยงความผิดพลาด ทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน]

[หากนี่ไม่ใช่ความช่วยเหลือครั้งเดียว ให้ระบุออกมาให้ชัดเจน เช่น “ตอนนี้คุณเร่งแก้ปัญหาให้เราได้เร็วมากว่าหนึ่งครั้งแล้ว และเราไม่ได้มองข้ามเรื่องนี้”]

บอกเราได้เสมอหากมีอะไรที่เราพอจะตอบแทนคุณได้

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

[ตำแหน่งของคุณ]

[ธุรกิจของคุณ]

การส่งอีเมลติดตามผลที่ชวนให้ตอบกลับ

การทำตามคำแนะนำในบล็อกนี้ไม่ได้รับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับ แต่สาเหตุทั่วไปที่ทำให้อีเมลไม่ได้รับการตอบคือ คำขอไม่ชัดเจน ไม่มีขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน หรือข้อความไปถึงตอนที่ผู้รับกำลังจมอยู่กับกล่องขาเข้าเกินกว่าจะจัดการไหว อีเมลติดตามผลที่เฉพาะเจาะจง จังหวะเหมาะ และทำให้ผู้อ่านลงมือได้ง่าย จะช่วยให้ผู้รับตอบกลับได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องย้อนกลับไปอ่านเธรดเพื่อหาว่าจริง ๆ แล้วคุณต้องการอะไรจากพวกเขา

นั่นคือปัจจัยที่คุณควบคุมได้ผ่านวิธีการเขียนอีเมล แต่ยังมีอีกอย่างที่ต้องคิด คือ จังหวะที่อีเมลไปถึง Proton Mail ช่วยให้คุณตั้งเวลาส่งอีเมลธุรกิจติดตามผลได้ด้วย ตั้งเวลาส่ง คุณสามารถส่งอีเมลไปยังกล่องขาเข้าของผู้รับในเวลาที่กำหนด เพื่อให้ไปถึงตอนที่พวกเขามีแนวโน้มจะตอบกลับมากที่สุด

นั่นอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้ากับที่จ่ายทันที โปรเจกต์ที่หยุดชะงักกับที่เสร็จสมบูรณ์ และดีลที่ยังเปิดอยู่กับที่ปิดไปแล้ว

ลองใช้ Proton Mail สำหรับธุรกิจ

ลงทะเบียนใช้โดเมนอีเมลที่กำหนดเอง