Software de colaboração em equipa: 7 ferramentas que não vão desperdiçar o seu dinheiro

A maioria das empresas cria o seu conjunto de software de colaboração em equipa da mesma forma: uma ferramenta de cada vez, respondendo às necessidades à medida que surgem. Quando está a começar, isto parece uma abordagem razoável.

Mas há um senão. Abordar o desafio de ativar a colaboração em equipa desta forma é como acaba com um monstro de Frankenstein em termos de conjunto de ferramentas, feito inteiramente de peças unidas de forma inorgânica.

Mesmo que as partes sejam boas, a desconexão entre elas causa problemas. Está a pagar mais taxas de subscrição do que consegue acompanhar. Não tem a certeza de quem tem acesso ao quê. E está a afogar-se em trabalho de administrador.

Este é um guia para seguir o caminho alternativo: criar um conjunto de colaboração em equipa que reúne as ferramentas essenciais num só lugar e é o mais consolidado possível para lhe poupar tempo e dinheiro.

7 ferramentas de colaboração em equipa de que o seu conjunto precisa

Qualquer conjunto de ferramentas de colaboração em equipa precisa de cobrir as mesmas áreas: chat, e-mail, vídeo, documentos, armazenamento e gestão de projetos. Também vale a pena adicionar colaboração visual e uma base de conhecimento a essa lista.

Aqui estão as sete ferramentas de que precisa para cobrir todas as suas necessidades enquanto protege a confidencialidade dos seus dados.

1. For team chat: Slack

O Slack é a escolha de eleição para o chat de equipa. Transforma conversas em canais organizados e pesquisáveis — configurados por projeto, equipa ou tópico — em vez de tópicos de e-mail longos e dispersos. As reuniões rápidas de voz e vídeo permitem que qualquer pessoa inicie uma chamada rápida sem sair da aplicação, e a partilha de ficheiros mantém o contexto associado à conversa. Oferecendo toda a estrutura de que uma pequena equipa precisa, o Slack acompanha o crescimento do número de colaboradores, integrando-se perfeitamente no seu conjunto de ferramentas em expansão através de uma biblioteca de integrações que liga centenas de outras ferramentas.

2. For business email and calendar: Proton Mail

O Proton Mail oferece todas as funcionalidades essenciais de e-mail profissional do Gmail ou Outlook, com a vantagem adicional da encriptação ponto a ponto. A Google e a Microsoft processam o conteúdo das mensagens para alimentar funcionalidades de pesquisa e de IA; a arquitetura encriptada do Proton Mail garante que as suas comunicações empresariais são apenas para os seus olhos. O Proton Calendar está incluído no pacote, pelo que os detalhes dos seus eventos — incluindo títulos de reuniões e listas de convidados — também permanecem privados, e o agendamento não requer uma aplicação separada nem outro início de sessão.

3. For project and task management: Trello

O Trello simplifica o acompanhamento de tarefas ao essencial sem sacrificar a utilidade: gerir quadros e cartões de tarefas que passam de “a fazer” para “concluído”, quase sem curva de aprendizagem para novos membros da equipa. Quando falarmos de plataformas consolidadas mais à frente, tenha em mente que esta é uma ferramenta que a maioria das plataformas não substitui — pelo que vale a pena orçamentá-la como um item próprio no seu conjunto de ferramentas.

4. For video conferencing: Proton Meet

O Zoom pode ser a escolha preferencial para videoconferência para muitas empresas, mas está longe de ser a opção mais privada. A sua funcionalidade AI Companion processa o conteúdo das chamadas — incluindo tudo o que seja comercialmente sensível — para gerar resumos e transcrições. A encriptação ponto a ponto por predefinição do Proton Meet garante que o que é dito numa chamada fica entre as pessoas participantes. Os convidados entram através de uma ligação e sem necessidade de conta, e o plano gratuito abrange chamadas de uma hora com até 50 participantes.

5. For visual collaboration: Miro

O Miro é essencialmente um quadro branco digital, mas a sua tela infinita oferece às equipas distribuídas um espaço partilhado para planeamento, brainstorming e workshops que nenhum quadro branco — ou até mesmo tópico de chat ou documento — consegue replicar. O Miro reúne funcionalidades suficientes para que dominá-lo totalmente leve tempo, mas começar demora apenas minutos: modelos para retrospetivas e sessões de roadmapping significam que as novas equipas não começam de uma tela em branco.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

O Proton Drive oferece armazenamento na nuvem empresarial que iguala o Google Drive e o Dropbox em permissões granulares por ficheiro e histórico de versões. Onde se destaca é no que acontece se ocorrer um incidente. A Google e o Dropbox precisam de aceder ao conteúdo dos seus ficheiros para o indexar para pesquisa e alimentar funcionalidades de IA; isso significa que detêm as chaves dos seus contratos, registos financeiros e roteiros de produtos, e um incidente nos seus sistemas poderia expor esse conteúdo diretamente. O Proton Drive é encriptado de ponto a ponto por predefinição com uma arquitetura de acesso zero: a Proton não consegue desencriptar os seus ficheiros, pelo que ninguém que comprometa os seus servidores o conseguirá fazer.

O Proton Drive também abrange a colaboração em documentos, já que o Proton Docs e o Proton Sheets estão incluídos em todos os planos do Proton Drive. O Docs e o Sheets cobrem as mesmas funcionalidades principais que as ferramentas de documentos da Google e da Microsoft (coedição em tempo real, comentários e histórico de versões), ao mesmo tempo que adicionam encriptação ponto a ponto, garantindo que os seus contratos, rascunhos e modelos financeiros obtêm a mesma proteção que todo o resto do seu conjunto de ferramentas.

7. Para uma base de conhecimento: Notion

Muitas empresas — especialmente as que estão a crescer rapidamente — lidam com o caos que advém de uma documentação interna desorganizada. O Notion centraliza a documentação interna, wikis e material de referência num espaço pesquisável, reduzindo as cópias dispersas e desatualizadas que disputam atenção. Além disso, é suficientemente flexível para servir como acompanhamento leve de projetos caso a sua equipa não precise de uma ferramenta dedicada como o Trello.

Mas se a sua equipa armazena ficheiros confidenciais de clientes, documentos de estratégia, planos de produtos ou IP da empresa na nuvem, recomendamos a utilização de uma alternativa ao Notion mais segura, como o Proton Drive.

O custo oculto de um conjunto de colaboração desconexo

Imaginemos que está a começar do zero e decide optar pelas sete ferramentas que recomendamos. Eis como será o seu conjunto de colaboração (repare que existem apenas sete linhas, uma vez que o Drive inclui tanto o Docs como o Sheets) — e parece bastante sólido.

No entanto, se todas estas ferramentas estiverem a funcionar individualmente, não consolidadas numa única plataforma, estará a expor-se a três grandes problemas.

1. The hidden subscription bill

Individualmente, as ferramentas do nosso conjunto de sete ferramentas não parecem custar muito. No entanto, somando essas subscrições (à data da redação deste artigo), uma equipa de 25 pessoas acumula uma fatura de aproximadamente 15.900 $ por ano. E a sua equipa provavelmente nem sequer está a utilizar todas as licenças.

É fácil perder a noção do que está a gastar num conjunto de ferramentas de colaboração em equipa desconexas. Sabe que estão a ser renovadas automaticamente, mas hesita em cancelar aquela que suspeita que ninguém está a utilizar, porque isso significa encontrar os detalhes de início de sessão. Ou receia que alguém na sua equipa precise dela. (De que outra forma a teria?)

2. The cost of insecurity

Ferramentas desconexas multiplicam a sua superfície de ataque, sendo cada superfície uma potencial configuração incorreta prestes a acontecer. A longo prazo, isso pode custar-lhe caro. Um estudo da Proton mostra que 25% das PME sofreram uma violação de dados no ano passado, e 57% das PME afetadas perderam entre 10.000 $ e 100.000 $.

3. The burden of admin

Tempo é dinheiro, e várias ferramentas exigem que gaste muito de ambos. Pense em todo o tempo gasto a adicionar e a revogar permissões em sete ferramentas (supondo que se lembra de o fazer), ou a reconciliar sete faturas separadas, ou a tentar perceber se alguém está realmente a utilizar aquela licença do Miro que tem estado a pagar desde março. Todos estes custos podem não aparecer numa única fatura. Mas eles estão lá.

O que um conjunto de colaboração consolidado lhe oferece

A resposta para reduzir o custo e o desperdício de um conjunto desconexo não passa por ferramentas melhores, e certamente não passa por mais ferramentas. A resposta é uma plataforma de colaboração em equipa que cubra o maior número possível de funções que as suas ferramentas desconexas estão atualmente a desempenhar, ao mesmo tempo que lhe fornece uma base segura e de fácil gestão para quaisquer outras ferramentas de que necessite.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Uma fatura, uma data de renovação, com um único responsável. Zero cobranças automáticas por ferramentas não utilizadas
2. Um painel de controlo de administrador para controlar a integração, a saída e as permissões de acesso. (Sem prestadores de serviços esquecidos no seu Dropbox meses após a conclusão do projeto)
3. Um modelo de segurança, com um único sistema de permissões para administrar, sem lacunas entre ferramentas e sem o risco de erros de configuração em sete ferramentas
4. Um registo de auditoria para que possa ver quem acedeu ao quê, quando, tudo num único lugar (e apresentar provas quando investidores ou reguladores solicitarem)

Um conjunto consolidado e encriptado não lhe poupará apenas em subscrições e incidentes de segurança. Envia um sinal aos seus clientes de que trata os dados deles com a máxima seriedade. E permite aos investidores saber que as suas operações estão sob controlo.

A plataforma para consolidar o seu conjunto de ferramentas: Proton Workspace

Com o Proton Workspace, a nossa plataforma de ambiente de trabalho digital para empresas, obtém todos os produtos e funcionalidades da Proton que mencionámos numa única plataforma: Mail (incluindo o Calendar), Meet e Drive (incluindo o Docs e o Sheets).

Em vez de ter esses produtos como subscrições separadas, cada um com o seu próprio painel de administração e a sua própria fatura, obtém todos eles sob uma única conta e um único modelo de segurança.

• A poupança em subscrições: adquirir o Mail, o Meet e o Drive como subscrições separadas custa mais do que adquiri-los em conjunto, uma vez que cada um acarreta a sua própria taxa base para além do preço por licença. Em vez disso, o Proton Workspace consolida tudo num único item. O Proton Workspace não substitui o Slack, o Trello ou o Miro (continuará a precisar de ferramentas separadas para chat, gestão de projetos e colaboração visual), mas nas ferramentas que realmente substitui, a poupança é real.
• O alívio na administração: em vez de três painéis de controlo, tem um. Em vez de três faturas em três datas de renovação diferentes, uma. Pode ver exatamente quem está a usar o quê, acabando o pagamento por licenças em que ninguém toca desde março. E quando alguém entra ou sai, a integração e a saída significam uma ação para cada utilizador, e não três. (E nada de prestadores de serviços manterem o acesso a pastas que já não lhes dizem respeito.)
• A base de segurança: estabeleceu uma base segura para a colaboração. O Proton Workspace tem certificação ISO 27001 e está em conformidade com o GDPR e a HIPAA. Todos os seus serviços mantêm os seus dados protegidos com encriptação ponto a ponto e jurisdição suíça. Nem mesmo a Proton consegue aceder aos seus ficheiros.

Além disso, obtém produtos adicionais incluídos no pacote: os subscritores do Workspace Standard recebem uma VPN profissional e um gestor de palavras-passe para equipas incluídos; os subscritores Premium recebem estes produtos e ainda o Lumo, o nosso assistente de IA profissional.

Migrar o seu e-mail e calendário para a Proton é simples: a ferramenta Easy Switch da Proton importa automaticamente os seus e-mails, contactos e calendários existentes (incluindo do Gmail).

Poucas PME acertam no seu conjunto de colaboração à primeira tentativa. A plataforma de colaboração em equipa certa é aquela que a sua equipa utiliza, o seu administrador controla e a sua equipa financeira consegue ver numa única fatura.