Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: guía práctica

Si necesitas reclamar una factura impagada, recibir comentarios o dar un aviso oportuno a alguien sobre una fecha límite, tendrás que escribir un correo electrónico de seguimiento. Un correo de seguimiento bien redactado es muy potente: mantiene el trabajo en marcha, forja relaciones sólidas con las personas colaboradoras, ahorra tiempo, cierra acuerdos e incluso mejora el flujo de caja. Pero también puede ser muy difícil encontrar las palabras adecuadas para expresar lo que quieres decir.

En este blog te ayudaremos a escribir el tipo de correo electrónico de seguimiento que te permite comunicar con claridad lo que quieres decir y conseguir que tu destinatario responda antes de que los proyectos se retrasen.

Veremos los seis tipos más comunes de correo electrónico de seguimiento (con consejos sobre cuándo enviarlos y plantillas que puedes copiar) y te daremos las pautas para escribir un correo de seguimiento más eficaz en cualquier situación laboral.

Seis tipos comunes de correos electrónicos de seguimiento

Los correos electrónicos de seguimiento tienen distintos objetivos. Para cada situación, indicamos cuándo enviarlo y una plantilla que puedes adaptar a tu propio mensaje.

Recordatorios

Ya se trate de un pago próximo, una reunión general importante o un entregable que tendrá un efecto en cadena si no se entrega a tiempo, un correo electrónico de recordatorio puede mantener el trabajo encauzado. El reto consiste en escribirlo de forma que incite a actuar sin resultar insistente. Para lograrlo:

• Usa un tono empático y abierto
• Responde en un hilo existente o da algo de contexto en una o dos frases
• Indica con claridad la fecha próxima
• Ofrece a quien lee la oportunidad de pedir más soporte

Cuándo enviarlo: Un par de días (o más) de antelación.

Plantilla:

Solicitudes de información

Ya has enviado un correo electrónico detallado, claro y atento. Pero no has recibido respuesta del destinatario y ahora está frenando una decisión o retrasando una fecha límite.

¿Cómo enviar un correo electrónico de seguimiento cuando no has recibido respuesta sin disculparte demasiado («Perdona la molestia, solo quería comprobar…») ni usar un lenguaje pasivo-agresivo («Como te comenté en mi último correo…»)?

Estos son algunos consejos:

• Ofrece a quien te lee una salida fácil desde el principio («Sé que es un momento ajetreado»)
• Indica con claridad qué acción necesitas que realice quien te lee
• Describe el impacto que un retraso tendrá en las fases posteriores
• Facilita el siguiente paso a quien te lee («Responde para confirmar», «Haz clic en este enlace para reservar»)

Cuándo enviarlo: 1-2 días hábiles después de la fecha límite.

Plantilla:

Asunto: Seguimiento: aún necesitamos [indica aquí la factura, el documento o el entregable]

Hola [nombre]:

Sé que esta tarea es solo una de las muchas que tienes pendientes, pero quería pedirte tu aportación sobre [indica aquí la factura, el documento o el entregable].

Esto requiere tu atención urgente porque un retraso en esta fase afectará a [menciona aquí los efectos en fases posteriores] y tendremos que posponer [menciona aquí la fecha de lanzamiento, el calendario del proyecto o la siguiente fase del trabajo].

He incluido aquí un enlace para [cargar el archivo / confirmar directamente], pero avísame si puedo hacer algo más para agilizarlo.

Por favor, avísame si tienes alguna pregunta. Espero trabajar juntos de nuevo pronto.

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Tu empresa]

Resúmenes de reuniones

Enviar el acta de una reunión o un resumen de una llamada a un proveedor, socio o inversor después de una reunión productiva cumple dos funciones importantes que mantienen el trabajo encauzado: registra las decisiones tomadas y aclara los siguientes pasos necesarios.

Para escribir un resumen de reunión útil, no olvides lo siguiente:

• Recordar a los destinatarios los puntos principales tratados
• Confirmar las decisiones clave adoptadas
• Indicar los siguientes pasos y los seguimientos que hay que programar

Cuándo enviarlo: En un plazo de 24 horas, mientras las decisiones tomadas en la reunión siguen siendo recientes, para que el mensaje se lea como un refuerzo. Si aquí planteas un siguiente paso, envía otro correo electrónico de seguimiento en una semana.

Plantilla:

Asunto: Próximos pasos de la reunión del [menciona aquí la fecha] sobre [menciona aquí el tema]

Hola a todas y todos:

Tras la reunión programada para tratar [tema con más contexto], incluyo a continuación un resumen:

[Menciona aquí la decisión clave 1]

[Menciona aquí la decisión clave 2]

[Menciona aquí la decisión clave 3]

Próximas acciones:

[Nombra aquí a la parte interesada correspondiente] para completar [nombra aquí la tarea específica] antes de [establece aquí una fecha límite].

Nombra aquí a la parte interesada correspondiente] para completar [nombra aquí la tarea específica] antes de [establece aquí una fecha límite].

Nombra aquí a la parte interesada correspondiente] para completar [nombra aquí la tarea específica] antes de [establece aquí una fecha límite].

Me pondré en contacto a lo largo de la semana para comprobar el estado de cada tarea y estaré atento a este hilo para cualquier pregunta de seguimiento. La próxima reunión sobre este proyecto será el [incluye aquí la fecha].

Por favor, avísame si tienes alguna pregunta. Espero trabajar juntos de nuevo pronto.

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Tu empresa]

Actualizaciones de estado

Seguro que ya has querido enviar este tipo de correo electrónico alguna vez. Quizá cuando delegaste un proyecto en un proveedor o hiciste un pedido a un suministrador, y querías preguntar: «¿Seguimos en plazo para cumplir los objetivos?», para poder prepararte ante posibles retrasos o contratiempos del proyecto.

Escribir un correo electrónico para pedir el estado de un proyecto es una tarea delicada. Si pides una actualización de estado con demasiada firmeza, puede sonar a acusación. Si la pides con demasiada suavidad, puede que se te pase la fecha límite.

Para escribir un correo electrónico de actualización de estado, recuerda:

• Indica cuanto antes el propósito de tu correo electrónico
• Menciona lo que puedes hacer para apoyar al destinatario
• Incluye la fecha límite o el objetivo que habéis acordado cumplir

Cuándo enviarlo: 2-3 días laborables después de que haya pasado el último punto de control acordado o la fecha de entrega prevista.

Plantilla:

Contactar con alguien de tu red

Sabes que tu red, antiguos colegas y personas de tu sector pueden abrirte nuevas puertas para tu negocio. Pero habéis perdido el contacto y no sabes cómo retomar la conversación sin que suene forzada, interesada o como si solo te pusieras en contacto porque necesitas algo.

Pero ¿cómo se escribe un correo electrónico que diga a la vez «me alegra de verdad volver a conectar contigo» y «he visto que ahora puedes comprar mis productos»? Si insistes demasiado en la oportunidad, puede sonar oportunista; si te quedas demasiado corto, puede que no quede claro por qué escribiste el correo.

Antes de escribir este tipo de correo electrónico, recuerda:

• Abre con la relación, mencionando algo concreto de vuestra historia en común. Menciona la oportunidad de pasada
• Dales una forma sencilla y sin presión de responder (una llamada, un café, una respuesta rápida)

Cuándo enviarlo: Cuando hayas identificado una oportunidad concreta en la que tu contacto pueda querer participar y de la que pueda beneficiarse.

Plantilla:

Asunto: Vi [haz referencia a la novedad concreta] y me acordé de ti

Hola [nombre]:

Acabo de ver que [menciona aquí la novedad que lo ha motivado] y me alegra mucho ver que triunfas en [añade aquí el logro concreto]. ¡Enhorabuena!

Mi equipo de [recuérdale al destinatario quién eres y a qué se dedica tu negocio] está trabajando en algo que creo que puede interesarte. Estamos [menciona aquí brevemente en qué consiste].

Si crees que encaja y te interesa saber más, me encantaría contarte más [dale aquí opciones sencillas y sin presión para conectar] pronto.

En cualquier caso, ¡enhorabuena de nuevo! Nos alegramos mucho por ti.

Un saludo,

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Tu empresa]

Agradecer a alguien

Es fácil tratar los correos de agradecimiento como una mera formalidad, pero uno bien escrito puede hacer que quien lo lee se sienta valorado y tenga más ganas de volver a ayudarte.

Es más probable que un cliente que te recomienda y te trae nuevos encargos vuelva a hacerlo si le das las gracias de verdad. Lo mismo ocurre con un proveedor que ha sacado un pedido adelante por ti bajo presión, o con un colega que se ha esforzado mucho en un proyecto compartido.

Antes de escribir este tipo de correo electrónico, recuerda:

• Menciona la cosa concreta que ha hecho por ti y lo que ha significado para ti o para tu negocio, en lugar de un «gracias por todo» genérico
• Que sea breve, para que no parezca que buscas otro favor
• No añadas una nueva petición: restaría sinceridad a tu agradecimiento. En su lugar, cuando sea oportuno, ofrece devolver el favor al despedirte

Cuándo enviarlo: Cuando el momento aún esté reciente y se pueda medir el impacto concreto de lo que ha hecho por ti. A veces es justo después de la interacción; otras, un día o dos más tarde.

Asunto: Gracias por [la cosa concreta]

Hola [nombre]:

Solo quería darte las gracias por [la cosa concreta que ha hecho]. Ha supuesto una gran diferencia para [para qué ha servido: ahorró tiempo, evitó un error, mantuvo todo en marcha, etc.].

[Si no se trata de un favor puntual, destácalo en concreto: «Ya has resuelto situaciones complicadas para nosotros más de una vez, y eso no pasa desapercibido».]

Avísame si alguna vez puedo hacer algo por ti en compensación.

Por favor, avísame si tienes alguna pregunta. Espero trabajar juntos de nuevo pronto.

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Tu empresa]

Enviar un correo electrónico de seguimiento que invite a responder

Seguir los consejos de este blog no te garantiza una respuesta. Pero los motivos habituales por los que un correo electrónico se queda sin respuesta son: la petición no está clara, no hay un siguiente paso evidente o el mensaje llega en un momento en que tu destinatario está tan enterrado en su bandeja de entrada que no puede atenderlo. Un seguimiento concreto, enviado en el momento adecuado y que le ponga fácil a quien lo lee pasar a la acción le facilita a tu destinatario responder sin tener que rebuscar en el hilo para averiguar qué necesitas exactamente de él.

Esos son los factores que controlas según cómo escribas el correo electrónico. Pero hay otro: cuándo llega. Proton Mail te ayuda a programar correos electrónicos de empresa con Envío programado. Puedes hacer que los correos lleguen a la bandeja de entrada de tu destinatario a una hora concreta, justo cuando sea más probable que responda.

Eso puede marcar la diferencia entre una factura que se retrasa o se paga al momento, un proyecto que se estanca o se termina y un acuerdo que sigue abierto o se cierra.

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