미납 청구서를 독촉하거나, 의견을 받거나, 마감 기한을 적시에 상기시켜야 할 때는 팔로업 이메일을 작성해야 합니다. 잘 작성된 팔로업 이메일은 강력한 힘을 발휘합니다. 업무를 계속 진행시키고, 협업자와의 관계를 돈독히 하고, 시간을 절약하고, 거래를 성사시키며, 심지어 현금 흐름까지 개선할 수 있습니다. 하지만 하고 싶은 말을 제대로 전달할 적절한 단어를 찾기는 매우 어려울 수 있습니다.
이 블로그에서는 프로젝트가 늦어지기 전에 하고 싶은 말을 명확하게 전달하고 수신인의 답장을 받아낼 수 있도록 도와주는 팔로업 이메일 작성 방법을 알려드립니다.
가장 흔한 팔로업 이메일 여섯 가지 유형을 언제 보내야 하는지에 대한 팁과 바로 복사해 쓸 수 있는 템플릿과 함께 살펴보고, 모든 업무 상황에서 더 효과적인 팔로업 이메일을 작성하는 규칙도 알려드립니다.
흔한 팔로업 이메일 여섯 가지 유형
팔로업 이메일은 목적이 다양합니다. 각 상황별로 언제 보내야 하는지와 자신의 메시지에 맞게 활용할 수 있는 템플릿을 정리했습니다.
알림
다가오는 결제, 중요한 전사 회의, 제때 제출하지 않으면 연쇄 영향을 미치는 결과물 등 어떤 사안이든 알림 이메일은 업무를 순조롭게 진행시켜 줍니다. 어려운 점은 상대방에게 강요하는 듯한 인상을 주지 않으면서 행동을 이끌어내도록 작성하는 것입니다. 그러려면 다음과 같이 하세요.
- 공감하며 열린 어조를 사용하세요
- 기존 스레드에서 답장하거나 한두 문장으로 맥락을 설명하세요
- 다가오는 날짜를 명확히 밝히세요
- 읽는 사람이 추가 지원을 요청할 기회를 주세요
보내기 좋은 시점: 최소 이틀 전, 여유가 있다면 그보다 더 앞서 보냅니다.
템플릿:
제목: 알림: [청구서/회의 주제를 입력]이 [마감 기한을 입력]에 다가옵니다
안녕하세요 [이름]님,
[맥락을 입력]에 참여해 주셔서 감사합니다.
[청구서/회의 주제를 입력]이 곧 다가온다는 점을 친절히 알려드리고자 연락드렸습니다. 마감 기한은 [마감 기한을 입력]입니다.
지원해 드릴 일이 있다면 제발 연락 주세요.
친애하는,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
정보 요청
이미 상세하고 명확하며 배려 깊은 이메일을 보냈지만 수신인에게서 답장을 받지 못했고, 현재 이로 인해 결정이 지연되거나 마감 기한이 밀리고 있습니다.
답장이 없을 때, 지나치게 사과하는 말이나 수동 공격적인 표현 없이 팔로업 이메일을 보내려면 어떻게 해야 할까요? 예를 들어 “바쁘신데 죄송합니다, 그냥 확인차 연락드렸어요…” 또는 “지난 이메일에서 말씀드린 대로…” 같은 표현은 피해야 합니다.
다음은 몇 가지 팁입니다.
- 읽는 사람이 부담 없이 빠져나갈 여지를 먼저 마련하세요. 예: “지금 많이 바쁘신 시기인 줄 압니다”
- 읽는 사람이 어떤 조치를 취해야 하는지 명확히 밝히세요
- 지연이 초래할 후속 영향을 설명하세요
- 읽는 사람이 다음 단계를 쉽게 밟도록 하세요. 예: “확인 답장 부탁드립니다”, “이 링크를 클릭해 예약하세요”
보내기 좋은 시점: 마감일로부터 영업일 기준 1~2일 후입니다.
템플릿:
제목: 팔로업: [청구서/문서/결과물을 입력]이 아직 필요합니다
안녕하세요 [이름]님,
이 업무가 할 일 목록에 있는 여러 업무 중 하나일 뿐인 것은 압니다. 다만 [청구서/문서/결과물을 입력]에 대한 의견을 부탁드리고 싶었습니다.
이 단계에서 지연이 발생하면 [후속 영향을 입력]에 영향을 주고 [출시일/프로젝트 일정/다음 작업 단계를 입력]을 미뤄야 하므로, 지금 바로 확인해 주셔야 합니다.
여기에 [파일 업로드/바로 확인]할 수 있는 링크를 첨부했습니다. 이 일을 앞으로 밀고 나가기 위해 제가 할 수 있는 일이 더 있다면 제발 알려 주세요.
친애하는,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
회의 요약
생산적인 회의를 마친 뒤 공급업체나 파트너, 투자자에게 회의록이나 통화 요약을 보내면 업무를 순조롭게 유지하는 두 가지 중요한 효과가 있습니다. 바로 내린 결정을 기록하고 필요한 다음 단계를 명확히 하는 것입니다.
도움이 되는 회의 요약을 작성하려면 다음 사항을 잊지 마세요.
- 다룬 주요 내용을 수신인에게 다시 알려 주세요
- 내린 주요 결정을 확인하세요
- 다음 단계와 반드시 예정해야 할 팔로업을 밝히세요
보내기 좋은 시점: 회의에서 내린 결정이 아직 생생한 24시간 이내에 보내면 메시지가 결정을 뒷받침하는 내용으로 읽힙니다. 여기서 다음 단계를 제시했다면 일주일 뒤에 팔로업 이메일을 한 번 더 보내세요.
템플릿:
제목: [날짜를 입력] 회의에서 나온 [주제를 입력] 관련 다음 단계
안녕하세요 여러분,
[주제와 추가 맥락을 입력]을 논의하기 위해 예정된 회의에 이어, 아래에 요약을 정리했습니다.
[주요 결정 1을 입력]
[주요 결정 2를 입력]
[주요 결정 3을 입력]
다음 작업:
[관련 이해관계자 이름 입력]이 [구체적인 작업 이름 입력]을 [마감일 설정]까지 완료하도록 하세요.
관련 이해관계자 이름 입력]이 [구체적인 작업 이름 입력]을 [마감일 설정]까지 완료하도록 하세요.
관련 이해관계자 이름 입력]이 [구체적인 작업 이름 입력]을 [마감일 설정]까지 완료하도록 하세요.
이번 주 안으로 각 작업의 상태를 확인하고, 추가 질문이 있는지 이 스레드를 계속 모니터링하겠습니다. 이 프로젝트의 다음 회의는 [날짜 입력]에 진행됩니다.
친애하는,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
상태 업데이트
이런 종류의 이메일을 보내고 싶었던 적이 있을 것입니다. 프로젝트를 업체에 위임하거나 공급업체에 주문을 넣은 뒤, 지연이나 프로젝트 차질에 대비하려고 “예정대로 목표를 달성할 수 있을까요?”라고 묻고 싶었을 때 말입니다.
상태 확인 이메일을 쓰는 일은 섬세한 작업입니다. 상태 업데이트를 너무 강하게 요구하면 비난처럼 읽힐 수 있습니다. 너무 부드럽게 물으면 마감을 놓칠 수 있습니다.
상태 업데이트 이메일을 작성하려면 다음을 기억하세요.
- 이메일의 목적을 서두에 밝히세요
- 수신인을 지원하기 위해 무엇을 할 수 있는지 언급하세요
- 합의한 마감일이나 목표를 포함하세요
보내야 할 시점: 마지막으로 합의한 점검 시점이나 예상 납품일이 지난 뒤 2-3영업일 후입니다.
템플릿:
제목: [프로젝트 이름 입력]에 대한 간단한 진행 확인
안녕하세요 [이름]님,
마감까지 [남은 일수 입력]밖에 남지 않아, 마감을 지키는 데 필요한 모든 것이 준비되었는지 확인하고 싶었습니다. 팀의 진행 상황을 업데이트해 주시겠어요?
도움이 필요하시면 [수신인을 지원할 수 있는 구체적인 방법 입력] 알려주세요. 필요한 방식으로 언제든 지원하겠습니다.
이미 알고 계시겠지만 [마감일 또는 목표 입력]이며, 이를 달성하는 데 저희에게 필요한 것이 모두 갖춰졌는지 확인하고 싶습니다.
노고에 감사드립니다,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
네트워크 구성원에게 연락하기
예전 동료와 업계 관계자로 이루어진 네트워크가 비즈니스에 새로운 기회를 열어줄 수 있다는 것을 잘 알고 있을 것입니다. 하지만 연락이 끊긴 상태에서, 어색하거나 거래처럼 보이거나 뭔가 필요해서 연락하는 것처럼 보이지 않으면서 대화를 다시 시작하는 방법을 모르겠죠.
그런데 “다시 연락하게 되어 정말 반갑습니다”와 “지금은 제게서 구매하실 수 있다는 걸 알았습니다”를 동시에 전하는 이메일은 어떻게 써야 할까요? 기회를 너무 강조하면 기회주의적으로 읽히고, 너무 부드럽게 하면 왜 이메일을 보냈는지 분명하지 않습니다.
이런 유형의 이메일을 쓰기 전에 다음을 기억하세요.
- 함께한 이력에서 구체적인 무언가를 언급하며 관계로 시작하세요. 기회는 가볍게 언급하세요
- 부담 없이 답할 수 있는 쉬운 방법을 제안하세요 (통화, 커피, 짧은 답장)
보내야 할 시점: 연락처가 기여하고 혜택을 받고 싶어 할 만한 구체적인 기회를 파악했을 때입니다.
템플릿:
제목: [구체적인 업데이트 언급]을 보고 당신이 떠올랐습니다
안녕하세요 [이름]님,
방금 [구체적인 계기 입력]을 보았고, [구체적인 성과 입력]에서 성공하신 모습을 보니 정말 기쁩니다. 축하드립니다.
[수신인에게 자신이 누구이며 어떤 사업을 하는지 상기시키는 내용 입력]의 저희 팀이 흥미를 가지실 만한 일을 진행하고 있습니다. 저희는 [그 일이 무엇인지 간략히 입력]을 준비 중입니다.
이것이 적합하다고 생각하시고 더 들어보고 싶으시다면, [부담 없이 연결할 수 있는 방법 입력]을 통해 더 자세히 말씀드리고 싶습니다.
어느 쪽이든 다시 한번 축하드립니다. 정말 기쁩니다.
감사합니다,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
감사 인사하기
감사 이메일을 형식적인 것으로 여기기 쉽지만, 잘 쓰인 감사 이메일은 읽는 사람이 존중받는다고 느끼게 하고 다시 도울 마음을 갖게 합니다.
새로운 일을 소개해 준 고객에게 진심으로 감사를 표하면 그 호의가 다시 이어질 가능성이 큽니다. 압박 속에서도 주문을 처리해 준 공급업체나 공동 프로젝트에서 애써 준 동료도 마찬가지입니다.
이런 유형의 이메일을 쓰기 전에 다음을 기억하세요.
- 막연한 “모든 것에 감사합니다” 대신, 상대가 해준 구체적인 일과 그것이 나나 비즈니스에 어떤 의미였는지 밝히세요
- 또 다른 부탁을 하려는 것처럼 보이지 않도록 짧게 쓰세요
- 새로운 부탁을 덧붙이지 마세요. 감사의 진정성이 흐려집니다. 대신 상황이 맞는다면 마무리 인사에서 호의를 갚겠다고 제안하세요
보내야 할 시점: 상황이 아직 생생하고, 상대가 해준 일의 구체적인 영향을 헤아릴 수 있을 때입니다. 상호작용 직후일 때도 있고 하루나 이틀 뒤일 때도 있습니다.
제목: [구체적인 일]에 감사드립니다
안녕하세요 [이름]님,
[상대가 해준 구체적인 일]에 감사드리고 싶었습니다. [그것이 가능하게 한 것: 시간 절약, 실수 방지, 일정 유지 등]에 실질적인 도움이 되었습니다.
[일회성 호의가 아니라면 이를 구체적으로 언급하세요: “지금까지 한 번 이상 저희를 위해 빠르게 상황을 해결해 주셨고, 그 점을 잊지 않고 있습니다”.]
보답으로 제가 해드릴 일이 있다면 언제든 알려주세요.
친애하는,
[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
답장을 이끌어내는 후속 이메일 보내기
이 블로그의 조언을 따른다고 해서 답장이 반드시 오는 것은 아닙니다. 이메일에 답이 없는 흔한 이유는 요청이 불분명하거나, 다음 단계가 명확하지 않거나, 수신인이 받은 편지함에 쌓인 메시지를 처리하기도 벅찬 시점에 도착하기 때문입니다. 구체적이고 시의적절하며 읽는 사람이 쉽게 행동에 옮길 수 있는 후속 이메일은 수신인이 스레드를 다시 뒤져 무엇을 원하는지 알아내지 않고도 답장하기 쉽게 만들어 줍니다.
이것들은 이메일을 쓰는 방식으로 조절할 수 있는 요소입니다. 하지만 도착 시점도 있습니다. Proton Mail은 예약 발송으로 후속 비즈니스 이메일을 예약할 수 있도록 지원합니다. 특정 시간에 수신인의 받은 편지함으로 이메일을 보내 답장 가능성이 가장 높은 때에 도착하게 할 수 있습니다.
이는 청구서가 지연되는지 즉시 결제되는지, 프로젝트가 중단되는지 완료되는지, 거래가 성사되는지 무산되는지를 가를 수 있습니다.
