Cách các doanh nghiệp họp đã thay đổi. Các nhóm giờ đây thường xuyên làm việc xuyên văn phòng, nhà riêng, thành phố và múi giờ, khiến phần mềm hội nghị truyền hình trở thành phần thiết yếu trong cộng tác hằng ngày.
Nhưng các cuộc họp thường liên quan đến thông tin nhạy cảm, bao gồm chiến lược kinh doanh, tiến độ dự án và chi tiết về khách hàng, nhân viên. Khi các hội thoại kinh doanh ngày càng diễn ra trực tuyến, năng suất và quyền riêng tư trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Dưới đây là bảy ví dụ phổ biến về các cuộc họp doanh nghiệp, kèm những mẹo thiết thực giúp mỗi cuộc họp hiệu quả và an toàn hơn.
7 kiểu họp doanh nghiệp phổ biến
Họp chiến lược
Họp chiến lược giúp các nhà lãnh đạo và nhóm thống nhất cách đạt được những mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như thâm nhập thị trường mới và đạt chỉ tiêu doanh thu. Những quyết định đưa ra trong các phiên họp này có thể định hình hướng đi của một phòng ban, dự án hoặc toàn bộ công ty.
Mẹo năng suất: Chia sẻ chương trình họp rõ ràng trước cuộc họp và đề nghị người tham dự xem lại thông tin liên quan trước đó. Điều này giúp mọi người đến với sự chuẩn bị sẵn sàng và đóng góp vào cuộc thảo luận tập trung hơn.
Mẹo bảo mật: Các cuộc họp chiến lược thường liên quan đến dữ liệu nhạy cảm về thương mại. Nếu tổ chức họp trực tuyến, hãy dùng công cụ giao tiếp nội bộ có mã hóa đầu cuối. Điều này đảm bảo chỉ những người tham dự được cấp quyền mới truy cập được nội dung được nói và chia sẻ trong cuộc họp.
Họp kiểm tra tiến độ dự án
Còn được gọi là họp đứng hoặc họp đồng bộ nhóm, những cuộc họp này nhằm giúp mọi người nắm bắt tình hình các dự án đang triển khai. Thành viên trong nhóm có thể chia sẻ tiến độ, nêu ra trở ngại và xác nhận những nhiệm vụ đúng tiến độ.
Mẹo năng suất: Giữ cuộc thảo luận tập trung vào các cập nhật, quyết định và yếu tố phụ thuộc. Nếu có vấn đề cần bàn thêm, hãy lên lịch một cuộc họp tiếp theo chỉ với những người liên quan trực tiếp để những người khác tiếp tục công việc của mình.
Mẹo bảo mật: Ngay cả những cuộc họp thường lệ này cũng có thể tiết lộ nhiều về các ưu tiên nội bộ, khách hàng và cơ cấu nhóm. Hãy cân nhắc liệu công cụ họp của bạn có thu thập thông tin người tham dự hay siêu dữ liệu khác có thể làm lộ những chi tiết này cho bên thứ ba hay không.
Phiên động não
Phiên động não là không gian để các nhóm khám phá ý tưởng mới. Chúng có thể giúp cải thiện quy trình, lên kế hoạch chiến dịch và phát triển sản phẩm hoặc chiến lược mới. Những cuộc họp này thường cởi mở và khuyến khích mọi người tham dự đưa ra phản hồi thẳng thắn.
Mẹo năng suất: Áp dụng giới hạn thời gian để phiên họp tập trung và hiệu quả. Ví dụ, đặt hẹn giờ 10 phút dành riêng cho việc tạo ý tưởng. Khi hết giờ, chuyển sang giai đoạn tiếp theo để đánh giá và sắp xếp ưu tiên các ý tưởng đã chọn.
Mẹo bảo mật: Những ý tưởng mới có thể trở thành tài sản trí tuệ quý giá. Hãy kiểm tra cách phần mềm hội nghị truyền hình xử lý nội dung cuộc họp, bản ghi và tính năng AI. Ý tưởng của bạn không nên bị dùng để huấn luyện mô hình AI hoặc cho những mục đích khác mà tổ chức chưa phê duyệt.
Họp giải quyết vấn đề
Còn được gọi là họp giải pháp, những cuộc họp này tập trung giải quyết các sự cố cụ thể hoặc thách thức nội bộ. Từ việc khắc phục sản phẩm bàn giao cho khách hàng đến dàn xếp hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm, những cuộc gọi này có thể phức tạp và nhạy cảm.
Mẹo năng suất: Xác định vấn đề ngay khi bắt đầu cuộc họp, sau đó hướng hội thoại vào bằng chứng, các phương án khách quan và bước tiếp theo. Tránh biến cuộc họp thành việc tìm kiếm người để đổ lỗi.
Mẹo bảo mật: Môi trường họp trực tuyến an toàn cho phép người tham dự thoải mái nói về những thách thức nội bộ mà không lo công cụ họp sẽ lưu trữ hay sử dụng điều họ nói. Tránh dùng tính năng phiên âm AI hoặc ghi âm không cần thiết, và để thực sự riêng tư, hãy dùng công cụ hội nghị truyền hình mã hóa hoàn toàn như Proton Meet.
Họp một đối một
Đúng như tên gọi, những cuộc họp này diễn ra giữa hai người, thường là một quản lý và một nhân viên báo cáo trực tiếp. Những cuộc họp này có thể dùng để thảo luận về hiệu suất hay cập nhật dự án, chia sẻ phản hồi và nguyện vọng nghề nghiệp, hoặc để nêu lên những lo ngại.
Mẹo năng suất: Chuẩn bị một vài điểm cần trao đổi để giữ hội thoại tập trung. Điều này đảm bảo cuộc họp vẫn hữu ích mà vẫn có không gian để cả hai bên đề cập đến những chủ đề quan trọng.
Mẹo bảo mật: Họp một đối một thường đề cập đến những vấn đề nhạy cảm của nhân viên, chẳng hạn như lương và sức khỏe. Hãy đảm bảo bạn đang dùng công cụ hội nghị truyền hình tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.
Họp toàn công ty
Thường được gọi là họp toàn thể, những cuộc họp này có sự tham gia của toàn bộ công ty. Các nhà lãnh đạo thường tổ chức họp toàn công ty để chia sẻ cập nhật về hiệu quả kinh doanh, ưu tiên chiến lược và những thay đổi lớn.
Mẹo năng suất: Dùng chương trình họp có cấu trúc và dành thời gian cho phần hỏi đáp. Vì họp toàn công ty có sự tham dự của toàn bộ nhân viên, chỉ cần vượt thời gian một chút cũng có thể dẫn đến số giờ làm việc bị mất đáng kể.
Mẹo bảo mật: Số lượng người tham dự đông hơn làm tăng nguy cơ bị truy cập ngoài ý muốn và chia sẻ ngoài ý muốn. Hãy dùng nền tảng gọi video có thể đáp ứng quy mô công ty bạn mà không phải đánh đổi mã hóa đầy đủ và khả năng kiểm soát cuộc họp.
Họp với khách hàng
Họp với khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ, quản lý tài khoản và thúc đẩy các thương vụ tiến triển. Chuyển hình thức này lên trực tuyến giúp giảm trở ngại và khiến những hội thoại như vậy dễ sắp xếp hơn nhiều, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Mẹo năng suất: Giúp việc tham gia cuộc họp đơn giản nhất có thể. Ưu tiên các giải pháp hội nghị truyền hình chạy trên trình duyệt để tránh sự cố cài đặt và thiết lập trong cuộc gọi.
Mẹo bảo mật: Quyền riêng tư là điều tối quan trọng khi làm việc với đối tác bên ngoài. Dùng nền tảng họp an toàn thể hiện rằng quyền riêng tư là một phần trong cách doanh nghiệp bạn vận hành, chứ không phải điều chỉ nghĩ đến sau cùng.
Những gì cần có trong chương trình họp doanh nghiệp
Dù là kiểu họp nào, bắt đầu thảo luận mà không có chương trình rõ ràng sẽ dẫn đến những hội thoại lan man và có thể ảnh hưởng đến năng suất. Một chương trình họp doanh nghiệp tốt đặt ra kỳ vọng trước khi cuộc họp bắt đầu, giúp người tham gia hiểu cần thảo luận và chuẩn bị những gì, đồng thời cho thấy kết quả mong muốn. Khi lập chương trình họp, hãy đảm bảo có các mục sau:
- Mục tiêu: Nêu rõ cuộc họp cần đạt được điều gì.
- Chủ đề và thời lượng: Phân bổ thời gian cho từng chủ đề hoặc người phát biểu để giữ cuộc thảo luận đúng hướng.
- Người phụ trách: Xác định người tham gia nào sẽ dẫn dắt hoặc tham gia vào từng phần của cuộc họp.
- Chuẩn bị trước: Liên kết đến tài liệu đọc trước nếu cần và chia sẻ thật sớm để người tham gia chuẩn bị phù hợp.
Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy chia sẻ biên bản họp rõ ràng để mọi người biết đã quyết định những gì và cần làm gì tiếp theo.
Vì sao bảo mật quan trọng với các cuộc họp doanh nghiệp
Phần lớn lời khuyên về các cuộc họp công ty đều tập trung vào hiệu quả. Nhưng dù năng suất quan trọng, đó không nên là yếu tố duy nhất cần cân nhắc khi chọn công cụ hội nghị truyền hình. Các cuộc họp doanh nghiệp thường chứa thông tin quý giá về công ty bạn, và việc bảo vệ không đúng cách khiến doanh nghiệp gặp rủi ro.
Không phải công cụ họp nào cũng cung cấp mức độ bảo vệ như nhau. Một số nhà cung cấp chỉ mã hóa dữ liệu khi truyền, cho phép họ kiểm soát dữ liệu của bạn khi dữ liệu đến máy chủ của họ. Số khác thu thập siêu dữ liệu về các cuộc họp của bạn, tiết lộ mối quan hệ trong công ty và thậm chí có thể dùng dữ liệu của bạn để huấn luyện AI.
Với doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong ngành có quy định chặt chẽ, quyền riêng tư nên được tích hợp sẵn vào các công cụ nhân viên dùng hằng ngày. Điều này cũng đúng với các nhóm nhỏ: bảo mật công cụ giao tiếp là phần cốt lõi của an ninh mạng cho startup, nơi một vụ rò rỉ có thể gây hậu quả thảm khốc cho tiềm năng gọi vốn, quan hệ đối tác hoặc niềm tin của khách hàng.
Nền tảng hội nghị truyền hình có mã hóa đầu cuối giúp các cuộc họp diễn ra suôn sẻ, đồng thời đảm bảo dữ liệu mật chỉ có bạn và những người bạn cấp quyền mới truy cập được.
Giữ các cuộc họp công ty an toàn và bảo mật với Proton Meet
Đóng cửa phòng họp thực tế giúp giữ các hội thoại riêng tư. Proton Meet mang lại kỳ vọng bảo mật tương tự cho mọi cuộc gọi trực tuyến của bạn.
Được xây dựng bởi đội ngũ đứng sau Proton Mail, Proton Meet bảo vệ âm thanh, video, màn hình chia sẻ và tin nhắn trò chuyện của bạn bằng mã hóa đầu cuối theo mặc định. Điều này nghĩa là chỉ người tham gia mới truy cập được nội dung của mỗi cuộc họp, chứ không phải nhà quảng cáo, bên thứ ba hay thậm chí cả Proton. Với Messaging Layer Security (MLS), Proton Meet bảo vệ các cuộc gọi khỏi truy cập trái phép và ngăn nội dung cuộc họp bị dùng để huấn luyện AI. Và vì Proton đặt trụ sở tại Thụy Sĩ, doanh nghiệp của bạn được hưởng một trong những biện pháp bảo vệ quyền riêng tư mạnh mẽ nhất thế giới.
Từ chia sẻ màn hình trực quan đến truy cập qua trình duyệt, Proton Meet mang đến cho doanh nghiệp bạn những công cụ cần thiết để cộng tác mà không phải đánh đổi quyền riêng tư. Có thể tham gia và tổ chức cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào, và khách bên ngoài cũng có thể được mời họp dù không có tài khoản Proton. Hãy bắt đầu tổ chức các cuộc họp doanh nghiệp an toàn ngay hôm nay với Proton Meet for Business.
