Phần mềm cộng tác nhóm: 7 công cụ không làm bạn lãng phí tiền bạc

Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng bộ công cụ phần mềm cộng tác nhóm theo cùng một cách: từng công cụ một, đáp ứng nhu cầu khi chúng phát sinh. Khi mới bắt đầu, đây dường như là một cách tiếp cận hợp lý.

Nhưng có một vấn đề. Tiếp cận thách thức kích hoạt cộng tác nhóm theo cách này là lý do khiến bạn kết thúc với một hệ thống chắp vá như quái vật Frankenstein, được tạo hoàn toàn từ các phần ghép nối thiếu tự nhiên.

Ngay cả khi các bộ phận đều tốt, sự thiếu kết nối giữa chúng vẫn gây ra vấn đề. Bạn đang phải trả nhiều phí đăng ký hơn mức có thể theo dõi. Không chắc chắn ai có quyền truy cập vào nội dung gì. Và bạn đang ngập đầu trong công việc quản trị viên.

Đây là hướng dẫn để chọn lộ trình thay thế: xây dựng một bộ công cụ cộng tác nhóm tập hợp các công cụ thiết yếu ở cùng một nơi và được hợp nhất tối đa nhằm tiết kiệm tiền bạc và thời gian.

7 công cụ cộng tác nhóm mà bộ công cụ cần có

Mọi bộ công cụ cộng tác nhóm đều cần đáp ứng các nhu cầu cơ bản: trò chuyện, email, video, tài liệu, lưu trữ và quản lý dự án. Việc bổ sung cộng tác trực quan và cơ sở kiến thức vào danh sách đó cũng rất hữu ích.

Dưới đây là bảy công cụ cần thiết để đáp ứng mọi nhu cầu trong khi vẫn bảo vệ tính bảo mật cho dữ liệu.

1. For team chat: Slack

Slack là lựa chọn hàng đầu để trò chuyện nhóm. Nền tảng này biến các cuộc hội thoại thành các kênh có tổ chức, có thể tìm kiếm được — thiết lập theo dự án, nhóm hoặc chủ đề — thay vì các chuỗi email dài dòng, phân tán. Tính năng họp nhanh bằng giọng nói và video cho phép bắt đầu cuộc gọi nhanh chóng mà không cần rời khỏi ứng dụng, đồng thời chia sẻ tệp giúp giữ nguyên ngữ cảnh gắn liền với cuộc hội thoại. Cung cấp tất cả cấu trúc mà một nhóm nhỏ cần, Slack có thể mở rộng theo quy mô nhân sự, tích hợp liền mạch vào bộ công cụ đang phát triển thông qua thư viện tích hợp kết nối hàng trăm công cụ khác.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail cung cấp tất cả các chức năng email doanh nghiệp thiết yếu tương tự như Gmail hoặc Outlook, cùng với lợi ích bổ sung từ mã hóa đầu cuối. Google và Microsoft xử lý nội dung tin nhắn để phục vụ tính năng tìm kiếm và AI; cấu trúc đã mã hóa của Proton Mail đảm bảo thông tin liên lạc doanh nghiệp chỉ dành riêng cho bạn. Proton Calendar được tích hợp sẵn trong gói, vì vậy chi tiết sự kiện — bao gồm tiêu đề cuộc họp và danh sách khách mời — cũng được giữ riêng tư, đồng thời việc lên lịch không yêu cầu ứng dụng riêng hay lượt đăng nhập khác.

3. For project and task management: Trello

Trello đơn giản hóa việc theo dõi tác vụ về những yếu tố cốt lõi nhất mà không làm giảm tính hữu dụng: quản lý bảng và thẻ tác vụ di chuyển từ cần làm đến đã hoàn thành, hầu như không mất thời gian làm quen đối với thành viên nhóm mới. Khi thảo luận về các nền tảng hợp nhất ở phần sau, hãy lưu ý rằng đây là công cụ mà hầu hết các nền tảng không thay thế — vì vậy đáng để dự trù ngân sách như một mục riêng biệt trong bộ công cụ.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom có thể là lựa chọn phổ biến cho hội nghị truyền hình đối với nhiều doanh nghiệp, nhưng đây chưa phải là tùy chọn riêng tư nhất. Tính năng AI Companion của Zoom xử lý nội dung cuộc gọi — bao gồm mọi thông tin nhạy cảm về mặt thương mại — để tạo bản tóm tắt và bản chép lời. Tính năng mã hóa đầu cuối mặc định của Proton Meet đảm bảo những gì được nói trong cuộc gọi chỉ diễn ra giữa những người tham gia cuộc gọi đó. Khách tham gia chỉ cần liên kết và không cần tài khoản, còn gói miễn phí hỗ trợ các cuộc gọi kéo dài một giờ với tối đa 50 người tham gia.

5. For visual collaboration: Miro

Miro về cơ bản là một bảng trắng kỹ thuật số, nhưng không gian vô hạn của công cụ mang đến cho các nhóm phân tán một không gian chia sẻ chung để lập kế hoạch, lên ý tưởng và tổ chức hội thảo mà không một bảng trắng — hay thậm chí là chuỗi trò chuyện hoặc tài liệu nào — có thể làm được tương tự. Miro tích hợp đầy đủ tính năng nên việc làm chủ toàn bộ công cụ sẽ mất thời gian, nhưng việc bắt đầu chỉ mất vài phút: các mẫu cho phiên hồi tưởng và lập lộ trình giúp các nhóm mới không phải bắt đầu từ một trang trắng.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp tương đương với Google Drive và Dropbox về quyền truy cập chi tiết trên từng tệp và lịch sử phiên bản. Điểm vượt trội thể hiện ở tình huống xảy ra vi phạm dữ liệu. Google và Dropbox cần truy cập vào nội dung tệp để lập chỉ mục cho tính năng tìm kiếm và AI; điều đó có nghĩa là các nhà cung cấp này nắm giữ khóa cho hợp đồng, hồ sơ tài chính và lộ trình sản phẩm, và sự cố vi phạm từ phía họ có thể làm lộ trực tiếp nội dung đó. Proton Drive được mã hóa đầu cuối theo mặc định với cấu trúc không có quyền truy cập: Proton không thể giải mã các tệp, do đó bất kỳ ai xâm nhập máy chủ của Proton cũng không thể truy cập được.

Proton Drive cũng hỗ trợ cộng tác tài liệu, vì Proton Docs và Proton Sheets đã được bao gồm trong mọi gói Proton Drive. Docs và Sheets đáp ứng các chức năng cốt lõi tương tự như các công cụ tài liệu của Google và Microsoft (cùng chỉnh sửa theo thời gian thực, bình luận và lịch sử phiên bản), đồng thời bổ sung tính năng mã hóa đầu cuối, đảm bảo hợp đồng, thư nháp và mô hình tài chính nhận được sự bảo vệ tương tự như mọi thứ khác trong bộ công cụ.

7. Cho cơ sở kiến thức: Notion

Nhiều doanh nghiệp — đặc biệt là các doanh nghiệp đang mở rộng nhanh chóng — phải đối mặt với tình trạng hỗn loạn do tài liệu nội bộ thiếu tổ chức. Notion tập trung hóa tài liệu nội bộ, wiki và tài liệu tham khảo trong một không gian có thể tìm kiếm duy nhất, giảm thiểu các bản sao rải rác, lỗi thời gây phân tán sự chú ý. Ngoài ra, công cụ này đủ linh hoạt để đóng vai trò như một trình theo dõi dự án gọn nhẹ nếu nhóm không cần một công cụ chuyên dụng như Trello.

Nhưng nếu nhóm lưu trữ các tệp khách hàng bí mật, tài liệu chiến lược, kế hoạch sản phẩm hoặc tài sản IP của công ty trên đám mây, chúng tôi khuyên dùng một lựa chọn thay thế Notion an toàn hơn như Proton Drive.

Chi phí ẩn của bộ công cụ cộng tác rời rạc

Giả sử bắt đầu từ đầu và quyết định sử dụng bảy công cụ được đề xuất. Dưới đây là hình dung về bộ công cụ cộng tác (lưu ý chỉ có bảy hàng, vì Drive đã bao gồm cả Docs và Sheets) — và trông có vẻ khá vững chắc.

Tuy nhiên, nếu các công cụ này đều hoạt động riêng lẻ, không được hợp nhất dưới một nền tảng, bạn sẽ phải đối mặt với ba vấn đề lớn.

1. The hidden subscription bill

Xét riêng lẻ, các công cụ trong bộ bảy công cụ dường như không tốn kém nhiều. Tuy nhiên, khi cộng dồn các gói đăng ký đó, (tại thời điểm viết bài) một nhóm 25 người sẽ phải trả hóa đơn xấp xỉ 15.900 USD mỗi năm. Và nhóm thậm chí có thể không sử dụng hết từng chỗ.

Rất dễ mất dấu những khoản chi tiêu cho một tập hợp các công cụ cộng tác nhóm rời rạc. Biết rằng các công cụ này đang tự động gia hạn, nhưng bạn ngần ngại hủy gói công cụ nghi ngờ không ai sử dụng vì điều đó đồng nghĩa với việc phải tìm chi tiết đăng nhập. Hoặc bạn lo lắng rằng ai đó trong nhóm có thể cần đến nó. (Nếu không thì tại sao lại duy trì nó?)

2. The cost of insecurity

Các công cụ rời rạc làm gia tăng bề mặt tấn công, với mỗi bề mặt là một nguy cơ cấu hình sai tiềm ẩn có thể xảy ra. Về lâu dài, điều đó có thể phải trả giá đắt. Nghiên cứu của Proton hiển thị rằng 25% doanh nghiệp SMB đã trải qua sự cố vi phạm dữ liệu vào năm ngoái, và 57% doanh nghiệp SMB bị vi phạm đã thiệt hại từ 10.000–100.000 USD.

3. The burden of admin

Thời gian là tiền bạc, và nhiều công cụ đòi hỏi phải tiêu tốn rất nhiều cả hai thứ này. Hãy nghĩ đến toàn bộ thời gian dành cho việc thêm và thu hồi quyền trên bảy công cụ (giả sử có nhớ để thực hiện), hoặc đối chiếu bảy hóa đơn riêng biệt, hay cố gắng tìm hiểu xem có ai thực sự đang sử dụng chỗ Miro đã trả tiền từ tháng Ba hay không. Tất cả các chi phí này có thể không hiển thị trên một hóa đơn. Nhưng chúng luôn tồn tại.

Những gì bộ công cụ cộng tác hợp nhất mang lại

Câu trả lời để giảm chi phí và sự lãng phí của một bộ công cụ rời rạc không phải là công cụ tốt hơn, và chắc chắn không phải là nhiều công cụ hơn. Câu trả lời là một nền tảng cộng tác nhóm đáp ứng càng nhiều chức năng mà các công cụ rời rạc hiện đang thực hiện càng tốt, đồng thời mang lại nền tảng an toàn và dễ quản trị cho bất kỳ công cụ nào khác cần đến.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Một hóa đơn, một ngày gia hạn, với một chủ sở hữu. Không còn các khoản phí tự động cho các công cụ không sử dụng
2. Một bảng điều khiển quản trị viên để kiểm soát việc tiếp nhận thành viên mới, bàn giao khi rời đi và phân quyền truy cập. (Không còn tình trạng nhà thầu tiếp tục truy cập vào Dropbox hàng tháng sau khi dự án hoàn thành)
3. Một mô hình bảo mật, với một hệ thống quyền để quản trị, không có khoảng cách giữa các công cụ và không có nguy cơ cấu hình sai trên bảy công cụ
4. Một dấu vết kiểm toán để có thể xem ai đã truy cập nội dung gì, vào thời điểm nào, tất cả ở cùng một nơi (và cung cấp bằng chứng khi các nhà đầu tư hoặc cơ quan quản lý yêu cầu)

Một bộ công cụ đã mã hóa, hợp nhất không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đăng ký và giảm thiểu các sự cố bảo mật. Bộ công cụ này còn gửi tín hiệu đến khách hàng rằng bạn nghiêm túc trong việc xử lý dữ liệu của họ. Nó cũng giúp các nhà đầu tư biết rằng hoạt động vận hành đang được kiểm soát tốt.

Nền tảng để hợp nhất bộ công cụ: Proton Workspace

Với nền tảng không gian làm việc kỹ thuật số dành cho doanh nghiệp Proton Workspace, người dùng nhận được tất cả các sản phẩm và tính năng của Proton đã được đề cập trên một nền tảng: Mail (bao gồm Lịch), Meet và Drive (bao gồm Docs và Sheets).

Thay vì chạy các sản phẩm đó dưới dạng các gói đăng ký riêng biệt, mỗi sản phẩm có bảng điều khiển quản trị viên và hóa đơn riêng, bạn có thể quản lý tất cả dưới một tài khoản và một mô hình bảo mật duy nhất.

• Tiết kiệm chi phí đăng ký: việc mua riêng lẻ Mail, Meet và Drive dưới dạng các gói đăng ký riêng sẽ tốn kém hơn so với việc mua cùng nhau, vì mỗi sản phẩm đều tính phí cơ bản riêng ngoài mức giá tính theo mỗi chỗ. Thay vào đó, Proton Workspace hợp nhất tất cả thành một mục duy nhất. Proton Workspace không thay thế Slack, Trello hay Miro (vẫn cần các công cụ riêng cho trò chuyện, quản lý dự án và cộng tác trực quan) nhưng với những công cụ mà nền tảng này thay thế, khoản tiết kiệm là rất rõ rệt.
• Giảm tải công việc quản trị viên: Thay vì ba bảng điều khiển, chỉ cần một. Thay vì ba hóa đơn với ba ngày gia hạn khác nhau, chỉ có một. Có thể biết chính xác ai đang sử dụng công cụ gì, vì vậy không còn phải trả tiền cho những chỗ không ai đụng đến từ tháng Ba. Và khi ai đó gia nhập hoặc rời nhóm, việc tiếp nhận và bàn giao chỉ cần một thao tác cho mỗi người dùng thay vì ba. (Và không còn tình trạng nhà thầu duy trì quyền truy cập vào các thư mục không còn liên quan đến họ nữa.)
• Nền tảng bảo mật: Thiết lập một nền tảng vững chắc và an toàn cho việc cộng tác. Proton Workspace đạt chứng nhận ISO 27001, đồng thời tuân thủ GDPR và HIPAA. Tất cả các dịch vụ đều bảo vệ dữ liệu với tính năng mã hóa đầu cuối và quyền tài phán Thụy Sĩ. Ngay cả Proton cũng không thể truy cập các tệp của bạn.

Bên cạnh đó, các sản phẩm bổ sung cũng được tích hợp sẵn trong gói: người đăng ký Workspace Standard nhận được VPN cho doanh nghiệp và trình quản lý mật khẩu nhóm đi kèm; người đăng ký Premium nhận được các sản phẩm này cùng với Lumo, trợ lý AI cho doanh nghiệp của chúng tôi.

Việc di chuyển email và lịch sang Proton rất dễ dàng: công cụ Easy Switch của Proton sẽ tự động nhập các email, danh bạ và lịch hiện có (bao gồm cả từ Gmail).

Rất ít doanh nghiệp SMB xây dựng được bộ công cụ cộng tác chuẩn xác ngay từ lần đầu tiên. Một nền tảng cộng tác nhóm phù hợp là nền tảng mà nhóm sử dụng, quản trị viên kiểm soát và bộ phận tài chính có thể theo dõi trên một hóa đơn duy nhất.