Hvis du må purre på en ubetalt faktura, få en tilbakemelding eller gi noen et vennlig dytt om en frist, trenger du å skrive en oppfølgings-e-post. En godt utformet oppfølgings-e-post er kraftfull. Den kan holde arbeidet i gang, bygge sterke relasjoner til samarbeidspartnere, spare tid, lukke avtaler og til og med forbedre kontantstrømmen. Men det kan også være så vanskelig å finne de riktige ordene for å uttrykke det du mener.
I denne bloggen hjelper vi deg med å skrive den typen oppfølgings-e-post som gjør at du formidler budskapet ditt tydelig og får mottakeren til å svare før prosjekter blir forsinket.
Vi går gjennom de seks vanligste typene oppfølgings-e-post (med tips om når du bør sende dem og maler du kan kopiere) og gir deg reglene for å skrive en mer effektiv oppfølgings-e-post i enhver situasjon på jobben.
Seks vanlige typer oppfølgings-e-poster
Oppfølgings-e-poster har ulike formål. For hvert scenario har vi listet opp når du bør sende den, og en mal du kan tilpasse til din egen melding.
Påminnelser
Enten det gjelder en kommende betaling, et viktig allmøte eller en leveranse som får følger hvis den ikke sendes inn i tide, kan en påminnelses-e-post holde arbeidet på sporet. Utfordringen er å skrive den slik at den inspirerer til handling, uten å virke påtrengende. Slik gjør du det:
- Bruk en empatisk og åpen tone
- Svar i en eksisterende tråd eller gi litt kontekst i én eller to setninger
- Oppgi den kommende datoen tydelig
- Gi leseren mulighet til å be om mer støtte
Når bør du sende: Et par dager (eller mer) i forveien.
Mal:
Emne: Påminnelse: Din [sett inn navnet på fakturaen/møtetemaet her] nærmer seg [oppgi fristen her]
Hei [navn],
Takk for at du deltok i [gi kontekst her].
Jeg ville bare ta kontakt for å minne deg vennlig om at [sett inn navnet på fakturaen/møtetemaet her] nærmer seg. Fristen er [oppgi fristen her].
Hvis det er noe vi kan gjøre for å støtte deg, er det bare å ta kontakt.
Med vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Forespørsler om informasjon
Du har allerede sendt en e-post som var detaljert, tydelig og omtenksom. Men du har ikke hørt noe fra mottakeren, og nå holder det opp en beslutning eller forsinker en frist.
Hvordan sender du en oppfølgings-e-post etter et uteblitt svar uten å unnskylde deg for mye («Beklager at jeg maser, ville bare sjekke …») eller bruke passiv-aggressivt språk («Som nevnt i min forrige e-post …»)?
Her er noen tips:
- Gi leseren en enkel «utvei» med en gang («Jeg vet det er en hektisk periode»)
- Si tydelig hvilken handling du trenger at leseren utfører
- Beskriv hvilke konsekvenser en forsinkelse får videre
- Gjør neste steg enkelt for leseren («Vennligst svar for å bekrefte», «Klikk på denne lenken for å bestille»)
Når bør du sende: 1-2 virkedager etter forfallsdatoen.
Mal:
Emne: Oppfølging: [sett inn navnet på fakturaen/dokumentet/leveransen her] trengs fortsatt
Hei [navn],
Jeg vet at denne oppgaven bare er én av mange på gjøremålslisten din, men jeg ville gjerne be om innspillet ditt til [sett inn navnet på fakturaen/dokumentet/leveransen her].
Dette krever din umiddelbare oppmerksomhet, fordi en forsinkelse på dette stadiet vil påvirke [nevn konsekvensene videre her], og vi må utsette [nevn lanseringsdatoen / prosjekttidslinjen / neste fase av arbeidet her].
Jeg har lagt inn en lenke her for å [laste opp filen / bekrefte direkte], men si gjerne fra hvis det er noe annet jeg kan gjøre for å få dette i havn.
Med vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Møteoppsummeringer
Å sende møtereferat eller en oppsummering av en samtale til en leverandør, partner eller investor etter et produktivt møte oppnår to viktige ting som holder arbeidet på sporet: det dokumenterer beslutningene du tok, og tydeliggjør de nødvendige neste stegene.
For å skrive en nyttig møteoppsummering, ikke glem å:
- Minn mottakerne på hovedpunktene som ble dekket
- Bekreft viktige beslutninger som ble tatt
- Oppgi neste steg og oppfølginger som må planlegges
Når bør du sende: Innen 24 timer, mens beslutningene fra møtet fortsatt er ferske, slik at meldingen leses som en forsterkning. Hvis du skisserer et neste steg her, sender du en ny oppfølgings-e-post om en uke.
Mal:
Emne: Neste steg fra møtet [nevn datoen her] om [nevn temaet her]
Hei alle sammen,
I forlengelsen av møtet som ble satt opp for å diskutere [tema med mer kontekst], legger jeg ved en oppsummering nedenfor:
[Nevn viktig beslutning 1 her]
[Nevn viktig beslutning 2 her]
[Nevn viktig beslutning 3 her]
Neste handlinger:
[Navngi den relevante interessenten her] skal fullføre [navngi den konkrete oppgaven her] innen [sett en frist her].
Navngi den relevante interessenten her] skal fullføre [navngi den konkrete oppgaven her] innen [sett en frist her].
Navngi den relevante interessenten her] skal fullføre [navngi den konkrete oppgaven her] innen [sett en frist her].
Jeg sjekker inn i løpet av uken for å se på statusen til hver oppgave, og jeg følger med på denne tråden for eventuelle oppfølgingsspørsmål. Neste møte i dette prosjektet er [ta med datoen her].
Med vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Statusoppdateringer
Du har hatt lyst til å sende denne typen e-post før. Kanskje da du delegerte et prosjekt til en leverandør eller la inn en bestilling hos en underleverandør, og hadde lyst til å spørre: «Er vi fortsatt i rute til å nå målene våre etter planen?» slik at du kunne forberede deg på forsinkelser eller små problemer i prosjektet.
Å skrive en e-post med forespørsel om status er en krevende øvelse. Spør du for direkte om en statusoppdatering, kan det oppfattes som en anklage. Spør du for forsiktig, kan du miste fristen.
Når du skal skrive en e-post med statusoppdatering, husk å:
- Si tidlig hva hensikten med e-posten er
- Nevn hva du kan gjøre for å støtte mottakeren
- Ta med fristen eller målet dere har blitt enige om å nå
Når du bør sende: 2-3 virkedager etter at siste avtalte sjekkpunkt eller forventede leveringsdato har passert.
Mal:
Emne: En rask sjekk på [nevn prosjektnavnet her]
Hei [navn],
Vi har bare [nevn antall dager til fristen her] igjen, og jeg vil forsikre meg om at vi har alt på plass for å nå den. Kan du gi oss en oppdatering på hvordan teamet ditt ligger an?
Hvis du ønsker hjelp [nevn konkrete måter du kan støtte mottakeren på her], gi oss beskjed. Vi støtter gjerne på alle måter som er nødvendige.
Som du allerede vet, [ta med fristen eller målet her], og jeg vil forsikre meg om at du har alt du trenger fra oss for å nå det.
Takk for innsatsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Å ta kontakt med noen i nettverket ditt
Du vet at nettverket ditt, tidligere kolleger og andre i bransjen, kan åpne nye dører for virksomheten din. Men dere har mistet kontakten, og du vet ikke hvordan du skal gjenoppta samtalen uten at det virker påtatt, transaksjonelt eller som om du bare tar kontakt fordi du trenger noe.
Men hvordan skriver du en e-post som både sier «jeg er oppriktig glad for å ta opp kontakten igjen» og «jeg har lagt merke til at du nå kan kjøpe fra meg»? Lener du deg for hardt inn mot muligheten, kan det oppfattes som opportunistisk, men er du for forsiktig, blir det uklart hvorfor du i det hele tatt sendte e-posten.
Før du skriver denne typen e-post, husk:
- Åpne med relasjonen ved å vise til noe konkret fra historien dere har sammen. Nevn muligheten i en forsiktig bisetning
- Gi dem en enkel og lavmælt måte å svare på (en telefon, en kaffe, et kjapt svar)
Når du bør sende: Når du har identifisert en konkret mulighet som kontakten din kan ha lyst til å bidra til og dra nytte av.
Mal:
Emne: Så [vis til den konkrete oppdateringen] og tenkte på deg
Hei [navn],
Jeg så nettopp at du har [nevn den konkrete nyheten her], og jeg er så glad for å se at du lykkes med [legg til den konkrete bragden her]. Gratulerer!
Teamet mitt i [minn mottakeren på hvem du er og hva virksomheten din gjør her] jobber med noe jeg tror du kan være interessert i. Vi [nevn kort hva det er her].
Hvis du synes dette passer, og har lyst til å høre mer, forteller jeg deg gjerne mer [gi dem alternativer for lavmælte måter å ta kontakt på her] snarest.
Uansett – gratulerer igjen! Vi er kjempeglade på dine vegne.
Vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Å takke noen
Det er lett å behandle takke-e-poster som en formalitet, men en godt skrevet e-post kan få leseren til å føle seg verdsatt – og mer tilbøyelig til å hjelpe deg igjen.
En kunde som tipser deg om nye oppdrag, gjør det sannsynligvis igjen hvis du takker oppriktig. Det samme gjelder en leverandør som har snudd en bestilling raskt for deg under press, eller en kollega som har lagt ned en solid innsats i et felles prosjekt.
Før du skriver denne typen e-post, husk:
- Nevn det konkrete de har gjort for deg, og hva det betydde for deg eller virksomheten din, i stedet for et generelt «takk for alt»
- Hold det kort, så det ikke virker som om du er ute etter en ny tjeneste
- Ikke legg ved en ny forespørsel: det svekker oppriktigheten i takken. Tilby heller å gjengjelde tjenesten der det passer, når du avslutter
Når du bør sende: Når øyeblikket er ferskt, og når du kan måle den konkrete effekten av det de har gjort for deg. Noen ganger er det rett etter samhandlingen, andre ganger en dag eller to senere.
Emne: Takk for [konkret ting]
Hei [navn],
Ville bare si takk for [det konkrete de har gjort]. Det gjorde en reell forskjell for [hva det muliggjorde: spart tid, unngått en feil, holdt ting i rute osv.].
[Hvis dette ikke er en engangstjeneste, nevn det eksplisitt: «Du har snudd ting raskt for oss mer enn én gang nå, og det går ikke upåaktet hen.»]
Si fra hvis det noen gang er noe jeg kan gjøre for deg til gjengjeld.
Med vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[Stillingstittelen din]
[Bedriften din]
Å sende en oppfølgings-e-post som inviterer til svar
Å følge rådene i denne bloggen garanterer ikke at du får svar. Men de vanligste årsakene til at e-poster blir stående ubesvart er: Forespørselen er uklar, det finnes ikke noe åpenbart neste steg, eller meldingen kommer i et øyeblikk der mottakeren er for nedgravd i innboksen til å håndtere den. En oppfølging som er konkret og godt timet, og som gjør det enkelt for leseren å handle, gjør det lettere for mottakeren å svare uten å måtte grave seg tilbake i tråden for å finne ut hva du faktisk trenger.
Dette er faktorene du selv styrer gjennom hvordan du skriver e-posten. Men det er også dette: når den lander. Proton Mail kan hjelpe deg med å planlegge oppfølgings-e-poster for bedrifter med Planlegg sending. Du kan sende e-poster til mottakerens innboks på et bestemt tidspunkt, slik at de lander når mottakeren er mest tilbøyelig til å svare.
Det kan bety forskjellen mellom en faktura som blir forsinket eller betalt umiddelbart, et prosjekt som stopper opp eller fullføres, og en avtale som er åpen eller i havn.
