Cum se scrie un e-mail de follow-up: un ghid practic

Dacă trebuie să urmăriți o factură neplătită, să primiți feedback sau să-i transmiteți cuiva un memento la timp cu privire la un termen limită, va fi nevoie să scrieți un e-mail de follow-up. Un e-mail de follow-up bine redactat este puternic. Poate ține munca în mișcare, poate construi relații solide cu colaboratorii, economisește timp, încheie tranzacții și chiar îmbunătățește fluxul de numerar. Dar poate fi și foarte greu să găsiți cuvintele potrivite pentru a exprima ceea ce doriți să spuneți.

În acest blog vă ajutăm să scrieți tipul de e-mail de follow-up care vă ajută să comunicați clar ceea ce doriți să spuneți și să obțineți un răspuns de la destinatar înainte ca proiectele să rămână în urmă.

Vom parcurge cele mai comune șase tipuri de e-mail de follow-up, cu sfaturi despre momentul potrivit pentru trimitere și șabloane pe care le puteți copia, și vă vom oferi regulile pentru a scrie un e-mail de follow-up mai eficient în orice situație de la locul de muncă.

Șase tipuri comune de e-mailuri de follow-up

E-mailurile de follow-up au scopuri diferite. Pentru fiecare scenariu, am indicat când este momentul potrivit să îl trimiteți și un șablon pe care îl puteți adapta pentru propriul mesaj.

Memento-uri

Fie că este vorba de o plată care urmează, de o ședință importantă cu toată echipa sau de un livrabil care va avea efecte în lanț dacă nu este trimis la timp, un e-mail de memento poate ține munca pe drumul cel bun. Provocarea este să îl scrieți astfel încât să inspire acțiune, fără să păreați insistent. Pentru asta:

• Folosiți un ton empatic și deschis
• Răspundeți în firul de conversație existent sau oferiți context în una sau două propoziții
• Precizați clar data care urmează
• Oferiți cititorului posibilitatea de a cere mai multă asistență

Când să trimiteți: Cu câteva zile înainte sau chiar mai devreme.

Șablon:

Solicitări de informații

Ați trimis deja un e-mail detaliat, clar și atent. Dar nu ați primit niciun răspuns de la destinatar, iar acum acest lucru blochează o decizie sau întârzie un termen limită.

Cum trimiteți un e-mail de follow-up după ce nu ați primit niciun răspuns, fără să vă scuzați excesiv, de genul „Îmi pare rău că vă deranjez, voiam doar să verific…”, și fără să folosiți un limbaj pasiv-agresiv, de genul „Conform ultimului meu e-mail…”?

Iată câteva sfaturi:

• Oferiți cititorului o ieșire simplă de la început, de genul „Știu că este o perioadă aglomerată”
• Precizați clar ce acțiune doriți să întreprindă cititorul
• Descrieți impactul unei întârzieri asupra etapelor următoare
• Faceți cât mai simplu pasul următor pentru cititor, de exemplu „Răspundeți pentru a confirma” sau „Faceți clic pe acest link pentru a rezerva”

Când să trimiteți: La 1-2 zile lucrătoare după termenul limită.

Șablon:

Subiect: Urmărire: [denumiți aici factura, documentul sau livrabilul] este încă necesar

Bună ziua, [Nume],

Știu că această sarcină este doar una dintre multele de pe lista dumneavoastră, dar aș vrea să vă cer contribuția pentru [denumiți aici factura, documentul sau livrabilul].

Acest lucru necesită atenția dumneavoastră urgentă, deoarece o întârziere în această etapă va afecta [menționați aici efectele asupra etapelor următoare], iar va trebui să amânăm [menționați aici data lansării, calendarul proiectului sau etapa următoare a lucrărilor].

Am inclus aici un link pentru a [încărca fișierul / confirma direct], dar vă rog să-mi spuneți dacă mai pot face ceva pentru a duce acest lucru la bun sfârșit.

Cu stimă,

[Numele dvs.]

[Titlul dumneavoastră]

[Compania dumneavoastră]

Sinteze ale ședințelor

Trimiterea minutelor ședinței sau a unei sinteze a apelului către un furnizor, un partener sau un investitor după o întâlnire productivă îndeplinește două lucruri importante care țin munca pe drumul cel bun: consemnează deciziile luate și clarifică pașii următori necesari.

Pentru a scrie o sinteză utilă a ședinței, nu uitați să:

• Le reamintiți destinatarilor principalele puncte abordate
• Confirmați deciziile-cheie luate
• Precizați pașii următori și memento-urile care trebuie programate

Când să trimiteți: În 24 de ore, cât timp deciziile luate în ședință sunt încă proaspete, astfel încât mesajul să fie perceput ca o întărire. Dacă stabiliți aici un pas următor, trimiteți un alt e-mail de follow-up peste o săptămână.

Șablon:

Subiect: Pașii următori după ședința din [menționați aici data] pe tema [menționați aici subiectul]

Bună ziua tuturor,

În continuarea ședinței programate pentru a discuta [subiectul, cu mai mult context], includ mai jos o sinteză:

[Menționați aici decizia-cheie 1]

[Menționați aici decizia-cheie 2]

[Menționați aici decizia-cheie 3]

Acțiuni următoare:

[Indicați aici persoana interesată relevantă] să finalizeze [indicați aici sarcina specifică] până la [stabiliți aici un termen limită].

Indicați aici persoana interesată relevantă] să finalizeze [indicați aici sarcina specifică] până la [stabiliți aici un termen limită].

Indicați aici persoana interesată relevantă] să finalizeze [indicați aici sarcina specifică] până la [stabiliți aici un termen limită].

Voi face o verificare în cursul acestei săptămâni pentru a urmări stadiul fiecărei sarcini și voi monitoriza acest fir pentru eventuale întrebări suplimentare. Următoarea ședință pe acest proiect va avea loc pe [includeți aici data].

Cu stimă,

[Numele dvs.]

[Titlul dumneavoastră]

[Compania dumneavoastră]

Actualizări privind starea

Ați vrut să trimiteți un astfel de e-mail și înainte. Poate când ați delegat un proiect unui furnizor sau ați plasat o comandă la un furnizor și ați vrut să întrebați: „Suntem încă pe drumul cel bun ca să ne respectăm programul și să ne atingem obiectivele?”, ca să vă puteți pregăti pentru întârzieri sau impedimente de proiect.

Redactarea unui e-mail de solicitare a stării este o muncă delicată. Dacă cereți o actualizare de stare prea ferm, poate suna ca o acuzație. Dacă o cereți prea blând, s-ar putea să ratați termenul limită.

Pentru a redacta un e-mail de actualizare a stării, rețineți să:

• Precizați de la început scopul e-mailului.
• Menționați ce puteți face pentru a-l sprijini pe destinatar.
• Includeți termenul limită sau obiectivul pe care v-ați angajat să îl atingeți.

Când să trimiteți: La 2-3 zile lucrătoare după ce a trecut ultimul punct de verificare convenit sau data estimată de livrare.

Șablon:

Contactarea unui membru din rețeaua dumneavoastră

Știți că rețeaua dumneavoastră, foștii colegi și cunoștințele de breaslă pot deschide uși noi pentru afacerea dumneavoastră. Dar ați pierdut legătura și nu știți cum să redeschideți conversația fără ca aceasta să pară forțată, tranzacțională sau ca și cum ați lua legătura doar pentru că aveți nevoie de ceva.

Dar cum scrieți un e-mail care să transmită atât „Mă bucur sincer să reluăm legătura”, cât și „Am observat că acum puteți cumpăra de la mine”? Dacă insistați prea mult pe oportunitate, poate părea oportunist, dar dacă abordați prea blând, poate deveni neclar de ce ați trimis e-mailul.

Înainte de a scrie acest tip de e-mail, rețineți:

• Deschideți cu relația, făcând referire la ceva anume din trecutul pe care îl aveți împreună. Faceți o mențiune discretă despre oportunitate.
• Oferiți-le o modalitate simplă și fără presiune de a răspunde, fie un apel, o cafea sau un răspuns rapid.

Când să trimiteți: Când ați identificat o oportunitate specifică la care persoana de contact ar putea dori să contribuie și de pe urma căreia ar putea beneficia.

Șablon:

Subiect: Am văzut [faceți referire la actualizarea specifică] și m-am gândit la dumneavoastră

Bună ziua, [Nume],

Tocmai am văzut că ați [menționați aici noutatea care a declanșat mesajul] și mă bucur enorm să văd că reușiți la [adăugați aici realizarea specifică]. Felicitări!

Echipa mea de la [reamintiți-i destinatarului cine sunteți și ce face afacerea dumneavoastră] lucrează la ceva care cred că v-ar putea interesa. Lucrăm la [menționați aici pe scurt despre ce este vorba].

Dacă credeți că vi se potrivește și doriți să aflați mai multe, mi-ar plăcea să vă povestesc mai multe [oferiți-le aici opțiuni pentru modalități de conectare fără presiune] în curând.

În orice caz, încă o dată felicitări! Ne bucurăm pentru dumneavoastră.

Toate cele bune,

[Numele dvs.]

[Titlul dumneavoastră]

[Compania dumneavoastră]

Mulțumirea cuiva

Poate fi ușor să tratați e-mailurile de mulțumire ca pe o formalitate, dar unul bine scris vă poate face cititorul să se simtă apreciat și mai înclinat să vă ajute din nou.

Un client care vă recomandă pentru lucrări noi este mai probabil să repete acest favor dacă îi mulțumiți sincer. La fel se întâmplă cu un furnizor care a rezolvat o comandă pentru dumneavoastră sub presiune sau cu un coleg care a depus efort susținut într-un proiect comun.

Înainte de a scrie acest tip de e-mail, rețineți:

• Precizați lucrul specific pe care l-au făcut pentru dumneavoastră și ce a însemnat pentru dumneavoastră sau pentru afacerea dumneavoastră, în loc să oferiți un generic „mulțumesc pentru tot”.
• Păstrați-l scurt, ca să nu pară că urmăriți un nou favor.
• Nu adăugați o nouă cerere: aceasta va diminua sinceritatea mulțumirilor. În schimb, acolo unde este cazul, oferiți-vă să întoarceți favorul la final.

Când să trimiteți: Când momentul este recent și când impactul specific al ceea ce au făcut pentru dumneavoastră poate fi măsurat. Uneori imediat după interacțiune, alteori la o zi sau două după.

Subiect: Mulțumesc pentru [lucrul specific]

Bună ziua, [Nume],

Am vrut doar să vă mulțumesc pentru [lucrul specific pe care l-au făcut]. A făcut o diferență reală pentru [ce a făcut posibil: timp economisit, o greșeală evitată, lucruri menținute pe drumul cel bun etc.].

[Dacă nu este un favor singular, menționați asta în mod specific: „Ați rezolvat lucrurile rapid pentru noi de mai multe ori, iar acest lucru nu trece neobservat”.]

Spuneți-mi dacă există vreodată ceva ce pot face pentru dumneavoastră în schimb.

Cu stimă,

[Numele dvs.]

[Titlul dumneavoastră]

[Compania dumneavoastră]

Trimiterea unui e-mail de urmărire care invită la un răspuns

Respectarea sfaturilor din acest blog nu vă garantează un răspuns. Însă motivele frecvente pentru care e-mailurile rămân fără răspuns sunt: cererea este neclară, nu există un pas următor evident sau mesajul ajunge într-un moment în care destinatarul este prea copleșit de inbox ca să se ocupe de el. Un e-mail de urmărire specific, trimis la momentul potrivit și care îi facilitează cititorului acțiunea îi face mai ușor destinatarului să răspundă fără să fie nevoit să caute înapoi prin fir ca să își dea seama de ce aveți nevoie de fapt.

Aceștia sunt factorii pe care îi controlați prin modul în care scrieți e-mailul. Dar mai există și: momentul în care ajunge. Proton Mail vă poate ajuta să programați e-mailuri de business de urmărire cu Trimitere programată. Puteți direcționa e-mailurile către inboxul destinatarului la o oră anume, astfel încât să ajungă atunci când este cel mai probabil să răspundă.

Acest lucru poate însemna diferența dintre o factură întârziată sau plătită imediat, un proiect blocat sau finalizat și o afacere deschisă sau închisă.

Încercați Proton Mail for Business

Înregistrați-vă pentru un domeniu de e-mail personalizat