Se precisar de cobrar uma fatura por pagar, obter comentários ou dar um empurrão atempado a alguém sobre um prazo, terá de escrever um e-mail de acompanhamento. Um e-mail de acompanhamento bem redigido é poderoso. Pode manter o trabalho a avançar, criar relações sólidas com colaboradores, poupar tempo, fechar negócios e até melhorar o fluxo de caixa. Mas também pode ser muito difícil encontrar as palavras certas para expressar o que quer dizer.
Neste blogue, ajudamos a escrever o tipo de e-mail de acompanhamento que ajuda a comunicar claramente o que pretende e a fazer com que o destinatário responda antes de os projetos se atrasarem.
Vamos abordar os seis tipos mais comuns de e-mail de acompanhamento, com dicas sobre quando os enviar e modelos que pode copiar, e dar-lhe as regras para escrever um e-mail de acompanhamento mais eficaz para cada situação profissional.
Seis tipos comuns de e-mails de acompanhamento
Os e-mails de acompanhamento têm objetivos diferentes. Para cada cenário, indicamos quando enviar e um modelo que pode adaptar à sua própria mensagem.
Lembretes
Quer se trate de um pagamento futuro, de uma reunião geral importante ou de um resultado a entregar que terá um efeito em cadeia se não for submetido a tempo, um e-mail de lembrete pode manter o trabalho dentro dos prazos. O desafio é escrevê-lo de forma a inspirar ação, sem parecer insistente. Para isso:
- Use um tom empático e aberto
- Responda no tópico existente ou defina algum contexto numa ou duas frases
- Indique claramente a data que se aproxima
- Dê ao leitor a oportunidade de pedir mais apoio
Quando enviar: alguns dias antes, ou mais.
Modelo:
Assunto: lembrete: a sua [nome da fatura/reunião aqui] aproxima-se a [indique o prazo aqui]
Olá [Nome],
Agradecemos a sua participação em [indique o contexto aqui].
Escrevo para lhe deixar um lembrete amigável de que [nome da fatura/reunião aqui] se aproxima rapidamente. O prazo é [indique o prazo aqui].
Se houver algo que possamos fazer para lhe dar apoio, não hesite em contactar-nos.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Pedidos de informação
Já enviou um e-mail detalhado, claro e atencioso. Mas ainda não recebeu resposta do destinatário, e isso está agora a travar uma decisão ou a atrasar um prazo.
Como enviar um e-mail de acompanhamento após a ausência de resposta sem pedir desculpa em excesso («Desculpe incomodar, só queria confirmar…») ou usar linguagem passivo-agressiva («Conforme o meu último e-mail…»)?
Eis algumas dicas:
- Dê ao leitor uma saída fácil à partida, por exemplo: «Sei que é uma altura movimentada»
- Indique claramente que ação precisa que o leitor tome
- Descreva o impacto que um atraso terá a jusante
- Facilite o passo seguinte ao leitor, como «Responda para confirmar» ou «Clique nesta ligação para marcar»
Quando enviar: 1 a 2 dias úteis após a data de vencimento.
Modelo:
Assunto: acompanhamento: [nome da fatura/documento/entrega aqui] ainda pendente
Olá [Nome],
Sei que esta tarefa é apenas uma entre muitas na sua lista de tarefas, mas queria pedir a sua opinião sobre [nome da fatura/documento/entrega aqui].
Isto requer a sua atenção urgente, porque um atraso nesta fase afetará [mencione os efeitos a jusante aqui] e teremos de adiar [mencione a data de lançamento / o cronograma do projeto / a próxima fase do trabalho aqui].
Incluí aqui uma ligação para [carregar o ficheiro / confirmar diretamente], mas diga-me se houver mais alguma coisa que possa fazer para agilizar isto.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Resumos de reuniões
Enviar atas de reunião ou um resumo da chamada a um fornecedor, parceiro ou investidor depois de uma reunião produtiva alcança dois objetivos importantes que mantêm o trabalho dentro dos prazos: registar as decisões tomadas e clarificar os passos seguintes necessários.
Para escrever um resumo de reunião útil, não se esqueça de:
- Lembre os destinatários dos pontos principais abordados
- Confirme as decisões principais tomadas
- Indique os passos seguintes e os acompanhamentos que devem ser agendados
Quando enviar: nas 24 horas seguintes, quando as decisões tomadas na reunião ainda estão frescas, para que a mensagem seja lida como um reforço. Se indicar aqui um passo seguinte, envie outro e-mail de acompanhamento dentro de uma semana.
Modelo:
Assunto: próximos passos da reunião de [mencione a data aqui] sobre [mencione o tópico aqui]
Olá a todos,
Na sequência da reunião agendada para discutir [tópico com mais contexto], incluo abaixo um resumo:
[Mencione a decisão principal 1 aqui]
[Mencione a decisão principal 2 aqui]
[Mencione a decisão principal 3 aqui]
Próximas ações:
[Indique aqui a parte interessada relevante] para concluir [indique aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].
Indique aqui a parte interessada relevante] para concluir [indique aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].
Indique aqui a parte interessada relevante] para concluir [indique aqui a tarefa específica] até [defina aqui um prazo].
Vou verificar ao longo da semana o estado de cada tarefa e vou estar atento a este tópico para quaisquer perguntas de seguimento. A próxima reunião deste projeto será a [inclua aqui a data].
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Atualizações de estado
Já quis enviar este tipo de e-mail antes. Talvez quando delegou um projeto a um prestador de serviços ou fez uma encomenda a um fornecedor e quis perguntar: «Ainda vamos a tempo de cumprir os nossos objetivos dentro do prazo?», para poder preparar-se para atrasos ou imprevistos no projeto.
Escrever um e-mail a pedir o estado de um trabalho é uma tarefa delicada. Se pedir uma atualização de estado com demasiada firmeza, pode soar a acusação. Se pedir com demasiada suavidade, pode não cumprir o prazo.
Para escrever um e-mail de atualização de estado, lembre-se de:
- Indique desde logo o objetivo do e-mail
- Refira o que pode fazer para apoiar o destinatário
- Inclua o prazo ou o objetivo que se comprometeu a cumprir
Quando enviar: 2 a 3 dias úteis depois de ter passado o último ponto de controlo acordado ou a data de entrega prevista.
Modelo:
Assunto: Verificação rápida de [indique aqui o nome do projeto]
Olá [Nome],
Faltam apenas [indique aqui o número de dias até ao prazo] e queria garantir que temos tudo pronto para o cumprir. Pode dar-nos uma atualização sobre o progresso da sua equipa?
Se precisar de ajuda [indique aqui formas específicas de apoiar o destinatário], diga-nos. Estamos aqui para ajudar em tudo o que for necessário.
Como já sabe, [inclua aqui o prazo ou o objetivo] e quero garantir que tem tudo o que precisa da nossa parte para o cumprir.
Agradecemos todo o seu empenho,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Contactar um membro da sua rede
Sabe que a sua rede, antigos colegas e pares pode abrir novas portas ao seu negócio. Mas perdeu o contacto e não sabe como retomar a conversa sem que pareça forçada, transacional ou que só está a contactar porque precisa de algo.
Mas como escrever um e-mail que diga tanto «tenho muito gosto em voltar a falar consigo» como «reparei que agora pode comprar os meus produtos»? Dar demasiada ênfase à oportunidade pode soar a oportunismo, mas dar-lhe pouca ênfase pode deixar pouco claro por que motivo escreveu o e-mail.
Antes de escrever este tipo de e-mail, lembre-se:
- Comece pelo relacionamento, referindo algo específico da vossa história em comum. Mencione a oportunidade de forma discreta
- Dê-lhes uma forma fácil e sem pressão de responder, como uma chamada, um café ou uma resposta rápida
Quando enviar: Quando identificou uma oportunidade específica para a qual o seu contacto possa querer contribuir e da qual possa beneficiar.
Modelo:
Assunto: Vi [refira a atualização específica] e lembrei-me de si
Olá [Nome],
Vi agora que [indique aqui a novidade que despoletou o contacto] e fico muito contente por ver o seu sucesso em [acrescente aqui um feito específico]. Parabéns!
A minha equipa na [recorda ao destinatário quem é e o que faz o seu negócio] está a trabalhar em algo que penso que lhe pode interessar. Estamos [refira brevemente o que é].
Se achar que faz sentido e tiver interesse em saber mais, gostaria muito de lhe contar mais [indique aqui opções de contacto sem pressão] em breve.
De qualquer forma, parabéns outra vez! Estamos muito contentes por si.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Agradecer a alguém
É fácil encarar os e-mails de agradecimento como uma mera formalidade, mas um e-mail bem escrito pode fazer com que quem o lê se sinta valorizado e mais disponível para o ajudar novamente.
Um cliente que lhe encaminha novos trabalhos tem mais probabilidades de repetir esse favor se lhe agradecer sinceramente. O mesmo se aplica a um fornecedor que, sob pressão, lhe acelerou uma encomenda, ou a um colega que se dedicou a um projeto comum.
Antes de escrever este tipo de e-mail, lembre-se:
- Refira a coisa específica que fizeram por si e o que significou para si ou para o seu negócio, em vez de um «obrigado por tudo» genérico
- Seja breve, para não parecer que está à procura de outro favor
- Não acrescente um novo pedido: isso retira sinceridade ao seu agradecimento. Em vez disso, quando for caso disso, ofereça-se para retribuir o favor ao despedir-se
Quando enviar: Quando o momento ainda está fresco e o impacto específico do que fizeram por si pode ser medido. Por vezes é logo após a interação, outras vezes um ou dois dias depois.
Assunto: Agradecimento por [coisa específica]
Olá [Nome],
Só queria agradecer [a coisa específica que fizeram]. Fez toda a diferença para [o que permitiu: poupar tempo, evitar um erro, manter tudo dentro do prazo, etc.].
[Se não se tratar de um favor pontual, refira-o especificamente: «Já nos resolveu situações difíceis mais do que uma vez e isso não passa despercebido».]
Diga-me se alguma vez houver algo que possa fazer por si em troca.
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[O seu cargo]
[A sua empresa]
Enviar um e-mail de seguimento que convida a uma resposta
Seguir os conselhos deste blogue não lhe garante uma resposta. Mas as razões habituais para os e-mails ficarem sem resposta são: o pedido não é claro, não há um passo seguinte óbvio ou a mensagem chega num momento em que o destinatário está demasiado enterrado na caixa de entrada para lhe dar atenção. Um seguimento específico, bem cronometrado e que facilite a ação de quem lê torna mais fácil para o destinatário responder sem ter de voltar a percorrer o tópico para perceber o que precisa realmente dele.
Estes são os fatores que controla pela forma como escreve o e-mail. Mas há outro: o momento em que este chega. O Proton Mail pode ajudá-lo a agendar e-mails profissionais com o Envio agendado. Pode fazer com que os e-mails cheguem à caixa de entrada do destinatário a uma hora específica, para que cheguem quando é mais provável que este responda.
Isso pode fazer a diferença entre uma fatura atrasada ou paga de imediato, um projeto parado ou concluído e um negócio em aberto ou fechado.
