Если нужно напомнить о неоплаченном счёте, получить обратную связь или вовремя подтолкнуть человека к дедлайну, без повторного электронного письма не обойтись. Грамотно составленное письмо — мощный инструмент. Оно помогает не останавливать работу, выстраивать прочные отношения с коллегами, экономить время, закрывать сделки и даже улучшать денежный поток. Но порой так трудно подобрать нужные слова, чтобы точно выразить свою мысль.
В этом блоге мы поможем написать такое повторное электронное письмо, которое позволит ясно изложить свою мысль и получить ответ от получателя, пока проекты не начали отставать от графика.
Мы разберём шесть самых распространённых типов повторных электронных писем, подскажем, когда их отправлять, дадим шаблоны, которые можно скопировать, и расскажем, как писать более эффективные письма в любой рабочей ситуации.
Шесть распространённых типов повторных электронных писем
Повторные электронные письма решают разные задачи. Для каждого случая мы указали, когда отправлять письмо, и привели шаблон, который можно адаптировать под своё сообщение.
Напоминания
Идёт ли речь о предстоящем платеже, важном общем собрании или результате работы, задержка которого потянет за собой другие задачи, электронное письмо с напоминанием поможет держать дела под контролем. Задача в том, чтобы написать его так, чтобы оно побуждало к действию, но не выглядело навязчивым. Для этого:
- используйте доброжелательный и открытый тон
- отвечайте в уже существующей цепочке писем или задайте контекст одним-двумя предложениями
- чётко указывайте предстоящую дату
- дайте читателю возможность попросить о дополнительной поддержке
Когда отправлять: за пару дней или раньше.
Шаблон:
Тема: Напоминание: срок по [укажите здесь счёт или тему встречи] наступает [укажите здесь срок]
[Имя], здравствуйте!
Спасибо за участие в [укажите здесь контекст].
Хочу напомнить, что срок по [укажите здесь счёт или тему встречи] уже близко. Завершить нужно до [укажите здесь срок].
Если нужна наша поддержка, просто напишите нам.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Запросы информации
Вы уже отправили подробное, понятное и тактичное письмо. Но получатель не ответил, и теперь из-за этого задерживается решение или срывается срок.
Как отправить повторное электронное письмо, если ответа так и нет, не рассыпаясь в извинениях («Извините за беспокойство, просто хочу уточнить…») и не прибегая к пассивной агрессии («Как уже указано в моём предыдущем письме…»)?
Вот несколько советов:
- сразу дайте читателю возможность легко отказаться («Понимаю, что сейчас у вас много дел»)
- чётко скажите, какие действия нужны от читателя
- опишите, к каким последствиям приведёт задержка
- упростите читателю следующий шаг («Ответьте, чтобы подтвердить», «Перейдите по ссылке, чтобы записаться»)
Когда отправлять: через 1–2 рабочих дня после наступления срока.
Шаблон:
Тема: Напоминаю: [укажите здесь счёт, документ или результат работы] всё ещё требуется
[Имя], здравствуйте!
Понимаю, что это лишь одна из многих задач в вашем списке дел, но хотелось бы получить ваши комментарии по [укажите здесь счёт, документ или результат работы].
Это требует вашего срочного внимания: задержка на этом этапе повлияет на [укажите здесь последствия] и нам придётся перенести [укажите здесь дату запуска, сроки проекта или следующий этап работы].
Ниже есть ссылка, чтобы [загрузить файл или подтвердить напрямую], но дайте знать, если можно что-то ещё сделать, чтобы сдвинуть дело с места.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Итоги встреч
Если после продуктивной встречи отправить протокол встречи или краткое резюме разговора поставщику, партнёру или инвестору, вы решите две важные задачи, которые помогают держать работу под контролем: зафиксируете принятые решения и проясните необходимые следующие шаги.
Чтобы итоги встречи принесли пользу, не забудьте:
- напомнить получателям об основных обсуждавшихся моментах
- подтвердить ключевые принятые решения
- указать следующие шаги и дальнейшие действия, которые нужно запланировать
Когда отправлять: в течение 24 часов, пока решения, принятые на встрече, ещё свежи, чтобы письмо воспринималось как закрепление договорённостей. Если здесь указан следующий шаг, отправьте ещё одно повторное письмо через неделю.
Шаблон:
Тема: Следующие шаги после встречи [укажите здесь дату] по теме [укажите здесь тему]
Здравствуйте, коллеги,
После встречи, где обсуждалась [укажите здесь тему и контекст], ниже привожу краткое резюме:
[Укажите здесь ключевое решение 1]
[Укажите здесь ключевое решение 2]
[Укажите здесь ключевое решение 3]
Следующие действия:
[Укажите здесь ответственного] — завершить [укажите конкретную задачу] к [укажите срок].
Укажите здесь ответственного] — завершить [укажите конкретную задачу] к [укажите срок].
Укажите здесь ответственного] — завершить [укажите конкретную задачу] к [укажите срок].
В течение недели я проверю статус каждой задачи и буду вести мониторинг этой цепочки на случай дополнительных вопросов. Следующая встреча по проекту состоится [укажите дату].
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Обновления о статусе
Возможно, вам уже хотелось отправить такое электронное письмо. Например, когда вы передавали проект подрядчику или размещали заказ у поставщика и хотели спросить: «Мы по-прежнему укладываемся в график и успеем достичь целей?» — чтобы подготовиться к задержкам или сбоям в проекте.
Написать электронное письмо с запросом статуса — дело тонкое. Если спросить о статусе слишком настойчиво, это прозвучит как обвинение. А если слишком мягко — можно пропустить срок.
При написании письма с обновлением статуса помните:
- Обозначьте цель письма в начале.
- Упомяните, чем вы можете поддержать получателя.
- Укажите срок или цель, которых вы договорились достичь.
Когда отправлять: через 2–3 рабочих дня после того, как прошла последняя согласованная контрольная точка или ожидаемая дата поставки.
Шаблон:
Тема: короткий запрос о статусе проекта [укажите название проекта]
Здравствуйте, [Имя],
До срока осталось всего [укажите количество дней до дедлайна], и хочется убедиться, что у нас всё готово, чтобы его соблюсти. Расскажите, как продвигается работа вашей команды?
Если вам нужна помощь [укажите, чем именно вы можете помочь получателю], дайте знать. Мы готовы помочь любым необходимым образом.
Как вы уже знаете, [укажите срок или цель], и хочу убедиться, что у вас есть всё необходимое с нашей стороны, чтобы этого достичь.
Спасибо за ваши усилия,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Обращение к контакту из вашей сети
Вы знаете, что ваша сеть — бывшие коллеги и партнёры — может открыть новые двери для бизнеса. Но связь потеряна, и неясно, как возобновить цепочку писем, чтобы это не выглядело натянутым, корыстным или будто вы пишете только потому, что вам что-то нужно.
Но как написать письмо, которое одновременно говорит и «искренне радуюсь возобновлению общения», и «вижу, что теперь вы можете покупать у меня»? Слишком сильный акцент на возможности выглядит как корысть, а слишком мягкий — и непонятно, зачем вообще было писать.
Прежде чем писать такое письмо, помните:
- Начните с отношений — вспомните что-то конкретное из вашей общей истории. О возможности упомяните мягко.
- Предложите простой и ненавязчивый способ ответить: звонок, кофе, короткий ответ.
Когда отправлять: когда нашлась конкретная возможность, в которой вашему контакту будет интересно поучаствовать и что-то получить.
Шаблон:
Тема: [укажите конкретное обновление] напомнило о вас
[Имя], здравствуйте!
Узнав, что вы [укажите настоящий повод], искренне радуюсь вашему успеху в [укажите конкретное достижение]. Поздравляю!
Моя команда в [напомните получателю, кто вы и чем занимается ваш бизнес] работает над одним проектом, который, как мне кажется, вас заинтересует. Мы [кратко укажите, что это за проект].
Если вам это подходит и хочется узнать больше, с радостью расскажу подробнее [предложите ненавязчивые способы связаться] в ближайшее время.
Как бы то ни было, ещё раз поздравляю! Мы искренне за вас рады.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Благодарность
Письма с благодарностью легко воспринимать как формальность, но хорошо написанное письмо даёт читателю почувствовать себя ценным и повышает шансы, что он поможет снова.
Клиент, который рекомендует вас и приводит новых заказчиков, охотнее сделает это снова, если его искренне поблагодарить. То же касается поставщика, который под давлением сроков выручил вас с заказом, или коллеги, который много потрудился над общим проектом.
Прежде чем писать такое письмо, помните:
- Назовите конкретное, что они для вас сделали, и что это значило для вас или вашего бизнеса, а не ограничивайтесь общим «спасибо за всё».
- Будьте кратки, чтобы это не выглядело как попытка выпросить новую услугу.
- Не добавляйте новую просьбу: это обесценит искренность благодарности. Вместо этого, где уместно, предложите ответную услугу в конце письма.
Когда отправлять: пока впечатление свежо и можно оценить конкретный эффект от того, что для вас сделали. Иногда это сразу после взаимодействия, иногда — через день или два.
Тема: спасибо за [конкретное]
[Имя], здравствуйте!
Хочу просто поблагодарить за [конкретное, что они сделали]. Это реально помогло: [что именно — сэкономило время, помогло избежать ошибки, не дало сбиться с графика и так далее].
[Если это не разовая услуга, отметьте это отдельно: «Вы уже не раз выручали нас в сжатые сроки, и это не остаётся незамеченным».]
Дайте знать, если я когда-нибудь смогу сделать что-то для вас в ответ.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Ваша компания]
Отправка письма-напоминания с приглашением к ответу
Советы из этого блога не гарантируют ответ. Но обычно электронные письма остаются без ответа по нескольким причинам: просьба сформулирована неясно, нет очевидного следующего шага или сообщение приходит в момент, когда получатель слишком загружен в своём почтовом ящике, чтобы им заняться. Конкретное и своевременное напоминание, которое упрощает читателю действие, помогает получателю ответить, не перерывая всю цепочку, чтобы понять, что от него вообще нужно.
Это факторы, которыми вы управляете, когда пишете письмо. Но есть ещё один — момент, когда оно дойдёт. Proton Mail помогает планировать отправку деловых писем с помощью функции Запланированная отправка. Вы можете указать конкретное время, когда письмо попадёт в почтовый ящик получателя, чтобы оно пришло в момент, когда он с наибольшей вероятностью ответит.
А это может означать разницу между счётом, который задержат или оплатят сразу, проектом, который заглохнет или будет завершён, и сделкой, которая закроется или нет.
